Home Office: aplicativos e serviços para trabalhar em casa em tempos de coronavírus

O home office e particularmente o teletrabalho, é uma modalidade que vem ganhando destaque já há alguns anos, graças aos muitos avanços em termos de conectividade e da gama de ferramentas que surgiram ao reboque da ampliação e alcance da Internet, bem como opção ao trabalho freelance.

Mas particularmente em função da pandemia de coronavírus, que assolou o mundo e que tem obrigado ao isolamento social, como medida imperativa no sentido de contenção do avanço da doença, essa alternativa de trabalho passou a ser obrigatório para muitos segmentos da atividade econômica.

A busca por opções que visam suprir com ferramentas, bem como pela busca de informações por parte daqueles que ainda não aderiram ao trabalho remoto, se faz evidente em números. Ao se fazer um levantamento no Google Trends – que mostra os termos mais populares pesquisados na maior ferramenta de buscas da atualidade, pode-se ver a evolução das palavras “home office”.

Google Trends - Home Office

Sendo assim, abaixo apresentamos alguns aplicativos e serviços, sendo que cada um é destinado a objetivos específicos e em alguns casos, um não substitui o outro, como é o caso do Trello, que não concorre em uso e proposta com o Evernote ou o Google Hangouts.

No caso dos serviços do Google, são serviços individuais e independentes entre si, mas que podem ser integrados com o objetivo de fornecer recursos mais poderosos. Também priorizamos as soluções gratuitas, apesar de todos disporem de versões pagas, que oferecem recursos maiores ou uma gama maior de opções em relação aos gratuitos.

Portanto, os serviços e ferramentas visam oferecer opções de trabalho colaborativo, comunicação, compartilhamento de conteúdo, organização de rotinas e gestão de ações.

Trello

O Trello é uma ferramenta orientada à administração de trabalhos em equipe e colaborativos, para organização de tarefas, projetos, coordenação do fluxo de trabalho, ou seja, uma ferramenta fundamental para gestores e equipes organizarem suas rotinas e integrarem as ações de cada membro de uma equipe.

Ao utilizar conceitos como o de times, quadros, listas e cartões, um gestor é capaz de organizar checklists, incluir documentos essenciais ao projetos, estabelecer deadlines, controlando o andamento de cada ação de cada colaborador envolvido, por meio de uma interface visual que torna o controle de tudo muito mais fácil e intuitivo.

Boa parte dos recursos e funcionalidades, estão disponíveis na versão gratuita. No entanto, equipes ou times que necessitem mais quadros no desempenho de suas atribuições e/ou projetos, muitas integrações de aplicativos, botões, regras e comandos agendados ilimitados, permissões de administração avançadas, entre outros, é necessário optar pelas versões pagas, que custam R$ 9,99 (Business Class) por usuário ao mês e R$ 20,83 (Enterprise) por usuário ao mês, ambas para pagamento anual.

Há versões Web (Google Chrome, Firefox, Edge e Safari), para Android e iOS e Windows ou MacOs.

Evernote

O Evernote inaugurou a migração do ambiente físico e da rotina de um escritório, para os meios digitais, ao colocar em um aplicativo, as principais rotinas e instrumentos usados para administrar o dia a dia de um colaborador em uma empresa.

Centralizado no conceito de notas – e daí o seu nome que significa “todas as notas” – o usuário consegue criar notas poderosas, que podem conter comentários, documentos de diferentes tipos, como imagens, planilhas, vídeos e áudios, criar etiquetas comuns a diferentes notas e até mesmo anotações a mão, nos dispositivos que usam canetas stylus.

Graças a estas características, pode-se ter verdadeiramente pequenos esboços de projetos, aos quais são vinculados diferentes tipos de documentos.

Como outros aplicativos, ele dispõe de uma versão gratuita, a qual já é bastante poderosa e oferece os principais recursos que o caracterizam, mas também conta com duas versões pagas, as quais oferecem maior volume de dados para upload mensalmente, números ilimitados de dispositivos para sincronização de conteúdo, espaço colaborativo (disponível apenas na versão business) e a forma como é fornecido o suporte. O plano premium está disponível a partir de R$ 9,00 / mês.

Dropbox

O Dropbox é dos serviços de armazenamento em nuvem mais antigos que existem. Mas hoje não é apenas um repositório de arquivos na Internet. A gama de funcionalidades, é bastante extensa e permite que sejam enviados arquivos e pastas inteiras, que podem ser compartilhados apenas para visualização, como também edição por parte dos usuários com os quais o conteúdo foi compartilhado, ou a simples inclusão de comentários.

É multiplataforma, o que permite que todo conteúdo armazenado no serviço, possa ser visualizado e editado em diferentes dispositivos, como um smartphone Android ou iPhone, notebook ou desktop Windows, ou MacOs.

Uma extensão do serviço, é o Dropbox Paper, que aumenta significativamente as funcionalidades, permitindo um trabalho colaborativo bastante integrado entre os membros de uma ou várias equipes de trabalho, em tempo real.

A versão gratuita do Dropbox permite o armazenamento de até 2Gb de arquivos, o que pode ser suficiente apenas para arquivos de texto, mas que dependendo do tipo de conteúdo, é insuficiente.

A versão paga mais básica, sai por US$ 9,99/mês, com pagamento anual (US$ 119,88) e que inclui:

  • 2 Tb de armazenamento de conteúdo;

  • Dropbox Paper;

  • Compartilhamento de câmera para reuniões online;

  • Recuperação de conteúdo removido até 30 dias;

  • Recuperação de conta removida;

  • Suporte por e-mail;

  • Acesso offline de pastas em dispositivos móveis.

OneDrive

O OneDrive é outro serviço que nasceu como armazenamento de conteúdo na nuvem, porém com o passar do tempo vem ganhando funcionalidades, que são fundamentais para o desempenho das atividades administrativas de muitas empresas e negócios.

Assim como o Dropbox, tem uma versão gratuita e versões pagas, sendo que a gratuita oferece um espaço consideravelmente superior (5 Gb), mas que ainda pode ser pouco em determinadas situações. Uma vantagem que se tem desde a versão gratuita, é que se pode utilizar os aplicativos do pacote Office para edição de arquivos armazenados na nuvem, sem que se tenha uma licença ou instalado no dispositivo que é utilizado para acesso.

O plano pago mais acessível custa R$ 369,00 / ano e que entre outras coisas, oferece:

  • Permite que até 6 usuários compartilhem conteúdo, sendo que cada um disponha de até 1 Tb, totalizando 6 Tb;

  • Links para compartilhamento com proteção por senha e tempo de expiração, o que favorece a segurança;

  • Há restauração de backup de conteúdo de até 30 dias, em caso de ataque por ransomware;

  • Cofre virtual, o que significa uma camada a mais de proteção para conteúdo considerado crítico;

  • Pastas offline, para acesso por dispositivos caso não haja conectividade com a Internet;

  • Digitalização de conteúdo, usando OCR e produzindo arquivos PDF;

  • Acesse ao Office 365 (Word, Excel, PowerPoint e Outlook) para Windows e Mac.

Google Hangouts + Docs + Google Drive

Diferentemente dos serviços anteriores, aqui temos uma conjunção de serviços (gratuitos e pagos) do Google e que são integráveis entre si. Ao utilizar o Google Drive, que assim como o Dropbox e OneDrive, é um serviço de armazenamento em nuvem, o usuário tem até 15 Gb para seus arquivos, que podem ser editados e sincronizados com seus dispositivos, para acesso offline.

A edição e acesso ao conteúdo, dispensa que se tenha uma assinatura de algum aplicativo office, como o 365 da Microsoft ou mesmo que esteja instalado no dispositivo. Isso é feito por meio do Google Docs (documentos, planilhas e apresentações). Mas há também outros serviços do Google gratuitos, que facilitam transitar entre os diferentes tipos de conteúdo, como Fotos para imagens, o Duo para vídeo chamadas ou ainda o Google Hangouts, que funciona como um comunicador para trocar mensagens, arquivos e até mesmo compartilhar a área de trabalho, o que é ideal para reuniões de trabalho.

Mas não para por ai. Ainda é possível ter uma agenda, um “to-do-list” ou lista de tarefas e uma pequena aplicação de notas, que funciona como um sistema de “post it virtual”.

A partir de R$ 6,99 / mês ou R$ 69,99 / ano, é possível contar com até 100 Gb de armazenamento, suporte técnico aos serviços, o compartilhamento do serviço com até 5 pessoas da mesma família e créditos e descontos em outros serviços.

Skype

Um dos mais antigos e populares softwares de comunicação, o Skype notabilizou-se ao permitir a comunicação por voz a custos bastante acessíveis, quando a telefonia móvel e mesmo a fixa, ainda estavam em patamares bastante inferiores aos atuais.

Seu maior mérito hoje, é permitir a comunicação entre usuários, sem que seja necessário o pagamento de créditos. Assim, é possível trocar mensagens de texto, enviar e receber vários formatos de arquivos e chamadas de áudio e mesmo de vídeo, entre dois ou mais usuários que tenham o aplicativo instalado em seus dispositivos.

Permite realizar a comunicação um a um, com cada um dos contatos ou criar diferentes grupos, colocando usuários em determinados grupos, o que é altamente desejável em se tratando de diferentes grupos de trabalho dentro de uma mesma empresa.

Disponível para Windows, Mac OS X e Linux e para smartphones que usam Android e iOS.

Slack

O Slack surge como uma alternativa ao Skype, porém introduz o conceito de canais, em que se concentram os assuntos que são tratados por cada usuário cadastrado, sendo que um usuário pode estar associado a um ou vários canais.

Assim como o Skype, ele tem uma interface para chat que reúne os recursos mais comuns e importantes em uma ferramenta deste tipo, mas seu maior mérito, é a integração com outras ferramentas, como o Dropbox, Google Drive e Duo, Trello, SalesForce, entre outras.

Por outro lado, a versão gratuita do Slack possui algumas limitações, como não permitir chamadas de áudio / vídeo para grupos e limitar o histórico a apenas as últimas 10 mil mensagens da equipe, o que dependendo do volume de comunicação, significa apenas os últimos meses de contatos. A versão gratuita permite um armazenamento total de arquivos de apenas 5Gb e apenas 10 integrações com outros apps.

O plano pago mais econômico, está disponível a partir de US$ 4,00 / mês por usuário, quando o pagamento é anual. Empresa muito grandes, ou seja, com muitos usuários, é necessário o contato com um consultor que formulará um plano sob medida.

Conclusão

O rápido crescimento do teletrabalho ou das opções de home office, impulsionado pelo isolamento social decorrente do coronavírus, tem feito com que pessoas e empresas tenham que recorrer a um conjunto de aplicativos e serviços de modo a conseguirem desempenhar adequadamente frente às demandas e rotinas de trabalho.

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