Vendas

O que é Sistema de Gestão de Vendas, recursos e vantagens?

Entre os diferentes departamentos de uma empresa, o de Vendas produz uma enorme quantidade de números, dados, informações que precisam ser devidamente armazenados, organizados, para enxergar com clareza o mercado, produzir conclusões e tomar decisões, afinal a saúde financeira e o destino da empresa, dependem disso tudo.

Nessa difícil e importante tarefa, uma ferramenta cumpre papel essencial, o Sistema de Gestão de Vendas (SGV).

O que é o SGV, quais suas principais funcionalidades, os benefícios / vantagens de contar com um, são as questões nas quais se apoia o nosso bate-papo de hoje.

O que é o Sistema de Gestão de Vendas (SGV)?

Um Sistema de Gestão de Vendas, algumas vezes também chamado de Sistema Gerencial de Vendas, ou apenas SGV, nada mais é do que um software que coleta uma variedade de dados e informações, gerados pela equipe de vendas e a partir disso fornece diversas análises, gráficos e relatórios, a partir dos quais o gestor de vendas tem subsídios para um gerenciamento mais eficiente dos vendedores.

Um Sistema de Gestão de Vendas típico costuma oferecer uma gama abrangente de funcionalidades que automatizam tarefas recorrentes, contém outras ferramentas comuns, como o CRM, o Funil ou Pipeline de Vendas, a Curva ABC de Clientes, determinação do Forecast de Vendas, entre outras, ou ainda permite a integração com sistemas dedicados a tais recursos.

A depender da variedade de recursos que um SGV disponibiliza, um gerente comercial pode ter uma visão mais ampla e ao mesmo tempo, mais detalhada da atuação dos vendedores, ter insights importantes e valiosos, fazer diagnósticos e precisos da sua equipe, ou seja, possibilita um gerenciamento e uma liderança com melhores resultados sobre o time de Vendas.

Quais as funcionalidades essenciais de um Sistema de Gestão de Vendas?

É importante destacar que em função da variedade de segmentos existentes e até das particularidades de cada modelo de negócios dentro de um mesmo segmento, não há um Sistema de Gestão de Vendas “pronto” e capaz de atender a toda e qualquer empresa.

Normalmente, há algumas soluções desenvolvidas para um segmento e há outras que são bastante personalizáveis, de modo a tentar atender as especificidades de cada um.

No entanto, em linhas gerais, um Sistema de Gestão de Vendas bem customizado, deve conter as seguintes funcionalidades:

Cadastros – permite registrar informações detalhadas sobre os clientes, os produtos, os próprios vendedores, bem como outros elementos que podem ser importantes no processo, como os representantes comerciais e que têm particularidades comparado aos vendedores, como zoneamento e remuneração;
Controle de estoque e produção – geralmente é integrado ao sistema de estoque e ao sistema de produção, a fim de que se tenha informações precisas e atualizadas da disponibilidade dos produtos, garantindo que se tenha sempre produtos disponíveis para atender à demanda;
Pedidos – permite a inclusão dos pedidos, o seu acompanhamento (análise de crédito, faturamento, despacho, entrega, devolução, etc), bem como outras informações decorrentes (ex: cancelamento ou devolução) e associadas (ex: descontos, mercadoria livre de débito, etc);
CRM – um bom SGV deve permitir a integração com sistemas de CRM (Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente) ou ele próprio conter um módulo destinado a armazenar e organizar informações detalhadas sobre os clientes, bem como leads, suspects, prospects, incluindo histórico de interações, preferências e os contatos efetuados e seus detalhes;
Automação de Força de Vendas – também referido às vezes como SFA (sigla de Sales Force Automation), é a ferramenta que permite automatizar rotinas recorrentes do departamento, como a qualificação de leads, envio de e-mail Marketing ou e-mails administrativos, os follow-ups agendados, criação de alguns relatórios de vendas, entre outras, liberando tempo valioso para atividades mais estratégicas;
Funil ou Pipeline de Vendas – é outra ferramenta essencial, que possibilita acompanhar o progresso de cada oportunidade de venda ao longo do processo, desde a entrada do lead no funil, até o fechamento, bem como os dados e conclusões associados, como por exemplo, a conversão;
Forecast de Vendas – a possibilidade de realizar previsões precisas de vendas em um determinado período (mês, bimestre, trimestre, etc) com base em dados históricos e análises do cenário atual da equipe, análise dos leads e dos prospects, sazonalidade, tendências atuais, entre outras informações, permitindo planejar melhor os recursos e alocar investimentos de forma estratégica;
Análise de Vendas – a obtenção de gráficos e relatórios variados e abrangentes sobre o desempenho da equipe de Vendas, incluindo métricas como taxa de conversão, valor do ticket médio, faturamento geral ou por produto / linha de produto, tempo de ciclo de vendas, dando condições ao gestor de identificar o que pode ser otimizado e o que precisa ser corrigido;
Metas – permite a cada vendedor acompanhar o seu progresso ao longo do mês e de outros períodos, quando há também metas bimestrais ou trimestrais, por exemplo, bem como ao gerente, assim como o cálculo de comissões e premiações por atingimento das metas estipuladas.
Pós-vendas – quando é também responsabilidade da área comercial realizar o pós-vendas, diversos dados e relatórios / gráficos podem estar disponíveis, de modo a realizar uma gestão eficiente das atividades relacionadas ao atendimento prestado;
Outros – os sistemas mais completos também podem incluir ferramentas adicionais, como Planejamento Estratégico de Vendas, Curva ABC de Clientes, gerenciamento da Reativação de Clientes Inativos, gestão da recuperação de Clientes Perdidos, indicadores do nível de satisfação dos clientes (NPS), entre várias outras análises importantes e úteis no processo decisório do gestor.

Quais os benefícios / vantagens de implementar um Sistema de Gestão de Vendas?

Antes de listarmos os benefícios mais comuns da implantação de um SGV, é importante salientarmos que as vantagens estão diretamente relacionadas com as funcionalidades disponíveis.

Em outras palavras, quanto mais completo for o Sistema de Gestão de Vendas, maior o retorno em termos de tamanho da lista e do quanto cada item dela contribui.

Administração do tempo – a primeira consequência imediata, vem da automação conseguida em algumas rotinas de trabalho, o que influencia favoravelmente a administração do tempo, tanto dos dos próprios vendedores, mas também do seu gestor imediato;
Tomada de decisão – o acesso à variadas informações, dados concretos e precisos, bem como insights estratégicos, favorece o processo de tomada de decisões e consequentemente os resultados decorrentes também são melhores;
Prospecção – garantir e otimizar a prospecção, fase essencial das vendas, aumentando a eficiência geral das operações comerciais
Supervisão – por meio de uma visão completa e em tempo real do pipeline de vendas e de como está o relacionamento com os clientes, tem-se uma visão macro, mas também mais específica, da evolução das vendas como um todo e do progresso de cada oportunidade;
Atendimento aos Clientes – a qualidade do atendimento aos clientes tende a melhorar com o tempo, bem como é possível prestá-lo de uma forma muito mais personalizada, graças ao acesso de informações completas, detalhadas e atualizadas de cada cliente, assim como um histórico completo do relacionamento e das interações comerciais feitas;
Volume de vendas – consequência imediata dos benefícios acima, é o aumento das vendas;
Retenção e fidelização de Clientes – a retenção de clientes que tende a ser maior, ao fornecer um atendimento personalizado e proativo, resolvendo problemas rapidamente e construindo relacionamentos mais duradouros, o que por sua vez serve como base para a fidelização desses clientes;
Custos – os custos operacionais devem diminuir, como consequência da automatização e da melhor administração do tempo, bem como da melhor eficiência nos processos de vendas;
Previsibilidade – o acesso a um bom acervo de informações e a supervisão que se tem, melhoram a previsibilidade e cria um ambiente propício a realização de planejamentos futuros mais realistas.

Como escolher um Sistema de Gestão de Vendas?

Com uma ampla variedade de sistemas de gestão de vendas disponíveis no mercado, é importante escolher a solução ideal para as necessidades específicas da sua empresa.

Ao avaliar as diferentes opções, é essencial considere alguns fatores:

Escalabilidade – é preciso considerar um sistema que possa escalar de acordo com o crescimento da empresa e das suas necessidades, sendo capaz de lidar com o volume de dados e número de variáveis igualmente crescente, de modo que não constitua um gargalo a esse crescimento;
Recursos – as funcionalidades ou recursos essenciais para o segmento de atuação e o modelo de negócios da empresa, é outro ponto de especial importância que precisa ser observado. Considere também que a medida que a empresa cresce, novas funcionalidades podem ser necessárias ou desejáveis. Nesse sentido, sistemas modulares e bastante escaláveis são melhores;
Integrável – a possibilidade de integração / comunicação com outras ferramentas de negócios que a empresa já utiliza, como CRM, ERP, sistemas de controle de produção e estoque, é essencial para implantação do SGV, bem como constitui fator de redução de custos;
Personalização – cada segmento do mercado e cada modelo de negócios, reserva particularidades que podem ser únicas e fundamentais, razão pela qual a capacidade de personalização / customização, conta como fator de escolha;
Utilização – observar questões como a interface, que deve ser intuitiva e amigável, mas também moderna, sendo acessível remotamente e por dispositivos móveis, facilitando o aprendizado e uso quotidiano por todos, é também um fator relevante;
Requisitos técnicos – os requisitos mínimos exigidos em termos dos dispositivos que são acessados, o ambiente no qual a plataforma é instalada e é executada, determina se é necessário realizar investimentos, readequações ou se a infraestrutura atual é suficiente.