O que é intranet, como funciona e quais vantagens para sua empresa?

A adoção de intranets empresariais ou corporativas, é uma realidade e um caminho sem volta.

Para as empresas que já as têm, as perguntas e dúvidas mais frequentes que abordaremos aqui, já foram respondidas e esclarecidas. Mas ainda há um contingente importante de empresas que não aderiu, justamente porque ainda precisam superar essa importante etapa.

Portanto, se a sua empresa faz parte desse grupo, a partir desse artigo não saber bem o que é uma intranet, como ela funciona e como pode contribuir para seu negócio, não será mais uma justificativa aceitável.

O que é intranet?

Resumidamente uma intranet é uma rede empresarial ou corporativa, que disponibiliza um conjunto de serviços similares aos que encontramos na Internet e que usa senão todos, a maioria dos protocolos de Internet e cujo acesso a tais serviços, é restrito aos usuários da empresa.

Essa possível definição porém não abrange todas as particularidades que podem existir na prática. Logo isso vai ficar mais claro.

As primeiras intranets começaram a surgir em meados da década de 90, em meio ao crescimento da Internet comercial.

Gestores e profissionais de TI, viram que as facilidades que a grande rede de computadores oferecia, poderiam ser simuladas em menor escala e de acordo com suas necessidades, dentro das suas empresas, utilizando a infraestrutura (servidores, rede e computadores ligados na rede) eventualmente existente, para fornecer de modo restrito ao ambiente da empresa, alguns desses serviços.

Visualmente e funcionalmente semelhantes a sites simples, mas que continham informações de interesse geral dos funcionários, serviço de e-mail, alguns recursos ou facilidades de departamentos como o Recursos Humanos, ou informações dos produtos / serviços para a área comercial, entre outros conteúdos, integravam as intranets naquela época.

Na quase totalidade dos casos, o acesso acontecia em um servidor localizado na rede da empresa, não sendo necessário que os usuários tivessem acesso à Internet para ingressar na intranet, bastando estar conectado à rede da empresa.

A necessidade de usuário e senha para aceso em uma rede assim configurada, devia-se mais a questões de controle dos acessos dos usuários e quais áreas ou recursos da Intranet eventualmente cada um poderia acessar.

O acesso em uma infraestrutura como essa, geralmente ocorria por um endereço IP reservado tal como 192.168.0.1.

Ainda há intranets baseadas nesse modelo e cuja estrutura é bastante similar a essa situação hipotética acima descrita.

Por essa afirmação, você deve concluir que há outros modelos. Se você pensou assim, saiba que está certo!

O que é extranet?

Da mesma forma que uma intranet, a extranet é uma rede corporativa, que pode oferecer os mesmos recursos e serviços disponíveis aos usuários da intranet, mas também a usuários remotos ou fora do ambiente da empresa.

Uma exigência que decorre dessa característica – o acesso externo ao ambiente corporativo – é que os usuários externos precisam estar conectados à Internet.

Outra consequência desse modelo, é que a restrição de acesso, bem como as preocupações com a segurança, devem ser maiores, para que não ocorram acessos não autorizados e que o ambiente em que estão hospedados os serviços e recursos, não sejam alvo de ameaças próprias e comuns do mundo digital.

A terceira característica desse modelo, é que em vez de hospedar todos os recursos da extranet localmente, ou seja, usando a infraestrutura disponível na empresa, geralmente usa-se um data center ou uma empresa de hospedagem.

Não que não seja possível fazer uso de infraestrutura própria, tanto que não é tão difícil encontrar extranets funcionando dentro do ambiente empresarial. Porém, muitas empresas têm optado pelo outsorcing ou terceirização, pois há um grande número de vantagens em utilizar o know-how e as soluções oferecidas por uma empresa de hospedagem, como por exemplo, menor investimento, maior segurança e menos manutenção, para citar apenas as principais.

Por fim, como está razoavelmente aparente, esse modelo não deixa de ser uma intranet, exceto que além disso, é também uma extranet. Por consequência, é também um outro modelo.

Entre alguma das aplicações de extranet mais conhecidas, temos possivelmente as plataformas de EaD (Ensino a Distância). Mas há inúmeras outras aplicações, como os sistemas de licitação eletrônica de órgãos públicos.

Tanto em um, como no outro exemplo, são sistemas internos com acesso controlado e restrito para usuários locais (funcionários) e remotos. Portanto, típicas extranets.

Mas há outras razões para que uma intranet seja também uma extranet, quando por exemplo uma empresa tem filiais e, portanto, há usuários geograficamente distribuídos, ou para que gestores em viagens de trabalho precisem acessar sistemas ou informações estratégicas / operacionais da empresa, ou ainda quando fornecedores também tenham intranets conectadas, para por exemplo, trocar informações de faturamento e despacho de mercadorias.

A verdade é que utilizações reais e práticas de intranet, sejam as típicas, ou as extranets, existem em número cada vez maior.

Como funciona a intranet?

A depender do que se pretende e do modelo escolhido, uma intranet funciona de modo muito parecido com funcionamento da Internet.

Especialmente quando se opta por hospedar em um hosting ou data center, em que o acesso costuma ocorrer por um subdomínio (ex: https://intranet.seudominio.com.br/), ou mesmo uma pasta / diretório do domínio principal (ex: https://www.seudominio.com.br/intranet/),

Mas mesmo que se escolha ter a intranet na infraestrutura interna à empresa, muitas coisas podem compartilhar características com o funcionamento de muitos serviços da Internet.

Ou seja, independente do modelo é preciso ter um servidor web (serviço de exibição de páginas), um serviço de banco de dados, e-mail, FTP, SSL, entre outros serviços que também são encontrados em um típico servidor de hospedagem compartilhada.

Afinal, se não é o único, mas o principal fator de diferenciação de um site na Internet, a restrição dos acessos por parte dos usuários da empresa, é compreensível que independente de onde esteja localizado tal servidor, ele seja capaz de desempenhar praticamente os mesmos papéis que uma infraestrutura da world wide web.

Inclusive o fato da intranet simular para seus usuários praticamente tudo que um site na Internet pode oferecer, consiste de uma das vantagens de sua adoção por parte das empresas.

Vantagens do uso da Intranet

Mais do que uma tendência, a intranet vem ganhando espaço no mundo corporativo, pois há um amplo e inegável conjunto de vantagens que justificam sua adoção.

Redução de custos

Redução de custos é algo que soa como música para 10 entre cada 10 gestores.

A redução de custos na simplificação e/ou otimização de processos que podem ser melhorados ou totalmente transportados para um equivalente digital. Como exemplo, há aplicativos e sistemas cujas versões para múltiplos usuários e rodando a partir de um servidor, tem menores custos de licenciamento do que o modelo individual, com uma instalação / licença por estação de trabalho.

Quando a intranet é hospedada em uma empresa especializada, há também significativa economia em infraestrutura própria e nos processos necessários para sua manutenção.

Além disso, há redução indireta de custos decorrente das outras vantagens que veremos a seguir, ou visto de outra forma, dos ganhos que conseguimos ter.

1. Aumento da produtividade

Há ganhos de produtividade por uma série de possibilidade e implementações que uma intranet torna razoável:

  • Centralização e acesso a toda informação que é crucial no quotidiano de colaboradores e gestores;

  • Por permitir instalar e disponibilizar ferramentas especificamente destinadas a produtividade;

  • Pela acessibilidade 24x7 de informações essenciais ao negócio, permitindo por exemplo, que um decisor em viagem de negócios, tenha a qualquer hora e de qualquer lugar, a partir de uma conexão com a Internet, acesso a informações, relatórios, documentos e sistemas;

  • Ganhos de produtividade como resultado de outras vantagens, como melhoria na comunicação.

2. Melhora na comunicação empresarial

Lembra-se quando falamos das primeiras intranets? As primeiras razões para serem implementadas, estavam relacionadas a justamente tornar mais eficaz a comunicação empresarial. Ainda hoje é uma justificativa importante.

Comunicados, políticas, circulares internas, o blog interno, o quadro de avisos agora em sua versão digital, a troca interna de mensagens eletrônicas e todos os recursos que promovem a comunicação, geralmente estão presentes nas principais intranets.

3. Disponibilidade / acessibilidade

Além da disponibilidade / acessibilidade da informação para os usuários da empresa, quando a intranet é também uma extranet que tem como propósito fornecer informações e sistemas para parceiros, fornecedores, representantes ou até mesmo clientes.

Tal como na Internet, a flexibilidade e o caráter 24x7 da informação disponível, traz ganhos para todos os envolvidos.

4. Integração e transformação digital

Instituir uma intranet robusta e dotada de muitos recursos, favorece a integração de sistemas em um só lugar e contribui para a transformação digital, trazendo ganhos recorrentes em várias esferas.

5. Usabilidade

Usabilidade refere-se a quão fácil algo é de ser usado.

A transformação digital e a facilidade com que as pessoas e especialmente as novas gerações têm para usar novas tecnologias, encontra na intranet o ambiente perfeito para acomodar recursos e sistemas para os usuários.

6. Organização / administração

Um site de intranet pode abrigar o CRM usado no comercial, o controle de ponto e o acesso aos benefícios dos colaboradores, o banco de horas e escala de folgas e férias, um sistema de agenda e lista de tarefas, gerenciamento de documentos, para citar apenas algumas das situações existentes no quotidiano das empresas.

Ao incluir isso tudo e o que mais for oportuno, favorece-se a organização e administração da empresa.

Conclusão

As intranets como redes destinadas a reunir uma ampla gama de serviços destinados aos usuários de empresas, produzem um conjunto de vantagens que é diretamente proporcional ao universo de possibilidades que ela oferece.

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