Administração

15 Lições de administração eficaz de pessoas nas empresas

Muitos gestores acreditam que o sucesso de sua área depende de processos impecáveis, de tecnologia de ponta ou de orçamentos folgados. Mas a realidade do dia a dia nas empresas revela uma verdade mais profunda: você não administra números, você lidera a incerteza do ser humano.

Em 2021, o mundo dos negócios se viu abalado e diante de novos desafios. O capital humano não aceita mais apenas o "comando e controle". É necessário propósito, clareza e, sobretudo, um saber que vai além de um monte de dados.

Por que dois grupos, sob as mesmas condições e recursos, entregam resultados diametralmente opostos? A resposta não está no que é feito, mas em como as pessoas são conduzidas.

Se você sente que está "apagando incêndios" em vez de construir estratégias, ou se a sua equipe parece uma coleção de funcionários isolados em vez de um time vencedor, este guia é para você!

Reunimos aqui 15 lições fundamentais de administração eficaz, atualizadas para a complexidade atual, que transformarão a sua forma de enxergar o seu papel e o potencial de quem trabalha com você.

Prepare-se para uma reflexão necessária: Você está apenas ocupando um cargo ou está realmente administrando o maior ativo da empresa?

Os desafios de administrar pessoas

Administrar pessoas em tese é simples, mas frequentemente a prática demonstra que não é tanto.

Em resumo, costuma-se dizer que consiste de saber identificar e utilizar os talentos, as capacidades e habilidades, o conhecimento e a experiência, bem como as motivações dos indivíduos, a fim de produzir os melhores resultados desse grupo.

Mas por que ao praticar esses princípios, frequentemente a realidade é outra?

Por muitas razões, porém na maior parte das vezes porque o gestor falha no SABER.

Sim, em nossa resumida definição, a palavra saber tem papel vital, uma vez que só por meio do conhecimento de cada aspecto de sua equipe, que ele pode usar adequadamente os recursos humanos disponíveis para tirar dele tudo o que pode ser entregue.

É análogo ao técnico de futebol que usa o conhecimento que tem das características de cada jogador, para escalar o time que enfrentará cada adversário e qual tática aplicar.

Em termos mais práticos e voltando à realidade das empresas, quanto mais e maiores forem as diferenças entre as pessoas sob a administração de um gestor, mais desafios ele terá para alcançar os resultados pretendidos.

As diferenças mais comuns são:

Gerações – tem sido um enorme desafio para os gestores lidar com as diferentes gerações no mercado de trabalho e os impactos que isso produz nas empresas;
Diversidade demográfica – as variações nas características demográficas (gênero, idade, etnia, classe social, religião, etc) também costuma ser um obstáculo relevante a ser superado;
Desenvolvimento individual – apesar da relação com os anteriores, é mais caracterizado pelo nível cultural, grau de escolaridade, experiência profissional, fatores que costumam segregar as pessoas;
Interesses pessoais – as necessidades, desejos e expectativas individuais e que variam de uma pessoa para a outra. Quanto mais divergentes forem os interesses dos integrantes de um grupo, mais distantes estarão de um objetivo comum;
Individualidade – mesmo quando as diversidades anteriores forem baixas, os aspectos relacionados com as distinções íntimas dos indivíduos (personalidade, inteligência emocional, vivência, etc) costumam dificultar o relacionamento profissional dos grupos.

Ou seja, a lista acima é suficiente para mostrar que universo de fatores que caracterizam e diferenciam cada indivíduo de uma equipe, acaba por determinar seus comportamentos, representando verdadeiros desafios aos seus gestores na busca pela formação e manutenção de equipes de trabalho coesas e eficientes.

Lições de administração de pessoas

Felizmente, a superação dos desafios na gestão de pessoas, que naturalmente acontecem em toda organização, passa por desenvolver habilidades e competências, bem como aprendizados e pequenas lições simples, mas essenciais, as quais tornarão o gestor mais hábil no manejo e na administração da sua equipe.

Ainda que se saiba que o trato com as pessoas, não seja uma ciência exata, a prática desses princípios, principalmente se devidamente combinados, tem produzido resultados inquestionáveis.

No entanto, antes de listarmos e comentarmos cada lição, é preciso fazermos uma ressalva. Estamos presumindo que ele próprio, o supervisor, gerente ou diretor, não é o problema e dispõe das condições necessárias:

Tem os atributos profissionais (hard e soft skills);
Conhece as técnicas e princípios para exercer liderança;
Conta com um bom arsenal de ferramentas e recursos administrativos para desempenhar adequadamente.

Com isso em mente, vamos ao que interessa.

1. Conte com as pessoas certas

Todo e qualquer trabalho começa comprometido ou os resultados serão mais difíceis de alcançar, se o líder não tiver as pessoas certas à disposição.

Não é raro vermos gestores tendo que resolver inúmeros problemas e lidando com consequências de uma contratação que não considerou o perfil adequado para a vaga, assim como os requisitos indispensáveis, ou as aptidões e talentos desejáveis.

Contar com as pessoas certas, envolve fatores como:

Contratação – tudo começa na contratação das pessoas. Muitas vezes e por diferentes motivos, os processos seletivos não são conduzidos adequadamente, afetando o resultado esperado;
Promoção – também não é raro que a promoção de funcionários, seja a vertical, seja a lateral, como a realocação, ocorra sem método, sem critérios bem definidos, afetando a constituição do capital humano;
Formação – a velocidade e quantidade das novidades e mudanças, exige cada vez mais continuidade no processo de formação e capacitação da equipe. Ninguém nunca pode ser visto como “pronto”. Educação corporativa não é custo, mas investimento;
Constituição da equipe – uma equipe devidamente constituída, deve ter o número certo de pessoas e deve ter as pessoas mais capacitadas para o exercício de cada função.

2. Descubra e gerencie os talentos ocultos

Descobrir os talentos de cada colaborador, é fundamental para obtenção de melhores resultados da equipe.

Dedicar-se a identificar e fazer uma adequada gestão de talentos, produz uma série de benefícios, como:

Motivação – além do gestor não ter que usar instrumentos para produzir motivação, o colaborador que atua nas atividades nas quais ela tem maior capacidade, sente-se naturalmente mais motivado;
Ambiente – uma equipe motivada e que trabalha de acordo com as suas habilidades naturais, produz um ambiente e um clima organizacional mais positivo;
Resultados – os resultados são melhores como consequência das vantagens anteriores, mas também porque os colaboradores com talento para a atividade, desempenham mais facilmente e são mais produtivos.

Não fossem motivos suficientemente bons, um talento descoberto e bem administrado pode render um futuro bom gestor de uma área específica da empresa.

A gestão de talentos há um bom tempo deixou de ser uma tendência e passou a ser uma necessidade.

3. Delegue às pessoas certas

Delegar coisas não apenas às pessoas mais talentosas em alguma atividade específica, mas também aquelas que são mais comprometidas, mais responsáveis, bem como apresentam maior potencial a ser explorado.

Saber quando e como delegar tarefas, traz vários benefícios:

Identificação de talentos – é um meio de identificar talentos e potenciais nos colaboradores;
Comprometimento – permite avaliar o grau de envolvimento e a responsabilidade que o colaborador tem com sua incumbência;
Tempo do gestor – ao delegar o administrador também é liberado para que ele dedique o seu valioso tempo, o seu conhecimento e experiência, bem como os seus esforços nas tarefas que são mais estratégicas para a empresa;
Diminui a dependência – na ausência ou na impossibilidade do líder realizar uma tarefa, a equipe tem autonomia e conhecimento para desempenho da respectiva atividade;
Valorização da equipe – atribuição de novas responsabilidades também significa valorização da mão de obra ou do respectivo capital humano;
Motivação – o depósito de confiança na capacidade do delegado de resolver problemas, aumenta sua motivação e autoestima;
Reconhecimento – atribuir constantemente novas responsabilidades e desafios aos colaboradores, é uma forma de demonstrar reconhecimento por suas habilidades, aptidões, conhecimentos, experiência e empenho;
Prepara a sucessão – delegar tarefas é parte do processo de preparação para a sucessão, ou seja, integra a formação de um futuro gestor para substituir o atual em caso de promoção.

Delegar é entre muitas coisas, confiar, oportunizar, estimular e envolver.

4. Otimize o que puder

Processos complexos, não são necessariamente sinônimos de bons processos. Saiba superar os paradigmas sobre como as coisas devem ser feitas.

É preciso lembrar que processos são conduzidos por pessoas e quanto mais etapas ou procedimentos, bem como pessoas são envolvidas, maiores são as chances de algo dar errado.

Há vários benefícios ao otimizar e sistematizar as rotinas:

Procedimentos operacionais padrão (POPs) – ao instituir, documentar e comunicar POPs para tudo que importa no departamento, os colaboradores sabem como tudo deve ser feito, reduzindo o retrabalho, o ruído na comunicação, a improdutividade e por consequência, a sensação de caos;
Tecnologia – a tecnologia deve servir à empresa, otimizando os processos, melhorando a produtividade, garantindo melhor e maior acesso à informação e no final, aproximando a equipe dos resultados pretendidos;
Tempo – a otimização de processos, de rotinas, além de desburocratizar o dia a dia, permite que o “ganho de tempo” seja alocado para atividades mais estratégicas;
Custos – consequência direta de todas as vantagens anteriores, o custo do departamento tende a cair.

5. Transfira seu conhecimento

O bom administrador não deve ter receio de ser suplantado por seus colaboradores.

Ensine tudo o que sabe aos seus colaboradores, naturalmente quando observa que há neles terreno fértil para desenvolvimento da semente do conhecimento.

O conhecimento é a matéria-prima sobre a qual as empresas estão se desenvolvendo e alcançando melhores resultados diante de uma concorrência cada vez mais acirrada.

Os ganhos são inquestionáveis:

Tomada de decisão – os colaboradores se sentem mais confiantes na tomada de decisão e as decisões são mais acertadas;
Atuação – o colaborador que sabe mais, tem seu campo de atuação ampliado, tornando-o mais versátil e útil;
Especialização – é caminho obrigatório para formar especialistas e especialistas são fundamentais para fdazer melhor;
Resultados – somado aos ganhos acima, quanto mais amplo o conhecimento, melhores tendem a ser os resultados.

6. Saiba administrar

Por redundante que possa parecer, há quem não enxergue a importância disso.

Administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar.

Na prática significa:

Sem planejamento, seus colaboradores não saberão onde se pretende chegar, quem faz o quê, ou as metas que são perseguidas;
Se falta organização, não sabem o que fazer e quando têm que fazer;
Na ausência de direção, o como fazer e a tomada de decisões não acontecem, porque não sabem onde queremos chegar;
Por fim, sem controle, a casualidade passa a ditar os rumos do departamento. Não se conhecem os resultados intermediários, os desempenhos individuais e coletivos. Pior ainda porque não se chegará onde se quer e quando isso acontecer, já é tarde demais para retornar.

7. Priorize o importante

A quantidade de situações urgentes – apagar incêndios – que ocorre em uma empresa, revela a quantidade de situações importantes que em algum momento foram negligenciadas ou procrastinadas.

Ter uma visão clara e compreender o dilema do urgente vs o importante, é essencial para gerir corretamente a equipe.

Resumidamente consiste de:

Orientar e disciplinar seu pessoal para identificar o que é importante a ser feito, onde concentrar seus esforços e dedicar mais atenção, para que o que é importante hoje, mas ainda não é urgente, em algum momento se torne urgente;
Mostre que as pessoas que têm que lidar frequentemente com o urgente, não têm tempo para o que é importante, mas que inevitavelmente se tornará urgente, ou seja, o que é procrastinado em algum momento terá que ser feito às pressas, com stress, maiores chances de dar errado ou de produzir resultados insatisfatórios;
Ensine que as coisas muito importantes, mas pouco urgentes e que normalmente por não envolver prazos apertados, tendem a serem feitas com maior qualidade e resultados melhores. É essencial agendar e reservar um tempo preciso para essas coisas;
Mostre que tudo que não é nem importante e nem urgente, pode ser feito quando há tempo livre ou preferencialmente ser eliminado da rotina. Está frequentemente relacionado com burocracia e processos obsoletos e de pouco ou nenhum valor agregado.

8. Promova a comunicação

Se fossemos obrigados a escolher uma lição de extrema importância para o sucesso na administração das pessoas, seria a promoção da comunicação dentro da empresa.

Quando a comunicação deteriora, a gestão das pessoas também, ainda que todas as demais lições estejam sendo bem feitas. A relevância do tema é tanta, que recomendamos a leitura atenta do post “Causas, consequências e soluções dos problemas de comunicação nas empresas”.

Bem resumidamente, tudo começa com a identificação das causas dos “ruídos na comunicação”.

Pois não resolve implantar um sofisticado sistema de comunicação interna que promete interligar todos os departamentos, todos os colaboradores e com muita tecnologia embarcada, se por exemplo, os gestores se mantém inacessíveis e arrogantes.

A comunicação precisa ser eficiente em todas as direções, entre pares e entre gestores e colaboradores.

Eis algumas medidas que contribuem independentemente das causas:

Implante uma diversidade de canais de comunicação abertos e acessíveis para seus colaboradores;
Peça ajuda, seja escutando todos os envolvidos, seja recorrendo aos especialistas no assunto. Há consultorias especializadas e que podem identificar melhor as causas e propor as soluções certas;
Escutar é dar voz e que na prática significa materializar as sugestões, as críticas, as ideias e as propostas. Se as pessoas não se sentem ouvidas, é natural que se calem;
Estimule que as pessoas deem feedback, começando por você mesmo;
Seja democrático no tratamento que dá a todos, independentemente do cargo que ocupam. Uma empresa é feita por todos e boas ideias podem vir de qualquer lugar;
Monitore quais ferramentas fornecem os melhores resultados e esteja aberto a mudanças de acordo com eles;
Conheça seus clientes internos, as suas necessidades, desejos e expectativas. Isso é tão essencial quanto é em relação aos seus clientes finais;
Toda e qualquer estratégia de comunicação interna, precisa ser reavaliada constantemente, com base nos resultados que apresenta.

Promover comunicação empresarial eficaz, é garantir antes de mais nada, a qualidade da informação e assim evitar muitos problemas relacionados ao ambiente organizacional, como retrabalho, erros em processos internos, má qualidade no atendimento aos clientes, baixa qualidade de produtos e serviços, entre outras consequências que afetam uma equipe e os resultados da empresa.

A busca por uma comunicação verdadeiramente eficaz, ainda pressupõe aspectos que favorecem o grupo, como empatia, administração do conflito interpessoal, superação de insatisfações, conhecimento mútuo, adoção de novas ideias, aceitação e tolerância, entre outros.

9. Use a tecnologia

A tecnologia é o estudo de como aplicar o conhecimento para fazer qualquer coisa ou um procedimento para produzir um resultado melhor e por um caminho mais curto.

Assim a tecnologia deve servir para uma série de benefícios, como por exemplo:

Como instrumento para que as pessoas produzam melhores resultados;
Tornar os processos mais enxutos, mais otimizados e automatizar o que é repetitivo;
Acabar com a burocracia e diminuir a complexidade das rotinas;
Redução de custos diretos e indiretos;
“Ganhar tempo” para se dedicar ao que é importante e estratégico;
Aumentar a segurança e melhorar a gestão da informação;
Melhoria da qualidade de vida no trabalho;
Flexibilizar os formatos de trabalho, como o modelo híbrido ou o home office;
Deve libertar o gestor para ser mais humano, e não torná-lo um escravo de relatórios e controles dos colaboradores.

10. Seja exemplo

Ser exemplo, é alinhar a prática com o discurso.

O que você diz e, sobretudo, o que você pede aos seus colaboradores, precisa ser antes de mais nada visto por eles em você mesmo.

Se você pede que eles administrem melhor seu tempo, antes eles precisam ver que você pratica administração do tempo. Se diz a eles que devem priorizar o que é importante, eles não podem vê-lo apagando incêndios o tempo todo.

O gestor que é exemplo, não precisa pedir.

11. Reconheça os méritos

Reconhecimento é um dos principais combustíveis da empresa. O ser humano é movido por ele.

Reconhecer os méritos é identificar e dar o devido valor às iniciativas, aos resultados, às ações das pessoas.

Manifesta-se por um simples, mas essencial e genuíno “parabéns!” e passa por bonificações, incentivos, promoções e que por sua vez trazem mais responsabilidades, mais compromissos, novas metas e desafios.

Ou seja, é princípio de um ciclo virtuoso.

12. Assuma responsabilidade pelos resultados

Há gestores que colhem para si os louros das vitórias e colocam a responsabilidade das derrotas nas costas dos seus comandados. Esses inevitavelmente já perderam sua equipe.

Quando os resultados não vêm, é preciso ter a maturidade de reconhecer que se falhou em alguma ou muitas das presentes lições, ou de outras ainda, as quais são todas de total responsabilidades do administrador.

A terceirização da culpa, é um comportamento que fecha as portas para enxergar os próprios erros, para encontrar soluções e o desenvolvimento pessoal.

Por outro lado, o gestor que assume seu papel e sua responsabilidade, naturalmente conta com um time que se compromete com ele em todas as situações.

13. Motive as pessoas

Motivação é a busca do porquê cada pessoa age. O motivo que faz com que cada um se dedique e se comprometa com alguma coisa.

Cada pessoa tem diferentes motivos para agir. Cada uma precisa de diferentes doses de motivação.

Não se consegue motivação apenas com uma palestra ou com um evento. Você pode até ter algum efeito instantâneo, mas resultados consistentes e permanentes, exigem uma política permanente e centrada no ser humano, nas suas necessidades e desejos.

Descobrir o que motiva cada colaborador, é o caminho seguro para conseguir dele os melhores resultados.

14. Seja humano

Empresas são feitas de pessoas. Processos são conduzidos por pessoas. Resultados só vêm por meio das pessoas. E pessoas são humanas, com suas qualidades e defeitos, forças e fraquezas, necessidades e desejos.

Compreender esse vasto universo associado a condição humana e acima de tudo, mostrar-se igual e solidário, é fundamental para conseguir dele o comprometimento espontâneo e necessário para qualquer resultado esperado.

Essa é uma lição que não tem “receita”. Não se ensina ninguém a ser humano, mas é possível aprender sendo sensível, sendo empático, respeitando, escutando e observando.

15. Ensine a voar

Tal qual como os pássaros que saem do ninho para seu primeiro voo, o papel do administrador é preparar seus colaboradores para voar ou em outras palavras, atuar como um facilitador para o desenvolvimento profissional.

Se quer entender melhor esse estilo de liderança, recomendamos a leitura do post “Como desenvolver liderança sobre equipes de trabalho?”, no qual tratamos de como se tornar um líder facilitador.

Mas também é possível “ensinar a voar” cumprindo bem algumas das 14 lições anteriores. Em parte vem de confiar e dar confiança, de dar estímulos e recompensar, de preparar e desafiar, dar autonomia e controlar.

Um gestor que ensina seu pessoal a voar, pode se ausentar nas férias ou em uma viagem de negócios e sabe o que vai encontrar quando retornar. Mais que isso, um líder de sucesso é medido pela qualidade da equipe que ele deixa quando sai (sucessão), e não pelo quanto ele é indispensável.

Conclusão

Administrar pessoas com eficácia não é sobre aplicar fórmulas prontas, mas sobre ter a sensibilidade de ajustar essas 15 lições à realidade única de cada colaborador.

Se, ao chegar aqui, você percebeu que a gestão vai muito além de planilhas e processos, você já começou a responder à nossa pergunta inicial. Administrar o maior ativo da empresa exige coragem para deixar de ser apenas um ocupante de cargo e se tornar um facilitador de potenciais. Afinal, os resultados extraordinários que você busca não estão nas máquinas ou nos orçamentos, mas na disposição da sua equipe em voar junto com você.