Como conduzir Reuniões de Vendas produtivas?

Os departamentos de Vendas das empresas, estão entre as áreas mais cercadas de crenças e meias verdades de como as coisas devem acontecer.

Possivelmente o exemplo mais clássico dessa afirmação, sejam as famigeradas reuniões de vendas e em especial se elas têm dias e horários fixos e previamente determinados para acontecer.

Quais os problemas das reuniões de vendas? Quais os erros mais comuns? Como conduzi-las de modo eficaz?

Mudar a visão e o conceito associado às reuniões de vendas, é o foco do nosso encontro de hoje!

O que é uma reunião de Vendas?

Ah, muitos – se não todos – dirão que sabem muito bem o que é uma reunião de Vendas, não é mesmo?

Vamos analisar melhor esse termo?

Reunião é o encontro de pessoas com objetivos ou propósitos em comum. E é de Vendas, porque é relativa aos mais diversos assuntos do departamento de Vendas e não apenas referente ao ato de vender.

Se todos os participantes não compartilham do mesmo objetivo ou propósito, já temos a primeira inconsistência.

E é justamente essa a primeira causa das reuniões serem um problema comum nas mais diversas empresas, independente do porte, do segmento de atuação e até mesmo da cultura organizacional.

Quando a equipe – toda ou em parte – comemora ou apenas abre um sorriso ao saber do cancelamento de uma reunião periódica, qualquer que seja o motivo do cancelamento, temos um claro indício de que as peças-chave não têm o mesmo propósito, não veem benefício e ao contrário, costumam pensar que é só algo chato e que é um desperdiçador do seu valioso tempo.

“Em vez de estar vendendo e correndo atrás de cumprir minha meta, estou ouvindo um monte de ladainhas e coisas que já sei”, pensam muitos.

Torna-se ainda pior, porque muitos gerentes têm plena consciência disso, mas apesar disso, insistem em realizá-las regularmente.

Os paradigmas das reuniões de Vendas

Os paradigmas – única maneira conhecida de se encarar ou fazer algo – podem variar de acordo com a empresa, mas em linhas gerais, são:

• As reuniões ocorrem sempre em um dia e horário previamente determinado. Algumas vezes têm até duração fixa;

• São sempre em caráter presencial e dentro da empresa;

• Todos os vendedores precisam estar presentes;

• Alguns dos assuntos tratados são sempre os mesmos (metas, dados para o forecast, relatórios, etc);

• O gestor é o único que fala ou o que mais fala;

• As pautas das reuniões são sempre propostas apenas pelo gestor.

A lista acima pode aumentar facilmente, a depender da empresa, mas já basta para o que nos interessa.

Por que as reuniões ocorrem sempre em dias e horários fixos, como por exemplo, todas as segundas-feiras, às 08:00h ou todas as sextas-feiras, às 17:00h?

Alguns dirão, que é porque sempre fizeram assim, outros porque os vendedores já estão acostumados, ou até porque todo mundo fica sabendo que não pode marcar nada nesses dias e horários.

Três possibilidades de respostas e três equívocos grosseiros, que explicam, mas não justificam.

Em outras palavras, as reuniões ocorrem apenas por rotina e não por um propósito claro, bem definido e comum a todos que delas participam. Significa dizer que muitas vezes elas não precisariam – nem deveriam – acontecer, como também costumam não trazer nenhum resultado consistente.

Quando se faz o mesmo tipo de questionamento em relação aos demais paradigmas que listamos e se tem apenas explicações diversas e não justificativas concretas, que são aquelas baseadas em resultados observáveis e práticos, ou talvez uma melhoria, é sinal de que o paradigma precisa ser superado.

Visto de outra forma, quando o gestor frequentemente se vê tendo que convencer sua equipe da importância das reuniões e ainda assim observa resistência e pouco ou nenhuma mudança, alguma coisa – ou várias – está errada!

Consequências das reuniões de Vendas

Antes de falarmos das consequências, é importante salientarmos que não se tratam de quaisquer reuniões, mas das que ocorrem apenas por convenção e não daquelas que têm um propósito claro e produzem mudanças e/ou resultados concretos.

• Desperdício de tempo – mais do que um desperdiçador clássico de tempo, é preciso avaliar qual o valor do tempo de cada participante;

• Improdutividade – quando não conseguem favorecer nenhum resultado direto ou indireto, constitui tempo não produtivo;

• Desmotivação – não costumam ser o principal fator que afeta a motivação da equipe, mas que somado a outros problema de administração, contribui. Porém pode ser ainda pior, quando os assuntos tratados não significam melhorias ou quando é com intuito de encontrar “culpados”;

• Liderança – a liderança do gestor pode ser abalada, com consequente perda de confiança e comprometimento;

• Clima – um clima negativo pode se instaurar.

Sinais de reuniões de Vendas inadequadas

Há um conjunto de sinais claros que a equipe normalmente dá e que o gestor precisa estar atento, para saber que os vendedores – e que em algum momento também são seus clientes internos – não estão tirando nenhum proveito das reuniões:

• Desinteresse – geralmente manifestado por distração, conversas paralelas, ocupando-se em alguma coisa (ex: celular), pouca ou nenhuma participação;

• Negatividade – questionamentos frequentes a tudo o que proposto, reclamações, desconfiança e resistência em relação às mudanças, pessimismo ou nenhuma empolgação quando se apresenta algo que deveria motivar;

• Postura corporal – a linguagem corporal da equipe precisa ser observada. Braços cruzados, comportamento agitado, bem como impaciência ao se sentar, expressões faciais sérias, são sinais de inquietação e desconforto com a reunião;

• Falta de engajamento – silêncios prolongados, pouca ou nenhuma participação, ausência de comentários, perguntas ou depoimentos, respostas vazias ou pouco interessadas.

Como realizar reuniões de Vendas eficazes?

Nesse ponto, é muito provável que já existam algumas respostas para a pergunta acima.

Mas para nos certificarmos que a compreensão é clara e os resultados também, vamos a um roteiro de pontos que servirão de guia.

1. O porquê

Por que é preciso necessariamente haver a reunião?

Há real necessidade de juntar a equipe para tratar do(s) assunto(s) em pauta? A sua realização traz que benefício para a equipe e/ou empresa? Lembre-se que vendedores típicos, são pessoas que mais do que outros tipos de colaboradores, precisam saber claramente o que ganham com cada coisa que se envolvem.

Se não houver nenhum benefício aparente, por menor que seja, é pouco provável que se interessem.

Saber o motivo raiz, é essencial. Mais do que isso, o encontro precisa ser conduzido com foco nesse propósito. Lembra da nossa definição de reunião?

2. O formato

O formato tradicional, é um paradigma mais do que consolidado, tanto que na grande maioria das empresas costuma haver uma sala reservada às reuniões da equipe.

É lógico que a depender do motivo ou do porquê, pode ser sim o formato mais adequado. Mas precisa ser sempre assim?

A criatividade, a tecnologia e até a vontade de inovar, devem contribuir para romper com o velho paradigma e criar um clima mais propício, como o uso de softwares como o Zoom, Slack ou Microsoft Teams, para reuniões remotas ou quem sabe com partes da equipe em locais externos.

3. Quem participa

Há sempre a necessidade que todos participem de todas as reuniões?

Certamente que há casos e circunstâncias nas quais a resposta, é não. Responda o quanto e o quê a presença de cada um é determinante e agrega ao resultado que se pretende com o encontro.

Quanto mais heterogêneas as equipes em diferentes aspectos (tipos e portes de clientes, linhas de produtos, zoneamentos, etc), mais segmentadas em grupos de participantes por afinidades devem ser as reuniões.

4. Os temas / assuntos tratados

Saiba quais temas ou assuntos podem e/ou devem ser discutidos na reunião e quais não.

Nem tudo é adequado trazer para discussão ou conhecimento de todos, como por exemplo, quando não se atinge as metas ou quando alguns cometem erros em vendas. São temas que podem constranger os envolvidos, particularmente quando são situações que ocorrem com uma minoria.

O gerente deve ter discernimento para identificar as questões que devem ser tratadas em grupos menores e segmentados ou quando é o caso de serem discutidos individualmente.

O gestor também precisa ser um hábil promotor da comunicação eficaz com seus vendedores e assim saber quando trazer temas / assuntos propostos por sua equipe e que sejam de interesse comum.

5. Quando realizar

Isso de ter pré-definidas datas e horários, já é sabido que é um dos paradigmas que se pretende romper. Não faça porque estamos acostumados e porque sempre foi assim.

Está intimamente relacionado com o porquê (primeiro aspecto), ou seja, só existirá uma reunião, porque há a necessidade de tratar algo de interesse comum e que não há outros meios melhores para tanto.

Mas há também o aspecto da agenda da equipe, considerando a conciliação – tanto quanto possível – de horários e a duração, fator esse que deve levar em consideração a objetividade.

6. Meta

Por fim, mas não menos importante, atribuir uma meta, ou se preferir, um resultado observável, ajuda a medir o quão útil e produtiva está sendo cada reunião.

Observe que para ter efeito prático, precisa haver algum indicador objetivo e que mostre como estava antes da reunião e como ficou depois.

Conclusão

É de responsabilidade do gerente de vendas ter reuniões improdutivas e burocráticas ou utilizá-las como instrumento essencial de liderança da sua equipe.