O que é termo de confidencialidade, quando e por que usar?

Não é de hoje que a informação e determinados conjuntos de dados, podem ter imenso valor para aqueles que têm acesso a eles e, portanto, cercar-se de cuidados diversos, é essencial.

Entre tudo o que cabe a uma empresa para proteger as informações que geram valor para ela, está o termo de confidencialidade.

O que é, quando ou em quais situações ter um e porque é importante, é o responderemos no conteúdo de hoje.

O que é um termo de confidencialidade?

Um termo de confidencialidade é basicamente um contrato, no qual são estabelecidas as informações sobre as quais deve haver sigilo / segredo e, portanto, confidencialidade, bem como qual(is) a(s) parte(s) a quem cabe guardar segredo.

Em outras palavras, ao assinarem um contrato do tipo, as partes concordam em proteger as informações que são consideradas confidenciais e que forem compartilhadas com eles pela outra parte. Além de não divulgar ou liberar as informações sem consentimento, a parte que tem acesso às informações consideradas sensíveis, também concorda em não copiar, modificar ou fazer uso das informações de qualquer forma que não seja autorizada por quem forneceu a informação.

Os termos de confidencialidade começaram a ser celebrados e tornaram-se comuns, justamente quando as empresas perceberam o quão valiosa podem ser algumas informações e que em certas situações, mais do que a confiança mútua, era necessário um instrumento que lhes dessem certas garantias quanto a manutenção do segredo de tais informações.

Pode-se até dizer que esse é também um dos muitos instrumentos de combate ao vazamento de dados, visto que há casos nos quais eles são deliberados.

Embora costume ser conhecido como termo de confidencialidade, ocasionalmente pode ser referido também como contrato de confidencialidade ou acordo de sigilo, ou ainda o seu correspondente em inglês e que é non-disclosure agreement (ou sua sigla NDA), para contratos de âmbito internacional.

Não importa o nome, mas o que se pretende com o termo, já que nem sempre dados e informações produzidos ou utilizados dentro de uma organização, estão protegidos por leis de propriedade industrial, ou pela legislação sobre direito autoral, ou ainda pela propriedade intelectual de programas de computador, para citar apenas as situações mais comuns.

Ainda que algumas informações estejam protegidas ou cercadas de algumas garantias legais, como no caso de um registro de patente, um termo de confidencialidade pode ampliar o que o registro não cobre, como o prazo durante o qual a informação deve manter-se sob segredo.

Quais os tipos de termos de confidencialidade?

Os contratos de confidencialidade podem ser mútuos / bilaterais, unilaterais ou multilaterais, a depender do objeto de proteção, da situação em que a informação é compartilhada e das partes envolvidas.

• Termo mútuo ou bilateral – é celebrado quando ambas as partes compartilham dados mutuamente e informações consideradas sigilosas. Ou seja, há obrigação recíproca de manutenção da confidencialidade;

• Termo unilateral – quando apenas uma das partes tem o interesse ou necessidade de proteger as informações fornecidas à outra parte;

• Termo multilateral – quando as partes envolvidas se obrigam ao dever de confidencialidade em graus distintos ou quando há mais de duas partes envolvidas.

Quando é importante firmar um termo de confidencialidade?

Há uma série de situações nas quais é importante elaborar e assinar um termo de confidencialidade.

A seguir listaremos as mais comuns, no entanto, eventualmente podem haver outras situações em que é indicado firmar um NDA com a outra parte envolvida.

1. Colaboradores

Ao desempenhar suas funções, não é raro que um colaborador tenha acesso à informações de caráter estratégico, segredos industriais, dados sensíveis, entre outros cuja confidencialidade precise ser garantida.

Nos casos em que há acesso e manipulação de dados de terceiros, instituir um termo de confidencialidade, é um dos instrumentos que garante que a empresa cumpre integralmente a LGPD, por exemplo.

Também é necessário ter preocupação com níveis hierárquicos mais elevados, como no caso dos gestores, situação em que a quantidade e variedade de informações dessa natureza, pode ser ainda maior.

O acordo de sigilo deve prever que eles não compartilhem o que é alvo do termo, tanto durante o tempo em que trabalham para a empresa, bem como após se desligarem dela.

2. Parceiros

As parcerias entre empresas muitas vezes exigem que informações e dados reservados sejam compartilhados com o parceiro.

Apesar de se esperar que as empresas envolvidas atuem de maneira ética e comprometida com o sucesso da outra parte, sempre é conveniente celebrar um contrato do tipo.

3. Clientes

Há situações em que clientes também podem ter acesso a informações que devem ser restritas ao cenário da relação comercial, quando por exemplo, um know-how ou método é transferido ao cliente e ao mesmo tempo faz parte do seu diferencial de mercado.

Em casos assim, a prestação de serviço pode estar condicionada ao aceite de um termo de confidencialidade.

4. Fornecedores

O fornecimento de produtos e serviços, algumas vezes requer que os fornecedores tenham acesso a informações sigilosas e que pode ser um componente de um dispositivo que usa uma tecnologia exclusiva, ou uma campanha de Marketing relativa ao lançamento de um novo produto.

É comum que certos fornecedores inclusive participem em determinadas etapas do desenvolvimento de um produto, especialmente quando seu papel é entregar um componente ou uma matéria-prima especial, condição comum em lançamentos inovadores. Pense no lançamento de um novo modelo de automóvel, o qual faz uso de inúmeras peças de terceiros.

Para todas essas situações, é necessário um termo.

5. Fusões / aquisições

Processos de fusão ou aquisição, entre muitos trâmites e procedimentos, envolve o compartilhamento de informações financeiras e operacionais sensíveis, não apenas com a organização envolvida, mas também com intermediários, instituições financeiras, etc.

Esse é um exemplo típico de um NDA multilateral, como forma de garantir que os dados estejam protegidos, tanto em caso de consolidação da operação ou não, quando a empresa que seria incorporada, continua sua trajetória.

6. Investidores

Quando uma empresa ou mesmo um investidor individual se interessam por uma empresa, não é necessário conhecer absolutamente tudo sobre ela, mas eventualmente algumas informações estratégicas e que costumam constituir seu diferencial, acabam sendo conhecidas por eles e a manutenção desses diferenciais, deve ser garantido por um acordo de sigilo.

7. Franqueados

As franquias são outro exemplo comum da instituição de acordos de sigilo.

Isso porque o franqueado tem acesso a um grande número de informações, processos e procedimentos que podem integrar o conjunto de diferenciais estratégicos da franquia.

8. Terceirizados e prestadores de serviços

Existem relações comerciais que guardam certas particularidades e que geralmente têm como representantes, as empresas terceirizadas e alguns prestadores de serviços, como as consultorias de empresas.

No caso dos primeiros, pela presença constante de seus colaboradores nos escritórios do cliente e no caso dos segundos, pela natureza do seu trabalho e que envolve o conhecimento de grande volume de informações sensíveis.

É fundamental em ambos os casos, que pelo menos uma parte do contrato de prestação de serviços, seja dedicada ao termo de confidencialidade.

Como elaborar um termo de confidencialidade?

Essa é das perguntas mais frequentemente feitas por todos que enxergam a necessidade de elaborar um termo de confidencialidade. No entanto, ao contrário do que muitos conteúdos similares fazem, não listaremos quais as preocupações devem ser observadas, nem tampouco quais elementos devem constar de um documento do tipo.

Por que?

Em Direito, essa é uma das áreas que requer um alto nível de especialização, a tal ponto de haver profissionais dedicados exclusivamente a esse assunto, sendo inclusive alguns dos mais bem remunerados na profissão, dada a importância que o tema tem.

Em determinados setores e a depender do que envolve, a diferença entre um contrato bem concebido e um não, muitas vezes significa continuidade do negócio ou o seu fim.

No Brasil, é até relativamente comum, que na pior situação possível, ou seja, de ser necessário fazer cumprir o termo de confidencialidade, que não se apele para o judiciário. Não por outra razão, senão pelo fato de que algumas vezes a causa envolve elevada complexidade técnica, exigindo laudos, análises, testes e que por mais bem-feitos e detalhados que sejam, alguns juízes declaram-se incompetentes para decidir.

Em situações como essas, em vez disso, decide-se por uma câmara ou comissão de arbitragem, composta de especialistas na área e que são designados em comum acordo pelas partes envolvidas.

Outra razão para justificar a busca de assessoria jurídica especializada em contratos, é que a variedade de situações e particularidades, é incompatível com tentar colocar a realidade de uma empresa em um modelo prévio, como há muitos sites que os fornecem.

Imagine que seu negócio tenha que celebrar termos de confidencialidade com cada uma das oito entidades que mencionamos anteriormente. Será mesmo que um único modelo é suficiente para contemplar todas as oito situações e todos os seus possíveis desdobramentos? Ou ainda que um colaborador do financeiro e outro de TI, devam firmar um mesmo termo?

Conclusão

A importância de algumas informações usadas no quotidiano de muitas empresas, torna inevitável que elas sejam garantidas por termos de confidencialidade.