Lições de administração eficaz de pessoas

Administrar pessoas é possivelmente uma das tarefas mais desafiadoras para um administrador de empresa.

Não que a administração em si seja, mas o material humano e todo o universo que ele representa, não garante respostas e resultados exatos. Uma mesma prática em dois grupos diferentes, pode produzir resultados diametralmente opostos.

Conhecer os desafios que podem surgir no caminho, ter ciência da importância de gerenciar adequadamente o grupo e tirar aprendizado praticável de lições de administração, são condições fundamentais para ser eficaz.

Os desafios de administrar pessoas

Administrar pessoas é saber utilizar os talentos, capacidades, habilidades, conhecimentos, experiências e motivações delas para produzir os melhores resultados.

Teoricamente pode parecer simples. No entanto, a prática frequentemente não condiz com a teoria.

Na maior parte das vezes porque o administrador falha no saber.

Sim, em nossa resumida definição, a palavra saber tem papel vital, uma vez que só através do conhecimento de cada aspecto de sua equipe, que ele pode usar adequadamente os recursos humanos disponíveis para tirar dele tudo o que pode ser entregue.

Outro desafio implícito, é harmonizar as diferenças naturalmente existentes em qualquer time e que reside na individualidade de cada membro.

15 lições de administração de pessoas

A superação dos desafios que naturalmente acontecem em toda organização, passa necessariamente por habilidades e competências que um gestor deve ter ou desenvolver, a fim de que ele consiga extrair do capital humano de que ele dispõe, o que há de melhor nele.

Para tanto, há algumas lições ou aprendizados que são básicos e essenciais, mesmo sabendo-se que não se trata de uma ciência exata. Todavia, a prática desses princípios, principalmente se devidamente combinados, tem produzido resultados inquestionáveis.

1. Descubra os talentos ocultos

Descobrir os talentos de cada colaborador, é fundamental para obtenção dos melhores resultados.

A pessoa que age exercitando o que ela faz de melhor, tende a ter resultados melhores, atua com mais facilidade e naturalidade, é mais produtiva, além de ter maior satisfação no que faz.

Um talento pode esconder um futuro gestor de uma área específica da empresa.

A gestão de talentos há um bom tempo deixou de ser uma tendência, para ser uma necessidade.

2. Delegue às pessoas certas

Delegar coisas não apenas às pessoas mais talentosas em alguma atividade específica, mas também aquelas que são mais comprometidas, mais responsáveis, bem como apresentam maior potencial a ser desenvolvido.

Além de ser um meio de comprovar talentos e potenciais, averiguar o comprometimento e a responsabilidade, ao delegar o administrador também é liberado para que ele dedique seu tempo, seu conhecimento e seus esforços nas tarefas que são mais estratégicas para a empresa.

Delegar é também confiar, oportunizar, estimular e envolver.

3. Contrate certo

Contratar a pessoa certa para uma função, afeta nos custos, no clima organizacional, maximiza o tempo envolvido nos processos, melhora a qualidade do que é feito, contribui para a produtividade, entre outros benefícios.

Não é raro vermos gestores tendo que resolver inúmeros problemas e lidando com consequências de uma contratação que não considerou o perfil adequado para a vaga, assim como os requisitos indispensáveis, aptidões e talentos desejáveis.

4. Simplifique o que puder

Processos complexos, não são necessariamente sinônimos de bons processos. Supere os paradigmas sobre como as coisas devem ser feitas.

É preciso lembrar que processos são conduzidos por pessoas e quanto mais etapas ou procedimentos, bem como pessoas são envolvidas, mais chances existem de erros e consequentemente de um resultado negativo e retrabalho.

Simplificar ainda abrevia o tempo e as vezes até o custo associado.

5. Transfira seu conhecimento

O bom administrador não deve ter receio de ser suplantado por seus colaboradores.

Ensine tudo o que sabe aos seus colaboradores, naturalmente quando observa que há neles terreno fértil para desenvolvimento da semente do conhecimento.

O conhecimento é a matéria-prima sobre a qual as empresas estão se desenvolvendo e alcançando melhores resultados diante de uma concorrência cada vez mais acirrada.

6. Saiba administrar

Por redundante que possa parecer, há quem não enxergue a importância disso. Administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar.

Sem planejamento, seus colaboradores não saberão onde se pretende chegar ou as metas que são perseguidas. Se falta organização, não sabem o que fazer. Na ausência de direção, o como fazer e a tomada de decisões não acontecem. Por fim, sem controle, a casualidade passa a ditar os rumos do departamento.

7. Priorize o importante

A quantidade de situações urgentes – apagar incêndios – que ocorre em uma empresa, revela a quantidade de situações importantes que em algum momento foram negligenciadas ou procrastinadas.

Oriente e discipline seu pessoal para identificar o que é importante ser feito, onde concentrar seus esforços e dedicar mais atenção, para que o que é importante hoje, mas ainda não é urgente, em algum momento se torne urgente.

Pessoas que têm que lidar frequentemente com o urgente, não têm tempo para o que é importante, mas que inevitavelmente em algum momento será urgente.

8. Promova a comunicação

Promover comunicação empresarial eficaz, é garantir antes de mais nada, a qualidade da informação e assim evitar muitos problemas relacionados no ambiente organizacional, como retrabalho, erros em processos internos, má qualidade no atendimento aos clientes, baixa qualidade de produtos e serviços, entre outras consequências que afetam uma equipe e os resultados da empresa.

A busca por uma comunicação verdadeiramente eficaz, ainda pressupõe aspectos que favorecem o grupo, como empatia, administração do conflito interpessoal, superação de insatisfações, conhecimento mútuo, surgimento de novas ideias, aceitação e tolerância, bem como outros benefícios.

9. Use a tecnologia

A tecnologia é o estudo de como aplicar o conhecimento para fazer qualquer coisa ou um procedimento para produzir um resultado.

Assim a tecnologia deve servir como instrumento para que as pessoas produzam melhores resultados, de forma mais fácil, mais rápida e mais barata. Como consequência, os clientes são atendidos com mais qualidade, os produtos e serviços tendem a serem melhores e até há melhora na qualidade de vida no trabalho.

10. Seja exemplo

Ser exemplo, é alinhar prática e discurso.

O que você diz e, sobretudo, o que você pede aos seus colaboradores, precisa ser antes de mais nada visto por eles em você mesmo.

Se você pede que eles administrem melhor seu tempo, antes eles precisam ver que você pratica administração do tempo.

11. Reconheça os méritos

Reconhecimento é um dos principais combustíveis da empresa. O ser humano é movido por ele.

Reconhecer os méritos é identificar e dar o respectivo valor às iniciativas, aos resultados, às ações das pessoas.

Manifesta-se por um simples, mas essencial “parabéns” e passa por bonificações, incentivos, promoções e que por sua vez trazem mais responsabilidades, compromissos, metas e desafios. Ou seja, é princípio de um ciclo virtuoso.

12. Assuma responsabilidade pelos resultados

Há gestores que colhem para si os louros das vitórias e colocam a responsabilidade das derrotas nas costas dos seus comandados. Esses inevitavelmente já perderam sua equipe.

Quando os resultados não vêm, é preciso ter a maturidade de reconhecer que se falhou em alguma ou muitas das presentes lições, ou de outras ainda, as quais são todas de total responsabilidades do administrador.

A terceirização da culpa, é um comportamento que fecha as portas para enxergar os próprios erros, para encontrar soluções e o desenvolvimento.

13. Motive as pessoas

Motivação é a busca do porquê uma pessoa age. A razão que faz ela se dedicar e comprometer-se com alguma coisa.

Cada pessoa tem diferentes motivos para agir. Cada uma precisa de diferentes doses de motivação. Não se consegue motivação apenas com uma palestra ou evento. Você pode até ter algum efeito instantâneo, mas resultados consistentes e permanentes, exigem uma política permanente.

Descobrir o que motiva cada colaborador, é o caminho para conseguir dele os melhores resultados.

14. Seja humano

Empresas são feitas de pessoas. Processos são conduzidos por pessoas. Resultados só vêm por meio das pessoas. E pessoas são humanas, com suas qualidades e defeitos, forças e fraquezas, necessidades e desejos.

Compreender esse vasto universo associado a condição humana e acima de tudo, mostrar-se igual e solidário, é fundamental para conseguir dele o comprometimento espontâneo e necessário para qualquer resultado.

15. Ensine a voar

Tal qual como os pássaros que saem do ninho para seu primeiro voo, o papel do administrador é preparar seus colaboradores para voar ou em outras palavras, atuar como um facilitador para o desenvolvimento profissional.

Em parte vem de algumas das 14 lições anteriores. Em parte vem de confiar e dar confiança, de dar estímulos e recompensas, de preparar e desafiar, dar autonomia e controlar.

Um gestor que ensina seu pessoal a voar, pode ausentar-se nas férias ou em uma viagem de negócios e sabe o que vai encontrar quando retornar.

Conclusão

Administrar pessoas com eficácia, é saber adotar as ações e decisões mais acertadas a fim de colher os melhores resultados que tais pessoas podem entregar.