Efeitos da falta de planejamento estratégico em MPEs

Muito se fala da importância do planejamento estratégico para empresas dos mais diferentes segmentos e portes.

No entanto, a prática demonstra que boa parcela delas faz planejamento nenhum, especialmente as micro e pequenas empresas (MPEs).

As consequências, os efeitos da falta de planejamento, muitas vezes são severos. Conhecer tais efeitos é importante, pois assim como em uma doença aparecem sintomas indicando que há algum problema de saúde, na empresa também!

Qual a influência do planejamento estratégico nas micros e pequenas empresas?

A influência do planejamento estratégico em qualquer empresa – e não apenas nas micro e pequenas – é imenso. Tanto em termos de sua elaboração e adoção, como da sua ausência.

Mas nas micro e pequenas, a sua ausência pode ser mais sentida pela limitação de recursos de todas as naturezas – os financeiros, os humanos, os materiais, a tecnologia, etc.

Estudos do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) indicam situações importantes:

Entre os principais motivos que levam empresas a fecharem nos primeiros anos de atividade são a falta de planejamento, deficiências na gestão e o comportamento do empreendedor;
80% das micro e pequenas empresas fecham as portas nos cinco primeiros anos;
Cerca de 30% desses negócios se mantém abertos por até dois anos;
Mais da metade (55%) abriu a empresa sem que tivessem elaborado um plano de negócios e 46% o fizeram sem nem conhecer os hábitos de consumo dos seus potenciais consumidores ou sequer imaginavam a quantidade deles que poderiam consumir seus produtos / serviços;
Pela falta de um planejamento preliminar e bem elaborado, não têm a completa dimensão do investimento necessário, do capital de giro e reservas para manterem-se funcionando, o que se obteria na fase de coleta de informações;
Pouco ou nada se sabe sobre o mercado e os concorrentes.

Ou seja, planejamento não apenas é um fundamento para o crescimento do negócio, como é uma exigência primária para sua manutenção.

Quais os efeitos da falta de planejamento?

Há uma série de consequências – como os sintomas das doenças – e que indicam como está a situação da empresa e que algo precisa ser feito para mudar o cenário e as perspectivas futuras. Tal como qualquer doença, é importante tratar a origem ou causa e não o efeito ou sintoma.

1. Procrastinação

Procrastinar é deixar para amanhã ou depois. É adiar o que deveria ser feito.

A procrastinação nas empresas, pode ser resultado de comportamento e características dos profissionais, mas muitas vezes pode ser também resultado de não haver objetivos, metas, razões para se fazer as coisas, sentido de importância, cronogramas e prazos.

Tudo isso normalmente é determinado em planejamento.

Procrastinação é ainda um sintoma da pouco eficiente ou nenhuma administração do tempo.

2. Temporário tornando-se definitivo

A improvisação, as ações ou coisas temporárias, o “jeitinho ou a gambiarra”, que funcionam e resolvem por enquanto, invariavelmente tomam lugar do que deveria ser feito do modo correto, planejado, organizado e sendo a melhor ou mais adequada solução e o que é pior, por “funcionarem” no momento da adoção, tornando-se definitivas.

Nesse tipo de situação, também há procrastinação, porque são adiadas as soluções verdadeiramente permanentes e, portanto, é outro sintoma da falta de planejamento.

É o funcionário que faz coisas para as quais não foi contratado, que não tem capacitação e nem treinamento e pior, quando é o próprio empreendedor, que não tem a noção do quão valioso é o seu tempo.

Mas é também o equipamento inadequado, o ambiente improvisado, o procedimento adaptado, a matéria-prima errada, entre outras situações tão comuns.

O grande problema disso, é que por não ser a solução mais adequada, é legítima uma bomba relógio. Uma hora explodirá.

Frequentemente as falhas, os erros e os imprevistos, nascem disso e produzem as urgências.

3. Urgente vs importante

Empresas sem planejamento constantemente veem-se trabalhando com base no que se chama de “apagar incêndios”.

As coisas urgentes podem ser originárias das improvisações e das coisas temporárias que se tornaram definitivas, mas também são consequência das coisas importantes que em algum momento não foram feitas, porque não houve um planejamento que as definiu, bem como sua prioridade na rotina diária.

Tudo que é importante, mas é negligenciado, em um dado momento se tornará urgente e não mais poderá ser protelado.

Entre as implicações de trabalhar orientado pelas urgências, é que se produz estresse na equipe, compromete-se a boa qualidade no atendimento aos clientes, produtos e serviços tendem a apresentar problemas e terem baixa qualidade, atrasos de diferentes naturezas tornam-se frequentes, há um aumento generalizado dos custos, entre outras consequências.

No outro lado, o que é importante mas não é urgente e por essa razão é postergado, muitas vezes está relacionado ao crescimento sustentável, à organização, às melhorias, ao investimento e outras ações que produzem frutos melhores.

4. Saúde financeira

A saúde financeira da empresa também é duramente impactada na ausência de planejamento.

Seja por gastos inesperados decorrentes das coisas urgentes, que além de não terem sido previamente estipulados e, portanto, esperados, quando se apresentam, pode não se conseguir as melhores condições, as melhores negociações, os prazos ideais ou viáveis, descontos, disponibilidade e alternativas.

Mas as finanças são afetadas também porque não havia previsões precisas ou mesmo nenhuma sobre necessidades de investimentos, de custos, de taxas e impostos, de reservas e capital de giro.

Empréstimos, endividamento, atrasos junto a fornecedores, redução ou mesmo incapacidade de investimento, são outros dos efeitos da ausência de um planejamento estratégico prévio.

5. Erros e problemas administrativos

Os erros e problemas administrativos de toda espécie, são outro sintoma comum de empresas que não se planejam.

Eles acontecem nas mais diferentes esferas administrativas. Na administração de pessoas, de processos, de recursos materiais e matérias-primas, de clientes e de fornecedores.

É a burocracia e/ou os métodos obsoletos ou inadequados de se fazer as coisas. É também muitas vezes o método próprio – cada um faz do jeito que quer ou acha melhor. A falta de padronização, caracterizada por absoluta falta de procedimentos operacionais padrão, os quais são um dos princípios da qualidade de produtos e serviços.

6. Desconhecimento do mercado

Quando não se conhece o mercado, não se sabe quem são o público-alvo e as personas para as quais os produtos / serviços melhor atendem necessidades, desejos e expectativas.

Entre as várias consequências de ignorar esse tipo de informação, é que não há direcionamento na concepção de produtos mais orientados, nas ações de Marketing – seja o tradicional ou o digital – e de publicidade, na prospecção de clientes potenciais e na própria condução eficiente do processo de vendas.

Mas conhecer o mercado também é ter uma visão ampla e profunda da concorrência, das condições macroeconômicas, do potencial e perspectivas de crescimento, das áreas ou frentes em que podem atuar e dos setores do seu próprio segmento que são mais carentes de atenção.

Muitas vezes apenas miram, tentam copiar e perseguir aqueles que acreditam – pois não têm certeza – que são os líderes do segmento e não enxergam os concorrentes que podem ser ameaça. Simplesmente ignoram como está fatiado o mercado (Market Share) e qual o pedaço que lhes cabe nessa divisão.

Assim, o pouco de Marketing que é feito – quando é feito – não tem fundamento e por isso, produz resultados inexpressivos.

Não sabem na maioria das vezes nem mesmo quais são suas próprias e maiores virtudes ou forças, seus defeitos ou fraquezas, as chances ou oportunidades que se apresentam e as tendências ou o caminho que o mercado está seguindo – análise SWOT – e, portanto, como se posicionar de acordo com sua própria condição.

7. Falta de métricas, controles e relatórios

Controles não têm objetivo de burocratizar e nem impor barreiras. Métricas não são apenas números e relatórios, não constituem trabalho desnecessário para ocupar o tempo em reuniões gerenciais.

Eles devem servir para indicar as condições momentâneas de tudo que está sendo feito, como quanto percorremos e quanto falta para os objetivos e metas, a qual velocidade caminhamos e, portanto, em quanto tempo chegaremos, os resultados – quantificáveis – das ações adotadas e que nos ajudam a saber o quão bom ou não está sendo nosso trabalho.

Na verdade, nem metas existem. O que pensam que são metas, são na verdade desejos.

São também um retrato de como estão os gastos e investimentos, se as vendas estão em queda, estagnadas ou em evolução, como está a capacidade produtiva, se a carteira de clientes está crescendo ou encolhendo e até se o trabalho nas redes sociais está rendendo frutos.

Mas se não há planejamento, é como viajar sem destino certo. Qualquer caminho serve, em qualquer velocidade que se vá e não importa muito quando e como chegar. Contentam-se em algum dia chegar a algum lugar.

8. Não aproveitam a Internet

Até imaginam que sabem a importância e o poder da Internet, mas não sabem como usufruir e com isso adotam ações pouco eficientes. Na maior parte das vezes, apenas tentam fazer o que veem os outros fazendo.

Têm uma presença digital pequena e que produz pouco ou quase nenhum retorno. Isso porque apenas “copiam”, mas sem consciência do que e do porquê estão fazendo.

Não sabem o poder que o conteúdo tem para atrair pessoas (Inbound Marketing) e quando sabem, não sabem como praticá-lo. Desconhecem como fazer Marketing Digital e como trabalhar seus próprios sites e as redes sociais.

E por essas e outras razões, ainda fundamentam seu trabalho no presencial, mas quando uma situação como o lockdown e o isolamento social exige, ou ainda quando é preciso ir além de uma atuação geograficamente limitada, não têm nem mesmo como sobreviver.

9. Subutilizam a tecnologia

A tecnologia – e a Internet do item anterior, é um exemplo – deve servir como instrumento para facilitar as coisas.

Usar a tecnologia não é uma questão de opção.

É por meio dela que processos podem ser simplificados, a informação pode ser obtida de forma melhor e mais ampla, viabilizando os controles, métricas e relatórios. Ajuda na simplificação e na melhoria da operação também para os clientes.

Está presente nos sistemas, nos serviços e aplicativos na nuvem ou mesmo localmente, no chat de atendimento e nos gateways de pagamento e até na fintech escolhida como alternativa aos tradicionais bancos.

Pode-se até dizer com razoável nível de confiabilidade, que o nível de presença da tecnologia em tudo o que uma empresa faz, é um indicador do quanto ela está arraigada no passado ou orientada para o futuro. E planejamento, entre muitas coisas, é preparar-se para o futuro.

Conclusão

Há efeitos nocivos (sintomas) da falta de planejamento nas micro e pequenas empresas e que comprometem não só o crescimento, mas a sobrevivência do negócio.