Produtividade

O que é o Microsoft Teams, quais suas características e vantagens?

O momento de intensa transformação digital pelo qual o mundo vem passando, tem gerado mudanças e produzido consequências na forma como são conduzidos os negócios. Nesse sentido, as ferramentas colaborativas de trabalho em grupo, desempenham papel importante nos resultados.

Entre as mais populares, uma tem importante destaque – o Microsoft Teams.

Por isso, no bate-papo de hoje, vamos falar um pouco sobre o que é, as suas características de maior importância e quais as vantagens de utilizar uma ferramenta desse tipo.

O que é o Microsoft Teams?

O Microsoft Teams nasceu como parte da suíte de escritório Microsoft Office e que tem por objetivo oferecer uma série de recursos de apoio ao trabalho colaborativo em equipe. Ele é baseado em nuvem (cloud computing) e oferece recursos tais como a troca de mensagens comerciais, chat interno, reuniões e videoconferências ou compartilhamento de arquivos, entre outros.

Inclusive o nome pretende refletir a condição de times, já que teams em inglês tem esse significado e como tal, servir de apoio ao que um time – e não apenas um grupo de pessoas – precisa para o desempenho adequado das suas funções.

O Teams – como também costuma ser chamado – tem utilidade para empresas de todos os portes e segmentos de atuação, sendo possível seu uso em desktops ou notebooks, mas também em qualquer dispositivo conectado à Internet, como smartphones e tablets.

Embora já tenha feito parte do Office, atualmente o Teams e o Microsoft 365 (nome atual do Office) são disponíveis como produtos independentes, ainda que algumas de suas funcionalidades sejam mais facilmente integráveis.

O MS Teams pode ser acessado por intermédio de um navegador da web, por meio de um aplicativo para desktop ou por um aplicativo móvel, sendo que o número de usuários possíveis, com acesso a todas as suas funcionalidades, depende do plano contratado.

Ou seja, ele é baseado no conceito Software como um Serviço (SaaS, da sigla Software as a Service).

Como plataforma para comunicação integrada, ele tem como principais concorrentes, os serviços Cisco Webex, Google Workspace e Slack.

Quais as principais características do Teams?

Como instrumento que visa contribuir para a eficiência do trabalho colaborativo entre os membros de uma equipe – ou time, se preferir – de trabalho, podemos destacar as seguintes características:

1. Canais de bate-papo ou mensagens.

A característica mais aparente do Teams, são os espaços de trabalho colaborativo baseado em chat interno, os quais possibilitam a troca de mensagens individuais ou em grupo, sendo que no segundo caso os grupos podem ser formados de acordo com variados critérios como os que pertencem a um departamento, ou os que desenvolvem uma atividade específica ou de acordo com quaisquer outros interesses / necessidades que se tenha.

Além dos bate-papos, há a possibilidade de chamadas de voz ou vídeo em grupo ou individuais.

Como outros serviços de mensagens, as mensagens do Teams podem incorporar emojis e GIFs (Graphics Interchange Format), além da possibilidade de enviar diversos formatos de arquivos e links da Web.

2. Chamadas telefônicas

Outro recurso importante, é a telefonia baseada em nuvem para chamadas de voz, permitindo que aos usuários fazer chamadas de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) entre diferentes clientes do Teams.

Por intermédio do Sistema Telefônico Microsoft e do plano apropriado, existe a funcionalidade de fazer, receber e transferir chamadas para números telefônicos fixos ou celulares.

Há também a possibilidade do uso do protocolo SIP (Session Initiation Protocol), o qual é usado para iniciar, manter e encerrar sessões de comunicação que incluem aplicativos de voz, vídeo e mensagens. O SIP é usado na telefonia pela Internet, em sistemas telefônicos IP privados, bem como em chamadas de celulares via LTE (VoLTE).

3. Videoconferência

Entre as características que merecem destaque, os usuários podem realizar reuniões virtuais com apoio de vídeo.

As videoconferências são um instrumento bastante útil, particularmente no caso de trabalhadores remotos, como no caso do home office, mas também os localizados em filiais, ou em viagem de trabalho.

Essa funcionalidade, oferece recursos de videoconferência valioso, incluindo planos de fundo virtuais personalizados, gravação de reuniões, transcrição ou quadro branco, por exemplo.

4. Compartilhamento de tela

Uma funcionalidade especialmente importante quando se pensa em colaboração entre pessoas da equipe, é o compartilhamento de tela, por meio do qual os usuários pode exibir conteúdos do seu dispositivo, como gráficos, planilhas, apresentações, vídeos, tudo em tempo real.

Dessa forma, diversos materiais podem ser vistos por todos os usuários que participam de uma videoconferência.

5. Calendário

O Teams, tal como é no Microsoft Outlook, disponibiliza um aplicativo de calendário integrado e bastante completo em termos de recursos, que faz com que ele funcione como uma agenda de compromissos, permitindo a cada colaborador organizar sua semana de trabalho, as reuniões e outras tarefas quotidianas.

O calendário do Teams é integrável ao Microsoft Outlook, de modo que a administração dos eventos no segundo, gera automaticamente notificações desses eventos no Teams.

6. Compartilhamento de arquivos

A possibilidade de gerenciar e compartilhar arquivos, permite que as equipes e colaboradores remotos armazenem, compartilhem e editem arquivos dentro do Teams, sendo que essa última característica é extremamente útil no trabalho colaborativo.

Os usuários podem colaborar no mesmo documento em tempo real no Teams.

7. Enquetes

Os grupos do Teams, seja em um chat em grupo, seja em uma reunião, dispõe do recurso de criação de enquetes, o que possibilita obter feedback dos usuários, como por exemplo, no suporte à tomada de decisões.

8. Webinars

O Teams também oferece suporte a reuniões interativas e webinars para até 1.000 participantes.

Entre os recursos disponíveis, é possível reagir em tempo real, controles de moderação do administrador, como desativação do bate-papo, do áudio e do vídeo dos participantes.

Os webinars do Teams podem acomodar 10.000 pessoas em uma transmissão somente para visualização, bem como ao seu final é possível obter relatórios com dados de quem participou e por quanto tempo.

9. Convidados

Uma funcionalidade bastante útil também, é o acesso de convidados no Microsoft Teams, que possibilita que os usuários convidem pessoas não originalmente incluídas como usuários da empresa, para ingressar em canais especiais de mensagens, reuniões e compartilhamento de arquivos.

Esse recurso contribui para diversas situações quotidianas, como reuniões com fornecedores, parceiros comerciais ou até mesmo com clientes. A ideia é facilitar o gerenciamento de projetos entre empresas. Nesse sentido, o Teams Connect permite a colaboração externa, reunir-se e editar documentos em um espaço de trabalho compartilhado no Teams.

Quais as vantagens do Teams para as empresas?

Provavelmente ao conhecer as principais características do Microsoft Teams, muitos já devem ter imaginado possibilidades de uso e os consequentes benefícios na sua utilização.

Mas a fim de que não passe nada, vamos listar e comentar as principais vantagens na sua adoção nas empresas:

Comunicação – a gama de recursos disponíveis visa tornar mais rápida e melhor a comunicação entre as pessoas;
Colaboração – recursos como compartilhamento de tela, de arquivos e até a edição simultânea, favorecem as atividades que exigem cooperação entre duas ou mais pessoas;
Administração do tempo – ao não exigir que as pessoas tenham que se deslocar dos seus postos de trabalho para reuniões presenciais e agiliza diversos tipos de contato, permite aos usuários administrar melhor seu tempo;
Produtividade – além dos recursos que privilegiam o trabalho colaborativo, a integração com o Office, melhor administração do tempo, melhor comunicação, produzem como consequência maior produtividade dos envolvidos;
Integração – aproxima e favorece a integração de equipes grandes, colaboradores remotos, usuários em viagens de trabalho e diminui a distância física que pode haver;
Disponibilidade – ao fornecer o serviço em nuvem, os usuários têm a garantia da disponibilidade onde quer que estejam;
Personalização – a plataforma oferece uma série de recursos de personalização, permitindo acompanhar a identidade visual e de comunicação da empresa, integrar com uma variedade de outros serviços e permite que os usuários ajustem o ambiente de acordo com suas preferências;
Segurança – a autenticação das contas no Teams são protegidas por meio da autenticação multifator (MFA) os dados trocados (no chat, no compartilhamento, etc) são criptografados em trânsito e em repouso, objetivando a segurança;
Compatibilidade – o Teams é compatível e integrável a uma variedade de outros serviços, o que contribui para a produtividade dos times. Trello, Power BI, Zendesk, Microsoft Project, Asana, Zoom, Todoist e Salesforce, são alguns dos aplicativos que podem ser integrados para potencializar o trabalho em equipe.