Saiba o que são contas de e-mail profissionais

Defender que o e-mail é importante e que todo mundo deve ter e usar uma conta de e-mail, é praticamente desnecessário. Todos têm, todos usam, todos sabem. O que é difícil é arranjar justificativas para não ter e não usar. Mas se você e um dos muitos que já sabem tudo isso, não vá embora, porque esse papo não termina aqui. Não basta ser apenas mais um que usa este importante serviço diariamente. Você tem o tipo certo de conta de e-mail? Não sabe do que estamos falando? Você sabe o que são contas de e-mail profissionais? Vamos descobrir?

A evolução do e-mail

O e-mail nasceu com vocação profissional, uma vez que mesmo antes da Internet tornar-se o que é hoje, os pesquisadores que desenvolveram os protocolos nos quais ele se baseia, já o utilizavam como meio de comunicação acadêmica. Foi no ambiente das universidades que ele desenvolveu-se e ganhou o mundo, que viu justamente as facilidades que a versão eletrônica tinha em relação ao correio convencional.

Foi apenas a partir de 1996 que nasceria o serviço que tornou o e-mail pessoal, algo popular como todos estão acostumados, com o surgimento do Hotmail.

Graças ao perfil empreendedor de dois jovens indianos (Sabeer Bhatia e Jack Smith), que o primeiro serviço de e-mail baseado em webmail, ou seja, utilizando de uma interface web – como no acesso a um site – e para tanto fazendo uso de um navegador, a partir de qualquer computador com acesso à Internet e ainda por cima gratuito, que as pessoas finalmente poderiam ter uma conta de e-mail.

Após o Hotmail, outros serviços ao redor do mundo, nasceram impulsionados pelo sucesso do pioneiro, que cerca de um ano e meio após o lançamento, foi adquirido pelas cifras nada modestas de US$ 400.000.000,00 por parte da Microsoft.

Yahoo! e Gmail, vieram depois e mesmo tendo abocanhado fatia representativa dos usuários do primeiro, não têm o prestígio do ineditismo e pioneirismo. No entanto, junto com outros serviços menores, propiciaram que qualquer pessoa com acesso à Internet, pudesse enviar e receber e-mails.

A comodidade, a facilidade, a gratuidade e até mesmo a qualidade dos serviços gratuitos que proliferaram nos quatro cantos do mundo, fez com que as pessoas não vissem motivos para ter um serviço pago. De fato, em muitas situações não há motivos suficientemente bons que justifiquem pagar por algo que é possível ter de graça.

No entanto, que tipo de avaliação e impressão dá a alguém que trabalha em uma empresa tradicional de médio ou grande porte, quando recebe um correio eletrônico que trata de negócios, mas é baseado em um serviço como Hotmail ou Gmail?

Guardadas as devidas proporções, é quase o mesmo que ir a uma reunião de negócios usando jeans, tênis e camiseta, sem um cartão de visitas, sem material de apresentação da sua empresa e qualquer tipo de preocupação com uma apresentação minimamente profissional. Já ouviu a expressão que diz que “a primeira impressão é a que fica”?

Entenda o que são contas de e-mail profissionais

As contas de e-mail profissionais são mais do que simplesmente uma conta de e-mail paga. A questão não é o valor do serviço que está por trás do seu endereço de e-mail, mas tudo que está vinculado ao serviço pelo qual você esta pagando.

E-mails profissionais, são contas atreladas a um domínio próprio que precisou ser imaginado e registrado, o qual geralmente também tem um site institucional associado e quem sabe até outros tipos de sites. Tudo isso precisa de uma infraestrutura para funcionar, a qual geralmente é fornecida por um provedor de hospedagem.

Ou seja, para existir uma conta do tipo [email protected], é necessário que a empresa tenha tido a preocupação de fazer um trabalho de criação de tudo que envolve site, blog, loja virtual, contas de e-mail e sabe-se lá mais o que e ainda investir para que tudo permaneça funcionando continuamente.

Mais do que isso, demonstra que a empresa preocupa-se em ter presença digital e de oferecer o mínimo que se espera de uma empresa em pleno século XXI, ou há alguém capaz de acreditar em um negócio que não tenha um site, ou mesmo uma página em rede social ou pelo menos desenvolva alguma ação no Google Meu Negócio? Provavelmente não!

A importância de um e-mail profissional é tão grande, que até mesmo os serviços que nasceram e desenvolveram-se a partir da filosofia do serviço grátis, hoje têm opções pagas direcionadas a empresas, que é o caso do Hotmail (hoje MS Outlook) e Gmail.

Saiba como criar e-mails profissionais

A criação de contas de e-mail profissionais propriamente dita, é um procedimento simples. Não leva mais do que 2 minutos. O mais complicado – e que também não chega a ser difícil – são os demais processos que estão vinculados.

Uma conta de e-mail profissional, pressupõe que exista um domínio da empresa e sendo assim, o primeiro passo é registrar o domínio. O mais importante nesta etapa, é saber fazer boas escolhas para que o domínio personalizado reflita adequadamente seu negócio, marca, produto e tudo mais que ele pode transmitir a todos que têm contato com ele.

Uma vez registrado o domínio, o passo seguinte é contratar uma boa empresa de hospedagem, que mais do que simplesmente hospedar sites, também hospeda as contas de e-mail e fornece toda a infraestrutura para que você usufrua de um serviço de qualidade. Muitas vezes a mesma empresa que fornece a hospedagem, também fornece o serviço de registro de domínio.

Domínio registrado, conta de hospedagem configurada, basicamente resta criar as contas de cada colaborador e caso se utilize de um cliente de e-mail (MS Outlook, Windows Live Mail, Eudora, Thunderbird, etc), configurar a conta em cada estação de trabalho e começar a usar. Tudo isso é muito simples e quando há dúvidas, o suporte técnico ou tutoriais da empresa de hospedagem, bastam para resolver a questão.

E pode ser ainda mais simples, quando se opta por usar o webmail, que nada mais é do que uma plataforma de acesso à cada conta, que é instalada diretamente no servidor em que o serviço é acessado e que permite que se faça o gerenciamento das mensagens a partir de navegadores em qualquer computador com acesso à Internet. Mais fácil, impossível!

9 vantagens das contas de e-mail profissionais

Mais do que ter um endereço de e-mail personalizado, as contas profissionais proporcionam diversos benefícios para o seu empreendimento. Essas vantagens tornam o negócio diferenciado, na medida em que reforça o branding e outras ações de Marketing objetivando fortalecer a marca.

Credibilidade

Conforme já citada anteriormente, a credibilidade transmitida por um e-mail profissional é muito maior. O pensamento que o cliente involuntariamente tem é de que você dá real importância ao seu negócio e que pensa nos mínimos detalhes. Isso em diferentes medidas, ajuda no processo de construção mental de valor que cada negócio passa ao longo de sua existência.

Suporte

Ao contratar empresas sérias para gerenciar as suas contas de e-mail, você poderá contar com o suporte por telefone, chat ou e-mail, sempre que surgir alguma dúvida ou problema. Além disso, há garantias do serviço, as quais muitas vezes não estão presentes nos serviços gratuitos, bem como a total ausência de suporte na maior parte dos casos e eventualmente um FAQ ou tutorial, relativos às dúvidas mais frequentes.

Proteção da marca

Registrando o domínio que reflete a sua marca, você está garantindo que nenhuma outra pessoa ou empresa use indevidamente o nome que você tanto trabalha para ser respeitado. Mesmo que não tenha a intenção de criar um site de imediato, ou outras ações visando fortalecer a marca na Internet, é interessante já registrar o domínio para garantir o seu uso futuro.

Flexibilidade para criar contas de e-mail

Serviços gratuitos de e-mail possuem milhares de usuários e várias restrições. Por isso, quando é preciso cadastrar um novo e-mail, a impressão é de que todos os nomes possíveis já foram escolhidos. Algumas pessoas acabam obrigadas a colocar nomes pouco usuais, usando caracteres especiais e números a fim de obter um endereço próximo do ideal e que algumas vezes é de difícil memorização.

Com o e-mail profissional, o contratante tem muito mais flexibilidade para escolher o nome que quiser para acompanhar o seu domínio. Além disso, a quantidade de contas costuma ser ilimitada em boa parte dos planos de hospedagem. Você tem a liberdade de personalizar por departamentos, por cargos e mesmo pelos nomes dos colaboradores.

Branding

Trabalhar o branding em termos de Internet, exige entre outras coisas, dar evidência ao domínio e tudo que está a ele vinculado, tanto quanto possivel. Um domínio suficientemente bom, está sempre lembrando aos seus contatos a empresa a qual você representa. O que é mais sugestivo: [email protected] ou [email protected]?

Ou seja, imagine um comprador que recebe dezenas, às vezes centenas de e-mails diários, o trabalho que tem para localizar uma mensagem sua na caixa de entrada, em que sua marca não está absolutamente aparente. Mais que isso, qual a visibilidade sua marca tem? Como você pretende fixá-la na mente daqueles que mais importam, se você é apenas uma conta do Gmail, Hotmail, Yahoo!, ou outro serviço qualquer?

Autonomia

Serviços gratuitos colocam-no sob políticas rígidas e imutáveis. Você não tem liberdade de definir uma série de situações de uso, como por exemplo, o tamanho da caixa de e-mail de cada usuário, não conta com um ambiente em que se controle a utilização do conjunto de contas, entre outros aspectos de gerenciamento, pois os serviços gratuitos são voltados ao uso individual e não coletivo.

Marketing

Além do benefício associado ao branding, que é parte integrante do Marketing, há as ações relacionadas ao Marketing Digital, cujas manifestações mais comuns, são o envio de newsletter e e-mail Marketing, o que não e possível a partir de um serviço gratuito. Ainda que fosse, o que é mais forte em termos de reforço da marca, receber uma mensagem de [email protected] ou [email protected]?

Maior visibilidade do seu site

Como e-mail e site terão o mesmo domínio, diversas pessoas que não sabiam o seu site vão descobrir sua existência ao verificar o endereço do e-mail remetente. Além do mais, isso auxilia na memorização do endereço pelo destinatário. E um processo de alimentação de um círculo virtuoso em que cada ação reforça as demais e assim sucessivamente.

Aumento no faturamento

Depois de tantas vantagens ao utilizar as contas de e-mail profissionais para estabelecer contato com seus clientes, o resultado natural de tudo isso é o aumento no faturamento. Isso é proveniente do número maior de pessoas que fecharão negócios com a sua empresa por estabelecerem uma comunicação eficiente e calcada em constante reforço da marca da empresa.

Conclusão

Contas de e-mail profissionais, são contas de e-mail vinculadas ao domínio que sua marca ou empresa controlam, fortalecendo a imagem que a empresa tem perante o mercado e cujo uso traz uma série de vantagens.

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