16 dicas para ser produtivo no Home Office

Se até antes da pandemia do coronavírus, o trabalho em regime de home office, era apenas uma tendência observada em algumas poucas empresas, determinadas atividades profissionais e em alguns segmentos, atualmente é um assunto que tem gerado muito debate e algumas polêmicas.

O trabalho em casa se tornou uma alternativa viável graças à tecnologia e a transformação digital, que oferecem uma gama de recursos que permitem que um profissional desempenhe suas funções fora do ambiente físico das empresas, de forma tão ou mais produtiva, que aqueles que se encontram presencialmente.

No entanto, para essa afirmação ser efetivamente verdadeira, é necessário que alguns importantes aspectos sejam levados em consideração.

Com base em nossa experiência de alguns anos, adotando esse modelo com alguns de nossos colaboradores, que atuam em áreas menos sensíveis e exigentes do fator presencial, preparamos esse artigo que visa ajudar aqueles que pela primeira vez estão diante dessa nova realidade.

Quais os desafios do Home Office?

Contrariamente às empresas que já adotavam esse modelo de trabalho por opção, aqueles que por ocasião do lockdown passaram a desempenhar suas atividades em ambiente doméstico, não tiveram muito tempo para se prepararem em termos estruturais, funcionais, logísticos e até mesmo psicológicos, para o home office e com isso é natural que encontrassem desafios difíceis de lidar.

Sendo assim, de início se observou- alguma queda de produtividade, maiores índices de retrabalho decorrente de coisas que não tiveram os resultados esperados, erros, dúvidas, inseguranças e uma lista de problemas inéditos ou já conhecidos, mas que não eram tão frequentes.

O tempo passou e os números mostram que apesar das dificuldades iniciais, muitos souberam se adaptar.

Mas ainda há alguns desafios que são apresentados como argumentos por parte daqueles que defendem o retorno ao modelo presencial, como por exemplo:

• Comunicação – a eficiência da comunicação empresarial, se não contar com um bom arsenal de ferramentas, políticas e procedimentos, pode ser comprometida severamente;

• Criatividade – as atividades e os processos criativos, são outro fator que podem ser afetados negativamente, seja por conta da comunicação menos eficiente, seja por outras questões, como o aspecto a seguir;

• Socialização – a socialização, a qual é essencial, especialmente para as gerações mais velhas, certamente é menor. É preciso criatividade e flexibilidade, por exemplo, instituindo regimes híbridos;

• Controle – a sensação ou necessidade de controle dos colaboradores que os modelos presenciais ainda têm. Empresas e gestores, ainda não se sentem à vontade e/ou não confiam na liberdade de atuação dos colaboradores que não estão sob seus olhares;

• Liderança – é mais difícil exercer liderança e os benefícios em termos de resultados, que uma atuação presencial e eficiente pode proporcionar;

• Colaborativo – há atividades que exigem mais interação entre as pessoas e os resultados dependem da colaboração entre as pessoas, situação na qual a presença física pode ser essencial;

• Segurança – o sigilo e a segurança do universo de informações da empresa, especialmente porque as políticas de segurança em TI precisam ser ainda mais amplas e prever situações novas.

Ou seja, no ambiente profissional convencional, a infraestrutura, as pessoas, as situações, as rotinas e os processos, já estão adequados ao desempenho das atividades que fazem parte do quotidiano da empresa.

Não há um cachorro ou gato, nem tampouco o filho recém-nascido chorando ou o mais velho jogando empolgadamente videogame, ou pessoas em tarefas domésticas, a televisão, o aparelho de som, a geladeira e o armário para suprir aquela fome que vem antes do almoço e tudo o mais que só costuma acontecer dentro de uma residência.

Supostamente, nada disso acontece dentro de uma empresa, ainda que também possam existir outros tipos de incômodos.

É importante compreender os benefícios que o modelo remoto proporciona em cada tipo de trabalho. Não dá para usar a mesma régua para medir cada um, como também não dá para tratar a questão em termos absolutos.

As empresas também devem ter em mente, que é preciso alguma criatividade e novas abordagens e políticas para que superar o velho paradigma do trabalho presencial. Apenas promover algumas adaptações aos velhos modelos, às vezes não basta. Em outras palavras, o futuro do home office ainda está sendo construído!

No entanto, do ponto de vista do trabalhador, é possível sim se manter produtivo e focado no que precisa ser feito.

16 dicas de ouro para ser produtivo no home office

Antes de comentarmos o que fazer para ser produtivo trabalhando em casa, vamos partir do pressuposto que tudo o que é responsabilidade da empresa fornecer para atuar em home office, como por exemplo, um desktop ou notebook, conectividade com a Internet, um telefone de contato e acesso aos softwares e sistemas, esteja ok.

A nossa preocupação aqui, fica por conta dos fatores ambientais do domicílio, bem como os comportamentais do profissional.

Ao seguir as 16 ”regras de ouro” que listamos a seguir, é praticamente a garantia de ter uma atuação profissional condizente com o que se espera e se tem no modelo presencial.

Portanto vamos ao que interessa.

1. Estabelecer regras familiares

A primeira dica, é das mais importantes – estabelecer regras familiares!

É essencial se reunir com as pessoas da família e comunicar não apenas sobre a necessidade de se observar o comportamento de todos durante o horário de trabalho, bem como estabelecer regras claras que precisam ser seguidas durante a jornada de trabalho.

Entre as regras, devem constar questões como:

• Horário – dias e horários nos quais as regras devem ser observadas e cumpridas;

• Silêncio – o silêncio necessário para o desempenho profissional, como o volume de aparelhos sonoros (TV, smartphones, aparelhos de som, eletrodomésticos, etc);

• Interrupções – não podem haver interrupções. Tal como no trabalho presencial, contatos só para situações efetivamente urgentes;

• Comunicação – como e quando se comunicar, como por exemplo, nas eventuais pausas;

• Privacidade – resguardar a privacidade e a segurança do ambiente ou da área no qual constam informações da empresa, como documentos, equipamentos (ex: notebook, telefone, etc) e tudo que seja material de trabalho.

2. Regras pessoais

Também é essencial criar e cumprir um conjunto de regras pessoais sobre o que você pode e/ou deve fazer no horário de trabalho.

Essas regras devem ser concisas, mas explícitas e claras.

Se possível ou necessário, principalmente nos primeiros dias em que está se adaptando ao novo modo de trabalhar, imprima ou mesmo escreva em uma folha de papel e mantenha as regras visíveis. Pode haver alguma flexibilidade, desde que isso não seja encarado como permissão para frequentes descumprimentos.

Alguns exemplos de regras pessoais:

• Horários para pausas e horário para almoço;

• Alimentação – não se permita um “assalto” ao armário ou geladeira, exceto nos intervalos das pausas;

• Vestimenta – a não obrigatoriedade do terno e da gravata, não significa que se possa trabalhar de pijama;

• Local de trabalho – zelar pela organização e limpeza do local.

3. Planejamento

Realizar um planejamento do dia de trabalho, com base em urgência e importância, é essencial para cumprir com as responsabilidades.

Use princípios de administração do tempo para se organizar e definir o que é prioridade.

Esteja atento aos prazos definidos pelo seu gestor imediato, bem como se comunique ativamente com os demais membros da equipe em atividades colaborativas. Faça o que for necessário para cumprir o planejado.

4. Estabelecer uma rotina

Boa parte do que fazemos em nossa vida profissional – e mesmo na pessoal – é resultado de rotinas que se consolidam ao longo do tempo.

Se por um lado as rotinas podem ser entediantes, por outro, evitam que percamos tempo pensando no que deve ser feito.

A automatização de ações que se repetem diariamente, ajudam a melhorar a produtividade e evitam que esqueçamos de fazer o que é importante.

Nos primeiros dias, é normal que algumas coisas não funcionem como se espera, justamente pelo ineditismo da situação, mas a partir da segunda semana, muitas novas rotinas começam a se consolidar. Saiba que novos hábitos costumam levar cerca de 20 dias para se incorporarem.

Aspectos essenciais da rotina, devem fazer parte do planejamento diário.

5. Prioridade para a organização

Em paralelo ao estabelecimento de uma rotina, é conveniente se organizar para cumprir a nova rotina, adotando ferramentas e recursos, como agendas eletrônicas ou mesmo as antigas de papel, to-do-list (lista de tarefas), post it, bloco de notas, pastas, porta-objetos, etc.

Crie roteiros e procedimentos operacionais padrão para as tarefas, em particular as recorrentes, exatamente como acontece dentro do escritório.

Dar prioridade à organização, significa também manter seu local de trabalho organizado. Não se renda à desculpa de que você é desorganizado por natureza e se acha no meio da bagunça.

6. Estabeleça prazos

Esse também é um meio de se organizar e garantir que o que precisa ser feito, será.

Juntamente com a agenda e o planejamento diários, bem como os softwares de gestão de projetos, estipule quando cada ação deve ser iniciada e finalizada.

Faça o acompanhamento permanente das tarefas e o controle do tempo do gasto nelas, a fim de concluí-las nos prazos estipulados, especialmente no caso da entrega de algo que outro colaborador depende para efetuar seu trabalho.

7. Use ferramentas de produtividade

Há atualmente uma boa variedade de ferramentas que ajudam a melhorar a produtividade e se manter organizado.

Mas cuidado com o exagero e a perda de tempo procurando, instalando e aprendendo sobre cada uma.

Vá incorporando pouco a pouco o que sentir que é de fato útil e necessário.

8. Flexibilidade com parcimônia

Um dos grandes atrativos do modelo home office, é a flexibilidade de horários e de se poder ajustar as tarefas profissionais, às comodidades residenciais e da vida privada.

É importante saber medir o quanto de exceções e concessões são possíveis. Na dúvida, pense se o que está se permitindo fazer, seria possível se estivesse no escritório da empresa.

Em vez de simplesmente parar e ir tomar um café ou água, é melhor manter uma garrafa ao seu alcance, para não ter que se levantar e se ausentar do seu posto de trabalho, o que invariavelmente leva mais tempo, desconcentra e pode acarretar em outras distrações.

Ao observar a ocorrência desse tipo de situação, faça a inclusão nas regras pessoais.

9. Isolamento ambiental

Se é possível e se o ambiente doméstico lhe permite estar isolado dos outros moradores, opte por essa condição.

Evite ao máximo usar algum cômodo da casa em que outras pessoas estejam presentes ou circulando mesmo que eventualmente.

Isso contribui para o silêncio, diminui as distrações e as interrupções, mesmo que involuntárias, bem como favorece a organização e a privacidade.

10. Elimine as distrações

Tudo que possa significar distração, como aparelhos de TV, contato com as outras pessoas, janelas e portas abertas, deve ser evitado.

Se por exemplo, você utiliza seu computador pessoal, os sistemas operacionais (Windows, Linux ou MacOS) permitem criar uma conta de usuário diferente, na qual você se loga e não existem os favoritos dos sites que costuma navegar, nem tampouco há os aplicativos dos horários e dias de folga, como Netflix e games.

Aqui valem as mesmas regras que o trabalho presencial tacitamente impõe e consiste de mais um exemplo do que listar nas regras pessoais. Sem concessões para ver as mensagens do WhatsApp do grupo da família ou uma escapada para as redes sociais.

Esse recurso – de usuário diferente – também é importante para aumentar a segurança do que é feito no computador.

11. Horários

Se a empresa não estipular um horário, que geralmente é o mesmo adotado no regime presencial, estabeleça o seu próprio e siga-o rigorosamente.

Assim como os familiares, avise também os amigos e parentes sobre o seu horário e lhes peça que evitem se comunicar com você durante o seu expediente, pois é comum que as pessoas que nunca trabalharam em home office, pensem que agora você está disponível a qualquer horário.

Também não abra concessões para algum compromisso pessoal ou tarefa doméstica.

12. Infraestrutura

Além do ambiente isolado, é bastante indicado ajustar tudo que represente infraestrutura para trabalhar, como o conforto e ergonomia.

Por exemplo, não coloque o notebook no colo. Dê preferência a uma mesa, uma cadeira confortável e ergonomicamente correta, assim como providencie iluminação adequada, ventilação, objetos à mão (lápis, caneta, bloco, telefone, etc), telefone, impressora, etc.

Outros aspectos, como uma conexão veloz e estável com a Internet e um bom plano de dados de telefonia, caso o primeiro falhar, é prioridade.

13. Reforce a comunicação

Como mencionamos, é natural que a comunicação seja prejudicada em relação ao regime presencial e, portanto, deve-se buscar meios de reforçá-la e garantir que seja tão boa quanto possível.

Sempre que houver necessidade de contato com um par, com um gestor ou colaborador, dê preferência aos meios telefônicos ou de vídeo conferência, nos assuntos mais extensos.

Registre toda informação que é compartilhada, em e-mails ou nos sistemas de comunicação (Skype, Slack, Google Chat, Microsoft Teams, etc).

Tenha ciência e esteja atento aos principais problemas de comunicação, bem como peça e dê feedback para as pessoas que fazem parte do seu quotidiano de trabalho.

14. Seja proativo

Seja proativo e se antecipe ao que pode dar errado. Se houver uma chance de algo dar errado, é possível que dará.

Evite improvisar. Opte sempre pelas alternativas mais profissionais e seguras de fazer tudo.

Quando possível, tenha planos de contingência ou um plano B para as questões mais críticas, como a conectividade com Internet e os meios de comunicação.

15. Motive-se

Veja as vantagens e os ganhos que se tem com a nova atividade e a satisfação pessoal e profissional que se tem.

Isso deve funcionar como motivação fazer ainda melhor do que faria se estivesse presencialmente na empresa.

Por exemplo, o ganho em qualidade de vida, ao evitar os deslocamentos para empresa, pode vir da prática esportiva com o tempo agora disponível.

16. Avalie-se

Faça avaliações pessoais. Ao final do dia ou da semana, avalie seu desempenho, o resultado do que fez, as coisas que deram certo e as que não funcionaram como deveriam.

Isso é importante para fazer os ajustes que forem necessários na sua organização pessoal, nos prazos determinados, na flexibilidade que se permitiu, na infraestrutura e em relação a todos os demais tópicos acima.

Conclusão

A mudança do paradigma do trabalho presencial para o teletrabalho – especificamente o home office – requer que o profissional encare a nova realidade sob um novo conjunto de regras e posturas que são fundamentais para ter sucesso e manter-se produtivo.