Contas de e-mail profissional: o que são, importância e vantagens

Defender que o e-mail é importante e que todo mundo deve ter e usar uma conta de e-mail, é praticamente desnecessário.

Todos têm, todos usam, todos sabem. O que é difícil é arranjar justificativas para não ter e não usar.

Mas se você é um dos muitos que já sabem tudo isso, não vá embora, porque esse papo não termina aqui.

Não basta ser apenas mais um que usa este importante serviço diariamente. Você tem o “tipo certo” de conta de e-mail? Não sabe do que estamos falando? Sabe o que são contas de e-mail profissionais? Se não sabe, esse conteúdo é para você!

História e evolução do e-mail

Quando se conhece a história da Internet e todos os seus detalhes, é comum descobrir que antes mesmo da rede mundial de computadores ser chamada de Internet, um dos recursos mais usados até hoje, já havia sido criado – o e-mail, que nada mais é do que eletronic mail ou correio eletrônico.

Sim, o e-mail nasceu em 1971, graças ao trabalho de Ray Tomlinson, um jovem e promissor engenheiro e doutor pelo MIT (Massachusetts Institute of Technology) e que na época trabalhava na BBN (Bolt Beranek and Newman), empresa que havia sido contratada pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos em 1968, para implantar a ARPANET, o projeto que mais tarde evoluiria para a Internet.

O primeiro envio feito por Tomlinson, ocorreu entre dois computadores lado a lado, mas conectados na rede da ARPANET e, portanto, já usando os princípios e estrutura do que então era apenas um projeto de rede global.

Com mais alguns ajustes, como a capacidade de transferir arquivos, o passo seguinte foi enviar uma mensagem para seus colaboradores e demais pesquisadores do projeto, anunciando a criação do serviço de e-mail.

Posteriormente, quando o e-mail já era usado mundo afora, em um dos relatos de Tomlinson sobre o assunto, ele explicou a escolha do @ como parte do endereço de e-mail.

Em inglês, o símbolo @ - ou arroba – tem o significado de “at”, que por sua vez é a preposição para designar o lugar de algo. No caso específico, o nome do domínio ao qual o usuário está vinculado.

Sendo assim, <tomlinson@bbn-tenexa>, usado pelo “pai” do e-mail na época em que trabalhava no projeto, significava que seu usuário de correio eletrônico, era “tomlinson” e estava localizado no domínio bbn-tenexa.

O e-mail já nasceu com vocação profissional, já que antes do avanço comercial da Internet, os pesquisadores do projeto, já o utilizavam como frequente meio de comunicação entre eles. Mas foi no ambiente das universidades, que ele se desenvolveu e ganhou o mundo, quando se perceberam as muitas conveniências que a versão eletrônica tinha em relação ao correio tradicional.

A Web apenas engatinhava para além do ambiente acadêmico, quando graças ao perfil empreendedor de dois jovens indianos (Sabeer Bhatia e Jack Smith), surgiu o primeiro serviço de e-mail baseado em webmail, ou seja, utilizando de uma interface web – como no acesso a um site – e para tanto fazendo uso de um navegador. O ano era 1996, quando surgiu o Hotmail.

Não, o Hotmail não nasceu como produto / serviço da Microsoft.

Porém, o sucesso de um serviço que permitia ter uma conta gratuita de correio eletrônico, acessível por qualquer computador conectado à Web, logo despertou o interesse da Microsoft, que em 1997 comprou o Hotmail por US$ 400 milhões!

Na mesma época, inclusive gerando polêmica sobre qual teria sido o primeiro serviço de e-mail gratuito, surgiu o RocketMail e que por semelhante sucesso com o Hotmail, também foi adquirido em 1997, mediante a quantia de US$ 92 milhões pelo Yahoo!, tornando-se a base em cima da qual o Yahoo! Mail seria um dos grandes destaques e concorrentes ao Hotmail na época.

Mas tanto um, quanto o outro, bem como as muitas alternativas que apareceram, como o AOL (America OnLine) e o ZipMail e o BOL, no Brasil, apesar de funcionarem razoavelmente bem e serem todos gratuitos, eram “pobres” em espaço de armazenamento, fazendo com que os usuários frequentemente tivessem que limpar suas caixas postais para poderem receber ou enviar novas mensagens.

Eis que surgia o Giga Mail e que mais tarde seria conhecido pelo seu atual nome e significado – o Gmail, que desde então passou a se referir ao Google Mail.

Seu grande diferencial em relação aos concorrentes, era o fato de permitir ter até 1 Gigabyte de mensagens e daí o seu nome Giga Mail.

Após o Hotmail, outros serviços ao redor do mundo, nasceram impulsionados pelo sucesso do pioneiro.

Apesar de Yahoo! e Gmail, mesmo tendo abocanhado fatia importante dos usuários do Hotmail, não têm o prestígio do ineditismo e pioneirismo.

Independente disso, juntamente com outros tantos serviços menores, possibilitaram que qualquer pessoa com acesso à Internet, pudesse enviar e receber e-mails, consolidando definitivamente o recurso.

A comodidade, a facilidade, a gratuidade e até mesmo a qualidade dos serviços gratuitos que proliferaram nos quatro cantos do mundo, fez com que as pessoas não vissem motivos para ter um serviço pago. De fato, em muitas situações não há motivos suficientemente bons que justifiquem pagar por algo que é possível ter de graça.

Mas há um aspecto que pouca gente atenta e que foi decisivo para a popularização do e-mail, do Hotmail e dos demais que vieram na sua carona…

O papel do e-mail profissional na evolução do serviço

Por que alguém precisaria ou se interessaria em ter uma conta de e-mail na década de 90?

Hoje é comum e até inimaginável alguém não ter ao menos uma conta de e-mail, mas no fim dos anos 90 e apesar do indiscutível sucesso do Hotmail, Yahoo! Mail e Gmail, não era assim.

Pouca gente sabia o que era e-mail. Para o que servia? O que se ganhava em ter uma conta? Para quem enviar mensagens, se muitos dos meus conhecidos, amigos e parentes não têm?

E lembrando que na mesma época, não havia nem uma minúscula fração de sites e muito menos serviços cujo acesso dependessem de ter uma conta para informar no cadastramento.

Os primeiros “hard users” e “early adopters” do e-mail, foram os professores e alunos das universidades e em um segundo momento, os funcionários das médias e grandes empresas que começaram a registrar domínios, porque enxergaram a utilidade que o serviço tinha para a comunicação interna e com outras empresas que também estavam aderindo à nova tecnologia.

Se eu tenho acesso a uma variada gama de facilidades e vantagens, graças à minha conta na universidade ou na empresa na qual trabalho, por que não ter uma conta também para uso pessoal?

Ou seja, o e-mail com caráter profissional que alavancou o sucesso do seu uso pessoal.

O que é e-mail profissional?

É bastante intuitivo dizer que e-mail profissional corresponde às contas usadas no desempenho das atividades profissionais.

Mas se tal definição fosse bastante ou totalmente esclarecedora, qualquer conta em serviço de e-mail gratuito, desde que essencialmente usada para fins profissionais, teoricamente pode ser classificada como tal.

No entanto, que tipo de avaliação e impressão se tem por parte de alguém que trabalha em uma empresa tradicional de médio ou grande porte, quando recebe um correio eletrônico que trata de negócios, mas é baseado em um serviço como Hotmail ou Gmail?

Ainda que tanto um, quanto o outro, tenham opções pagas, a associação imediata é com gratuidade e que especialmente nos dias de hoje, não contribui favoravelmente em termos comerciais.

Guardadas as devidas proporções, é quase o mesmo que ir a primeira reunião de negócios usando jeans, tênis e camiseta, sem um cartão de visitas, sem material de apresentação da sua empresa e qualquer tipo de preocupação com uma apresentação minimamente profissional. Já ouviu a expressão que diz que “a primeira impressão é a que fica”?

Para muitos parecerá desleixo absoluto.

E não, as contas de e-mail profissionais não são assim classificadas, apenas porque são baseadas em um serviço pago.

A questão não é o valor do serviço que está por trás do seu endereço de e-mail, mas tudo o que essa situação sugere.

E-mails profissionais, são contas atreladas a um domínio próprio que precisou ser imaginado e registrado, o qual geralmente também tem um site institucional associado e quem sabe até outros tipos de sites. Tudo isso precisa de uma infraestrutura para funcionar, a qual geralmente é fornecida por um provedor de hospedagem.

Ou seja, para existir uma conta do tipo seunomeesobrenome@seudominio.com.br, é necessário que a empresa tenha tido a preocupação de fazer um trabalho de criação de tudo que envolve site, blog, loja virtual, contas de e-mail e sabe-se lá mais o que e ainda investir tempo e trabalho para que tudo permaneça funcionando continuamente.

Mais ainda, demonstra que a empresa se preocupa com sua presença digital e de oferecer o mínimo que se espera de uma empresa em pleno século XXI. Afinal, há alguém capaz de confiar em um negócio que não tenha um site, ou mesmo uma página em rede social ou dependendo do caso, não tenha nem mesmo um “Perfil da Empresa” no Google?

Muito provavelmente, não!

Importância e vantagens do e-mail profissional

Quando se pensa em importância e vantagens de qualquer coisa, pode parecer que se tratam de uma mesma questão, apenas sob prismas e no caso, fazendo uso de palavras diferentes.

Mas a questão é um pouco mais sutil.

Consideramos aqui, que o importante é o que tem valor, mérito, interessa, havendo ou não alternativa.

Já a vantagem ocorre comparativamente à alternativa e que no escopo desse conteúdo, são as contas “não profissionais” de e-mail, ou se preferir, os Hotmails e Gmails da vida, por mais profissional que seja a infraestrutura que ampara ambos.

Todavia, como deve ter ficado claro, a abordagem profissional, não é relativa ao serviço propriamente dito, mas ao uso que se faz dele.

A importância do e-mail profissional vai bem além do que vem à mente inicialmente e que é comum também aos serviços gratuitos, que é a comunicação em mundo de cada vez mais intensa e veloz transformação digital.

Portanto, alguns dos aspectos que listamos e discutimos a seguir, são “apenas” importantes. Outros constituem vantagens comparados às contas não profissionais. Contudo, a maioria é ambos!

1. Privacidade

Um dos aspectos de maior interesse e que vem sendo discutido nos últimos anos, é a questão da privacidade na Internet.

Não faz o menor sentido preocupar-se com sua privacidade e ao mesmo tempo ter uma conta de e-mail em um serviço gratuito. Quantas vezes a publicidade exibida na interface do serviço, é diretamente relacionada aos conteúdos os quais constam das suas mensagens?

Mesmo que não exista uma pessoa, um funcionário do serviço, bisbilhotando e lendo tudo – ou mesmo parte – do que você envia e recebe, há algoritmos que usam dados contidos nas mensagens, seja para sugerir conteúdos publicitários, seja para outras estatísticas do serviço.

Já nas contas de e-mail sob o seu domínio, 100% do conteúdo está disponível integralmente apenas aos usuários.

2. Transparência

Você já leu os termos de uso do serviço de alguma dessas empresas (Hotmail, Gmail, Yahoo!, etc)?

Muitos aspectos desses termos, se levados ao crivo jurídico, seriam no mínimo, passíveis de contestação.

A maioria, por exemplo, reserva-se o direito de realizar alterações, sem prévio conhecimento e anuência do usuário, o que não se pode dizer que é uma postura transparente.

Tampouco é possível garantir aspectos que são de suma importância, como a já mencionada privacidade. Cabe ao usuário confiar – ou não – que suas informações estão sob amplo sigilo.

3. Continuidade

Esse é mais um fator crítico, na medida que se fizermos um levantamento, muitos serviços populares e que sem seu auge reuniram centenas de milhões de usuários, já não existem mais.

Significa entre outras coisas, que todos esses milhões que tiveram uma conta nos serviços dessas empresas que fecharam as portas, ou que foram adquiridas por outras, ou ainda que simplesmente mudaram as regras do jogo e que está previsto na maioria dos termos de uso, como vimos no item acima, precisaram arcar com as consequências.

Consequências essas que incluíram ter que buscar um serviço substituto, comunicar todos os seus contatos que aquela conta não existiria mais, informar a nova e em alguns casos, até se conformar em perder todo o conteúdo lá presente, quando a plataforma não permitia ter a conta configurada localmente no seu computador e, portanto, ter uma cópia das suas próprias mensagens.

Pior ainda para aqueles que tinham vinculado ao serviço, sua agenda de contatos, ou quem sabe alguma outra ferramenta de produtividade. Tudo perdido!

Quando se tem contas de e-mail profissionais, essa porção do seu patrimônio digital será garantida enquanto houver interesse.

4. Portabilidade

Diante de uma quase tragédia, como na hipótese aventada anteriormente, mas sabidamente possível, do fim de um serviço, a portabilidade é uma condição essencial.

Portabilidade significa a capacidade de ser portátil, que em outras palavras significa que suas contas de e-mail profissionais podem ser transferidas para os mais diferentes hostings ou infraestruturas de hospedagem, quando e quantas vezes você precisar ou quiser.

Se você está insatisfeito com o suporte, ou com o desempenho, ou com o preço, ou apenas quer algo diferente e melhor, você pode.

Não se pode dizer o mesmo dos dois serviços mais populares do mundo, afinal como você faz para migrar o que tem no Hotmail para o Gmail ou vice-versa?

É possível e nem é tão difícil assim, se estivermos falando de uma conta apenas. Mas e se forem 20, 30 ou 100?

5. Credibilidade

Conforme mencionamos anteriormente, a credibilidade transmitida por um e-mail profissional é muito maior.

Mesmo quando se trata de um profissional liberal, um autônomo ou freelancer, ter um e-mail vinculado a um domínio próprio, passa uma imagem melhor.

Considere um fotógrafo. Se você tiver que contratar um e recebe as cotações do trabalho pesquisado por e-mail, sendo que dois deles o fizeram por contas gratuitas, mas o terceiro enviou por uma conta profissional, em cujo domínio também consta seu portfólio online.

Qual dos três tende a produzir a melhor impressão?

O pensamento que o cliente involuntariamente tem é de que você dá real importância ao seu negócio e que pensa nos mínimos detalhes. Isso em diferentes medidas, ajuda no processo de construção mental de valor que cada negócio passa ao longo de sua existência.

6. Suporte

Ao contratar empresas sérias para gerenciar as suas contas de e-mail, você poderá contar com o suporte por telefone, chat, e-mail ou help desk, sempre que surgir alguma dúvida ou problema, situação literalmente inexistente nos serviços conhecidos.

Além disso, há garantias do serviço (o SLA), as quais muitas vezes não estão presentes nos serviços gratuitos, bem como a total ausência de suporte na maior parte dos casos. Eventualmente apenas um FAQ ou tutorial, relativos às dúvidas mais frequentes.

7. Branding

Registrando o domínio que reflete a sua marca, você está garantindo que nenhuma outra pessoa ou empresa use indevidamente o nome que você tanto trabalha para ser reconhecido e respeitado.

Mesmo que não tenha a intenção de criar um site de imediato, ou outras ações visando fortalecer a marca na Internet, é interessante já registrar o domínio para garantir o seu uso futuro.

Trabalhar o branding em termos de Internet, exige entre outras coisas, dar evidência ao domínio e tudo que está a ele vinculado, tanto quanto possivel. Um domínio suficientemente bom, está sempre lembrando aos seus contatos a empresa a qual você representa.

O que é mais sugestivo: vendas@minhamarca.com.br ou vendasminhamarca@gmail.com?

Além do fato de que na segunda situação, sempre que você envia uma mensagem, você está trabalhando para promover uma marca já suficientemente conhecida, em vez da sua própria.

Ou seja, imagine um comprador que recebe dezenas, às vezes centenas de e-mails diários, o trabalho que tem para localizar uma mensagem sua na caixa de entrada, em que sua marca não está absolutamente aparente.

Mais que isso, qual a visibilidade sua marca tem? Como você pretende fixá-la na mente daqueles que mais importam, se você é apenas uma conta do Gmail, Hotmail, Yahoo!, ou outro serviço qualquer?

8. Flexibilidade na criação das contas de e-mail

Serviços gratuitos de e-mail possuem milhares de usuários e várias restrições.

Por isso, quando é preciso cadastrar um novo e-mail, a impressão é de que todos os nomes possíveis já foram escolhidos.

Algumas pessoas acabam obrigadas a colocar nomes pouco usuais, usando caracteres especiais e números a fim de obter um endereço próximo do ideal e que algumas vezes é de difícil memorização.

Qual João Silva, é o João que me interessa? O JoaoSilva19782702@hotmail.com ou o JoaoSilva4473299@hotmail.com?

Nada prático, nada intuitivo!

Com o e-mail profissional, o usuário tem muito mais flexibilidade para escolher o nome que quiser para acompanhar o seu domínio.

Além disso, a quantidade de contas costuma ser ilimitada em boa parte dos planos de hospedagem. Você tem a liberdade de personalizar por departamentos, por cargos e pelos nomes dos colaboradores.

9. Autonomia

Serviços gratuitos colocam-no sob políticas rígidas, inflexíveis.

Você não tem liberdade de definir uma série de situações de uso, como por exemplo, o tamanho da caixa de e-mail de cada usuário, não conta com um ambiente em que se controle a utilização do conjunto de contas, entre outros aspectos de gerenciamento, pois os serviços gratuitos são voltados ao uso individual e não coletivo.

Inclusive, se você tiver um VPS ou servidor dedicado, pode entre outras coisas, instalar o MTA (Mail Transfer Agent ou serviço de e-mail) que melhor atender suas necessidades e desejos, bem como a plataforma de webmail mais adequada aos usuários, em vez de ter que se adaptar ao que o serviço gratuito disponibiliza.

10. Marketing

Além do benefício associado ao branding, que é parte integrante do Marketing, há as ações relacionadas ao Marketing Digital, cujas manifestações mais comuns, são o envio de newsletter e e-mail Marketing, o que não e possível a partir de um serviço gratuito.

Ainda que fosse, o que é mais forte em termos de reforço da marca, receber uma mensagem de algumacoisa@hotmail.com ou promocao@minhamarca.com.br?

11. Presença digital

Como e-mail e site terão o mesmo domínio, diversas pessoas que não sabiam da existência do seu site, descobrirão que há um ao verificar o endereço do e-mail remetente.

Além do mais, isso auxilia na memorização do endereço pelo destinatário. É um processo de alimentação de um círculo virtuoso em que cada ação reforça as demais e assim sucessivamente.

12. Aumento no faturamento

Depois de tantas vantagens ao utilizar as contas de e-mail profissionais para estabelecer contato com seus clientes, o resultado natural de tudo isso é o aumento no faturamento.

Isso é proveniente do número maior de pessoas que fecharão negócios com a sua empresa por estabelecerem uma comunicação eficiente e calcada em constante reforço da marca da empresa (credibilidade e branding).

Como criar e-mails profissionais?

A criação de contas de e-mail profissionais, é um procedimento simples e não leva mais do que alguns minutos.

O mais complicado – e que também não chega a ser difícil – são os demais processos que estão vinculados.

Uma conta de e-mail profissional, pressupõe que exista um domínio da empresa e sendo assim, o primeiro passo é registrar o domínio. O mais importante nesta etapa, é saber fazer boas escolhas para que o domínio personalizado reflita adequadamente seu negócio, marca, produto e tudo mais que ele pode transmitir a todos que têm contato com ele.

Uma vez registrado o domínio, o passo seguinte é contratar uma boa empresa de hospedagem, que mais do que simplesmente hospedar sites, também hospeda as contas de e-mail e fornece toda a infraestrutura para que você usufrua de um serviço de qualidade.

Muitas vezes a mesma empresa que fornece a hospedagem, também fornece o serviço de registro de domínio.

Domínio registrado, conta de hospedagem configurada, basicamente resta criar as contas de cada colaborador e caso se utilize de um cliente de e-mail (MS Outlook, MailBird, Thunderbird, Mailspring, etc), configurar a conta em cada estação de trabalho e começar a usar.

Tudo isso é muito simples e quando há dúvidas, o suporte técnico ou tutoriais da empresa de hospedagem, bastam para resolver a questão.

E pode ser ainda mais simples, quando se opta por usar o webmail, que nada mais é do que uma plataforma de acesso à cada conta, que é instalada diretamente no servidor em que o serviço é acessado, permitindo que se faça o gerenciamento das mensagens a partir de navegadores em qualquer computador com acesso à Internet.

Mais fácil, impossível!

Conclusão

Contas de e-mail profissionais, são contas vinculadas ao domínio da empresa, que cumpre papel de agregar importância e benefícios diversos à sua marca.

 
 

 

 

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