Recursos Humanos

Por que e como fazer integração de novos colaboradores?

Imagine todas as vezes em que você esteve entre pessoas que conheciam-se e que você era o único estranho. Em um lugar que não conhecesse. E que não soubesse quais os hábitos e regras. Nem tivesse muita ideia do que fazer, como fazer e por onde começar.

Sentiu-se incomodado? Desconfortável? Deslocado? Inseguro?

Pois é mais ou menos isso que um novo colaborador vive em seu primeiro dia em uma nova empresa, quando nela não existem políticas e ações que visam tratar disso tudo. Quanto maior ela for, mais caracterizada será a hipotética situação acima.

E é por isso que a nossa conversa hoje, é sobre a integração ou onboarding – como também é conhecida – de novos colaboradores.

O que é integração (onboarding) de novos colaboradores?

Integração ou onboarding de colaboradores, é o conjunto de ações que tem por objetivo incorporar de modo rápido e tão natural quanto possível, um novo funcionário no ambiente que ele terá quotidianamente.

Há aqueles que usam o termo onboarding, o qual fizemos menção até aqui, apenas para que você saiba que é o mesmo que processo integração de funcionários em empresas, mas daremos preferência ao correspondente em português daqui em diante.

Por que é importante a integração de novos colaboradores?

Quando nos lembramos de situações semelhantes àquela descrita no início, vem à memória o quão incômodo pode ser o primeiro dia de um novo funcionário na empresa. Isso quando nós mesmos já não estivemos nessa situação, especialmente quando apenas “fomos jogados” na nova ocupação.

O que pode ser ainda mais crítico se considerarmos pessoas mais introvertidas, menos experientes e quando o nível de expectativa e da necessidade de bom desempenho na nova ocupação, são elevados e que frequentemente acontece.

Mas não é só a necessidade de minimizar o desconforto físico e psicológico do novo profissional, que acaba por constituir o único fator de importância. Há outras implicações:

Como a própria palavra faz supor, integração é o ato de tornar íntegro, fazer parte de um conjunto, tornar homogêneo, incorporar. E é o que se espera que um time ou equipe profissional sejam;
A velha frase “a primeira impressão é que fica”, aqui também vale. Muito do que o funcionário vivenciar pela primeira vez no ambiente que ele acaba de adentrar, poderá ser decisivo no conceito que ele formará da empresa, da sua filosofia, dos outros colaboradores e gestores. Enfim, de tudo. Algumas coisas podem mudar com o tempo. Outras não. E pior, quando a impressão for tão negativa, que ele nem dará chance de mudar de ideia;
Integração precária ou mesmo inexistente, acarreta atraso na obtenção de resultados positivos, erros e retrabalho, produtividade aquém da possível, comprometimento da eficácia na comunicação empresarial, entre outros prejuízos e que acaba por frustrar as eventuais expectativas positivas do colaborador e até mesmo afeta a sua motivação;
Consequência imediata dos dois aspectos imediatamente acima, produz elevação na rotatividade – também chamada de turnover – de funcionários. Nesses casos, o funcionário é levado a crer que está na empresa errada ou mesmo na função errada, tanto pelas imagens negativas que acaba tendo, como pelo desempenho insuficiente e a respectiva perda da motivação;
Para a empresa todo o processo que compreende desde a determinação do perfil, recrutamento e seleção e eventual treinamento, bem como os dias em que colaborador estiver na empresa até seu desligamento e que envolve no mínimo o gestor da área e o Recursos Humanos, é no mínimo oneroso;
Contratar a pessoa certa, não é simples. Mas quando se consegue, perdê-la por ausência de integração ou uma que é ineficaz, é inaceitável;
Rotatividade elevada ou mesmo colegas mal integrados, acaba sendo ruim também para a equipe. Afeta seus resultados – aqueles que dependem do novo colaborador – e em casos extremos, até mesmo o clima organizacional e a motivação podem ser abalados em algum nível.

Portanto, uma integração bem planejada e conduzida, evita problemas diversos e entrega resultados opostos a alguns dos aspectos que vimos acima.

Como planejar e implementar uma integração de colaboradores eficiente

Antes de tratarmos do que fazer, é importante destacar que o que fazer e como fazer, pode variar enormemente.

É preciso discernimento e bom senso de gestores, empresários e os que são responsáveis por conduzir o processo, para saber o que é aplicável na sua realidade de negócios.

Nem tudo é possível a qualquer empresa. Há diferenças enormes entre uma empresa de 200 e uma de 10 colaboradores. Na segunda, o funcionário provavelmente terá uma convivência diária com o proprietário, que fará o papel de RH, gerente e dono ao mesmo tempo. Na primeira, talvez nem bem o veja meia dúzia de vezes no ano.

Sendo assim, aplique o que for possível. Adapte o que sua realidade não permitir. Crie coisas novas com base nos conceitos por trás de cada ideia.

1. Planejamento da Integração

É comum que Recursos Humanos e até mesmo consultorias ditas especializadas na área, negligenciem ou não tratem com a devida importância a etapa que deve preceder qualquer ação, que é do planejamento da integração.

Sim, porque até para uma mesma empresa, duas integrações podem exigir diferenças cruciais.

Não se pode pensar que vinte novos colaboradores que tenham sido contratados para a fábrica, devam ter exatamente a mesma integração que apenas dois novos vendedores externos.

Diferenças no perfil dos profissionais, nas suas ocupações e rotinas diárias, das equipes das quais farão parte, do ambiente de trabalho, dos gestores, são determinantes na escolha de tudo o que deve compor as ações de integração.

E até mesmo para uma mesma área e cargo dentro da mesma empresa, é diferente integrar apenas um profissional e uma equipe inteira. É comum no segundo caso, que tenha-se após um período de treinamento, grupos que tenham se constituído por afinidades e consequentemente haja algum nível de isolamento em relação aos demais.

Essa situação hipotética, é apenas uma possível consequência, mas que nos ajuda a enxergar que não existe uma receita única e aplicável em toda e qualquer situação.

Logo, sutilezas e peculiaridades precisam ser considerados ao estipular o que será feito, seus porquês e o que se pretende.

2. Invista na socialização

Empresas são feitas por pessoas. Mais do que isso, é raro o trabalho que não é resultado da interação dessas pessoas.

Portanto, colaboradores bem integrados, tendem a comunicar-se melhor, ter uma relação de clientes internos mais eficiente, redução no isolamento de grupos (as chamadas “panelas”), menor distanciamento entre gestores e colaboradores, bem como seus pares.

Entre o imenso universo de ações de socialização, podemos destacar:

A distribuição de postos de trabalho deve considerar colocar os novos distribuídos uniformemente no departamento, próximos dos pares “antigos” que sejam mais comunicativos e sociáveis, mesmo que para viabilizar tal condição, seja necessário remanejar os antigos para outras mesas, por exemplo;
As pausas, o coffee break e horário de almoço, especialmente quando os funcionários alimentam-se dentro da própria empresa, são boas oportunidades para ações de integração, mesclando novos e antigos. Garanta que ele não almoce sozinho ou mesmo que não se isole dentro do seu grupo de treinamento;
Escolher “padrinhos” entre os pares, que são mais experientes, comunicativos, que “vestem a camisa” e, sobretudo, que tenham boa empatia, é um bom método para integrar naturalmente os novos, por meio do esclarecimento de dúvidas do quotidiano, do funcionamento das coisas dentro da empresa, relacionando-se com os demais da equipe e dando seus próprios depoimentos e compartilhando experiências;
Convide alguns pares para fazerem parte do processo, apresentando a empresa, seus colegas, até mesmo seus gestores. Quando possível, os convidados devem até mesmo serem responsáveis por parte do treinamento prático;
Abra portas e derrube paredes. Crie e informe canais de comunicação, por meio dos quais ele possa ser ouvido e expressar-se, seja para o RH, para seu gestor ou até mesmo o proprietário. Faça-o saber que sua participação pode e deve ir além de entregar resultados. Suas ideias, sugestões, críticas e dúvidas são importantes. Mas para tanto, é preciso que exista essa cultura estabelecida na empresa;
O happy hour, o time de futebol da empresa, ou quaisquer outras ações que ocorrem fora da empresa, são também boas oportunidades de integração. Comunicar quando e como ocorrem e convidar o novo funcionário para participar, é essencial;
Eventos com a participação do o gestor direto e o principal executivo da empresa, também são oportunos. Pode ser em um café da manhã ou sua presença no início do treinamento. Nesse contato, é quando há a oportunidade de se comunicar o que é esperado do colaborador e valorizar seu papel no atingimento dos objetivos da empresa, estabelecidos no planejamento estratégico.

3. O primeiro dia

O primeiro dia de todo novo colaborador, é cercado de ansiedade e expectativa. Pode ser um verdadeiro desafio, já que ele passará a conviver com um novo grupo de pessoas, ambiente e cultura aos quais não está familiarizado, entre outras novidades.

As bases em que se deve apoiar o primeiro dia, são segurança, descontração e até alguma diversão. Não necessariamente nessa ordem.

Para tanto, algumas ações podem ser desenvolvidas. Algumas são quase “obrigatórias”:

Prepare um kit de boas vindas. Pode conter uma carta personalizada – com nome do colaborador e assinada de próprio punho pelo gestor – objetiva e pouco formal, dando as boas vindas. Devem também compor o “kit”, materiais promocionais e de trabalho que eventualmente a empresa disponha, como mouse pad, blocos, canetas, camisa, boné, squeeze, chaveiro, etc;
Informações diversas, como o fornecimento e uso do crachá, horários, logins em sistemas, como a Intranet e/ou o Wi-Fi da empresa, conta de e-mail profissional e suas políticas de uso. É também o momento de comunicar sobre inclusão e usufruto de eventuais benefícios (vale refeição, cesta básica, plano de saúde, etc), eventual política de Marketing de Incentivo e premiações, assim como um plano de cargos e salários, que o ajuda a vislumbrar suas oportunidades dentro da empresa. Cuidado para não sobrecarregá-lo de informações, dando prioridade ao que é mais relevante. O restante pode ser comunicado ao longo da primeira semana;
Desenvolva uma ou mais ações de socialização anteriormente mencionadas;
Apresentação da empresa e que envolve desde as dependências físicas, como também os materiais promocionais, o site institucional e outros tipos que a empresa tenha e as redes sociais das quais participa. Também é o momento de tratar da missão, valores e visão da empresa e como tudo isso contribui para o relacionamento com os clientes, com a marca (Branding), produtos e serviços;
É também o momento de apresentar o lado humano da empresa. Oportunidade para falar dos aspectos que promovem a qualidade de vida no trabalho (QVT), a sua atuação em relação ao meio ambiente, eventuais ações com vistas a responsabilidade social, apoio e parcerias com empresas do terceiro setor, entre tudo o que vai além da sua atuação pura e simples como negócio;
Encarregue uma pessoa – geralmente do RH – que deve ser o “cicerone” do colaborador ao longo do dia, conduzindo-o por tudo o que foi preparado para ele;
Prepare seu posto de trabalho. Se ele for atuar em uma mesa, personalize-a com o kit de boas vindas, flores, um doce, uma caneca, um mimo qualquer, mas que ele perceba que é para ele. Faça-o sentir-se acolhido e aconchegante.

4. Treinamento

Mesmo profissionais que já tenham desempenhado a mesma função, por exemplo, em um concorrente, precisarão de treinamento, devido a particularidades que existem em cada empresa.

O treinamento deve ser encarado como uma das etapas de integração, afinal é quando ele terá conhecimento da sua rotina de trabalho.

Como já mencionamos convidar pares para aplicar pelo menos parte do treinamento teórico e/ou escolhê-los para o treinamento prático, que é quando ele experimentará situações reais, ajuda tanto na integração, como no conhecimento a partir de alguém que vive o que ele vivenciará de agora em diante.

Dimensionar a carga horária de treinamento, também é importante. O colaborador deve iniciar a parte prática – que é quando ele se vê diante das situações quotidianas reais – tão cedo quanto for possível. Longos treinamentos teóricos, desgastam e desmotivam.

Conclusão

Integração de colaboradores é o conjunto de ações cruciais, visando produzir equipes de trabalho homogêneas, a partir da incorporação de novos funcionários.