Intranet

O que é intranet, funcionamento e as vantagens para a empresa?

A adoção de intranets empresariais ou corporativas, não é novidade, mas apesar disso, ainda não são muitas as empresas que dispõem de uma.

Se esse é o caso da sua empresa, possivelmente é porque não tem respostas claras e precisas a seu respeito, como por exemplo, o que é, quais as vantagens para o negócio ou o que é preciso para ter uma.

Logo, no bate-papo de hoje, responderemos às dúvidas mais comuns a respeito, de modo que a falta de conhecimento a respeito, não será mais uma justificativa aceitável.

O que é intranet?

Resumidamente uma intranet é uma rede empresarial / corporativa, que pode disponibilizar vários serviços, mas com acesso restrito apenas aos colaboradores da empresa.

Alternativamente, podemos definir a intranet, como uma “Internet privativa da empresa”, uma vez que atualmente não é difícil dispor de muitos dos serviços que encontramos na rede mundial de computadores, porém na intranet de uma empresa.

As primeiras intranets começaram a surgir em meados da década de 90, em meio ao crescimento da Internet comercial.

Gestores e profissionais de TI, viram que várias das facilidades que a Web oferecia, poderiam ser simuladas em menor escala e de acordo com suas necessidades, dentro das empresas, utilizando a infraestrutura (servidores, rede de computadores e periféricos) eventualmente existente.

É interessante lembrar que foi também nessa época que a transformação digital se tornou ainda mais intensa.

Hoje, uma intranet pode ser modelada de muitas formas, mas lá no passado, o mais comum costumava ser por meio de um site, porém, com acesso restrito.

E tal como um site, o seu menu era o meio de acessar todo o conteúdo possível, como por exemplo:

Informações internas – notícias, avisos, circulares, memorandos e quaisquer informações de interesse geral;
Serviço de e-mail – serviço de e-mail interno, usado apenas nas trocas de mensagens entre colaboradores;
Disco virtual – área protegida e com acesso restrito, para armazenamento de arquivos usados, especialmente em trabalho colaborativo;
Recursos humanos – muitas das rotinas do RH passaram a constar da intranet, agilizando processos;
Sistemas internos – muitos dos sistemas online internos (SGV, CRM, ERP, etc) poderia ser integrado, facilitando o acesso aos mesmos.

Enfim, a lista de possibilidades foi só crescendo, a medida que as tecnologias associadas foram surgindo e se tornando acessíveis.

No começo, na quase totalidade dos casos, o acesso acontecia por meio de um servidor localizado na rede da empresa, não sendo necessário que os usuários tivessem acesso à Internet para ingressar na intranet. Bastava ter seu PC conectado à rede da empresa.

A necessidade de usuário e senha para aceso em uma rede assim configurada, devia-se mais a questões de controle e privilégio acessos dos usuários e quais áreas ou recursos da Intranet eventualmente cada um poderia acessar.

O acesso em uma infraestrutura como essa, geralmente ocorria por um endereço IP reservado tal como 192.168.0.1.

Ainda há intranets baseadas nesse modelo e cuja estrutura é bastante similar à situação hipotética que descrevemos anteriormente.

Por essa afirmação, você deve concluir que há outros modelos. Se você pensou assim, saiba que está certo!

O que é extranet?

Da mesma forma que uma intranet, a extranet é uma rede corporativa, que pode oferecer os mesmos recursos e serviços disponíveis aos usuários da intranet, mas também a usuários remotos ou fora do ambiente físico da empresa.

Uma exigência que decorre do acesso externo ou remoto, diferentemente dos usuários dentro da empresa, os precisam estar conectados à Internet.

Outra consequência desse modelo, é que a restrição de acesso, bem como as preocupações com a segurança, devem ser ainda maiores, para que não ocorram acessos não autorizados e que o ambiente em que estão hospedados os serviços e recursos, não sejam alvo de ameaças próprias e comuns d o mundo digital.

A terceira característica desse modelo, é que em vez de hospedar todos os recursos da extranet localmente, ou seja, usando a infraestrutura disponível na empresa, geralmente se usa um data center ou uma empresa de hospedagem.

Não que não seja possível fazer uso de infraestrutura própria, tanto que não é tão difícil encontrar extranets funcionando dentro do ambiente empresarial, mas para isso são necessários algumas coisas a mais, como um endereço IP dedicado.

Muitas empresas têm optado pelo outsorcing ou terceirização, pois há um grande número de vantagens em utilizar o know-how e as soluções oferecidas por uma empresa de hospedagem, como por exemplo, menor investimento, maior segurança e menos manutenção, para citar apenas as principais vantagens.

Por fim, como está razoavelmente aparente, esse modelo não deixa de ser uma intranet, exceto que além disso, é também uma extranet. Por consequência, é também um outro modelo.

Entre algumas das aplicações de extranet mais conhecidas, temos possivelmente as plataformas de E a D (Ensino a Distância). Mas há inúmeras outras aplicações, como os sistemas de licitação eletrônica de órgãos públicos.

Tanto em um, como no outro exemplo, são sistemas internos com acesso controlado e restrito para usuários locais (funcionários) e remotos. Portanto, são típicas extranets.

Mas há outras possíveis razões para que uma intranet seja também uma extranet:

A empresa tem filiais e, portanto, há usuários geograficamente distribuídos;
Há colaboradores trabalhando em caráter remoto parcial ou total (teletrabalho / home office);
Gestores em viagens de trabalho que precisam acessar sistemas ou informações estratégicas / operacionais da empresa;
Quando fornecedores também tenham intranets conectadas, que é o caso do informe de despacho de mercadorias por parte de uma empresa de logística;
Fornecer materiais e ferramentas de apoio a treinamento e educação corporativa, como por exemplo, usando uma plataforma de EaD;
Disponibilizar um sistema de chamados e suporte (help desk) aos clientes.

A verdade é que utilizações reais e práticas de intranet, sejam as típicas e mais populares, sejam as personalizadas de acordo com o modelo de negócio, existem em número cada vez maior.

Como funciona a intranet?

Grosso modo, uma intranet funciona de modo muito parecido com funcionamento da Internet, mas naturalmente pode haver particularidades, a depender do que se pretende e do modelo escolhido.

Inclusive, muitos dos protocolos de Internet, obrigatoriamente estão presentes a depender do modelo implantado, como é o caso do TCP/IP.

Por exemplo, em um design mais simples e que se baseie em infraestrutura interna à empresa, pode consistir “apenas” de uma rede interna ligada a um servidor, desde que tomadas algumas precauções. Essa é ainda uma opção comum, especialmente em pequenas empresas, mas requer know-how e experiência por parte do responsável pela implantação e manutenção.

Especialmente quando se opta por hospedar em um hosting ou data center, situação mais indicada e que vem ganhando mais adeptos, o acesso costuma ocorrer por um subdomínio (ex: https://intranet.seudominio.com.br/), ou mesmo uma pasta / diretório do domínio principal (ex: https://www.seudominio.com.br/intranet/) e nesse caso, o funcionamento é quase idêntico ao de muitos sites que acessamos.

Ainda que se escolha ter a intranet na infraestrutura interna à empresa, muitas coisas podem compartilhar características com o funcionamento de muitos serviços da Internet.

Ou seja, independente do modelo é preciso dispor de um servidor web (serviço de exibição de páginas), um serviço de banco de dados, serviço de e-mail, FTP, SSL, entre outros serviços que também são encontrados em um típico servidor de hospedagem compartilhada.

E se por definição, uma intranet é como uma “Internet interna e particular”, mas com acesso restrito, devemos lembrar que muitos serviços que usamos, também restringem o acesso, como é o caso de serviços de streaming de aúdio e vídeo, armazenamento em nuvem, pacotes office online, apenas para citar o que é mais comum.

Sendo assim, uma intranet pode ser vista como uma Internet sob total controle da empresa.

O que é necessário para criar uma intranet?

Embora a sua adoção ainda seja razoavelmente restrita às maiores empresas, implementar uma está longe de ser um bicho de sete cabeças ou uma melhoria que os pequenos negócios não podem instituir.

Novamente devemos ressaltar que os aspectos necessários, mudam em função de optar por usar uma infraestrutura própria ou em um hosting, bem como o que deseja que a intranet ofereça.

Isso porque, para implementá-la é essencial definir os objetivos e necessidades da sua empresa, ou visto de outra forma, quais os problemas a intranet deve resolver e quais funcionalidades são essenciais para sua organização.

O passo seguinte consiste de escolher a plataforma que melhor atende às demandas identificadas anteriormente. Felizmente, existem diversas alternativas, desde soluções prontas até sistemas altamente personalizáveis.

Ao avaliar as opções, é essencial considerar fatores como, a facilidade de uso, o nível de personalização, os serviços oferecidos, o suporte técnico prestado, os requisitos do ambiente / infraestrutura, mas acima de tudo, os mecanismos de segurança e o investimento necessário.

Lembre-se ainda, que ao optar por infraestrutura própria, o investimento necessário pode ser significativo, afinal será necessário:

Hardware – servidor, roteadores, switches, rede cabeada ou Wi-Fi;
Software – sistema operacional, aplicativos de rede, sistema e aplicativos de intranet, serviços (web server, FTP, e-mail, banco de dados, etc);
Segurança – há também a preocupação com a segurança, como firewall, VPN, antivírus, sistema de controle de acesso, etc;
Manutenção – é necessário ter pessoal com conhecimento e experiência para cuidar da implantação, mas acima de tudo, da manutenção da intranet, que envolve rotinas de backup, instalação e atualizações de software, controle de usuários, verificação de logs e emissão de relatórios, enfim, tudo que é necessário para garantir o bom funcionamento da infraestrutura.

Se por outro lado, a empresa optar por uma solução hospedada, boa parte das preocupações acima deixam de existir.

Isso porque nas melhores empresas do mercado, é possível contratar um VPS e boa parte dos serviços necessários, por apenas uma fração do valor necessário para implantação em infraestrutura própria.

Soma-se a isso, o fato de que muitos dos serviços necessários (ex: web server, e-mail, FTP, etc) são entregues instalados e funcionando. Os adicionais que eventualmente sejam necessários, como o site da intranet, são possíveis por meio de CMSs (Content Management System ou Sistema de Gerenciamento de Conteúdo), muitos dos quais são open source e gratuitos.

Vantagens do uso da Intranet

Bem, a essa altura, a maioria já consegue imaginar ao menos algumas vantagens ao implementar uma intranet, não é mesmo?

Obviamente, que instituir uma que sirva apenas para comunicados internos e arquivo virtual, não será tão benéfico quanto uma bem mais ampla e abrigando uma variedade de sistemas da empresa.

Com isso em mente, vamos aos principais benefícios que uma intranet abrangente pode proporcionar.

1. Aumento da produtividade

Há ganhos de produtividade por uma série de possibilidade e implementações que uma boa implementação pode proporcionar:

Centralização e acesso a toda informação que é crucial no quotidiano de colaboradores e gestores, como CRM, SGV, etc;
Permite instalar e disponibilizar aos colaboradores, ferramentas especificamente destinadas a produtividade, como por exemplo, softwares de gestão de projetos;
Disponibilidade e acessibilidade 24x7 de informações essenciais ao negócio, permitindo por exemplo, que um decisor em viagem de negócios, tenha a qualquer hora e de qualquer lugar, a partir de uma conexão com a Internet, acesso a informações, relatórios, documentos e sistemas;
Ganhos de produtividade como resultado de outras vantagens, como melhoria na comunicação.

2. Melhora na comunicação empresarial

Lembra-se quando falamos das primeiras intranets? As primeiras razões para serem implementadas, estavam relacionadas a justamente tornar mais eficaz a comunicação empresarial. Ainda hoje é uma justificativa importante.

Comunicados, políticas, circulares internas, o blog interno, o quadro de avisos agora em sua versão digital, a troca interna de mensagens eletrônicas e todos os recursos que promovem a comunicação mais rápida e eficiente, geralmente estão presentes nas principais intranets.

3. Disponibilidade / acessibilidade

Além da disponibilidade / acessibilidade da informação para os clientes internos da empresa, quando a intranet é também uma extranet que tem como propósito fornecer informações e sistemas para os diversos parceiros comerciais, para os fornecedores, os representantes comerciais e até mesmo para os clientes (ex: help desk).

Lembre-se que tal como na Internet, uma intranet ampla e diversa, pode produzir benefícios para todos os envolvidos:

Reduzindo a burocracia (menos papel e processos mais enxutos);
Facilitando o trabalho colaborativo;
Centralizando as informações relevantes;
Dando acesso 24/7;
Diminuindo a necessidade do fator presencial.

4. Integração e transformação digital

Instituir uma intranet robusta e dotada de muitos recursos, favorece a integração de sistemas em um só lugar e contribui para a transformação digital, trazendo ganhos recorrentes em várias esferas.

Conduzir o processo de transformação digital de modo consciente e estratégico, é essencial porque:

Para a empresa se manter competitiva perante seus concorrentes;
Os clientes – especialmente as novas gerações – exigem cada vez mais produtos / serviços que incorporam características e benefícios resultantes da digitalização;
A mudança para o digital invariavelmente significa processos mais otimizados, mais enxutos e produtivos;
Maior eficiência operacional, consequência imediata do benefício anterior, mas também pela automatização dos mais diversos processos internos, bem como outros benefícios que a tecnologia pode proporcionar, como o uso de inteligência artificial (ex: assistentes virtuais inteligentes);
Normalmente a transformação digital significa redução de custos no médio e longo prazos;
A coleta e disponibilidade de informações – especialmente as de caráter estratégico – tende a ser maior e consequentemente o processo de tomada de decisão, é mais rápido e preciso;
Muitas das barreiras e limitações físicas / geográficas, deixam de existir, aumentando o alcance e a atuação da empresa.

5. Usabilidade

Usabilidade nada mais é do que o quão fácil é usar alguma coisa.

De fato, uma intranet baseada nos princípios e ações que a maioria de nós já está acostumada, como anexar arquivos, dar ou tirar permissões, compartilhar, usar comunicadores, apps diversos, navegar por sites e redes sociais, torna o seu uso simples e intuitivo.

É na verdade, o ambiente perfeito para acomodar recursos e sistemas para os usuários.

6. Organização / administração

Um site de intranet pode abrigar o acesso a uma variedade de sistemas internos da empresa:

Comercial – CRM, SGV, Funil de Vendas, Forecast, etc;
Produção – PCP (Planejamento e Controle de Produção), controle de estoque, controle de matérias-primas, etc;
Recursos Humanos – controle de ponto, acesso aos benefícios dos colaboradores, o banco de horas e escala de folgas e férias, banco de currículos, Marketing de Incentivo, etc;
Administrativo – calendário (sistema de agenda), to do list (lista de tarefas), gerenciamento de documentos, relatórios, etc;
Financeiro – contas a pagar / receber, títulos, aprovação de pedidos, análise de crédito, etc.

Ao incluir isso tudo e o que mais for oportuno, favorece-se a organização e administração da empresa.

7. Redução de custos

Redução de custos é algo que soa como música para 10 entre cada 10 gestores.

A redução de custos na simplificação e/ou otimização de processos que podem ser melhorados ou totalmente transportados para um equivalente digital.

Como exemplo, há aplicativos e sistemas cujas versões para múltiplos usuários e rodando a partir de um servidor, tem menores custos de licenciamento do que o modelo individual, com uma instalação / licença por estação de trabalho.

Quando a intranet é hospedada em uma empresa especializada, há também significativa economia em infraestrutura própria e nos processos necessários para sua manutenção.

Além disso, há redução indireta de custos decorrente das outras vantagens que vimos anteriormente, ou visto de outra forma, dos ganhos que conseguimos ter.

Conclusão

Uma Intranet bem planejada e implementada, produz um conjunto de vantagens diretamente proporcionais ao universo de possibilidades que ela pode oferecer