Formação e manutenção de equipes de trabalho coesas e eficazes

Pode parecer menosprezo às habilidades dos gestores falar em formação de equipes de trabalho, afinal todo mundo sabe da sua importância para o sucesso de qualquer organização.

A questão não é não enxergar que é importante, mas o quão decisivo esse fator pode ser. Mais do que isso, conhecer tudo que envolve, não negligenciando nada ou tratando como menos relevante.

Por isso, nesse encontro vamos um pouco além do que a maioria costuma fazer e abordar também os aspectos que nem todos falam, mas que algumas vezes são cruciais para alcançarmos os resultados necessários e desejados.

A diferença entre grupos e equipes

Não há como entrar nesse assunto, sem falarmos da diferença entre grupos e equipes de trabalho.

A princípio pode parecer a mesma coisa para alguns e sob o ponto de vista semântico, podem até ser sinônimos. Mas como em outros casos envolvendo administração de pessoas, há sutis mas importantes diferenças.

Sob essa ótica, um grupo é apenas uma reunião de pessoas. Já quando pensamos em equipes, pressupõe-se que essas mesmas pessoas estejam reunidas em torno de um propósito que deve ser comum e para tanto, a escolha de cada membro também atende a um porquê. Ou até vários, ocasionalmente.

Não se precipite e não tire conclusões apressadas da diferenciação acima. Ainda é cedo!

Em determinados cenários, um grupo pode funcionar suficientemente bem. Geralmente quando desse grupo, não se espera e nem se exige nada de muito especial.

Digamos que a única tarefa do nosso hipotético grupo, seja apertar parafusos. Há suprimento suficiente de parafusos, há ferramentas para fazê-lo e as pessoas sabem como fazê-lo.

Portanto, é pouco provável que haja algum problema que comprometa o resultado ou algo que se possa ser melhorado no processo, para que o resultado também supere o esperado.

A situação muda quando a quantidade de variáveis que podem interferir no resultado, aumenta significativamente e exige que diante da ocorrência de cada variável, os membros do grupo também mudem sua atuação para conduzir a situação de volta à normalidade e perseguirem o objetivo coletivo.

A analogia natural, são as equipes esportivas e em particular as de futebol, afinal vivemos em um país de milhões de técnicos.

Um time é considerado uma equipe e não apenas um grupo de jogadores, quando:

• Função – cada um conhece a sua função (posição no esquema tático), o seu papel e sabe desempenhá-la bastante bem;

• Contribuição – além do aspecto anterior, cada jogador sabe qual a sua parcela de contribuição para o atingimento do resultado, que geralmente é a vitória, embora sabemos que pode ser um empate também ou até uma derrota por um determinado placar;

• Comprometimento – é o comprometimento o componente necessário para que exista a dedicação / esforço, algumas vezes até mais do que o inicialmente imaginado;

• Solidariedade – o comportamento solidário frequentemente é exigido, quando o jogador cumpre a função que originalmente seria de outro, seja porque o responsável primário falhou, seja porque ele não deu conta sozinho. É o caso do atacante que volta e cobre ou auxilia um companheiro da defesa, porque observou que ele está sobrecarregado;

• Abnegação – ou também renúncia, caracteriza-se sempre que um jogador abre mão da sua função e do seu resultado pessoal, em prol de um companheiro que pode cumpri-la melhor momentaneamente. É o atacante que dá o passe para outro melhor posicionado e com maiores chances de gol;

• Coletividade – o individual dá lugar ao coletivo e seus interesses e se manifesta quando o artilheiro vê que seus resultados são mais importantes para a equipe e não para ele ser o melhor da competição.

Por que é preciso formar equipes?

Talvez a melhor pergunta não seja essa, mas quando é preciso formar equipes, já que vimos que há situações nas quais um grupo basta.

É preciso formar equipes sempre que um – ou mais de um – aspecto a seguir estiver presente:

• Existem variáveis internas (ex: possibilidade de falhas) e externas (ex: atuação da concorrência ou exigências dos clientes) que interferem em como as coisas são feitas e nos resultados;

• Algum grau de incerteza ou pouca previsibilidade sobre o que pode acontecer e assim envolvem a tomada de decisões;

• O resultado final deve ser melhor do que a simples soma dos resultados individuais;

• É necessário haver pessoas com características diferentes e complementares;

• Há funções diferentes no grupo mas que são interdependentes e essenciais para o resultado final;

• Os integrantes precisam se desenvolver continuamente e disso depende a melhoria dos resultados gerais;

• Envolver atividades que dependem de características essencialmente humanas (ex: empatia ou criatividade) e, portanto, não podem ser automatizadas ou substituídas por máquinas / robôs.

Quais os desafios na formação de equipes?

Nesse ponto, para muitos pode parecer fácil o nosso trabalho. No entanto, há uma série de desafios pelo caminho e que muitas vezes é o que impede muitos gestores de formar e manter equipes eficientes e coesas.

1. Diferentes gerações no mercado de trabalho

No Brasil, mas também no mundo, vivemos um momento em que boa parcela da população economicamente ativa tem envelhecido e novas gerações estão ingressando no mercado de trabalho. O cenário é de mescla de diferentes gerações no mercado de trabalho.

As novas gerações que vêm substituindo as anteriores, são essencialmente diferentes em vários aspectos, aspirações e pretensões. Conciliar as diferenças existentes entre as gerações, tem representado um importante desafio para os gestores.

Como também tem sido, saber aproveitar as qualidades e as características próprias que marcam cada uma.

2. Administrar o conflito interpessoal

Relacionado com o desafio anterior, a administração do conflito interpessoal, é tarefa das mais árduas.

Isso porque conforme mencionamos as diferenças e, portanto, as necessidades, desejos e expectativas são as mais diversas. Mas mesmo entre indivíduos de uma mesma geração, os interesses podem variar enormemente.

Alguns priorizam o lado pessoal, ou o que ganham com o que é feito. Outros priorizam o coletivo, sem se lembrarem que o individual também é importante, já que a soma das partes é que resulta no todo. Mas há também quem não se interessa nem por um, nem pelo outro. Apenas se deixa levar pela maioria.

Consequentemente o que motiva um pode ser indiferente para outro conciliar isso é um grande desafio.

Mas cuidado! Não se pode cair no erro de generalizar e supor que por alguém pertencer à uma geração específica, obrigatoriamente apresenta um determinado comportamento.

3. Formação de talentos

Foi-se o tempo em que a abertura de uma vaga significava a disponibilidade de uma centena de candidatos qualificados.

A depender do perfil da vaga, o seu preenchimento pode levar muito tempo e algumas vezes a contratação de alguém que não atende 100 % o que se pretendia, pela absoluta falta do candidato “perfeito”.

Diante desse cenário a empresa precisa priorizar o potencial futuro e investir na formação do talento que precisa.

4. Focar nas soft skills

Se até uma ou duas décadas atrás o foco da maioria das empresas era concentrado na experiência e na formação profissional, hoje o foco deve ser na soft skills ou se preferir nas habilidades comportamentais e características individuais dos profissionais .

Isso tem tudo a ver como que já falamos até aqui, como por exemplo, a empatia e a criatividade, já que várias das hard kills tem sido substituídas pela Inteligência Artificial ou até por outra tecnologia.

Talvez você não precise mais de alguém que tenha um conhecimento específico em engenharia, mas ainda precisará de alguém que tenha a visão e a sensibilidade de como aplicar esse conhecimento para atender as necessidades e desejos dos clientes.

5. Melhorar a comunicação

Por paradoxal que possa parecer, ao mesmo tempo que vemos surgir uma infinidade de ferramentas voltadas para a eficiência da comunicação, a realidade é que ela vem se degradando assustadoramente e crescem os problemas de comunicação nas empresas.

E para muitas áreas, como por exemplo, no Atendimento a Clientes, em Vendas e em Marketing, a comunicação exerce papel crucial no que é feito e nos resultados obtidos.

Mas não é só internamente em cada área, mas nas muitas situações cotidianas dentro de uma empresa, há intensa comunicação interdepartamental, mas que é permeada de muitos ruídos e que afetam significativamente a produtividade e a qualidade do trabalho que é feito.

O gestor de uma equipe precisa saber identificar as causas naturais ou orgânicas e aquelas de origem corporativa ou organizacionais, para saber adotar as respectivas soluções

6. Contratar certo

Esse é um desafio que muitas vezes não é enxergado muitas empresas.

Há muitas que não sabem contratar as pessoas certas para as vagas e as razões podem ser inúmeras, como por exemplo:

• Definição inadequada do perfil;

• Focam apenas ou dão demasiada importância nas hard skills;

• Não tem paciência e ou competência para a formação dos talentos que precisa;

• Está presa a esteriótipos, preconceitos e paradigmas;

• Oferece salários e benefícios incompatíveis com as responsabilidades;

• Tem processos seletivos pouco profissionais ou sem o assessoramento / acompanhamento de alguém especializado no assunto.

7. Gestores

O último desafio não é o menos importante, mas é um que é frequentemente negligenciado.

Uma equipe, o seu comportamento, o seu desempenho e os seus resultados, passam necessariamente pelo respectivo gestor.

Algumas vezes, não raras vezes, o problema não está na equipe, mas no seu gestor.

Assim o responsável pela empresa, pelo negócio, precisa estar atento e saber identificar quando o problema das equipes, é um gestor que é pouco hábil no cumprimento do seu papel e no desenvolvimento de liderança sobre sua equipe.

Como formar equipes de trabalho coesas e eficientes?

Nesse ponto do nosso bate-papo naturalmente algumas dicas do que fazer para formar equipes de trabalho coesas e eficientes, já devem ser imaginadas por muitos e que consiste em fazer justamente o contrário de tudo aquilo que nós condenamos.

No entanto, há alguns aspectos que ainda não foram abordados e outros pontos exigem mais atenção e aprofundamento.

1. Atenção ao cliente interno

Algo que pouquíssimas empresas fazem, mas é essencial no processo de formação de equipes, é a atenção ao cliente interno.

Isso significa entre outras coisas conhecê-lo muito bem.

Quais são suas necessidades, seus desejos e suas expectativas, tal como é com o cliente externo.

É sabido que a satisfação no ambiente de trabalho é essencial, já que 1/3 ou mais do dia do colaborador, é dentro da empresa.

Atender os interesses do cliente interno, passa por questões como a qualidade de vida no trabalho, a implantação de políticas de educação corporativa, de políticas de Marketing de Incentivo, planos de cargos e salários bem claros e sabidos por todos, promoção de um bom clima organizacional, enfim o provimento de tudo que depende da empresa e do departamento de Recursos Humanos.

2. Honestidade com o cliente externo

O segundo ponto de interesse é algo também poucas vezes observado e se trata da honestidade em relação ao cliente externo ou cliente final.

Quando falamos em honestidade em relação ao cliente externo, estamos nos referindo ao modo que a empresa se comporta em relação a eles. Muitas estão apenas interessadas no lucro que ele representa e não efetivamente na sua satisfação.

E isso o cliente interno, o funcionário, o colaborador ou como você preferir chamar, enxerga.

Ele vê quando o cliente é desrespeitado nos seus direitos como consumidor, ou quando a qualidade do produto / serviço não corresponde ao que o Marketing divulga, e naturalmente ele se sentirá na pele do consumidor.

Improvável querer que alguém vista verdadeiramente a camisa em situações assim.

3. Focar no desenvolvimento

Focar no desenvolvimento contínuo dos profissionais é outra premissa básica, ainda mais em tempos em que a tecnologia avança a passos cada vez mais largos.

Tenha em mente que a capacidade e o interesse em aprender coisas novas amanhã, é mais importante do que o que se sabia até ontem.

Aliás essa característica – o interesse em aprender – deve ser uma soft skill presente em todo e qualquer colaborador.

O compartilhamento de conhecimentos e de experiências, entre outras coisas, é o que leva a um aumento da criatividade e da inovação. É também por eles que as equipes evoluem e se mantém mais coesas. Em ambientes em que isso prevalece, as pessoas se sentem parte de algo maior e estimuladas a contribuir para o sucesso coletivo.

Dê ênfase a formação de especialistas. No atual momento em que o conhecimento cresce a taxas cada vez maiores, é pouco produtivo contar com uma equipe de generalistas e que são as pessoas que sabem muitas coisas incompletas de tudo, ao mesmo tempo que não são capazes de saber tudo a respeito de uma só coisa.

Em nenhuma atividade que requerer conhecimento profissional completo, o generalista atingirá o máximo de eficiência possível, já que ele não é especialista em nada.

Já o especialista, sempre que for exigido na sua área de interesse, poderá entregar 100% do resultado esperado, porque ele se dedicou a saber daquele assunto mais do que qualquer outra pessoa.

4. Liderança

Como já mencionamos é essencial o papel de liderança que o gestor precisa saber exercer sobre a equipe, a fim de deixar explícito quais rumos seguir e acompanhar a evolução da equipe ao longo da jornada

É por meio dele que se estimula o processo de dar e receber feedback. Deve ser um facilitador, promovendo a participação de todos. Às vezes quem está mais envolvido no dia a dia e põe a mão na massa, tem melhores condições de enxergar o que pode e precisa melhorar.

Mas é também sua responsabilidade uma série de outras situações cruciais no processo de formação da equipe:

• Reconhecer e promover talentos;

• Gerenciar conflitos interpessoais;

• Estabelecer as metas e os meios para atingi-las;

• Desenvolver os futuros líderes e que irão sucedê-lo;

• Identificar de obstáculos e variáveis internas e externas que podem dificultar o atingimento dos objetivos;

• Saber orientar e delegar tarefas e poderes;

• Atribuir responsabilidades para as pessoas habilitadas e/ou competentes;

• Eliminar tudo o que não agrega valor, os processos obsoletos, burocráticos e até sem razão de ser (faz-se por fazer ou porque sempre foi feito assim), bem como cuida para instituir procedimentos operacionais padrão para tudo que é importante.

5. Comunicação eficaz

O longo caminho de estabelecer comunicação eficaz começa por identificar os ruídos e que são todos os fatores que impedem que a mensagem seja recebida e compreendida por completo.

Uma vez que se tenha eliminado ou minimizado ao máximo o ruído, é preciso:

• Criar um ambiente de empatia entre todos;

• Administrar os conflitos de interesses e interpessoais;

• Promover a aceitação e a receptividade do interlocutor;

• Estimular a singularidade, que é quando os indivíduos não se comportam apenas se preocupando com o que fazem e seu desempenho, mas também pelos demais.

Um exemplo de estratégia que contribui para esse fim, é o job rotation e que consiste na troca de funções dentro da equipe em determinados períodos, de modo que os membros da equipe têm a oportunidade de experimentar novas práticas de trabalho e o que seus pares fazem e as dores que sofrem.

Com isso, os envolvidos aprendem a se colocar no lugar dos colegas, criam empatia, respeito e entendem a as possíveis adversidades que seus pares enfrentam, ao viverem suas rotinas.

6. Diversidade

Dê chance à diversidade e à inclusão.

Há alguma dose de responsabilidade das próprias empresas na dificuldade que elas têm na formação de equipes, algumas vezes por posturas que ela adota, como o etarismo ou pelo estereótipo que se consolida para uma determinada vaga, contratando apenas mulheres ou apenas homens, por exemplo.

A diversidade sempre pode ser um caminho bastante adequado para formação de equipes coesas e eficientes.

É normal alcançar níveis de desempenho surpreendentes quando desafiados pelo diferente, pelo complementar. Mas também porque tal como em uma equipe de futebol, ter 11 atacantes não significa ganhar de goleada.

Não se esqueça que há diferentes funções a serem cumpridas e que requer para cada uma, a pessoa com o perfil mais adequado.

7. Reconhecimento

Reconhecimento é algo importante em todas as áreas da vida e no trabalho não é diferente.

Reconhecimento pode ser demonstrado por um simples elogio, mas também por uma promoção, por um prêmio ou até por uma folga.

A empresa e, naturalmente o gestor, precisam deixar claro que reconhecem o mérito, o valor, a dedicação, o resultado obtido e até a contribuição de cada um na promoção do espírito coletivo.

8. Recursos Humanos

Outro ponto que não é tratado como deveria, é a participação dos Recursos Humanos em todas as fases da formação das equipes nas muitas áreas de uma empresa, sendo frequentemente uma atuação subalterna.

É crucial contar com a participação ativa e estratégica do RH, não somente como suporte dos colaboradores e gestores, mas como parte integrante dos processos.

• Recrutamento e seleção – é preciso lembrar que não é seu exclusivo papel conduzir avaliar currículos, entrevistas, aplicar testes e dinâmicas de grupo. O expertise da área é essencial desde o momento da definição do perfil da vaga, até o momento da integração dos novos colaboradores;

• Desenvolvimento – tudo que é relacionado com o desenvolvimento contínuo das habilidades e competências individuais dos colaboradores, incluindo os treinamentos, reciclagens e programas de educação corporativa, deve receber coordenação conjunta do RH e do gestor da respectiva área;

• Clima organizacional – sendo o clima organizacional um componente essencial para a formação eficiente de equipes, é responsabilidade do RH promover um ambiente positivo, propício ao autodesenvolvimento e que favoreça o engajamento dos colaboradores;

• Representatividade – o departamento de Recursos Humanos atua como um elo entre a empresa, os gestores e os seus colaboradores. Ele ajuda a conectar os objetivos e interesses de cada parte e buscar a conciliação de todos eles.

Conclusão

A formação e manutenção de equipes de trabalho coesas e eficazes passa por conhecer sua essência, os desafios existentes e como tratá-los adequadamente.