Gestão da informação: o que é, importância e como fazer?

Ao longo de toda a história do homem, a informação sempre foi importante, sempre teve valor, mas foi por volta da década de 1950, que ficou ainda mais evidente sua relevância, a ponto desse período ser frequentemente chamado de Era da Informação.

Essa afirmação ganha ainda mais força, quando observamos que algumas das empresas mais valiosas do mundo, têm seus negócios basicamente fundamentados na gestão da informação em elevadíssimo nível!

O que é gestão da informação, qual a sua importância e como realizá-la de modo eficaz, é o foco do presente conteúdo.

Vamos a isso?

O que é Gestão da Informação?

A gestão da informação corresponde ao conjunto de processos responsáveis pela coleta, classificação, organização, armazenamento, proteção e disponibilização de informações de uma organização, para que ela possa ser utilizada de modo eficaz, sempre que necessário por quem de interesse.

Em outras palavras, é fazer o que for necessário para garantir que a variedade e quantidade de informações que uma empresa produz, bem como outras que ela tenha acesso, seja utilizada para alcançar seus objetivos.

Uma vez que o volume e a variedade de informações pode ser bastante grande, se não houver uma sistematização que garanta confiabilidade em vários níveis, não é possível tirar o máximo de proveito dela.

Cada vez mais, tal como quaisquer processos administrativos de qualquer coisa, há uma variedade de tecnologias que visam fornecer ferramentas para facilitar o trabalho de gerenciamento da informação, geralmente na forma de softwares / sistemas, os quais por sua vez são de responsabilidade da área de TI (Tecnologia da Informação).

Sendo assim, quando o departamento de Vendas, usa um CRM, está se valendo de uma ferramenta de TI para gerenciar informações da carteira de clientes e ter subsídios para um melhor relacionamento com esses clientes.

O mesmo raciocínio vale para o SGV (Sistema de Gestão de Vendas), para o Help Desk, bem como todos os sistemas que lidam com o universo de dados do negócio (pós-vendas, estoque, produção, recursos humanos, etc).

É responsabilidade da GI – abreviação de Gestão da Informação – criar uma política robusta de governança da informação, a qual tem por objetivo primário manter a conformidade com normas legais e regulamentares, outras políticas e diretrizes da organização, assim como identificar, evitar e agir no caso de quaisquer inconformidades que possam ocorrer no processo de gerenciamento da informação.

Quais as responsabilidades da Gestão da Informação?

O trabalho eficaz de gestão da informação pressupõe o cumprimento das seguintes responsabilidades:

• Garantia da informação – um dos princípios básicos da GI é garantir que toda informação com algum nível de relevância, seja coletada e que seja precisa e confiável;

• Conformidade – assegurar que haja conformidade na gestão da informação, seja com a legislação (ex: cumprimento da LGPD), seja com normas de eventuais órgãos reguladores, seja com as políticas e objetivos da empresa;

• Classificação e Organização – os dados obtidos precisam ser devidamente classificados e organizados para que a informação não seja dispersa, não estruturada ou até se perca;

• Armazenamento – é crucial determinar onde as informações coletadas serão armazenadas, como por exemplo, mantidas em bancos de dados, armazenamento em nuvem, sistemas de gerenciamento de documentos, sistemas ERP, bem como os privilégios de acesso dos usuários, controle de versão (GIT) e alteração;

• Segurança – estabelecer medidas para segurança dos dados (ex: criptografia), seja em termos de prevenção de possíveis ameaças (ex: ransomware, ataques, vazamentos, etc), seja em termos de recuperação (ex: política de backup) para evitar perda, seja de qualquer situação que ameace a privacidade, o sigilo, o anonimato e a integridade da informação;

• Disponibilidade – garantir que as informações estejam acessíveis de acordo com as permissões / privilégios dos usuários sempre que necessário, facilitando a tomada de decisões precisas e rápidas;

• Capacitação – orientar os colaboradores sobre a importância da coleta e armazenamento dos dados, bem como treiná-los para utilizarem as ferramentas de gestão da informação de modo adequado e seguindo boas práticas visando a segurança;

• Destruição – há legislação, regras e regulamentos que determinam o prazo que certas informações devem ser mantidas ou preservadas, sendo necessário um processo de destruição dos dados que atingiram esse prazo ou perderam sua utilidade e, portanto, constitui um processo sensível e essencial, ao evitar multas e penalidades por não conformidade, além de reduzir os custos de armazenamento.

Qual a importância da Gestão da Informação nas empresas?

Em um mundo que vive uma profunda transformação digital e no qual se produz enormes quantidades e tipos de dados, a gestão da informação assume um papel essencial, por vários motivos:

• Tomada de decisão – o princípio mais importantes no processo de tomada de decisão, é assegurar variedade, precisão, disponibilidade e atualização dos dados;

• Produtividade – quando os dados estão devidamente organizados e disponíveis e, sobretudo, integrados, ganha-se tempo e produtividade no desempenho das tarefas que dependem da informação;

• Otimização da operação – a gestão eficaz dos dados ajuda a identificar gargalos, problemas, bem como melhorias e oportunidades nos processos internos;

• Planejamento – os planejamentos de cada área, bem como o planejamento estratégico da empresa, são fortemente calçados em informação vasta e precisa;

• Redução de custos – informação precisa e disponível, contribui para diminuição dos erros, menos retrabalho, facilita a comunicação, bem como alguns dos benefícios acima e que em termos práticos, significa redução de custos;

• Conhecimento e relacionamento com o cliente – permite conhecer mais e melhor os clientes e a partir daí as diversas estratégias de Marketing e Vendas (Marketing de Relacionamento, fidelização, conteúdo, pipeline ou funil, etc) são mais eficientes;

• Competitividade – dispor de informação ampla e segura, contribui para identificar novas oportunidades de mercado, demandas e tendências, promovendo a competitividade da empresa no seu segmento de atuação.

Como fazer a gestão da informação?

Antes de mais nada, é preciso ter sempre em mente que não existe uma “receita” única para o gerenciamento da informação que sirva sem ajustes, para todo e qualquer negócio.

Cada segmento tem suas particularidades, bem como deve atender a requisitos específicos, como possíveis órgãos reguladores e, por isso, uma política de gestão da informação pode variar significativamente.

O mais indicado se sua empresa ainda não realiza um trabalho nesse sentido, é buscar uma consultoria específica, que identificará o cenário atual e ajudar a implantar a solução mais adequada ao seu modelo de negócio.

No entanto, alguns princípios para implantar um sistema de GI, são universais, como por exemplo, identificar quais são as informações realmente são importantes e como elas serão armazenadas.

Sendo assim, a gestão da informação precisa se basear em:

• Instituir uma cultura que priorize a coleta da informação, reunindo todo esse conhecimento em uma base integrada e segura, capaz de cruzar os dados de interesse, estipulando quais informações são essenciais para o funcionamento e crescimento da empresa (dados sobre clientes, operações, finanças, etc);

• Integração das ferramentas utilizadas, de modo que haja informação útil e disponível para todos que dela dependem, como ferramentas e sistemas internos (CRM, SGV, etc), pesquisas de mercado, feedback de clientes, etc;

• Dê especial atenção e cuidado com o armazenamento seguro dos dados armazenados, utilizando sistemas de armazenamento confiáveis, redundância e medidas para garantir sua recuperação, por meio de uma política de backup;

• Organize os dados de maneira lógica e que garanta a disponibilidade aos interessados, por categorias relevantes para facilitar a busca e uso para gerar insights valiosos (business intelligence) e auxiliar no processo decisório;

• Estabeleça políticas de acesso rígidas que garantam que as informações estejam disponíveis apenas para os usuários que precisam, com o nível de privilégio adequado, sem comprometer a segurança, a privacidade e o anonimato;

• Monitore continuamente os processos de gestão da informação, a fim de assegurar sua o atendimento das necessidades dos interessados, bem como implantar melhorias, fazer ajustes e garantir a segurança.

Conclusão

Em mercados cada vez mais competitivos e dinâmicos, a gestão da informação é essencial não só em termos de concorrência, como de sobrevivência do negócio.