Dicas e truques para aumentar sua produtividade com administração do tempo

Você tem frequentemente se visto sem tempo para fazer coisas, seja no ambiente profissional, seja na vida privada? Tem aberto mão de participar de eventos? Vem correndo cada vez mais para entregar trabalhos e projetos? Deixou de fazer coisas que gostava ou precisava, por absoluta falta de tempo? Se o “vilão” destas e outras situações têm sido o tempo que parece cada vez mais escasso, então isso é para você! Neste artigo vamos abordar alguns princípios de administração do tempo e lhe dar algumas dicas de como administrar melhor o seu tempo.

Considerações iniciais

Peter Drucker diz que não conseguimos atingir nossos objetivos diários porque - em termos de administração do tempo - procedemos de maneira totalmente inversa ao que deveríamos, isto é, procuramos espremer uma "massa" que se encontra em processo de constante expansão (todas as nossas atividades) dentro de um compartimento rígido e limitado (o tempo diário).

Ao contrário do que ouvimos, não temos menos tempo e tampouco há métodos para arranjar mais tempo para fazer as coisas. Por mais que tenhamos a sensação de que o tempo varia, obviamente todos os dias são exatamente iguais. Ninguém tem mais ou menos tempo, pois ele é exatamente igual para todos. É por esta razão que temos que apelar para a administração para nos ajudar.

Mais que isso, até mesmo os títulos de livros e cursos estão parcialmente incorretos. Na medida em que o tempo é imutável, ou seja, é sempre igual, administrá-lo não vai alterá-lo. Sendo assim, o que se administra, são as tarefas que temos para executar ao longo de um período de tempo e, portanto, o uso do termo “administração do tempo”, tem como propósito apenas de tornar claro o intuito do que se pretende.

Administrar o tempo ou o trabalho?

Já parcialmente respondemos a esta pergunta, mas ainda falta saber como administrar melhor o trabalho e as tarefas e compromissos diários, para que o tempo de que dispomos seja suficiente para fazer o que precisamos.

  • Ao invés de ser reativo, procure ser pró-ativo – Antecipe-se aos problemas. Muitas vezes o tempo necessário para resolver determinados problemas é maior do que prevenir que eles aconteçam. É comum no ambiente empresarial ocorrerem problemas da não qualidade, da falta de padrões, normas e procrastinação e sendo assim, somente medidas para erradicar ou diminuir tudo isso, vai resultar em diminuição da ocorrência de problemas;

  • Concentre-se nos itens importantes – Quando você negligencia ou procrastina coisas que são importantes, em algum momento elas tendem a ficar urgentes e toda situação urgente exige medidas imediatas, ou seja, você tem que encaixar a solução em meio à sua rotina diária, às vezes comprometendo a realização de outras atividades importantes ou até mesmo outra urgência. São os chamados “incêndios”;

  • Aprenda a delegar – Entenda que ninguém é onipotente e onipresente e mais que isso, existem pessoas na empresa que devem ser tão capazes quanto você para realizar determinadas tarefas. Entenda que acúmulo de funções não é sinônimo de competência. É apenas desorganização;

  • Planeje por prioridades – Aprenda a criar listas de prioridades, começando pelas coisas mais importantes. É crucial saber medir o impacto da não execução de cada tarefa e consequentemente saber quais têm mais peso e consequentemente devem ser realizadas primeiro;

  • Problemas X Necessidades X Oportunidades – Estes três aspectos são bons indicadores de como está orientado o trabalho do gestor, do departamento e da organização. Se o trabalho concentra-se primeiro em gerar e aproveitar oportunidades, em menor escala buscar o atendimento de necessidades e minimamente orientado à resolução de problemas, então está se fazendo a coisa certa. O inverso desta sequência e distribuição, é o que não se deve fazer.

Análise de Problemas e tomada de decisão

Um problema é a lacuna entre "como as coisas estão" e "como as coisas deveriam estar". Mas cuidado: jamais pense em como você gostaria que as coisas estivessem, pois nesse caso o seu lado emocional e a subjetividade influirão em suas decisões.

O tamanho da distância entre "como as coisas estão" e "como as coisas deveriam estar" é que vai determinar o tamanho do problema, tendo em mente que o cenário de como as coisas deveriam estar, deve ser baseado em metas e planejamento.

Como as coisas estão < = Tamanho do Problema = > Como as coisas deveriam estar

Quando há um problema, as pessoas normalmente procuram solucioná-lo e se contentam com isso. Mas como suas causas normalmente não são atacadas, o problema sempre volta a acontecer. Portanto, é preciso eliminar as causas do problema. Para tanto, faça sempre a pergunta "Por que" pelo menos cinco vezes. Ao fazer isso, você estará identificando pelo menos 5 causas prováveis ou mais frequentes ou de maior peso na ocorrência do problema Depois de identificada(s) a(s) causa(s), crie alternativas para eliminá-las e consequentemente erradicar o problema.

Para escolher a melhor alternativa, faça três colunas, colocando em cada uma delas, respectivamente as vantagens, desvantagens e os riscos para cada decisão alternativa. Ao fazer isso, você terá uma visão completa e clara da situação e poderá tomar decisões com base em racionalidade e avaliação.

Lembre-se que eliminar tanto quanto possível os problemas de uma organização, significa não perder tempo valioso com tarefas que não representam crescimento, oportunidades, fortalecimento e outros aspectos relacionados a ser produtivo. Resumindo, é necessário resolver os problemas que surgem, mas é absoluta perda de tempo!

Administração do Tempo baseada em “Princípios”

Perguntaram a Confúcio o que mais o surpreendia na humanidade, e a resposta foi: "Os homens perdem a saúde para juntar dinheiro e depois perdem o dinheiro para recuperá-la. Por pensarem ansiosamente no futuro, perdem o presente, de tal forma que acabam por nem viver o presente, nem o futuro; vivem como se nunca fossem morrer e morrem como se não tivessem vivido".

Cada vez mais, parece termos menos tempo disponível em todas as nossas atividades da vida e assim, encontramo-nos sem tempo suficiente para todas as coisas que devemos fazer e por consequência, abrimos mão de algumas coisas. Mas a pergunta mais importante que temos que fazer é: você tem realizado as coisas que realmente importam?

Muitos de nós carregamos uma lista de tarefas e aí tentamos eliminar cada item freneticamente. Achamos que fazendo isto estamos administrando nosso tempo. Mas alguma vez examinamos a lista para ver se estamos trabalhando nas coisas certas? E a qualidade do que é feito, ao fazermos apressadamente?

Stephen R Covey, autor do best seller internacional “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, diz: “o princípío chave da administração do tempo e da vida é organizar-se e agir em torno de prioridades e metas. A fórmula para obter melhoria da produtividade e equilíbrio na vida é simples: priorizar, organizar e, então, desempenhar".

O segredo da administração das várias exigências da vida, está antes de mais nada em priorizar. Em outras palavras, devemos determinar o que mais importa e em que metas ou tarefas devemos perseverar. Isso implica sabermos o que valorizarmos e que propósito desejamos cumprir.

No local de trabalho, significa conhecer a visão, a missão e propósito de sua organização - e que papel você desempenha para isso seja alcançado. Nós simplesmente devemos escolher e selecionar prioridades a fim de beneficiar a estratégia, em vez de fazer as coisas que não importam para realizar a estratégia.

Em segundo lugar, devemos nos organizar em torno de prioridades. Um plano com metas e objetivos claros, bem como os meios necessários para atingi-los, permite-nos ser produtivos e obter os resultados que buscamos.

Comece com o objetivo em mente simplesmente perguntado a si mesmo que resultados você deseja. Invista de 10 a 15 minutos diariamente para planejar o seu dia e você terá mais foco nas tarefas importantes e eliminará as não importantes. Delegue tarefas aos outros e fortaleça-os para que possam obter os resultados necessários.

Finalmente, porque estamos com o foco no que mais importa, melhoraremos nosso desempenho e produtividade. “É mais importante onde você está indo do que a velocidade com que você está indo”, diz Covey. Quando nós priorizamos e nos organizamos de acordo com o que mais importa, somos eficazes e obtemos sucesso. Contudo, quando corremos de tarefa em tarefa sem um objetivo claro, estamos simplesmente nos mantendo ocupados, mas não estamos sendo produtivos.

Desempenhar eficazmente significa disciplinar nossas atividades conforme um plano articulado com resultados claramente definidos. Administrar tempo não é simplesmente gerenciar uma lista de tarefas. Administração eficaz de tempo é administração de toda a vida, onde o nosso tempo é priorizado e organizado em torno do que mais importa em termos pessoais e profissionais. Quando fazemos o que mais importa, elevamos o nosso desempenho, produtividade e resultados desejados.

Administração do Tempo baseado em “Eficácia e Eficiência”

Em termos de linguagem, geralmente os termos eficácia e eficiência são tidos como sinônimos, no entanto, em termos de administração, há diferenças sutis, porém importantes. Há muitas definições para os termos e o que diferencia um do outro, mas a mais simples delas, é possivelmente a mais apropriada e que exprime melhor o sentido de cada palavra:

A eficiência é definida como “fazer certo as coisas”, enquanto que a eficácia significa “fazer as coisas certas”.

Melhor explicando, chamamos alguém de eficiente quando esta pessoa realiza todas as atividades que lhe são designadas de forma correta, sem erros. Já a pessoa que é eficaz, entre uma série de alternativas, escolhe a mais acertada ou que dá os melhores resultados. Assim, se é atribuído ao eficiente organizar um arquivo, ele irá fazê-lo como se espera. Já o eficaz, além de realizar a tarefa, fará usando o melhor método possível (menos tempo, mais organização, etc).

Mais e o que isso tem a ver com administração do tempo? No exemplo acima, um arquivo que foi arrumado utilizando um método melhor de organização, vai propiciar a todos que o consultarem, menos tempo na localização dos documentos procurados.

Todavia é importante fazer um alerta, já que ser eficiente não é errado, mas além disso, buscar a medida máxima de eficiência – que também é a eficácia – é o objetivo. Portanto, melhorar as coisas que foram feitas de forma eficiente da primeira vez, requer que algo que já foi feito antes, precise ser feito novamente para atingir a excelência e, portanto, com gasto de tempo que por vezes é escasso.

Quando você reserva tempo no seu cronograma de atividades para realizar um treinamento de administração do tempo ou para a leitura de um simples artigo e procura colocar em prática os conceitos visto, você está sendo eficaz.

Ou seja, quando se busca eficácia na realização das tarefas, os resultados costumam ser amplificados e trazer benefícios quantitativamente maiores e benefícios diversos, como menor tempo consumido e retrabalho, que também é economia de tempo! Outra dedução razoavelmente óbvia de se realizar tarefas de modo eficaz, é que a possibilidade de ocorrência de problemas, é reduzida enormemente.

Administração do Tempo baseada em “Urgência e Importância”

Ao administrar seu tempo, duas situações costumam reger e determinar o que é feito: a urgência e a importância. O essencial é fazer as coisas mais importantes, mais do que apagar incêndios (urgência). Para que isso não fique no campo teórico, é vital que o seu cronograma de atividades diárias tenha reservado tempo para o que é importante.

Nossas atividades podem ser agrupadas em quatro categorias – de acordo com sua natureza - conforme segue:

Quadrante 1
Não Importantes
Não Urgentes

Quadrante 2
Não Importantes
Urgentes

Quadrante 3
Não Urgentes
Importantes

Quadrante 4
Urgentes
Importantes

Por que muitos fazem algumas coisas importantes sem saber? Muitos fazem algumas coisas importantes, apenas porque gostam de fazer (comprometimento). Mas não têm a consciência de como isso realmente é importante no contexto de resultados futuros e da prevenção ou preparação para outras situações relacionadas, ou em outras palavras não têm uma visão holística.

Isso acontece porque as pessoas fazem as coisas segundo os seguintes critérios, na ordem em que aparecem:

  1. Obrigação
  2. Necessidade
  3. Responsabilidade
  4. Comprometimento

Portanto - gostando ou não - as coisas mais importantes do quadrante 3 devem ser feitas em primeiro lugar, mas na prática o mais comum é ver as pessoas atuando em situações do quadrante 4. Quando há grande incidência de situações do quadrante 2, é indicativo de problemas de planejamento e administrativos. O primeiro quadrante, é a absoluta perda de tempo.

Outro ponto que merece destaque quanto ao dilema importância X urgência, é que muitas vezes o que é importante, mas que por alguma razão é negligenciado ou procrastinado, um dia se tornará urgente.

A crença de que uma pessoa que está sempre ocupada, é alguém trabalhador, precisa cair por terra. Terminar antes o que se tem para fazer, não é indicativo de ociosidade, mas de organização e eficácia!

Administração do Tempo baseada na “Qualidade de Vida”

A administração do tempo e a qualidade de vida devem estar ligados à satisfação das necessidades (segurança, fisiológicas, sociais, estima e realizações pessoais) que as pessoas têm. Na medida em que uma ou mais necessidades não são devidamente atendidas, o desempenho poderá ser afetado em vários níveis.

Quando você olha para sua própria vida, você consegue enxergar a relação entre as dificuldades que tem para administrar seu tempo e a qualidade da vida que tem (ou que não tem)? Quanto mais você consegue perceber como as questões se relacionam, maiores as chances de você poder melhorar as coisas em relação às necessidades que não são atendidas. Em outras palavras, se qualquer uma das necessidades não for satisfeita, sua qualidade de vida será reduzida ou mesmo pode estar comprometida e você tende a ter dificuldades em administrar o tempo.

Mas cuidado, porque fazer mais coisas mais rapidamente não substitui o fazer o que precisa ser feito (eficácia). O importante é entender que cada uma das cinco partes não são elementos estanques e distintos, portanto é necessário que haja equilíbrio e sinergia entre elas.

Vamos entender as cinco necessidades (Pirâmide de Maslow):

  1. Necessidades Fisiológicas - Para realizar coisas, precisamos de energia, disposição e boa saúde, através de atendimento de necessidades físicas, como alimentação, vestuário, moradia, água, etc. São as necessidades mais básicas que todo ser humano tem;

  2. Necessidade de Segurança – A tranquilidade para produzir é intimamente ligada à sensação de segurança quanto à ameaças quaisquer a si mesmo, às pessoas com as quais há relacionamento (família, amigos, etc) e as coisas que nos circundam;

  3. Necessidades Sociais - Para atingir objetivos comuns, é preciso saber trabalhar em conjunto com outras pessoas, através de atendimento de necessidades sociais, associando-nos a outras pessoas, respeitando-os, relacionando-nos com eles, fazendo parte de grupos (escola, trabalho, vizinhança, família, amigos, etc);

  4. Necessidade de Estima – Mais do que participar dos diversos grupos sociais acima, o ser humano não pode prescindir de estima por parte dos grupos dos quais faz parte, ele precisa de reconhecimento de suas qualidades e habilidades, ser respeitado, valorizado e admirado;

  5. Necessidades de Auto-realização – Estas necessidades representam alguns dos sentimentos mais perseguidos pelas pessoas, especialmente no mundo moderno. Referem-se ao atingimento de objetivos pessoais e profissionais e pode-se mesmo dizer que tem íntima relação com alcançar a felicidade.

Assim, na medida em que uma ou mais necessidades não são alcançadas, criam-se frustrações e problemas pessoais que acabam por interferir na produtividade, no desempenho, na satisfação e mesmo na alegria das pessoas. O comprometimento dos resultados, acarreta problemas e consequentemente mais tempo - que não existe – é necessário para cumprir a rotina diária. Entramos em um círculo vicioso.

Na medida inversa, está provado que pessoas mais realizadas, com melhor qualidade de vida, tendem a ser mais produtivas. As pessoas ganham, as empresas ganham!

Conclusão

A Administração do Tempo tem como objetivo administrar as tarefas, as rotinas de trabalho, estabelecer metas e objetivos, fazer as coisas que realmente importam, ser eficiente mas, sobretudo buscar eficácia no que se faz e perseguir a qualidade de vida. Agindo assim, as pessoas conseguem fazer o que é necessário e importante, de acordo com o tempo que têm e que sempre será o mesmo para todos nós.