Home Office

Quais os desafios e como implantar o Home Office na empresa?

Há poucos anos, o home office foi uma necessidade, mas hoje em dia, além de tendência é também uma alternativa interessante e vantajosa para várias empresas.

Se essa é uma possibilidade que está sendo considerada, mas ainda há dúvidas sobre a viabilidade dessa modalidade de trabalho, hoje vamos discutir quais fatores precisam ser levados em consideração.

Vamos conversar a respeito?

O home office é para a minha empresa?

Essa é uma dúvida que muita gente tem e não é sem razão, afinal não é fácil vencer a resistência interna e se manter preso ao paradigma do trabalho presencial, pois por toda a vida se acreditou que a produtividade é dependente da supervisão direta e permanente dos gestores imediatos.

Essa crença ganha ainda mais força, se ninguém da concorrência ainda adotou esse novo modelo.

Por outro lado, também não faltam estudos e casos reais, nos mais diferentes segmentos de atuação, nos negócios pequenos, médios ou grandes, nos órgãos públicos ou na iniciativa privada, em empresas locais ou nas multinacionais.

As propagadas vantagens, são muitas e conhecidas, tanto que deve ser por isso que essa alternativa está sendo considerada e você chegou até aqui, não é mesmo?

Para os colaboradores, trabalhar de casa, parece um sonho. Fim do stress com o trânsito ou com o transporte público, mais tempo com a família e com os amigos, quem sabe uma prática esportiva nas horas vagas, ou ainda, mais lazer e se dedicar a um hobby do passado.

Sim, o home office pode trazer tudo isso e muito mais.

Sob o prisma das empresas, também existem as vantagens, como a redução de custos, o menor turnover e até melhores índices de produtividade, resultante da maior satisfação, melhor qualidade de vida no trabalho e envolvimento espontâneo dos colaboradores.

Esse não é o ponto. A questão que se apresenta, é que antes de toda essa mudança, há uma série de desafios reais que precisam ser conhecidos e vencidos.

Não se trata apenas de liberar o funcionário para trabalhar no conforto do seu lar e se aproveitar das vantagens.

Antes de mais nada, é também uma decisão estratégica que envolve vários aspectos, como o conjunto de tecnologias necessárias, o ajuste das políticas internas, a adequação de vários processos e procedimentos internos, a segurança da informação, mas sobretudo, se as pessoas afetadas estão prontas e se o cliente final não será afetado.

Por isso, antes de implantar o teletrabalho ou trabalho remoto, como também costuma ser referenciado o home office, é essencial entender o que está em jogo, como por exemplo, o que precisa ser ajustado, como realizar a sua implantação ou como garantir que tudo funcione de modo eficiente.

O primeiro grande desafio na implantação do home office

O primeiro grande obstáculo à implantação do trabalho remoto, é mental, é psicológico e está intimamente relacionado ao papel dos gestores na empresa.

Durante a vida toda, especialmente para quem não é das novas gerações, consolidou-se a crença que trabalho depende da presença física no ambiente da empresa, mas acima de tudo, sob estreita gerência de alguém, cumprindo rotinas e horários rígidos.

Esse foi o mundo que nos acostumamos e fomos condicionados, mas os tempos são outros e a imposição da pandemia, mostrou que não precisa ser necessariamente assim.

A transformação digital, a variedade e a eficiência das ferramentas de gestão e a mudança no perfil dos profissionais, entre outras renovações, mostraram que eficiência e produtividade, podem ser conseguidos em outros modelos de trabalho.

Não fosse assim, não haveriam os nômades digitais e os freelancers, ou outros prestadores de serviços.

Portanto, a superação desse paradigma, passa primeiro por uma mudança cultural dentro da empresa e que envolve fatores, como:

Confiança – é preciso confiar nas pessoas, mas também nas suas competências e habilidades;
Resultados – entender que o resultado é mais importante do que o tempo dedicado à sua obtenção;
Controle – controlar deve atender a aspectos como padrões e qualidade;
Liderança – liderança não se exerce apenas presencialmente ou por vigilância.
Comunicação – especialmente por conta da tecnologia, a comunicação pode ser tão eficiente quanto presencialmente.

Como mudar de mentalidade?

Uma vez que se enxergue e se reconheça que é preciso mudar a mentalidade, o passo seguinte é trabalhar para que essa mudança de mentalidade de fato ocorra.

1. Conquista da confiança

Tal como em qualquer tipo de relação humana, a confiança é a fundação sobre a qual, todo o restante será construído.

Pergunte a si mesmo e reflita. Sua equipe só entrega aquilo que você supervisiona?

Há algumas possíveis conclusões, se a resposta for “sim”:

Existe a possibilidade de que você não tenha contratado a pessoa certa;
É provável que sua liderança esteja sendo falha;
Em vez de gestor, você exerce mais a função de um vigilante;
Talvez você não seja capaz de gerenciar diferentes filiais, fisicamente distantes.

A virada de chave, implica acreditar que o colaborador é competente, é responsável, é capaz de administrar o seu tempo, consegue entregar as tarefas e os resultados, bem como se mantém comprometido e interessado, sem que para tudo isso, seja necessário o olhar atento do seu superior hierárquico.

2. A finalidade do controle

Conforme comentamos no post “Como, quando e por que fazer controle de colaboradores?”, historicamente e habitualmente, os controles têm função primária de vigilância e de garantir que o que foi determinado, seja feito.

Mas na mesma conversa, concluímos que os novos tempos requerem novas abordagens.

Controle só faz sentido, para:

Melhorias e correções – identificar causas de problemas e a partir daí, pensar e apresentar soluções, melhorias e correções;
Garantia da qualidade – quando é preciso garantir padrões, os quais por sua vez, garantem normas e conformidades para a boa qualidade de produtos e serviços;
Segurança – nas situações mais sensíveis, nas quais a segurança é imprescindível, certifica-se que normas e políticas estejam sendo adequadamente cumpridas;
Legislação – nos casos em que houver legislação que determine verificação ou inspeção de algo;
Metas e remuneração – para a verificação do atingimento de eventuais metas, bem como qualquer tipo de remuneração vinculada a desempenho (comissionamento, premiação, etc).

3. Resultados ou tarefas

Outra crença equivocada, tem relação com os controles e com as tarefas.

É bastante comum vermos gestores muito mais preocupados com o tempo que sua equipe se mantém ocupada, do que com os resultados que ela apresenta. Lembre-se que eficiência é fazer menos e entregar mais e não o inverso.

Sendo assim, cobre maior satisfação no atendimento aos clientes internos e aos clientes finais, mais vendas e maior ticket médio, em vez de números de atendimentos e número de prospecções, por exemplo.

4. Comunicação eficaz

Em nosso post “Comunicação Empresarial Eficaz: quando a eficácia da comunicação traz lucros!”, enfatizamos quais são os aspectos que significam ruído na comunicação e, portanto, tornam-na ineficiente.

Embora o distanciamento físico tenha sim alguma influência, há muitos outros aspectos mais decisivos e sendo assim, seja presencialmente ou remotamente, esses outros aspectos precisam ser reconhecidos e trabalhados.

Ao aliar as ferramentas que a tecnologia permite dispor, com posturas mais empáticas e objetivas, exercendo uma escuta ativa, gerenciando os eventuais conflitos e diferenças, como também dando e solicitando feedback, é possível ao gestor promover uma comunicação fluída e eficaz.

5. Otimização

O trabalho remoto é também uma ótima oportunidade para o gestor aprender a otimizar sua liderança.

Começa com as suas reuniões e follow-ups, passa pelos processos e procedimentos operacionais padrão (POPs) e envolve também os relatórios, os sistemas de gestão e as diversas métricas e indicadores de desempenho.

Tudo deve ser repensado e ajustado de acordo com a nova realidade.

6. Transição

Outro papel essencial do gestor, é planejar e conduzir a transição.

Sim, porque o ser humano é por natureza resistente às mudanças, ao novo, ao que ele não conhece, produzindo medos e insegurança.

Aí é que entra sua habilidade para liderar as mudanças que ocorrerão.

O processo deve ser gradual, ao longo do qual é possível observar os ajustes que precisam ser feitos e as implementações que não foram previstas.

Por exemplo, é recomendável iniciar o processo de mudança, com apenas um departamento e em regime híbrido, no qual apenas por dois dias da semana, os colaboradores atuam remotamente. Gradualmente, aumenta-se o trabalho no ambiente doméstico e se observa a evolução, a assimilação e os resultados.

Quais aspectos considerar na implantação do home office?

A medida que a ideia de implantação do teletrabalho se torna aceitável, é hora de pensar no que é necessário para viabilizar o novo modelo, sendo natural que algumas etapas apresentem maior dificuldade a depender do modelo de negócio de cada empresa.

Porém, em linhas gerais, há algumas preocupações que são comuns à maioria das empresas, conforme veremos a seguir.

1. Áreas e cargos

Obviamente, nem todas as funções são compatíveis com o trabalho remoto e, sendo assim, o primeiro passo é determinar quais áreas e cargos são enquadráveis no novo modelo.

Deve-se avaliar cuidadosamente quais atividades podem ser exercidas remotamente, sem prejuízos de quaisquer naturezas, seja para os resultados finais, seja para o funcionamento de outros departamentos, lembrando sempre da relação de clientes internos que costuma haver.

Em outras palavras, se o trabalho de um departamento depende do trabalho do outro, o distanciamento físico não pode afetar negativamente essa dependência ou torná-la significativamente mais complexa.

2. Capacitação

Outra providência essencial é a capacitação, ou se preferir, tornar os colaboradores plenamente capazes de desempenhar tão bem quanto o fazem presencialmente.

Isso envolve os seguintes aspectos:

Conscientização – tudo deve começar com o trabalho de tornar os colaboradores conscientes das suas novas responsabilidades que acompanham o seu ganho de autonomia, dos desafios que encontrarão no ambiente doméstico, assim com as posturas e dicas para se manterem produtivos em home office;
Treinamento – frequentemente os profissionais terão novas ferramentas nas suas rotinas, novos procedimentos (POPs) e ajustes / alterações em relação ao que estavam acostumados, exigindo treinamentos;
Segurança – como veremos logo mais, a segurança no ambiente digital, é outro fator que exige atenção e como o usuário é um elo sensível na cadeia de segurança, ele precisa ser devidamente orientado;
Autogestão – outro aspecto que deve ser trabalhado, é a autogestão, pois agora cada profissional precisa ser gestor do seu tempo, das suas tarefas, dos seus próprios controles e dos recursos necessários nas suas rotinas de trabalho.

3. Recursos tecnológicos

Condição fundamental para exercer o trabalho remotamente, é a disponibilidade dos recursos tecnológicos e que compreende fatores como:

Disponibilidade de equipamentos / dispositivos adequados (mesa e cadeira, computador, headset, telefone, etc);
Sistemas / softwares de comunicação e trabalho colaborativo (ex: MS Teams, Slack, etc), softwares de gestão de projetos, sistemas internos da empresa (relatórios, faturamento, pedidos, etc), help desk, chat de atendimento, cliente de e-mail, suítes office, intranet, etc;
Suporte técnico remoto (área de TI).

4. Segurança

Não dá para falar em home office e dos recursos tecnológicos necessários e não falar na segurança associada.

Além da já mencionada capacitação aos usuários, há uma série de questões que precisam ser bem pensadas, como por exemplo:

Ajustar as políticas de segurança em TI e confidencialidade de dados e acesso seguro aos sistemas corporativos;
A conscientização do usuário em cibersegurança e a importância que ele tem na cadeia;
Instituição de ferramentas essenciais, como firewall, antivírus, VPN, etc;
Cuidados adicionais, como autenticação multifator (MFA), segurança do roteador Wi-Fi, criptografia de ponta a ponto, etc.

5. Clima organizacional

É essencial destacar, que o distanciamento físico não é permanente, mas circunstancial e que a cultura, o clima organizacional, devem ser mantidos.

Para tanto, é importante instituir diferentes mecanismos, como:

Promoção de encontros virtuais, eventos online e canais de feedback;
Instituir um canal de apoio e comunicação informal, entre os participantes e desses para com seus gestores imediatos;
Permitir e incentivar pausas programadas, horários flexíveis, bem como monitorar sinais de isolamento, estresse ou de sobrecarga;
Realizar encontros presenciais periódicos, como algumas reuniões, confraternizações, comemorações (ex: aniversariantes do mês), happy hour mensal, etc;
Se possível, realizar a integração de novos colaboradores (onboarding) presencial.

6. Lideranças

Os gestores de todos os níveis, também precisam passar por uma transição e se adaptarem às novidades, em aspectos como:

Adequarem-se a nova dinâmica de trabalho, bem como as técnicas que serão exigidas para exercerem liderança à distância;
Também precisam de capacitação nas novas ferramentas digitais que utilizarão;
Etapas de transição, durante as quais devem imaginar as métricas e os indicadores essenciais, para serem capazes de realizar os ajustes necessários e instituir coisas novas;
Devem enxergar quais informações agora serão uteis, reformulando os relatórios e customizando suas ferramentas de gestão.