Como ser produtivo no Home Office em tempos de coronavírus?

Se até poucos meses, era apenas uma tendência observada em muitas empresas de diversos segmentos, com a pandemia de coronavírus, tornou-se a única opção de muitas delas para não parar.

O home office ou teletrabalho (trabalho à distância) vem sendo uma alternativa viável graças à tecnologia, a qual criou uma gama de recursos que permitem que um profissional desempenhe suas funções fora do ambiente físico das empresas, de forma tão ou mais produtiva, que aqueles que se encontram presencialmente, mas para tanto, é necessário que alguns aspectos sejam levados em consideração.

Com base em nossa experiência de alguns anos já adotando esse modelo com alguns de nossos colaboradores, particularmente os que atuam em áreas menos sensíveis e exigentes quanto ao fator presencial, preparamos este artigo que visa ajudar aqueles que pela primeira vez estão diante dessa nova realidade.

Os desafios do Home Office em tempos de quarentena

A quarentena e mais apropriadamente o distanciamento social necessário para a contenção da contaminação e consequentemente do avanço da COVID-19, colocou um enorme contingente de pessoas forçosamente diante de um cenário para o qual muitas empresas – e em maior número, pessoas – não estavam preparados.

Contrariamente àqueles que já adotavam esse modelo de trabalho por opção, os novos trabalhadores que agora desempenham suas atividades em ambiente doméstico, não tiveram uma preparação estrutural, logística, funcional e mesmo psicológica para esse momento e com isso é natural que encontrem desafios difíceis de lidar.

É natural que ocorra uma queda de produtividade, retrabalho decorrente de coisas que não tiveram os resultados esperados, erros, dúvidas, inseguranças, falhas de comunicação e uma lista de problemas inéditos.

A maior parte das dificuldades que alguém pode enfrentar nessa mudança forçada, vem do ambiente novo ao qual somos submetidos e das situações que esse novo ambiente proporciona.

No ambiente profissional convencional, a infraestrutura, as pessoas, as situações, as rotinas já estão adequadas ao clima mais propício ao desempenho de nossas atividades. Não temos o cachorro ou gato, o filho recém nascido chorando ou o mais velho jogando empolgadamente videogame, o transitar de pessoas em tarefas domésticas, os barulhos, a televisão, o aparelho de som, a geladeira e o armário para suprir aquela fome que vem antes do almoço e tudo o mais que só acontece dentro de uma residência.

Como não ceder a tudo isso? Como manter-se produtivo e focado no que precisa ser feito?

15 regras de ouro para manter-se produtivo no home office

Vamos partir do pressuposto que toda a parte que é responsabilidade da empresa fornecer ou você viabilizar para efetuar o teletrabalho, como por exemplo, um desktop ou notebook, conectividade com a Internet, uma linha telefônica e acesso aos softwares e sistemas, está ok.

A nossa preocupação aqui, fica por conta dos fatores ambientais do seu domicílio e individuais do profissional. Seguir as 15 ”regras de ouro” que listamos a abaixo, é praticamente a garantia de ter uma atuação profissional condizente com o que se espera.

Portanto vamos ao que interessa:

  1. Estabelecer regras familiares – é importante reunir-se com as pessoas da família e comunicar não apenas sobre a necessidade de se observar o comportamento de todos durante o horário de trabalho, bem como estabelecer regras que devem ser seguidas durante esse período, como o silêncio tanto quanto possível, evitar interrupções, como será a comunicação quando for absolutamente necessária, etc;

  2. Regras pessoais – também é importante criar um conjunto de regras pessoais sobre o que você pode e/ou deve fazer no horário de trabalho. Devem ser concisas, mas claras. Se possível ou necessário, principalmente nos primeiros dias em que está se adaptando ao novo modo de trabalhar, imprimir ou mesmo escrever em uma folha de papel e mantê-las visíveis. Acima de tudo, deve-se ser rigoroso ao seu cumprimento;

  3. Criar uma rotina – boa parte do que fazemos em nossa vida profissional – e mesmo na pessoal – é resultado de rotinas que se consolidam ao longo do tempo. Rotinas se por um lado podem ser responsáveis por tédio, por outro evitam que percamos tempo pensando no que deve ser feito. A automatização de ações que se repetem diariamente, ajudam a melhorar a produtividade e evitam que esqueçamos de fazer o que é importante. Nos primeiros dias é normal que algumas coisas não funcionem como se espera, justamente pelo ineditismo da situação, mas após a segunda semana, muitas novas rotinas devem estar consolidadas;

  4. Organização – em paralelo ao estabelecimento de uma rotina, é conveniente organizar-se para cumprir a nova rotina, adotando ferramentas e recursos, como agendas eletrônicas (software) ou mesmo as antigas de papel, to-do-list (lista de tarefas), post it, bloco de notas, etc. Crie roteiros, procedimentos, exatamente como acontece dentro do escritório da empresa;

  5. Estabeleça prazos – esse também é um meio de organizar-se e garantir que o que precisa ser feito, será. Juntamente com a agenda diária, ou sistemas voltados a projetos ou tarefas, estipule quando cada ação deve ser iniciada e finalizada. Faça o acompanhamento permanente das tarefas, a fim de concluí-las nos prazos estipulados. Isso também contribui com a organização;

  6. Use ferramentas de produtividade – há atualmente uma boa variedade de ferramentas que ajudam a melhorar a produtividade e manter-se organizado. Mas cuidado com o exagero e a perda de tempo procurando, instalando e aprendendo sobre cada uma. Vá incorporando pouco a pouco o que sentir que é de fato útil e necessário;

  7. Flexibilidade com parcimônia – um dos grandes atrativos do modelo home office, é a flexibilidade de horários e de se poder ajustar as tarefas profissionais às comodidades residenciais. É importante saber medir o quanto de exceções e concessões são possíveis. Na dúvida, pense se o que está se permitindo fazer, seria possível se estivesse no escritório da empresa. Em vez de simplesmente parar e ir “assaltar” o armário, é melhor manter uma guloseima ao seu alcance, para não ter que levantar-se, o que invariavelmente leva mais tempo, desconcentra e pode acarretar em outras distrações;

  8. Isolamento ambiental – se é possível e se o ambiente doméstico lhe permite estar isolado dos outros moradores, faça essa escolha. Evite ao máximo usar algum cômodo da casa em que outras pessoas estejam presentes ou circulando mesmo que eventualmente;

  9. Evite distrações – tudo que possa significar distração, como aparelhos de TV, contato com as outras pessoas, janelas e portas abertas, deve ser evitado. Se por exemplo, você utiliza seu computador pessoal, o Windows permite criar uma conta de usuário diferente, na qual você se loga e não existem os favoritos dos sites que costuma navegar, nem tampouco há os aplicativos dos horários e dias de folga, como Netflix e games;

  10. Horários – se a empresa não estipular um horário, que geralmente é o mesmo adotado no regime presencial, estabeleça o seu próprio e siga-o rigorosamente. Assim como os familiares, avise também os amigos sobre o seu horário e peça-lhes que evitem comunicar-se com você durante o seu expediente. Lembre-se, você está em casa, mas a trabalho;

  11. Infraestrutura – além do ambiente isolado, é indicado ajustar tudo que represente infraestrutura para trabalhar, como o conforto, por exemplo. Não coloque o notebook no colo. Prefira uma mesa, uma cadeira confortável e ergonomicamente correta, iluminação adequada, ventilação, objetos à mão (lápis, caneta, bloco, telefone, etc), impressora, etc;

  12. Reforce a comunicação – é natural que a comunicação seja prejudicada em relação ao regime presencial e, portanto, deve-se buscar meios de reforçá-la. Sempre que houver necessidade de contato com um par, um gestor ou colaborador, dê preferência aos meios telefônicos ou de vídeo conferência, nos assuntos mais extensos. Registre toda informação que é compartilhada, em e-mails ou nos sistemas de comunicação (Skype, Slack, Hangouts, etc);

  13. Antecipe-se ao que pode dar errado – se houver uma chance de algo dar errado, é possível que dará. Evite improvisar. Opte sempre pelas alternativas mais profissionais e seguras de fazer tudo. Quando possível, tenha planos de contingências para questões mais críticas, como conectividade com Internet e meios de comunicação;

  14. Motive-se – veja as vantagens e os ganhos que se tem com a nova atividade e a satisfação pessoal e profissional que se tem. Isso deve funcionar com um motivo fazer ainda melhor do que faria se estivesse presencialmente na empresa;

  15. Faça avaliações pessoais – ao final do dia, avalie seu desempenho, o resultado do que fez, as coisas que deram certo e as que não funcionaram como deveriam. Isso é importante para fazer os ajustes que forem necessários na sua organização pessoal, nos prazos determinados, na flexibilidade que permitiu, na infraestrutura e todos os demais tópicos acima.

Conclusão

A mudança do paradigma do trabalho presencial para o teletrabalho – especificamente o home office – requer que o profissional encare a nova realidade sob um novo conjunto de regras e posturas que são fundamentais para ter sucesso e manter-se produtivo.

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