Forecast de Vendas: o que é, importância e como fazer?

Um gestor de Vendas tem sabidamente muitas responsabilidades essenciais para todas as empresas, mas entre elas, há uma que tem especial importância e que se não for conduzida adequadamente, pode acarretar graves consequências – a elaboração do forecast de Vendas!

Compreender o seu grau de influência no funcionamento e desenvolvimento dos negócios e até mesmo na sua sobrevivência, passa por responder perguntas, como o que é o forecast, por que ele é importante ou o que deve ser levado em consideração para elaborar um.

Vamos nos aprofundar no assunto?

O que é Forecast de Vendas?

O forecast de vendas nada mais é do que a previsão das vendas futuras relativas a um determinado intervalo / período de tempo. Visto de outra forma, é o quanto a área comercial faturará em um determinado mês, ou bimestre ou outro intervalo qualquer.

Parece bem fácil, não é?

De fato, conceitualmente é algo simples, mas na prática, pode não ser tanto assim.

Não que seja muito difícil também. A questão aqui é que estipular uma projeção tão precisa e realista quanto possível, requer bem mais do que fazer um “chute”.

E esse é o primeiro ponto a ser observado na determinação do forecast, já que dada a sua importância, essa estimativa a respeito das vendas em um determinado período, não pode se basear em achismos, em intuição ou qualquer outro fator pouco confiável e/ou subjetivo.

Em outras palavras, o gestor precisa dispor e saber como usar o conjunto de informações e de dados, que servirão como base para essa previsão. Para sua determinação, o gestor utiliza dados históricos, análises do cenário atual da equipe, análise dos leads e dos prospects, sazonalidade, entre outras informações.

Além disso, quanto mais amplos e precisos forem os dados disponíveis, mais provável que o número estimado se aproxime do efetivamente realizado.

O segundo fator, é que essa estimativa também deve considerar fatores que não estão sob controle da empresa, como por exemplo, concorrência e até cenário econômico. São os chamados fatores externos, os quais também exercem um grau de influência variável no resultado final.

Por fim, mas não menos importante, o terceiro aspecto é que apesar de haver estreita relação entre as metas de vendas e o forecast de vendas, cada qual tem significação exclusiva no processo de planejamento e gestão das vendas.

Se como vimos, o forecast é uma previsão com base em diversas informações que você conhece, as metas são objetivos previamente estabelecidos e que você se propõe alcançar, sendo que geralmente são desafiadores.

Para ficar mais claro, podemos estabelecer um paralelo com uma típica situação quotidiana de muita gente.

Pense em um cronograma ou até mesmo nos compromissos de agenda de um dia específico, conforme segue:

• 07:00h – chegar ao trabalho;

• 08:00h – reunião com o gestor direto;

• 10:00h – visita ao cliente “A”;

• 12:30h – almoço com fornecedor “B”;

• 14:30h – revisão e entrega do relatório mensal “C”;

• 16:00h – reunião de equipe;

• 17:30h – consulta médica de rotina;

• 19:00h – academia;

• 21:00h – jantar com a noiva.

Quando foi elaborada essa agenda, imaginou-se que cada compromisso fosse realizável, ainda que os intervalos entre alguns deles pudessem ser “apertados”, em função de fatores diversos. Podem ser encarados como sendo os objetivos diários ou as metas para aquele dia.

Porém, a reunião com o gestor atrasou e além disso, ele pediu um relatório inesperado e que está consumindo um tempo razoável, o qual você não imaginava ter que dispensar.

Logo você percebe que a visita ao cliente “A”, não conseguirá chegar a tempo por conta do relatório. Além disso, historicamente as reuniões com o cliente, consomem cerca de 1 hora e meia. Isso afetará todos os demais compromissos e sua agenda precisará ser ajustada, remarcando-os para mais tarde.

No final das contas, você consegue antever que não conseguirá sair no horário inicialmente programado e agora tem que escolher entre remarcar o médico, embora ele aceite atendê-lo um pouco mais tarde, não ir à academia ou até dizer para a noiva que o jantar a dois ficará para outro dia.

Esse é o forecast do seu dia.

Ambos são essenciais para você se organizar e administrar as suas tarefas diárias, mas são fundamentalmente diferentes.

Por que é importante o Forecast de Vendas?

Pelo exemplo que demos para diferenciar metas e forecast, salta aos olhos o primeiro fator de importância do forecast, que é poder se ajustar / organizar de acordo com a realidade.

Mas há bem mais fatores envolvidos, especialmente quando voltamos a olhar sob o contexto dos negócios.

Isso porque o departamento de Vendas, como dizem alguns, é o pulmão da empresa, ou o coração, segundo outros. Qualquer que for o caso, o faturamento gerado por Vendas, é o que viabiliza tudo.

Ter previsibilidade sobre esse faturamento, é essencial por diversas razões:

• Investimentos – quaisquer investimentos que a empresa quiser e/ou precisar fazer, dependem de saber se o faturamento será capaz de suportá-lo;

• Contas – a programação de pagamento das contas (despesas e custos), também dependem das vendas feitas;

• Produção – a produção e o que está associado a ela (ex: aquisição de matéria-prima), está intimamente relacionada com o escoamento de produtos e, portanto, com a realização das vendas;

• Marketing – não raras vezes os resultados das vendas dependem das estratégias de Marketing. Em outras, é o faturamento gerado que possibilitará a implantação de novas ações;

• Recursos humanos – contratar novos vendedores, repor outros como consequência do turnover, dar treinamentos e reciclagens à equipe de Vendas, estabelecer premiações e até um eventual programa de Marketing de Incentivo, passa necessariamente pela precisão do forecast;

• Planejamento – seja o Planejamento Estratégico para o negócio como um todo, seja a parte dele relativa ao Departamento de Vendas, seja ainda o próprio planejamento exclusivo de Vendas, têm sua viabilidade, as decisões e ajustes, dependentes das estimativas fornecidas pelo forecast;

• Conhecimento – ao se debruçar sobre uma variedade de dados / informações, o gestor adquire mais conhecimento da sua equipe, da concorrência, dos clientes, possibilitando a ele melhorar sua visão estratégica;

• Melhorias – também em função do aspecto anterior, eventuais problemas e erros comuns em Vendas que a sua equipe está cometendo, podem ser identificados, bem como oportunidades de melhorias.

A lista acima não esgota todas as possibilidades, mas é suficiente para vermos que o grau de previsibilidade e o quão precisa é a estimativa feita, influencia em diferentes níveis praticamente tudo dentro da empresa.

O que considerar e como fazer o Forecast de Vendas?

Nesse ponto, deve ter ficado claro que quanto mais preciso for o forecast, melhor será a condução das ações que dele dependem. Além disso, quanto maior for o nível de dependência, maior a exigência quanto à precisão.

Logo, a convergência da previsão e do efetivamente realizado, é o que o gestor comercial deve buscar ao elaborá-lo.

Para tanto, os seguintes aspectos são essenciais.

1. Dados / Informação

Contar com tantos dados e informações quanto for possível, tende a dar maior segurança nas estimativas feitas.

Isso se dá cruzando as fontes existentes, tal como o SGV (Sistema de Gestão de Vendas), o CRM, o Pipeline (Funil de Vendas), os relatórios dos vendedores, os dados de anos anteriores, os históricos dos clientes, bem como informações relativas aos fatores de influência externa, como Economia (ex: variação cambial, taxa básica de juros e inflação), oportunidades (ex: abertura de um novo grande cliente) e concorrência (ex: lançamento de novo produto concorrente).

Como também anteriormente mencionamos, além da riqueza dessa informação, a exatidão dela favorece determinar forecasts mais precisos.

2. Escolha o método

Existem algumas diferentes metodologias para calcular o forecast de vendas.

A escolha de qual utilizar, passa por considerar alguns aspectos que variam de acordo com a realidade de cada negócio. Ou seja, o tamanho da equipe, a disponibilidade de informação e até o nível de influência de fatores externos, torna um método melhor do que outro ou até obriga o gestor a seguir um específico.

Independente da escolha do método, algumas métricas serão essenciais e comuns a todos, como por exemplo, valor do ticket médio (número de oportunidades concluídas / valor somado das oportunidades concluídas), a taxa de conversão (número total de oportunidades / número de oportunidades concluídas) e valor médio de venda (ticket médio / taxa de conversão).

3. Influência dos fatores externos

Esse é um fator que pode variar bastante em função do modelo de negócios e do segmento de atuação.

Assim, se a empresa atua em um segmento de produtos de consumo essenciais, como alimentação, ela tende a ser menos influenciada por fatores externos, como os de caráter econômico, afinal todo mundo precisa se alimentar.

Por outro lado, dentro do mesmo segmento (alimentação), o grau de influência de um fator econômico afeta de modo diferente uma cozinha industrial de um fast food.

Portanto, uma visão crítica sobre essa questão, é essencial para a precisão do forecast.

4. Ajustes

A medida que o gestor comercial elabora sucessivos forecasts, ele deve ser capaz de enxergar dois tipos de ajustes:

• Ajustes na metodologia – a escolha do método de cálculo, bem como sua aplicação, pode e deve receber refinamentos para melhorar a exatidão dos números obtidos;

• Ajustes na gestão – ao identificar por exemplo, uma queda na taxa de conversão comparativamente a outros períodos equivalentes, o gestor tem um indicador que isso é algo que precisa ser investigado quanto às causas e encontrada uma solução.

Conclusão

O Forecast de Vendas, mais do que apenas um número, é um instrumento essencial para a gestão e desenvolvimento do negócio para além da área comercial.