Home Office: aplicativos e serviços para trabalho remoto

O home office está longe de ser uma unanimidade nas empresas. Há as que adotam e há as que não.

Seja em um caso, seja no outro, é importante que se tenha em mente, que tal como é no regime de trabalho presencial, o desempenho das funções é altamente influenciado pelo conjunto de ferramentas que os profissionais têm à sua disposição.

Sendo assim, no post de hoje, vamos tratar de aplicativos e serviços que não só possibilitam o cumprimento das funções, como tornam o trabalho mais eficiente.

Como escolher as ferramentas para trabalho remoto?

Antes de escolher ferramenta A ou B, é importante definir o tipo de apoio ao trabalho que é necessário.

Esse é um aspecto essencial, já que o desempenho e a eficiência do teletrabalho não serão os mesmos, se não houver a ferramenta capaz de suprir as demandas das funções de cada colaborador e dos processos aos quais essas funções estão associadas.

Por exemplo, suponhamos um colaborador que para desempenhar adequadamente suas funções, precise interagir com diferentes departamentos da empresa, é essencial um aplicativo que forneça uma variedade de recursos de comunicação e interação.

Ou seja, é preciso pensar nas rotinas diárias e nos processos que cada colaborador está envolvido e avaliar as soluções que os aplicativos disponíveis propõem.

Objetivamente, os pontos que devem ser observados na escolha das ferramentas de apoio ao home office, são:

Comunicação – o sistema deve fornecer meios para que a comunicação com outras pessoas da equipe, com os respetivos gestores e com outros departamentos, seja fácil, rápida e eficiente. É também desejável que oferece mais de um meio para exercer essa comunicação, como é o caso de chamadas de áudio, vídeo e teleconferência;
Rotinas de trabalho – quando é possível que algumas etapas de processos e procedimentos operacionais padrão*, possam ser otimizados pela ferramenta, com qualquer tipo de ganho na rotina de trabalho e consequentemente ganho de produtividade;
Tarefas – garantem o acompanhamento e cumprimento das tarefas quotidianas de forma organizada, bem como o gerenciamento de projetos;
Interface – a interface do sistema deve ser intuitiva e leve, não exigindo um hardware melhor do que o que normalmente se usaria em modo presencial;
Burocracia – os sistemas não devem tornar mais burocráticos ou aumentar de modo significativo as rotinas de trabalho;
Liderança – fornecer instrumentos aos gestores para acompanhar e controlar o trabalho da sua equipe;
Tempo – estabelecer e acompanhar prazos e de uma maneira geral, administrar o tempo nas tarefas quotidianas e nos projetos, é um aspecto fundamental em qualquer área;
Segurança – como a grande maioria das ferramentas são baseadas em cloud computing e envolvem dados sensíveis da empresa, é essencial que tenha robusta segurança online, como por exemplo, MFA, backup e nos casos mais críticos, opções como VPN, por exemplo;
Integração – os aplicativos para apoio ao trabalho remoto, não substituem outras ferramentas que são necessárias em muitas rotinas, mas devem permitir sua integração ou serem usadas conjuntamente de modo eficiente;
Custo – o custo de adoção e implementação também é essencial, já que a depender do caso, a gama de funcionalidades pode influenciar o valor pago.

* – determinados processos e procedimentos exigem ferramentas mais específicas, como por exemplo, um CRM ou quem sabe, um sistema de faturamento.

7 ferramentas de apoio ao Home Office

Antes de listarmos e comentarmos algumas das ferramentas mais populares de auxílio ao trabalho remoto, é importante ressaltarmos alguns pontos:

As ferramentas que apresentamos abaixo, não são todas concorrentes umas das outras e esse é um fator que impede uma comparação direta e que apontemos qual a melhor. Não bastasse isso, o que é considerado como melhor, muitas vezes está relacionado com a forma que atende a cada modelo de negócio e as necessidades da equipe;
Muitas ferramentas apresentam limitações diversas em suas versões gratuitas, quando disponível e que os valores praticados podem variar de acordo com fatores como número de usuários, por exemplo;
O principal critério para constar dessa lista, é a popularidade, o que atesta suas qualidades, mas não garante que não existam outras tão boas quanto, ou melhores.
A depender do modelo de negócio e características de cada operação, pode ser necessário adotar mais de uma aplicação, sendo indicado averiguar o grau de integração que existe entre elas.

1. Trello

O Trello é das ferramentas mais antigas e conhecidas e que reúne recursos para centralizar tudo, mesmo quando a equipe está distribuída em diferentes localidades, o que é aspecto principal do home office.

É uma ferramenta orientada à administração de trabalhos colaborativos em equipe, para organização de tarefas, projetos, coordenação do fluxo de trabalho, ou seja, uma ferramenta fundamental para gestores e equipes organizarem suas rotinas, permitindo acompanhar quem está fazendo o quê, bem como o que ainda precisa ser feito por cada membro do time.

Aliás, ao utilizar conceitos como o de times, quadros, listas e cartões, um gestor é capaz de organizar checklists, incluir documentos essenciais ao projetos, estabelecer deadlines (prazos intermediários e finais), controlando o andamento de cada ação de cada colaborador envolvido, por meio de uma interface visual que torna o controle de tudo muito mais fácil e intuitivo.

Outro ponto positivo, é que a aplicação dispõe de esquemas táticos prontos, mas que são personalizáveis, para determinadas áreas, como equipes de Marketing, startups ou times de engenharia.

Boa parte dos recursos e funcionalidades, estão disponíveis na versão gratuita.

No entanto, equipes ou times que necessitem mais recursos da plataforma e/ou mais usuários, devem optar pelos planos pagos.

Há versões Web (Google Chrome, Firefox, Edge e Safari), para Android e iOS e Windows ou MacOs.

2. Microsoft Teams

O Microsoft Teams nasceu como parte da suíte de escritório Microsoft Office, mas atualmente é um produto à parte.

O Teams – como é conhecido – tem por objetivo oferecer uma série de recursos de apoio ao trabalho colaborativo em equipe. Ele é baseado em nuvem (cloud computing) e no conceito Software como um Serviço (SaaS, da sigla Software as a Service) e oferece recursos tais como a troca de mensagens comerciais, ferramenta de chat interno, reuniões e videoconferências, compartilhamento de arquivos, entre outros.

Um dos principais diferenciais da plataforma de reuniões virtuais Microsoft Teams é ser totalmente integrada ao pacote Office. Isso permite editar documentos com a equipe online e em tempo real.

Como plataforma para comunicação integrada, ele tem como principais concorrentes, os serviços Cisco Webex, Google Workspace e Slack.

Suas principais características, são:

Canais de bate-papo ou mensagens – os espaços de trabalho colaborativo baseado em chat interno, os quais possibilitam a troca de mensagens individuais ou em grupo, sendo que os grupos podem ser formados de acordo com variados critérios;
Chamadas telefônicas – disponibilidade de telefonia baseada em nuvem com chamadas de voz sobre protocolo de Internet (VoIP), além do Sistema Telefônico Microsoft, pode-se fazer, receber e transferir chamadas para números telefônicos fixos ou celulares, bem como o uso do protocolo SIP (Session Initiation Protocol) para chamadas de celulares via LTE (VoLTE);
Videoconferência – as videoconferências são um instrumento bastante útil no caso do home office, mas também os localizados em filiais, ou em viagens de trabalho e conta com funcionalidades como gravação de reuniões, transcrição ou quadro branco, por exemplo;
Compartilhamento de tela – uma funcionalidade útil quando se pensa em colaboração entre pessoas da equipe, é o compartilhamento de tela, por meio do qual os usuários podem exibir conteúdos do seu dispositivo, como gráficos, planilhas, apresentações, vídeos, tudo em tempo real;
Calendário – o aplicativo de calendário integrado, tal como é no Microsoft Outlook, é bastante completo em termos de recursos, funcionando como uma agenda de compromissos, permitindo a cada colaborador organizar sua semana de trabalho, as reuniões e outras tarefas quotidianas, bem como acompanhar os demais integrantes. Como é integrável ao Microsoft Outlook, a administração dos eventos nele, gera automaticamente notificações desses eventos no Teams;
Enquetes – por meio da criação de enquetes, é possível obter feedback dos usuários na tomada de decisões de interesse geral do time;
Compartilhamento de arquivos – é possível gerenciar e compartilhar arquivos das equipes e colaboradores remotos, permitindo que armazenem, compartilhem e editem arquivos em tempo real, o que for de interesse comum ou que envolva algum trabalho colaborativo.
Webinars – é possível criar e administrar webinars para até 1.000 participantes, os quais podem reagir em tempo real ou acomodar 10.000 pessoas em uma transmissão somente para visualização. Há controles de moderação do administrador, como desativação do bate-papo, do áudio e do vídeo dos participantes e obter relatórios com dados de quem participou e por quanto tempo;
Convidados – pode-se conceder acesso a convidados para os usuários não participantes, para ingressar em canais especiais de mensagens, reuniões e compartilhamento de arquivos, como nos casos de reuniões com fornecedores, parceiros comerciais ou até mesmo com clientes, com possibilidade de se trabalhar documentos em um espaço de trabalho compartilhado no Teams.

3. Google Workspace

O Google Workspace é a evolução do anteriormente conhecido G Suite, uma vez que recebeu a integração de algumas ferramentas.

Segundo o próprio Google, foi concebido para servir de ferramenta de produtividade e colaboração entre pessoas de uma equipe, contribuindo para as muitas tarefas quotidianas e colaborativas de uma empresa.

Fazem parte do pacote, alguns dos serviços que muitos já conhecem e usam:

Gmail – o popular serviço de e-mail gratuito;
Google Drive – serviço de armazenamento de arquivos na nuvem e que é integrável com tudo que faz parte do Workspace;
Google Documentos – editor de texto online;
Google Planilhas – aplicação online para criação de planilhas;
Google Apresentações – aplicativo na nuvem para criação de apresentações;
Google Formulários – é a ferramenta gratuita que permite criar questionários, pesquisas, avaliações, testes e formulários online e apresentar resultados em tabelas e gráficos;
Google Meet – serviço de videoconferência, bem como fazer chamadas para contas pessoais ou números de telefone, com a maioria dos recursos necessários para esse tipo de ferramenta, como compartilhamento de tela;
Google Agenda – sistema de calendário compartilhado, que permite incluir tarefas e eventos, além de facilidades como adicionar compromissos automaticamente a partir de e-mails ou responder a convites para reuniões.

O que torna o Google Workspace uma opção viável e interessante, é o fato de que os principais recursos são conhecidos de muitos, especialmente os donos de celulares Android e que pressupõe que se tem tudo isso também no smartphone ou nos Chromebooks ou um notebook / desktop equipado com o Chrome OS Flex.

Outra vantagem, é que nos casos de uso mais básico e em pequenos negócios, pode sair de graça.

Por fim, graças ao sistema de permissões de conteúdos armazenados em nuvem, é possível a colaboração em tempo real e acesso remoto de qualquer lugar com conectividade, com um bom nível de segurança, confiabilidade e disponibilidade, como também a integração com outros aplicativos e serviços da empresa.

4. Evernote

O Evernote é um legítimo representante da transformação digital, já que foi um dos precursores da migração do ambiente físico e da rotina de um escritório, para os meios digitais, ao colocar em um aplicativo, as principais rotinas e instrumentos usados para administrar o dia a dia de um colaborador em uma empresa.

Centralizado no conceito de notas – e daí o seu nome que significa “todas as notas” – o usuário consegue criar notas poderosas, que podem conter comentários, documentos de diferentes tipos, como imagens, planilhas, vídeos e áudios, criar etiquetas comuns a diferentes notas e até mesmo anotações a mão, nos dispositivos que usam canetas stylus.

Graças a essas características, pode-se ter pequenos esboços de projetos, aos quais são vinculados diferentes tipos de documentos.

Os principais recursos, são:

Notas – em cada nota, além do conteúdo próprio, podem ser anexados outros textos, imagens, áudio, anexos, PDFs e até conteúdos manuscritos. O tamanho de cada nota é limitado em 25MB na versão gratuita;
Cadernos – os cadernos são um meio de agrupar as notas, para organizar conteúdos semelhantes ou que façam parte de um trabalho;
Etiquetas – ao adicionar etiquetas às notas, facilita-se a busca e a organização dos conteúdos;
Sincronização – é possível utilizar o Evernote em diferentes dispositivos e sincronizá-los todos, permitindo que acessar as informações necessárias, de qualquer lugar. Também é possível editar offline e realizar a sincronização quando houver conectividade novamente;
PDF – exportar para PDF os conteúdos e compartilhar com pessoas que não tenham o aplicativo ou uma conta no serviço;
E-mail – pode-se encaminhar o e-mail para o endereço conectado à sua conta Evernote, e ele automaticamente aparece na sua lista de notas. Também é possível compartilhar qualquer notas com os contatos de e-mail sem sair do aplicativo;
Personalização – padrões de notas utilizadas com frequência, podem ser transformadas em templates para utilização sempre que necessário;
Pesquisas – a ferramenta oferece um poderoso sistema de pesquisa / busca, para encontrar rapidamente o que for necessário, até mesmo em textos manuscritos.

Como outros aplicativos, ele dispõe de uma versão gratuita, a qual já é bastante poderosa e oferece os principais recursos que o caracterizam, mas também conta com duas versões pagas, as quais oferecem maior volume de dados para upload mensalmente, números ilimitados de dispositivos para sincronização de conteúdo, espaço colaborativo e a forma como é fornecido o suporte.

Ele é especialmente útil para profissionais liberais, freelancers, pequenos prestadores de serviços em geral e qualquer um que precise gerenciar grandes volumes de informação de maneira eficiente.

5. Asana

O Asana é muito usado por sua oferecer uma interface considerada amigável e intuitiva, além de contar com várias ferramentas de trabalho colaborativo, gerenciamento de projetos e tarefas,

A interface proporciona uma visão abrangente de todos os projetos em andamento, bem como as respectivas tarefas e prazos em um único lugar, o que ajuda as empresas a melhorar a produtividade, facilitar a colaboração e garantir que todos os membros da equipe trabalhem em sintonia.

As principais características, são:

Criação de listas de tarefas e projetos, onde cada tarefa pode conter subtarefas, prazos, responsáveis e etiquetas;
Os quadros, cronogramas e calendários oferecem diferentes perspectivas para visualizar o progresso de cada trabalho em andamento;
Diversas ferramentas que facilitam a colaboração entre equipes, como compartilhamento de arquivos, criação de comentários e atribuição de tarefas entre diferentes colaboradores. As notificações em tempo real mantêm todos atualizados sobre as últimas mudanças;
Adaptável a diferentes metodologias de gestão de projetos, como Scrum e Kanban, permitindo personalizar os workflows, criar templates e integrar com outras ferramentas utilizadas pela equipe;
Permite visualizar todas as tarefas em um calendário, ajudando a planejar e administrar o tempo;
Acompanhamento do carregamento de trabalho de cada membro da equipe e alocar recursos dinamicamente, evitando sobrecargas e garantindo participação de acordo com as possibilidades individuais;
Oferece recursos de automação que permitem automatizar tarefas repetitivas, como atribuições, prazos e status, com ganho de tempo e redução de erros;
Ferramentas alimentadas por inteligência artificial, para orientar sobre aspectos que merecem atenção, automação de rotinas e acelerar a tomada de decisões.

6. Dropbox

O Dropbox é dos serviços de armazenamento em nuvem mais antigos que existem.

Mas hoje não é apenas um repositório de arquivos na Internet. A gama de funcionalidades, é bastante extensa e permite que sejam enviados arquivos e pastas inteiros, que podem ser compartilhados apenas para visualização, como também edição por parte dos usuários com os quais o conteúdo foi compartilhado ou a simples inclusão de comentários.

É multiplataforma, o que permite que todo conteúdo armazenado no serviço, possa ser visualizado e editado em diferentes dispositivos, como um smartphone Android ou iPhone, notebook ou desktop Windows, ou MacOs.

Uma extensão do serviço, é o Dropbox Paper, que aumenta significativamente as funcionalidades, permitindo um trabalho colaborativo bastante integrado entre os membros de uma ou várias equipes de trabalho, em tempo real.

A versão gratuita do Dropbox permite o armazenamento de até 2Gb de arquivos, o que pode ser suficiente apenas para arquivos de texto, mas que dependendo do tipo de conteúdo, é insuficiente.

A versão paga mais básica, sai por US$ 9,99/mês, com pagamento anual e que inclui:

2 Tb de armazenamento de conteúdo;
Dropbox Paper;
Compartilhamento de câmera para reuniões online;
Recuperação de conteúdo removido até 30 dias;
Recuperação de conta removida;
Suporte por e-mail;
Acesso offline de pastas em dispositivos móveis.

7. Slack

O Slack surge como uma alternativa ao Skype, porém introduz o conceito de canais, em que se concentram os assuntos que são tratados por cada usuário cadastrado, sendo que um usuário pode estar associado a dois ou mais canais.

Assim como o Skype, ele tem uma interface para chat que reúne os recursos mais comuns e importantes em uma ferramenta deste tipo, mas seu maior mérito, é a integração com outras ferramentas, como o Dropbox, Google Drive e Duo, Trello, SalesForce, entre outras.

Por outro lado, a versão gratuita do Slack possui algumas restrições, como limitr chamadas de áudio / vídeo para grupos e limitar o histórico a apenas as últimas 10 mil mensagens da equipe, o que dependendo do volume de comunicação, significa apenas os últimos meses de contatos.

A versão gratuita permite um armazenamento total de arquivos de apenas 5Gb e apenas 10 integrações com outros apps.

Conclusão

O rápido crescimento do teletrabalho ou das opções de home office, requer ferramentas para desempenhar adequadamente frente às exigências de trabalho.