Qual o futuro do Home Office e quando adotar na empresa?

Em função da pandemia de Covid-19 e como consequência, o isolamento social, o lockdown e medidas relacionadas, a sobrevivência de muitas empresas e negócios passou necessariamente pela adoção do home office, teletrabalho ou trabalho remoto.

Mas e a partir do arrefecimento da pandemia e das medidas geradas, como ficam as coisas? É vantajoso mantê-lo? Quando ou em quais situações? Qual o futuro dessa modalidade de trabalho?

Discutir a respeito e tentar responder algumas das perguntas que estão no ar, é nosso objetivo hoje.

O home office e a quebra de paradigmas

Foi por absoluta necessidade que as empresas passaram adotar o regime de home office desde 2020, como única forma de manterem-se atuando e contribuírem com as medidas de isolamento social.

Historicamente alguns paradigmas são quebrados, justamente quando mudanças inesperadas, fatores externos, novas tecnologias e inovações disruptivas, afetam o ambiente de maneira intensa.

O modelo de trabalho presencial, especialmente nos setores mais tradicionais e conservadores da economia, nunca foi questionado até então.

Exceção se fazia a uns poucos nômades digitais, freelancers e profissionais autônomos. Fora isso, algumas empresas de tecnologia já vinham experimentando com bons resultados, o sistema de trabalho remoto.

Mas a imperativa necessidade mostrou, mesmo a duras penas, que muitas atividades, muitas funções dentro das organizações, poderiam ser exercidas remotamente.

Claro que o início foi difícil.

Exigiu adaptação por parte dos profissionais e das empresas, desde os procedimentos operacionais padrão (POPs) que tiveram que ser alterados e alguns novos criados, os recursos físicos usados no trabalho presencial e que agora não estavam mais disponíveis no ambiente doméstico, a manutenção da eficácia da comunicação empresarial e os meios para exercê-la, comportamentos e compromissos por parte dos profissionais, controle e acompanhamento, etc.

As empresas que já sempre foram pioneiras na adoção de novas tecnologias e níveis elevados de transformação digital e com forte presença digital, foram as que menos sofreram e que adaptaram-se mais rapidamente.

Aliás, os segmentos ligados à tecnologia e em particular, empresas de desenvolvimento de software, já eram os que mais tinham colaboradores atuando em caráter remoto.

Do outro lado, quem nunca nem considerou essa possibilidade e era mais avesso às mudanças, não teve alternativa.

Muitas sucumbiram, ou porque não reagiram a tempo, ou porque não souberam o que fazer e como fazer, ou por outros fatores, como a falta de fôlego financeiro. E lamentavelmente, houve também o grupo dos afetados por todos esses motivos.

Mas o que interessa para a nossa discussão, é que entre os que conseguiram vencer as adversidades, alguns tiveram resultados até melhores do que no momento anterior à pandemia, provando que em alguns segmentos e para algumas atividades, esse novo paradigma não só é possível de ser estabelecido, como é até desejável.

Sendo assim, aqueles que apresentaram desempenho melhor no período, tenderão a manter o formato home office.

Essa nova visão de como devem ser as relações de trabalho e o futuro do home office, refletem-se no crescimento constante de ofertas de postos de trabalho atuando nesse “novo” modelo, que só faz crescer em empresas dos mais variados segmentos e tamanhos.

Em que situações o home office pode ser vantajoso?

Aqueles que estão meio alheios aos esforços que foram necessários para tornar viável o trabalho remoto, podem supor que a questão é simples, mas não é.

Muitas pesquisas feitas no período, em muitos países, são razoavelmente consensuais em apontar que a maioria dos colaboradores veem mais vantagens do que desvantagens em trabalhar remotamente. Mas para os empregadores, os números não são os mesmos, especialmente nas áreas em que houve necessidade de muitas mudanças.

No entanto, há alguns critérios bastante objetivos e concretos que podem – e devem – ser considerados para tomar uma decisão.

1. Produtividade

O primeiro e um dos mais importantes critérios para ajudar a decidir pela manutenção do teletrabalho, é a produtividade no home office comparativamente ao modo presencial.

Quando a produtividade obtida no período não foi afetada e nos casos em que houve até melhoria, a conclusão é óbvia.

No entanto, não se pode avaliar a produtividade isolada do funcionário para tomar a decisão. É comum que os resultados de uma área sejam fruto da interação e cooperação com outras áreas. Assim, é preciso analisar como fica o desempenho daqueles que por exigências da função e do retorno ao regime presencial, dependem daqueles que em um primeiro momento não estariam fisicamente na empresa.

Em outras palavras, a produtividade e os indicadores de desempenho, devem considerar o individual e o coletivo. Avaliações meticulosas e cuidadosas precisam ser feitas para identificar com bom grau de certeza, o nível de influência que um profissional em trabalho remoto, tem no todo da organização.

2. Custos

Custo é outro critério de muito peso na hora de decidir.

Houve quem tivesse que investir para tornar possível que seus colaboradores pudessem atuar remotamente. Licenças para softwares, aplicativos e serviços, equipamentos e até mobiliário em alguns casos.

Alguns desses investimentos já foram feitos e não devem ser considerados na hipótese da manutenção do regime, mas outros são permanentes ou recorrentes, como nos casos em que a empresa deu ajuda de custo para acesso à Internet, energia elétrica, serviços de comunicação, entre outros possíveis gastos.

Deve entrar também na conta, o custo que eventualmente deixa de existir ou diminui, como por exemplo, nos casos das empresas que passaram a ocupar imóveis menores.

Portanto, é preciso colocar tudo na ponta do lápis.

3. O cliente

Um critério que não deveria, mas que não é sempre lembrado, é o cliente.

Sim, o quão afetado foi o cliente com a mudança?

No começo, todos tiveram que dar sua parcela de contribuição, incluindo o cliente que compreendeu que as empresas das quais ele estava acostumado a comprar, passavam por um momento único. Mas diante de um cenário de quase normalidade, ele volta a exigir pelo menos o que ele tinha antes.

A qualidade e a agilidade do atendimento não é prejudicada? A qualidade dos produtos / serviços, mantém-se a mesma? A comunicação e o relacionamento?

Enfim, como fica a percepção por parte do cliente quanto à imagem da empresa e de tudo o que tem relação?

4. Mudanças

Mudanças de quaisquer tipos dentro de uma empresa, não necessariamente são boas ou ruins. São em um primeiro momento, apenas mudanças.

As primeiras foram praticamente obrigatórias. Mas e com o retorno ao modo presencial, quantas serão necessárias? Quais os impactos delas?

Voltar ao regime presencial, especialmente nos casos das empresas que mantiveram muitas pessoas e por longos períodos em casa, pode significar muitas mudanças para a restituição da condição anterior, desde mudanças nos procedimentos, até alterações de infraestrutura.

Mas há uma segunda forma de encarar a mudança, que é quando o retorno à condição anterior, não muda absolutamente nada para a empresa, ou seja, ela não se torna mais eficiente, mais rentável, produtiva, ou qualquer outro indicador que possa ser considerado.

5. Recursos humanos

Quando falamos dos recursos humanos, não estamos nos referindo ao departamento de recursos humanos, mas às pessoas e que são o alvo da conversa.

Como mencionamos, é a maioria o grupo dos que veem como positivo o trabalho em home office. Mas maioria não é sinônimo de todos.

O retorno, especialmente nos casos em que nenhum dos critérios anteriores justifique, pode ser negativo pela perda de uma condição que o colaborador enxerga como favorável a ele, nos casos em que ele prefere o trabalho remoto.

Se voltar não implica em maior produtividade dele e da empresa, se não representa menor custo, se o cliente não é melhor atendido e se não há mudanças relevantes e aparentes, para o colaborador o retorno é sentido e o penaliza.

Portanto, é importante que existem fatores objetivos que justifiquem o retorno.

Mas não se resume a apenas isso. Em relação ao tema, o departamento de RH deve ter um papel ativo na decisão considerando outros fatores, como a confirmação ou não de que na empresa se pensa como a maioria, se não há prejuízo da falta de socialização, dos programas de capacitação e treinamentos, como é a qualidade de vida no trabalho, os programas de incentivo e tudo o mais que é da sua competência e que influencia a decisão.

6. Legislação

Há ainda o aspecto legal. Em Março de 2022, tivemos a medida provisória nº 1.108, que entre outras coisas, estabelece alguns direitos e deveres para trabalhadores e empregadores, relativos ao teletrabalho.

Ela vale somente até 26 de maio, podendo ser prorrogada por mais 60 dias, caso a votação do Congresso Nacional sobre o tema, não tenha sido concluída.

Após esse período, se não se confirmar como lei ou se nenhuma outra lei vier a substituí-la, alguns pontos na relação entre trabalhadores atuando em home office e empregadores, podem produzir dores de cabeça para ambas as partes.

Por isso, é importante ficar atento ao encaminhamento que tema terá no próximos meses no Congresso Nacional, para então usar o ordenamento jurídico como critério para a decisão.

7. Regime híbrido

Até aqui falamos no modelo que era o “normal” e o que por algum tempo, tornou-se o “novo normal”.

Mas muitas empresas enxergaram por conta própria que há benefícios de ambos e aprenderam importantes lições e disso tem crescido o nível de adoção pelo regime híbrido.

Ou seja, não precisa ser só um, ou só o outro.

Assim, em alguns dias previamente definidos da semana, o colaborador atua presencialmente e nos demais, remotamente.

Para alguns cargos e funções, é plenamente praticável e se consegue resolver muitos dos problemas de se ter alguém 100% fora, como a ausência da socialização e interação com outros colaboradores, a comunicação, as atividades que produzem melhores resultados coletivamente, para citar apenas algumas vantagens.

Nos dias em que o profissional, atua em home office, ele desfruta do conjunto de vantagens que faz a maioria preferir essa modalidade, como não perder tempo em deslocamentos e usufruí-lo com a família ou para outras atividades pessoais, qualidade de vida, menor stress, etc.

Conclusão

Definir se uma função dentro da empresa pode ser desempenhada em regime de home office, deve ser uma decisão com base em critérios objetivos e precisos.