Como ganhar produtividade com administração do tempo?

Você tem frequentemente se visto sem tempo para fazer coisas, seja no ambiente profissional, seja na vida privada? Tem aberto mão de participar de eventos ou mesmo da sua vida privada? Vem correndo cada vez mais para entregar trabalhos e projetos? Deixou de fazer coisas que gostava ou precisava, por absoluta falta de tempo?

Se o “vilão” dessas e de outras situações tem sido o tempo, que parece cada vez mais escasso, então isso é para você!

Nesse artigo vamos abordar alguns princípios de administração do tempo e lhe dar algumas dicas de como administrar melhor o seu tempo.

Considerações iniciais

Peter Drucker diz que não conseguimos atingir nossos objetivos diários porque – em termos de administração do tempo – procedemos de maneira totalmente inversa ao que deveríamos, isto é, procuramos espremer uma "massa" que se encontra em processo de constante expansão (todas as nossas atividades), dentro de um compartimento rígido e limitado (o tempo diário).

Ao contrário do que ouvimos, não temos menos tempo e tampouco há métodos para arranjar mais tempo para fazer as coisas.

Por mais que tenhamos a sensação de que o tempo varia, a medida que o tempo passa, parece que as coisas, os meses e os anos transcorrem mais rapidamente, mas obviamente todos os dias são exatamente iguais. Ninguém tem mais ou menos tempo, pois ele é o mesmo para todos.

É por essa razão que temos que apelar para a administração para nos ajudar.

Mais que isso, até mesmo os títulos de livros e cursos estão parcialmente incorretos. Na medida que o tempo é imutável, ou seja, é sempre igual, administrá-lo não vai alterá-lo ou torná-lo mais “disponível”.

Sendo assim, o que se administra, são as tarefas que temos para executar ao longo de um período de tempo e, portanto, o uso do termo “administração do tempo”, tem como propósito apenas de tornar claro o intuito do que se pretende.

Administrar o tempo ou o trabalho?

De certa forma, nós já respondemos parcialmente a essa pergunta, mas ainda falta saber como administrar melhor o trabalho, as tarefas e os compromissos diários, para que o tempo de que dispomos seja suficiente para fazer o que precisamos.

1. Proatividade

Antecipe-se aos problemas. Muitas vezes o tempo necessário para resolver determinados problemas é maior do que prevenir que eles aconteçam.

O profissional proativo tem a capacidade de antecipar situações e seus desfechos, estando preparado para lidar com elas antes mesmo de acontecerem. Assim, é possível antever um problema e planejar a respectiva solução.

Proatividade normalmente vem acompanhada de iniciativa e de não ter receio de errar.

Mas há também os problemas que são recorrentes e que geralmente estão relacionados com o próximo fator.

2. Organização / administração

É comum no ambiente empresarial ocorrerem problemas da não-qualidade, da falta de padrões (ex: ausência de procedimentos operacionais padrão) e de normas, falta de políticas claras e bem definidas e por consequência, há classes de problemas que são recorrentes.

Em um cenário como esse, cada um faz do que jeito que acha certo, ou que julga mais fácil, ou como sabe. Isso sem falar de quando os problemas geram outros problemas, como a perda de clientes.

Como vimos no item anterior, problemas são grandes consumidores do tempo e ao evitar que ocorram, deixamos de ocupar tempo que não gera ganhos, mas que se não forem tratados, produzem perdas diversas.

3. Retrabalho

Outro frequente desperdiçador de tempo, é o retrabalho e que basicamente consiste de refazer algo que não foi bem-feito ou que não tenha alcançado o resultado necessário / desejado na primeira vez.

As razões mais comuns do retrabalho, são:

  • Ausência de treinamentos e reciclagem, inexistências de políticas de capacitação e desenvolvimento profissional;

  • Pouca ou nenhuma organização e falhas de administração (segundo fator);

  • Problemas e ruídos na comunicação empresarial;

  • Clima organizacional desfavorável, stress, falta de compromisso, etc;

  • Pessoas com perfis inadequados para o desempenhando de suas funções;

  • Pouco ou nenhum comprometimento;

  • Equipes ou colaboradores com baixa motivação;

  • Falta de planejamento.

4. Urgência vs Importância

Concentre-se e dispense atenção às tarefas importantes, ainda que elas tenham prazos mais elásticos para serem cumpridas ou talvez possam ser realizadas em qualquer outro momento.

Pense que tudo aquilo que lhe dá a liberdade de escolher quando pode ser feito, é o que permite organizar melhor sua agenda e ser inserido nas janelas de tempo que eventualmente existem. Se preferir, facilitam seu planejamento pessoal.

Entretanto, quando você negligencia ou posterga coisas que são importantes, em algum momento elas tendem a ficar urgentes e toda situação urgente, exige dedicação imediata, ou seja, é quando você tem que arranjar tempo ou encaixar a solução para o problema em meio à sua rotina diária, às vezes comprometendo a realização de outras atividades importantes ou até mesmo outra situação urgente.

Como agir quando isso acontece? Qual das urgências priorizar?

São os chamados “incêndios” que aparecem para serem apagados, que além de exigirem sua atenção no mesmo instante, como são conduzidas às pressas ou em meio a outras atividades essenciais, têm maiores chances de não alcançarem os melhores resultados, aumentarem o nível de stress, além de outras consequências negativas.

5. Procrastinação

Outra causa frequente de problemas envolvendo o tempo, é a procrastinação.

Embora possa parecer que há íntima relação com o fator anterior, a diferença é que no fator acima, geralmente a causa está relacionada com desorganização ou quem sabe um quotidiano repleto de incêndios para apagar. Já o procrastinador é aquele indivíduo que deixa tudo que não requer sua atenção imediata, para depois. É a sua natureza, é o seu comportamento padrão.

Porém, independentemente do motivo, o desfecho acaba sendo o mesmo – uma rotina recheada de urgências.

6. Delegação

Se você tem a possibilidade, aprenda a delegar tarefas. Entenda que ninguém é onipotente e onipresente e mais que isso, existem pessoas na empresa que devem ser tão capazes quanto você para realizar determinadas tarefas.

É preciso mudar o paradigma de que o acúmulo de funções é sinônimo de competência. É apenas desorganização.

Ao delegar você pode concentrar seus esforços, sua atenção e, principalmente dedicar o seu tempo, às atividades que são mais importantes e as quais só você pode realizar.

E não dá para tratar desse ponto, sem falar dos workaholics, os quais sempre estão com os prazos estourados e cumprindo longas e extenuantes jornadas de trabalho. Workaholics geralmente são péssimos em delegar, mas nesse ponto você já sabe qual o caminho, certo?

7. Planejamento

Planejamento entre muitas coisas, é o oposto da desorganização. Mais do que isso, é saber exatamente o que precisa ser feito, como deve ser feito, por quem deve ser feito (incluindo a delegação), bem como quais resultados são perseguidos.

E como já vimos, planeje por prioridades, ou se preferir, a partir do que é mais importante. Pense também que nesse ponto, se o restante já estiver sendo feito, não devem existir mais as urgências para ocupar seu tempo, ou no máximo elas são ocasionais e geradas por fatores sobre os quais você não tem influência.

É crucial saber medir o impacto da não execução de cada tarefa e consequentemente saber quais têm mais peso e consequentemente devem ser realizadas primeiro.

8. Princípio de Pareto

De acordo com o Princípio de Pareto, é razoavelmente seguro supor que 80% dos nossos resultados são decorrentes de 20% do tempo, ou das nossas ações durante essa parte do tempo e por complemento, nos 80% do tempo restante, o que fazemos responde pelos outros 20% dos resultados.

Por mais que seja difícil admitir, significa que durante 80% do nosso tempo, temos uma produtividade extremamente baixa.

Uma das formas – não a única – de mudar esse cenário, é identificar o que é feito e como é feito tudo que produz os 80% dos resultados e replicar nas situações que geram os 20%.

9. Problemas X Necessidades X Oportunidades

Esses três aspectos são bons indicadores de como está orientado o trabalho do gestor, do departamento e da organização.

Se o trabalho se concentra primeiro em gerar e dedicar sua atenção às oportunidades, em menor escala buscar o atendimento de necessidades e minimamente orientado à resolução de problemas, então está se fazendo a coisa certa.

O inverso dessa sequência e distribuição, é um indicativo de que o planejamento está errado ou inexiste e/ou outros fatores que já abordamos estão prevalecendo, bem como o que não se deve ser feito.

Administração do tempo baseada em Análise de Problemas e Tomada de Decisões

Há muitas possíveis definições para o que é um problema, mas a que melhor serve para o nosso propósito é, “a distância ou diferença entre como as coisas estão e como as coisas deveriam estar".

Mas cuidado! Existe uma muito importante mas sutil diferença. Jamais pense em como você gostaria que as coisas estivessem, mas sim em como elas podem e devem estar, pois se não for assim, significa que o seu lado emocional e a subjetividade estão influenciando a tomada de decisões e a condução do processo.

O tamanho da distância entre "como as coisas estão" e "como as coisas deveriam estar" é que vai determinar o tamanho do problema, tendo em mente que o cenário de como as coisas deveriam estar, deve ser baseado em metas e planejamento factíveis.

Como as coisas estão < = Tamanho do Problema = > Como as coisas deveriam estar

Quando há um problema, as pessoas normalmente procuram solucioná-lo e se contentam com isso.

Mas como suas causas normalmente não são tratadas, mas apenas suas consequências, o problema sempre volta a acontecer e, portanto, a cada nova ocorrência, mais tempo precisa ser dispensado a ele.

Portanto, é preciso eliminar as causas do problema. Para isso, faça sempre a pergunta "por que" pelo menos cinco vezes.

Ao agir assim, você identificará ao menos 5 causas prováveis ou mais frequentes ou de maior peso na ocorrência do problema Depois de identificada(s) a(s) causa(s), crie alternativas para eliminá-las e consequentemente erradicar o problema.

Para escolher a melhor alternativa, faça três colunas, colocando em cada uma delas, respectivamente as vantagens, desvantagens e os riscos para cada decisão alternativa. Ao fazer isso, você terá uma visão completa e clara da situação e poderá tomar decisões com base em racionalidade e avaliação.

Lembre-se que eliminar tanto quanto possível os problemas de uma organização, significa não perder tempo valioso com tarefas que não representam crescimento, oportunidades, fortalecimento e outros aspectos relacionados a ser produtivo.

Resumindo, é absolutamente necessário resolver os problemas que surgem, mas é total perda de tempo, afinal vários deles poderiam ser evitados conforme vimos até aqui.

Por fim, mas não menos importante, quando há uma classe de problemas não evitáveis e possíveis de acontecer, uma postura que ajuda resolvê-los de modo mais eficiente e desperdiçando menos tempo, é pela instituição de um plano de contingência.

Administração do Tempo baseada em “Princípios”

Perguntaram a Confúcio o que mais o surpreendia na humanidade, e a resposta foi: "Os homens perdem a saúde para juntar dinheiro e depois perdem o dinheiro para recuperá-la. Por pensarem ansiosamente no futuro, perdem o presente, de tal forma que acabam por nem viver o presente, nem o futuro; vivem como se nunca fossem morrer e morrem como se não tivessem vivido".

Cada vez mais, parece termos menos tempo disponível em todas as nossas atividades da vida e assim, encontramo-nos sem tempo suficiente para todas as coisas que devemos fazer e por consequência, somos obrigados a abrir mão de algumas coisas. O pior é que geralmente estão nesse grupo, aquelas que são importantes mas não urgentes.

Mas as perguntas mais importantes que temos que fazer, são: Você tem realizado as coisas que realmente são essenciais? Aquelas que produzem resultados consistentes e potencializam outros?

Muitos de nós carregamos uma lista de tarefas, que funciona como um enganoso indicador de organização e aí tentamos eliminar cada item dessa lista, freneticamente.

Achamos que fazendo isto estamos administrando nosso tempo. Mas alguma vez examinamos a lista para ver se estamos trabalhando nas coisas certas? E a qualidade do que é feito, ao fazermos apressadamente?

Stephen R Covey, autor do best seller internacional “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, diz: “o princípío chave da administração do tempo e da vida é organizar-se e agir em torno de prioridades e metas. A fórmula para obter melhoria da produtividade e equilíbrio na vida é simples: priorizar, organizar e, então, desempenhar".

O segredo da administração das várias exigências da vida, está antes de mais nada, em ter plena consciência dos princípios que devem nos guiar. Em outras palavras, devemos determinar o que nos serve de guia e em quais metas ou tarefas devemos perseverar. Isso implica sabermos o que valorizarmos e quais propósitos desejamos alcançar.

No local de trabalho, significa conhecer a visão, a missão e os valores de sua organização – e que papel você desempenha para que tudo isso seja alcançado. Nós simplesmente devemos escolher e selecionar quais os meios (o caminho) a fim de cumprir a estratégia e eliminar tudo que não contribui para esse fim.

Em segundo lugar, um planejamento bem elaborado em torno de metas e objetivos claros, bem como os meios necessários para atingi-los, permite-nos ter foco no que é necessário e sermos mais objetivos no que fazemos.

Comece com o alvo em mente simplesmente perguntado a si mesmo que resultados você deseja. Invista de 10 a 15 minutos diariamente para planejar o seu dia e você terá mais foco nas tarefas realmente importantes e eliminará as não importantes. Delegue tarefas aos outros e lhes dê autonomia para que possam obter os resultados necessários.

Finalmente, porque estamos com o foco no que mais importa, melhoraremos nosso desempenho e produtividade. “É mais importante onde você está indo do que a velocidade com que você está indo”, diz Covey.

Quando nós priorizamos e nos organizamos de acordo com um objetivo bem definido, somos mais eficientes e nos aproximamos do sucesso. Contudo, quando corremos de tarefa em tarefa sem porquês claros, estamos simplesmente nos mantendo ocupados, mas não estamos sendo produtivos.

Desempenhar de modo eficaz, significa disciplinar nossas atividades conforme um plano articulado com resultados claramente estipulados. Administrar tempo não é simplesmente gerenciar uma lista de tarefas. Administração eficaz de tempo é administração de toda a vida, onde o nosso tempo é priorizado e organizado em torno do que é mais valioso em termos pessoais e profissionais.

Quando fazemos o que mais importa, elevamos o nosso desempenho, produtividade e resultados desejados.

Administração do Tempo baseado em “Eficácia e Eficiência”

Em termos de linguagem, geralmente os termos eficácia e eficiência são tidos como sinônimos, no entanto, em termos de administração, há diferenças sutis, porém importantes.

Há muitas definições para ambos os termos, assim como o que diferencia um do outro, mas a mais simples delas, é possivelmente a mais apropriada e que exprime melhor o sentido de cada palavra:

A eficiência é definida como “fazer certo as coisas”, enquanto que a eficácia significa “fazer as coisas certas”.

Melhor explicando, chamamos alguém de eficiente quando esta pessoa realiza todas as atividades que lhe são designadas de forma correta e sem erros. Já a pessoa que é eficaz, entre uma série de alternativas, escolhe a mais acertada ou a que dá os melhores resultados.

Assim, se é atribuído ao eficiente organizar um arquivo de pastas e documentos, ele cumprirá a tarefa de acordo com o que padrão já adotado (ex: ordem alfabética). Já o eficaz, além de realizar a tarefa, buscará identificar qual o melhor método possível tanto em termos do uso quotidiano, como para que ele se mantenha organizado.

Mais e o que isso tem a ver com administração do tempo?

No exemplo acima, um arquivo que foi arrumado utilizando um método melhor de organização, vai propiciar a todos que o consultarem, menos tempo na localização dos documentos procurados. E se ele se mantém organizado mais facilmente e por períodos maiores, menor a possibilidade de perder tempo reorganizando-o novamente.

Todavia é importante fazer um alerta, já que ser eficiente não é errado, mas além disso, buscar a medida máxima de eficiência – que também é a eficácia, quando se chega ao máximo – é o objetivo.

Portanto, melhorar as coisas que foram feitas de forma eficiente da primeira vez, requer que algo que já feito antes, precise ser feito novamente para atingir a excelência e, portanto, com gasto de tempo que por vezes é escasso.

Quando você reserva tempo no seu cronograma de atividades para realizar um treinamento de administração do tempo ou para a leitura de um simples artigo e procura colocar em prática os conceitos vistos, você está sendo eficaz.

Ou seja, quando se busca eficácia na realização das tarefas, os resultados costumam ser amplificados e trazer benefícios quantitativamente maiores e benefícios diversos, como menor tempo consumido e eliminação do retrabalho, que também é economia de tempo!

Outra dedução razoavelmente óbvia de se realizar tarefas de modo eficaz, é que a possibilidade de ocorrência de problemas, é reduzida gradativamente.

Administração do Tempo baseada em “Urgência e Importância”

Aqui vamos nos aprofundar um pouco mais em um aspecto já abordado em administração do trabalho. Ao administrar o tempo, é extremamente comum que duas situações costumem reger e determinar o que é feito: a urgência e a importância.

Como já discutimos, o essencial é se concentrar e priorizar as coisas mais importantes, mais do que apagar incêndios (urgência). Para que isso não fique no campo teórico, é vital que o seu cronograma de atividades diárias seja organizado com base em quadro bastante prático, conhecida como Matriz de Eisenhower.

Nossas atividades podem ser agrupadas em quatro categorias – de acordo com sua natureza – conforme segue:

Matriz de EisenhowerPor que muitos fazem algumas coisas importantes sem saber?

Muitos fazem algumas coisas importantes, apenas porque gostam de fazer e/ou têm comprometimento. Mas não têm a consciência de como isso realmente é importante no contexto de resultados futuros e da prevenção ou preparação para outras situações relacionadas, ou em outras palavras não têm uma visão holística ou visão do todo e como as partes se relacionam ou seu nível de interdependência.

Isso acontece porque as pessoas fazem as coisas segundo os seguintes critérios, na ordem em que aparecem:

  1. Obrigação

  2. Necessidade

  3. Responsabilidade

  4. Comprometimento

Portanto – gostando ou não – as coisas mais importantes do quadrante 1 devem ser feitas em primeiro lugar, mas na prática é bastante comum ver as pessoas atuando em situações do quadrante 4. Quando há grande incidência de situações do quadrante 4, é indicativo de problemas de planejamento e administrativos. O terceiro quadrante, é a absoluta perda de tempo.

No livro de Covey que mencionamos, ele vai além e nomeia os quatro quadrantes e determina uma ação macro para cada um:

  • Tempo da qualidade – o primeiro quadrante (verde) ou das coisas muito importantes, mas pouco urgentes e que é chamado também por alguns de quadrante da produtividade, é assim chamado por não agirmos com prazos apertados, com tendência de produzir resultados com maior qualidade e melhores. “AGENDE” e reserve um tempo para tarefas desse grupo;

  • Bombeiro – segundo quadrante (vermelho) ou das coisas muito urgentes e muito importantes, no qual não há opção, senão “FAZER AGORA”, sendo desnecessário explicar porque é chamado “quadrante do bombeiro”;

  • Desperdiçadores de tempo – o terceiro quadrante (amarelo) é destinado ao que não é nem importante e nem urgente e que envolve as tarefas rotineiras que pouco agregam ao resultado final, podendo ser deixadas para quando há tempo livre – o que pode ser raro – ou preferencialmente, ser uma tarefa eliminada ou substituída por algo de valor. Está frequentemente relacionado com burocracia e processos obsoletos e de pouco ou nenhum valor agregado.

  • Distração – o quarto quadrante (laranja) é o das coisas que são urgentes, mas pouco importantes e que por esta razão, devem ser “DELEGADAS” a terceiros, desde que seja possível fazê-lo. Por exigir uma resposta imediata, produzem interrupções no fluxo das coisas importantes e, portanto, produz distração.

Saiba que a crença de que uma pessoa que está sempre ocupada, é alguém trabalhador, precisa cair por terra. Terminar antes o que se tem para fazer e por isso até dispor de algum tempo livre, não é indicativo de ociosidade, mas de organização e eficácia!

Administração do Tempo baseada na “Qualidade de Vida”

A administração do tempo e a qualidade de vida devem estar ligados à satisfação das necessidades (segurança, fisiológicas, sociais, estima e realizações pessoais) que as pessoas têm. Na medida em que uma ou mais necessidades não são devidamente atendidas, o desempenho poderá ser afetado em vários graus.

Quando você olha para sua própria vida, você consegue enxergar a relação entre as dificuldades que tem para administrar seu tempo e a qualidade da vida que tem (ou que não tem)?

Quanto mais você consegue perceber como as questões se relacionam, maiores as chances de você poder melhorar as coisas em relação às necessidades que não são atendidas. Em outras palavras, se qualquer uma das necessidades não for satisfeita, sua qualidade de vida será reduzida ou mesmo pode estar comprometida e você tende a ter dificuldades em administrar o tempo.

Mas cuidado, porque fazer mais coisas mais rapidamente, não substitui o fazer o que precisa ser feito (eficácia). O importante é entender que cada uma das cinco partes não são elementos estanques e independentes, portanto é necessário que haja equilíbrio e sinergia entre elas.

Pirâmide de MaslowVamos entender as cinco necessidades (Pirâmide de Maslow):

  1. Necessidades Fisiológicas – para realizar coisas, precisamos de energia, disposição e boa saúde, através de atendimento de necessidades físicas, como alimentação, vestuário, moradia, água, etc. São as necessidades mais básicas que todo ser humano tem;

  2. Necessidade de Segurança – a tranquilidade para produzir é intimamente ligada à sensação de segurança quanto à ameaças quaisquer a si próprio, às pessoas com as quais existem relacionamentos (família, amigos, etc) e as coisas que temos (os bens pessoais);

  3. Necessidades Sociais – para atingir objetivos comuns, é preciso saber trabalhar em conjunto com outras pessoas, através de atendimento de necessidades sociais, associando-nos a outras pessoas, respeitando-os, relacionando-nos com eles, fazendo parte de grupos (escola, trabalho, vizinhança, família, amigos, etc);

  4. Necessidade de Estima – mais do que participar dos diversos grupos sociais acima, o ser humano não pode prescindir de estima por parte dos grupos dos quais faz parte, ele precisa de reconhecimento de suas qualidades e habilidades, ser respeitado, valorizado e admirado;

  5. Necessidades de Autorrealização – essas necessidades representam alguns dos sentimentos mais perseguidos pelas pessoas, especialmente no mundo moderno. Referem-se ao atingimento de objetivos pessoais e realização profissional e pode-se mesmo dizer que tem íntima relação com alcançar a felicidade.

Assim, na medida em que uma ou mais necessidades não são alcançadas, criam-se frustrações e problemas pessoais que acabam por interferir na produtividade, no desempenho, na satisfação e até mesmo na alegria das pessoas. O comprometimento dos resultados, acarreta problemas e consequentemente mais tempo – que já é escasso – é necessário para cumprir a rotina diária. Entramos em um círculo vicioso.

Na medida inversa, está provado que pessoas mais realizadas, com melhor qualidade de vida, tendem a ser mais produtivas. As pessoas ganham, as empresas ganham!

E por falar em empresa, se no âmbito pessoal tem importante influência, a qualidade de vida no trabalho pode ser ainda mais decisiva e com benefícios que em diferentes graus afetam o tempo disponível para a realização das atividades profissionais:

  • Há maior comprometimento e motivação por parte das pessoas nos projetos da empresa;

  • Os resultados são substancialmente melhores, com notável ganho de produtividade;

  • A comunicação empresarial naturalmente tende a ser melhor;

  • Queda nos índices de absenteísmo;

  • Redução de problemas da não qualidade de produtos e serviços e consequentemente na frequência de retrabalho;

  • Clima organizacional mais agradável e positivo;

  • As pessoas tendem a apresentar mais soluções do que problemas;

  • Redução do turnover ou rotatividade de funcionários e consequentemente menor tempo dedicado ao aprendizado (treinamento, cursos, etc) e ao ganho de experiência por parte de novos colaboradores;

  • Menor pressão e cobranças, pois o engajamento ocorre naturalmente e os prazos costumam ser cumpridos mais frequentemente.

Conclusão

Administração do tempo não tem relação com ganhar mais tempo, mas gerenciar com eficácia o que é preciso ser feito durante a jornada de trabalho.

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