Administração

O que é software de gestão de projetos, as vantagens e os melhores?

Parece quase impossível para um gestor hoje em dia, para quem é responsável por decisões estratégicas nas organizações, resistir à enxurrada de sistemas que prometem mudar como as coisas acontecem dentro da empresa, como por exemplo, os softwares de gestão de projetos.

Você sabe o que são? Quais os benefícios reais eles proporcionam? Como escolher o melhor ou quais os mais populares?

Se você quer ter respondidas essas perguntas, vem com a gente na leitura de hoje!

O que é um software de gestão de projetos?

Resumidamente, um software de gestão de projetos é um sistema que permite ao gestor a acompanhar de forma visual, fácil e rápida, as diferentes etapas de um projeto, o seu progresso e o cumprimento das tarefas, os respectivos prazos, definir responsabilidades, entre outras ações, visando o cumprimento do que foi planejado.

Pode parecer um tanto vago para quem nunca utilizou um, não é mesmo?

Fica mais fácil compreender, se você gestor se recordar de todo o trabalho que teve no seu último projeto e quais as principais dificuldades ameaçaram a sua conclusão e os resultados esperados.

A depender do tamanho, da quantidade de pessoas envolvidas, dos recursos (materiais, financeiros, tecnológicos, etc) necessários, da dependência de terceiros (ex: outros departamentos e/ou fornecedores), dos prazos intermediários e prazo final, das metas perseguidas, bem como outras variáveis, pode ter sido altamente estressante e exigiu muito empenho para que tudo funcionasse bem, não é mesmo?

Agora imagine poder contar com um sistema centralizado e integrado, que disponibiliza recursos para administrar tudo que normalmente precisa ser acompanhado em tempo real. É essa a proposta desse tipo de programa.

Assim, geralmente os principais sistemas de gestão de projetos, contam com recursos como:

Criação de tarefas – permite criar e atribuir as tarefas para cada membro da equipe, bem como acompanhar o progresso e conclusão de cada uma;
Cronogramas e diagramas de Gantt – estipular e visualizar os cronogramas e prazos, possibilitando planejar e administrar melhor o tempo;
Trabalho em equipe – fornece ferramentas para a comunicação eficiente e o trabalho colaborativo, como comentários, chat, compartilhamento de arquivos, centralização de informações estratégicas, etc.;
Relatórios e gráficos – possibilitando obter dados e monitorar o progresso, bem como ter uma visão geral da evolução;
Administração dos recursos – designar e alocar o uso de recursos (materiais, tecnologias e ferramentas, pessoas, tempo, etc);
Integração – integração com outras ferramentas de produtividade, com e-mail, SGV, suítes Office, etc;
Orçamento – lançamento e controle de despesas, para assegurar que o projeto esteja de acordo com o orçado.

Vale destacar que a lista de funcionalidades, bem como a forma como são implementadas, pode variar sensivelmente em cada sistema de gestão de projeto.

Independente do caso, ao longo dos anos a transformação digital contribuiu para o aprimoramento de ferramentas diversas, de modo a permitir que o responsável pelo projeto, bem como os envolvidos, apresentem ganhos de produtividade notáveis ao utilizá-las.

Quais as vantagens de usar um software de gestão de projetos?

Naturalmente que a vantagem final, mais desejada e aparente, pelo que mencionamos até agora, é o ganho de produtividade.

No entanto, para além da maior produtividade da equipe, um bom software de gestão de projetos, traz outros benefícios:

Melhor supervisão do andamento do projeto, possibilitando realizar ajustes e correções, bem como obter insights valiosos;
Comunicação mais eficiente entre o responsável e os envolvidos e entre eles;
Economia de tempo em várias situações, bem como condições mais favoráveis para administrar o tempo e o cumprimento de prazos;
Melhor alocação de recursos;
Decorrência de alguns benefícios anteriores, melhores resultados intermediários e menores índices de retrabalho;
Outra consequência dos ganhos, é a redução de custos;
Favorece o exercício da liderança na busca de resultados.

Como escolher o melhor software de gestão de projetos?

Há dezenas de ferramentas destinadas ao gerenciamento de projetos, que mesmo tendo supostamente a mesma finalidade, na prática são adequadas a diferentes realidades de negócios. Em outras palavras, não dá para imaginar que alguma, por melhor que se apresente, seja a melhor opção para quaisquer empresas e suas respectivas particularidades.

Com isso em mente, é preciso avaliar cuidadosamente as opções existentes e o que oferecem.

Em termos práticos, deve-se observar os seguintes aspectos para escolher o melhor sistema de gerenciamento de projetos:

Necessidades – faça um levantamento de quais recursos / ferramentas o gestor e sua equipe efetivamente necessitam. Veja quais são realmente importantes e contribuem para os resultados e quais são interessantes, mas não agregam valor;
Importância – quais fatores são mais importantes, tais como administração do tempo e prazos, tarefas e trabalho colaborativos, administração de recursos, etc. Crie uma escala de prioridade e veja quais atendem melhor cada item da lista;
Interface – o ambiente precisa ser intuitivo e prático, bem como a navegação deve ser fácil. Atenção também ao desempenho, já que quanto maior o uso, maior também o peso desse fator. Por fim, verifique a curva de aprendizado;
Segurança – os melhores e mais populares são oferecidos em regime de cloud computing, o que significa que precisam ter boa proteção contra ameaças digitais, afinal frequentemente haverá informações sensíveis da empresa no sistema e um vazamento de dados ou uma vulnerabilidade, é inaceitável;
Personalização – a capacidade de personalização, para ajustar a particularidades do modelo de negócios, é das características mais desejáveis;
Integração – o software precisa ser capaz de se integrar e trocar informações com outras ferramentas utilizadas, como e-mail, suítes de escritório, sistemas financeiros, sistemas comerciais, etc;
Escalabilidade – sistemas escaláveis suportam o crescimento da empresa em termos de quantidade de usuários, número de projetos, assim como incorporação de novos recursos;
Suporte – verificar quais os canais de suporte fornecido, se é 24/7 e se há variedade de tutoriais e e materiais de treinamento, também é fundamental;
Preço – em meio a variedade de sistemas, há desde as alternativas gratuitas para uso em equipes menores e com restrições para determinados recursos, bem como opções de licenciamento escaláveis;
Trial – dê preferência às ferramentas que possibilitam testes ou períodos trial, durante o qual é possível avaliar os recursos e o funcionamento em condições reais, sem que seja necessário pagar algum valor;
Avaliações – é adequado buscar críticas, comentários em fóruns e avaliações dos usuários, bem como avaliações de profissionais e veículos especializados.

Quais os 5 softwares de gestão de projetos mais populares?

É comum que as pessoas busquem sempre o que há de melhor. Entretanto, estipular o que é melhor, é complicado, mesmo quando se procura adotar critérios bastante objetivos.

Um software que se mostra insuficiente para uma determinada empresa, pode atender muito bem a outra, devido à necessidades e realidades que podem ser muito diferentes

Sendo assim, optamos por listar os mais populares, ainda que a popularidade possa sofrer influência de aspectos como uma ótima campanha de Marketing, entre outros fatores, pois a popularidade em certa medida, pode ser uma boa expressão do quão bom é o produto.

Por fim, também é importante destacar, que a ordem que apresentamos as alternativas, é aleatória e não indica se algum é melhor do que o outro.

1. Asana

O Asana é muito usado por sua oferecer uma interface considerada amigável e intuitiva, além de contar com várias ferramentas de trabalho colaborativo.

A interface proporciona uma visão abrangente de todos os projetos em andamento, bem como as respectivas tarefas e prazos em um único lugar;
Os quadros, cronogramas e calendários oferecem diferentes perspectivas para visualizar o progresso do trabalho;
Há uma gama de ferramentas que facilitam a colaboração entre equipes, permitindo que membros compartilhem arquivos, deixem comentários e atribuam tarefas uns aos outros. As notificações em tempo real mantêm todos atualizados sobre as últimas mudanças;
É adaptável a diferentes metodologias de gestão de projetos, como Scrum e Kanban, permitindo personalizar os workflows, criar templates e integrar com outras ferramentas utilizadas pela equipe;
A plataforma permite acompanhar o carregamento de trabalho de cada membro da equipe e alocar recursos dinamicamente, evitando sobrecargas e garantindo participação de acordo com as possibilidades individuais;
Oferece recursos de automação que permitem automatizar tarefas repetitivas, como atribuições, prazos e status, com ganho de tempo e redução de erros;
Ferramentas alimentadas por inteligência artificial, para orientar sobre aspectos que merecem atenção, automação de rotinas e acelerar a tomada de decisões.

2. Trello

Uma lista dos mais populares, não está completa sem o Trello, que se tornou conhecido por seu sistema de quadros e cartões, que torna o gerenciamento visual do projeto, seu ponto alto.

A estrutura visual do Trello é caracterizada por quadros (boards), listas (lists) e cartões (cards). Essa organização visual permite identificar de modo rápido e claro o fluxo de trabalho, adaptando-se a metodologias, como Kanban e Scrum;
Destaque também para a flexibilidade em personalizar os quadros e listas de acordo com as particularidades do projeto, como a criação de rótulos, checklists, anexar arquivos e integrar com outras ferramentas, tornando a plataforma altamente adaptável;
Os Power-Ups adicionam funcionalidades extras ao Trello, permitindo integrá-lo a outras plataformas e serviços, como Google Drive, Slack, Jira e muitos outros, ampliando seu potencial e versatilidade;
Conta com o assistente virtual – o Butler – para automatização de tarefas repetitivas no sistema, como mover cartões entre listas, adicionar membros a cartões e criar cartões automaticamente com base em determinadas condições, economizando tempo e aumentando a produtividade;
O recurso de adicionar comentários aos cartões, mencionar outros membros da equipe e utilizar emojis para expressar diferentes sentimentos, contribui para uma comunicação mais eficiente e melhor colaboração entre os envolvidos no projeto;
Templates de quadros evitam começar do zero, já que há uma variedade de templates testados e aprovados da comunidade do Trello. Basta copiar e eventualmente personalizar, com bom ganho de tempo.

3. Monday.com

Apesar do forte e permanente trabalho de Marketing, o Monday.com se tornou popular por suas qualidades, como a boa capacidade de personalização e as integrações com outras ferramentas do quotidiano das empresas.

Destaque para os painéis personalizados com diferentes tipos de visualizações, como gráficos de Gantt, cronogramas, listas e mapas mentais, que evidenciam a flexibilidade da plataforma em fornecer uma visualização do fluxo de trabalho adaptável às preferências dos usuários;
Oferece recursos de automação que permitem automatizar tarefas repetitivas, como atribuições, status e notificações, poupando tempo e diminuindo a ocorrência de erros;
O Monday.com é integrável com de ferramentas e aplicativos populares, como Google Drive, Slack, Zoom, para citar algumas. Além de ampliar sua utilidade, centraliza o gerenciamento do projeto em um único lugar;
Pode-se saber o andamento do trabalho de cada colaborador, permitindo alocar recursos adequadamente e evitar sobrecargas;
Os recursos colaborativos, como o compartilhamento de arquivos, os comentários e atribuição de tarefas uns aos outros em tempo real, ajudam na produtividade;
Para além da gestão de projetos, também pode servir como instrumento para gestão de equipes, desenvolvimento de produtos, Marketing e Vendas, fazendo dele um produto bem versátil.

4. JIRA

Embora o JIRA seja um aplicativo de gerenciamento de projetos muito usado no desenvolvimento de software, ele se presta muito bem a outras áreas, por sua excelente capacidade de gerenciar várias equipes e fluxos de trabalho de modo bastante eficiente.

Na sua interface é possível criar fluxos de trabalho personalizados para atender demandas e particularidades de cada projeto e de diferentes equipes, desde modelos ágeis como Scrum e Kanban, ou mesmo modelos mais conservadores e tradicionais;
Os Roadmaps são um recurso útil para planejar e alinhar projetos de longo prazo, facilitando a visão geral dos progressos intermediários, bem como do andamento geral;
É possível criar campos personalizados para destacar os dados e informações estratégicas e relevantes do projeto, como data de início, nível de prioridade, alertas, etc;
Dispõe de uma gama de relatórios detalhados, que permitem acompanhar o andamento e os resultados intermediários e identificar possíveis ajustes e melhorias, bem como acompanhem as tarefas e identifiquem gargalos;
Possui integrações com ferramentas como Confluence e GitHub, dentre outras, para melhorar a colaboração e a eficiência;
As ferramentas colaborativas são um dos seus pontos altos, por meio dos comentários nos issues, menções aos outros usuários, assim como a integração com outras ferramentas de comunicação como Slack e Microsoft Teams;
Explica-se sua grande adoção na área de desenvolvimento de software, pois conta com rastreamento de bugs, issues e tarefas de forma detalhada, desde a criação até a resolução, como também é possível priorizar as tarefas de acordo com sua importância e impacto no projeto.

5. ClickUp

Plataforma unificada para gerenciar tarefas, projetos, documentos e comunicações, o ClickUp é altamente personalizável, além de oferecer de uma boa gama de visualizações e recursos úteis.

Caracteriza-se por oferecer listas, quadros Kanban, calendários, gráficos de Gantt e muitos outros recursos úteis no trabalho de organizar e visualizar o projeto;
Oferece um bom grau de personalização de campos, dos fluxos de trabalho e das tarefas da equipe, tornando-o bem adaptável às demandas e necessidades do gestor e da sua equipe;
Da mesma forma que as demais alternativas, dispõe de boas ferramentas de comunicação integradas, como chat, comentários e compartilhamento de arquivos, bem como sua capacidade de se conectar com uma variedade de outras ferramentas do seu dia a dia, como Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Drive, Dropbox, Trello, Asana, Jira, Salesforce, HubSpot, GitHub e GitLab;
Também é possível rastrear o tempo gasto em tarefas, bem como emitir relatórios detalhados e dashboards para monitorar o progresso e identificar áreas de melhoria.