Prospecção de vendas com base em administração do tempo

Há muitos fatos em Vendas, mas entre tudo que se sabe, há uma constatação alarmante – a esmagadora maioria dos vendedores em qualquer segmento de negócios, não têm conhecimentos sobre a verdadeira natureza da prospecção e nem têm entendimento justificado de que a prospecção é a fase mais importante, mais fecunda e mais produtiva em vendas.

Como resolver, é o que você deve estar se perguntando, certo?

É justamente para dar uma solução e mudar o que é um fato, que criamos o presente conteúdo.

O que é a prospecção em vendas?

Apenas prospecção é um termo que popularizou-se primeiramente em geologia, como sendo a etapa da análise geológica do solo de uma área, com a finalidade de definir o potencial ou as chances de encontrar determinados minerais, antes que a exploração propriamente dita se inicie.

Ou seja, antes de realizar os trabalhos de escavação, que dependendo do terreno podem ser demorados e trabalhosos, procede-se com a prospecção para só explorar de fato, onde e quando as probabilidades ou chances são boas.

Quando se pensa na prospecção de petróleo em águas profundas – em que o Brazil é expert – fica ainda mais evidente a importância, já que a quantidade de recursos para colocar em prática a extração, é imensa e, portanto, os custos e o tempo envolvidos, sendo que o último é custo também.

Transportado para Vendas, prospecção de vendas é a análise de um grupo de clientes quanto às chances ou probabilidades que eles têm de tornarem-se clientes.

Tal como na prospecção de minerais, a ideia é não se perder tempo e investirem-se recursos em “clientes” com baixo ou nenhum potencial. E justamente por essa razão que clientes aparecem entre aspas, já que há baixíssima ou nenhuma chance de tornarem-se de fato clientes.

Por que a prospecção é o mais importante em vendas?

De certa forma acabamos de responder a pergunta.

Mas para que fique mais clara a relevância, a prospeção é a fase mais importante, porque é nela que começa o processo de venda: “tudo que começa bem, tende a terminar bem”, mas “tudo que começa mal, tende a terminar mal”.

É também a fase mais fecunda, porque é nesta fase que o vendedor deveria alimentar seu Funil de Vendas com clientes – em qualidade e quantidade ideais – que lhe permitam construir uma carteira apreciável de clientes e de superar todas as suas metas.

Além disso é mais produtiva, porque é aqui que ele tem o ambiente propício para investigar todos os problemas, dificuldades, preocupações, necessidades e as expectativas do cliente para ofertar-lhe a solução mais adequada. E mais do que isso, a qualidade e eficácia são determinantes no resultado.

Entretanto, para começar este processo ele precisa saber "o que fazer" e depois, "como fazer". O "o que fazer" envolve primeiro seguir um roteiro de duas etapas, que precedem o contato de vendas propriamente dito.

Garimpagem de clientes

Ela pode ser ativa ou receptiva.

A garimpagem ativa consiste em procurar clientes através de múltiplas fontes de prospecção como listagens, acessos em sites na Internet ou páginas nas redes sociais, pesquisas em guias em geral, ações próprias de Marketing de Relacionamento e networking, solicitação de indicações, etc.

Já a garimpagem receptiva envolve o uso de anúncios, cadastros e formulários nos sites da empresa, e-mail Marketing feito pela empresa, atendimento em feiras e outras fontes para chamar a atenção e despertar o interesse de clientes potenciais.

É “receptiva” porque não resulta de uma ação direta do vendedor, mas de fatores e oportunidades criadas por terceiros, nem que o terceiro seja a empresa, no caso de publicidade tradicional ou quando publicidade decorrente de conteúdo produzido para Internet, por exemplo.

Qualificação de clientes

Esta etapa da prospecção se preocupa em analisar a fundo o valor real do cliente que foi garimpado (descoberto), seja de modo ativo ou receptivo.

É aqui que o vendedor precisa buscar informações, inicialmente em veículos fora do cliente, tais como sites, revistas especializadas, empresas concorrentes, associações de classe, etc.

Buscam-se informações quantitativas tais como faturamento ou nível de renda, volume e frequência de compra, Market Share (pessoas jurídicas), compras dos concorrentes (pessoas jurídicas), para estimar o potencial em termos numéricos.

Mas também quando possível, informações qualitativas são muito importantes.

Já no contato com o cliente, inicia-se um verdadeiro trabalho investigativo para descobrir quem são as pessoas que têm o poder de decisão, não só técnica, mas também financeira.

E até na venda direta às pessoas físicas isso é importante. Um casal em um processo de vendas, por exemplo, pode ser o marido quem dá o aval financeiro, mas é a esposa quem dá a palavra final quanto à compra.

Quem são os influenciadores do processo de compra, quem são os usuários da solução que você pretende ofertar e quem são os “gate-keepers”, que são as pessoas que poderão dar-lhe dicas dentro da empresa, tais como as secretárias, assistentes e até recepcionistas e porteiros. É essencial para saber a quem dirigir-se e trabalhar em cada etapa do processo.

Contatos de venda

Finalmente, inicia-se o trabalho que consiste em fazer contatos com as pessoas envolvidas no processo, com o objetivo de identificar a situação, os problemas, suas consequências e a necessidade de solução que o seu produto ou serviço poderá dar para o cliente.

Ao seguir e executar este roteiro, o "como fazer" agora passa a ser uma questão crucial e estratégica porque durante a execução deste processo, você precisa calcular friamente cada passo que você dá, seja na análise e desenvolvimento das ações, seja na comunicação com o cliente.

É neste momento que surgem as inúmeras armadilhas onde o vendedor cai sem a mínima percepção desta realidade.

Pior ainda, porque ele nem desconfia que caiu numa armadilha.

Por exemplo, quantas vezes você não perdeu negócios que você acreditava 100%? Ou, então, quantas vezes você não trabalhou incansavelmente num determinado mês e suas vendas foram péssimas?

Ou ainda, na última semana do mês, o número de negociações em andamento não deixava margens a nenhuma dúvida de que você bateria suas metas, mas quando terminou o mês, quanta decepção, porque as vendas não se concretizaram?

Você simplesmente percebeu que não havia batido a meta.

Então, o que o vendedor deveria fazer para não passar por tantas desilusões e ser mais produtivo?

Como prospectar melhor usando administração do tempo?

A primeira providência é analisar a maneira como ele utiliza seu tempo na fase da prospecção, ou visto de outra forma é aplicar administração do tempo baseada em urgência e importância, eficácia e eficiência e na tomada de decisões.

Em termos gerais, vendedores são desorganizados e não administram bem seu tempo, o que é um comportamento e um erro comum em vendas e que tem consequências sérias. Essa realidade precisa ser mudada.

A prática e a observação nos dizem que em termos médios, a média do tempo produtivo do vendedor é de apenas 15%. Note que estamos falando do tempo usado pelo vendedor e não dos seus resultados.

Ou seja, é pior ou abaixo da média determinada pelo Princípio de Pareto ou regra 20/80!

Para efeitos de nossa abordagem, separaremos em etapas quanto ao uso do tempo na prospecção.

Tempo construtivo

É o tempo que ele utiliza para construir a venda. Mas isto deve ser arquitetado criteriosamente, e sua execução deve ser conduzida fria e calculadamente, tal como num jogo de xadrez.

Este é o momento em que você vai descobrir todos os problemas, as dificuldades, as preocupações, as necessidades e as expectativas que o seu produto poderá resolver para o cliente.

É o tempo que é destinado a estipular o perfil do cliente e consequentemente qual – ou quais – produto(s) ou serviço(s) o mais adequado(s). Insistir em um notebook gamer ou o oposto – um de entrada, por exemplo – para usuário intermediário que fará uso no trabalho, será um produto inadequado ao uso.

Ainda que a venda ocorra, que não é nosso objetivo tratar aqui, ela trará outras consequências.

Tempo produtivo

Depois que você descobriu todas estas preocupações e expectativas do cliente, chegou a hora de usar seu tempo da maneira mais produtiva.

Este é o momento em que você vai encaixar cada benefício e vantagem de seu produto a cada preocupação e expectativa do cliente. Nesta fase da venda, lembre-se: tudo que você precisa fazer é descobrir "onde" e "como" você poderá ajudar o cliente.

Lembre-se, características não vendem. Benefícios, sim.

Usando o mesmo exemplo do notebook, quantos usuários finais sabem o benefício de uma determinada quantidade de memória RAM tem? Ou para qual uso aquele processador presente no notebook, é mais indicado? E o espaço em disco? A resolução e o tipo de tela?

Trabalhar os benefícios que as características técnicas do produto têm para o uso que se espera dele, é essencial. Se o usuário busca um dispositivo que resolva o problema que ele tem com o antigo, primeiro precisa-se conhecer o problema a ser contornado, para então apresentar a melhor solução.

Tempo equivocado

Nenhum vendedor do mundo vai conseguir vender a todos os clientes que ele contatar. Isto é inevitável, porque sempre haverá alguém que comprará do concorrente, porque já tem um histórico favorável. Ou porque alguma informação que era vital, não foi obtida. Ou ainda porque você não tem o produto mais adequado.

Mas, enquanto você não desistiu e tentou vender-lhe, você acreditava que poderia ser bem sucedido.

Este tempo que você usou se chama "tempo equivocado". Alguns usam mais, outros menos, mas sempre haverá um tempo improdutivo, por melhor que seja o vendedor.

Por exemplo, você visitou um cliente 3 vezes e investiu 11 horas, entre locomoção, espera e reuniões com o cliente. Só que ao final deste processo, ele conversou com outros membros da empresa e chegou à conclusão de que tudo deverá ficar como estava, porque ele não pretende ampliar investimentos na linha de produção.

Resultado: você usou 11 horas com este cliente e não lhe vendeu nada. Pior ainda quando se pensa que o mesmo tempo investido em outro cliente, poderia lhe dar o pedido necessário.

Tempo indiscriminado

Tempo indiscriminado é aquele em que o vendedor usa o seu tempo indiscriminadamente, sem seletividade e sem nenhum planejamento.

Este é o vendedor "Nem-Nem". Ou seja, ele não planeja nem sua carteira de clientes, nem suas vendas, nem suas visitas, nem seu roteiro de visitas.

É literalmente tempo perdido. Tipicamente é o vendedor que sai para a rua sem saber previamente o que fará. Busca a esmo quem possivelmente pode comprar alguma coisa.

Inevitavelmente esse uso do tempo, recai no próximo.

Tempo improdutivo

Há muitos exemplos de tempo improdutivo como: atirar para todos os lados, ser orientado pelo cliente em vez de orientá-lo, desistir rápido diante das dificuldades, tirar conclusões precipitadas, ter horror à zona de desconforto, etc.

Todo vendedor deverá utilizar apenas o "Tempo construtivo" e o "Tempo produtivo". Entretanto, o uso do "Tempo equivocado" faz parte de qualquer venda, e isto é absolutamente inevitável.

É da natureza humana e é compreensível. Afinal abrir mão dos esforços que foram feitos e que diante do eventual e eminente fracasso, requer mais alguma ação para “salvar a venda”, não custa, não é mesmo? Sim, custa sim.

Mas se é inevitável, então não há solução?

A questão é: como você usa seu "Tempo construtivo" e o "Tempo produtivo", porque quanto melhor você utilizá-los, menos"Tempo equivocado" você terá.

Em outras palavras, você estará concentrando o tempo que tem naquilo que produz mais resultados.

Como aumentar o tempo construtivo e produtivo?

Se você possuir uma carteira de clientes ideal e se ela for administrada adequadamente, muito provavelmente você nunca deixará de superar suas metas de vendas.

É uma das tarefas mais difíceis, porém mais produtivas, porque isto o ajudará a manter um rígido controle sobre cada ação de venda para que você possa fazer ajustes sempre que as situações exigirem e você nunca será pego de “calças curtas”.

Basicamente e de modo bastante simplista, consiste em avaliar e repetir as situações as quais constituem uso do tempo construtivo e produtivo.

Isto manterá a sua motivação sempre em alta porque este processo fortalece continuamente a cultura de sucesso que estará se instalando em você.

Como montar uma carteira ideal de clientes?

Há muitos meios, mas o que iremos adotar aqui de um modo prático e simples, começa por entender e utilizar o Princípio de Pareto.

Este princípio revela que 80% dos resultados de qualquer evento provem de apenas 20% das causas.

Em termos médios, por exemplo, para a maioria dos segmentos e consequentemente, dos vendedores, se você prestar atenção, vai verificar que cerca de 60 a 80% de suas vendas tem origem em apenas 20% de seus clientes.

Na faixa seguinte, os 15 a 30% de suas vendas são representadas por cerca de 30% de seus clientes e – finalmente – apenas 5 a 10% de suas vendas se originam de 50% de seus clientes.

Portanto, o segredo para formar uma carteira ideal de clientes é seguir esta estrutura – conhecida também como Curva ABC de clientes.

Os clientes de maior potencial (cerca de 20%) são chamados de clientes A. A seguir, vêm os clientes de potencial médio (cerca de 30%), conhecidos como clientes B e, finalmente, os clientes C – de menor potencial – que representam os restantes 50%.

Vale ressaltar que dependendo da natureza do mercado em que se atua, esses percentuais serão diferentes e, portanto, é preciso ter discernimento para adequar os números à sua realidade.

A curva ABC de Clientes é utilizada na análise de clientes em termos de sua participação e importância estratégica, de acordo com o peso e risco que cada um representa num determinado contexto e situação de vendas.

Pode ser o peso ou participação no faturamento, ou o valor institucional, ou outra relevância comercial.

Assim, para analisar melhor a participação e a importância de cada cliente e grupo de clientes, adotamos a seguinte abordagem:

• Clientes A – maior importância em quantidade ou valor. Sendo 20% da quantidade ou 65% do valor total.

• Clientes B – maior importância em quantidade ou valor. Sendo 30% da quantidade ou 25% do valor total.

• Clientes C – maior importância em quantidade ou valor. Sendo 50% da quantidade ou 10% do valor total.

A partir desta classificação, fica mais fácil determinar os clientes que deverão fazer parte da carteira.

Para tanto, você precisa definir não só a quantidade de clientes necessários na sua carteira, bem como a qualidade de cada um deles e também, em que ordem eles deverão ser contatados, já que cada um deles tem seu ciclo de compra diferente.

Da mesma forma, um cliente "A" deverá ter prioridade maior do que um cliente "C" quando se trata de contatos e atendimento.

Deste modo, esta carteira deve ser montada com clientes conforme alguns critérios.

Observando-se a qualidade dos prospectados

É o que chamamos de prospects na “qualidade certa” e que são aqueles apresentem a melhor qualidade em termos de perfil de cliente.

O perfil ideal de cliente é aquele que melhor se enquadra nos benefícios de seus produtos e/ou serviços, além – é claro – das características de sua empresa e que por sua vez são aqueles que assemelham-se muito aos que você conquistou usando o tempo construtivo e produtivo.

Determinando-se a quantidade

É a chamada “quantidade certa” ou ainda a quantidade necessária – de acordo com a classificação ABC – para proporcionar-lhe o faturamento mensal desejado (metas de venda).

Para tanto, você deve distribuir seu tempo destinado aos clientes, de acordo com o potencial de compra de cada um deles. Por exemplo, se você destinar a maior parte de seu tempo com clientes C, provavelmente não baterá suas metas.

Outro fator importante e essencial, é o Funil de Vendas. Observar quantos prospects naquele perfil foram necessários para cada cliente que sai no funil, ajuda a determinar a quantidade. Se de cada 2 que entram, um sai, sabe-se que para ter 50, são necessários no mínimo 100.

Mensurando-se o tempo de maturação da venda

O “tempo certo” é obtido de acordo com o ciclo de compra, ou de venda (tempo entre o primeiro contato do vendedor e o pedido).

Como existem clientes que têm ciclo de compra longo, médio ou curto, você deve distribuir clientes de sua carteira conforme o ciclo de cada um ou de cada grupo de clientes, de modo a permitir-lhe alcançar as metas de vendas.

Precisa ficar claro que estamos falando do tempo transcorrido entre o início da prospecção e o primeiro pedido e, portanto, de novos clientes e não o tempo que se leva para realizar uma venda em clientes que compram frequentemente.

Sabendo-se a prioridade

A “prioridade correta” é sabida nos primeiros contatos, quando se conhece a frequência de compra.

Por exemplo, se você sabe que descobre que um dado prospect tem uma frequência trimestral de compra, saberá como priorizar suas ações de venda para este cliente, de acordo com as necessidades de metas de vendas.

No caso em questão, o prospect só poderá ser considerado para sua meta de três meses adiante e não na atual. Use seu tempo produtivo para aqueles que sua frequência corresponde ao mês atual.

Conclusão

A prospecção em vendas é a fase mais importante, mas também a mais improdutiva porque os vendedores não administram de modo eficaz o tempo destinado a ela.