O que é outsourcing de TI? Vantagens e desvantagens

Na mente de grande parte das pessoas, quando se fala em Internet, imaginam-se os inúmeros sites, muitos dos aplicativos para smartphones e que dependem de conectividade para funcionar, os jogos de computadores, os diversos serviços na nuvem disponíveis e cujo acesso se dá por meio de um site, o e-mail e eventualmente mais alguma coisa.

Mas raras vezes se pensa no quanto a Internet pode contribuir para o outsourcing de TI.

O que é, quais vantagens e desvantagens, quando e por que implantar um plano de outsourcing de TI, são as perguntas que vamos responder nesse artigo e, portanto, se você suspeita que isso pode servir à sua empresa, veio ao lugar certo!

O que é outsourcing de TI?

A definição mais comumente usada para outsourcing de TI, é a terceirização da infraestrutura de TI.

Não está incorreto dizer que seja, mas talvez essa seja a razão pela qual muita gente ainda não iniciou o processo de implantação de uma.

Entregar a um terceiro algo tão valioso quanto informações do quotidiano da empresa, requer elevados níveis de confiança.

Outsourcing é um termo em inglês resultado da combinação de out (externo, de fora, etc) com source (fonte, fornecer, etc) no gerúndio, o que indica uma ação iniciada no passado e que mantém-se no presente, ou seja, indica continuidade.

Em outras palavras, é obter alguma coisa – ou muitas coisas – de uma fonte externa e que no caso, é contar com serviços e infraestrutura para tecnologia da informação (TI) por parte de um terceiro de modo continuado.

De certa forma desde quem tem um grande CPD até quem tem apenas um servidor no qual estão armazenadas diversas informações da empresa, sistemas, serviços aos usuários, já pratica um nível mínimo de outsourcing, ao obter de fontes externas (fornecedores ou terceiros), hardware e software para fazer tudo funcionar.

Visto dessa forma, o primeiro paradigma que pode ir por terra, é que se você já tem um determinado nível de confiança em entregar a terceiros a tarefa de lhe suprir com produtos e serviços para sua atual infraestrutura local, por que não ampliar isso aos poucos?

No momento em que você assume que gradativamente pode encarregar terceiros da responsabilidade por lhe entregar coisas que você hoje cuida pessoalmente, você está caminhando para ampliar o que já faz em patamares mínimos.

Quando fazer o outsourcing de TI?

Quando você percebe que está investindo tempo e esforços significativos em algo que não “é a sua praia” e apesar disso, as coisas não funcionam como se quer e precisa.

Mais do que isso, quando isso em alguma medida compromete a qualidade do que é o seu real negócio.

Se a todo momento você precisa contratar pessoas para cuidar de TI, investir em treinamentos, trocar equipamentos, adquirir licenças, fazer manutenção e outras rotinas da área e isso está consumindo esforços que deveriam ser direcionados para crescer e trazer lucros, é o momento de considerar realizar o outsourcing.

Como fazer o outsourcing de TI?

Não há uma forma única. Todo mundo que já possou por isso, tem sua “receita” própria, suas dicas e o aprendizado acumulado ao longo do tempo.

Mas entre as possibilidades e principalmente porque requer elevado nível de confiança, por envolver um patrimônio tão caro, que são as informações da empresa, uma solução são as empresas de hospedagem de sites.

Isso porque as melhores empresas do setor já têm muito ou tudo o que é necessário para iniciar o processo e ainda assim, permitir que se tenha o controle tal como se seus servidores ainda estivessem dentro da empresa.

Quando se pensa em uma hospedagem de sites, estamos diante de uma empresa cujo negócio é entre outras coisas, armazenar com segurança dados de terceiros e torná-los seletivamente acessíveis apenas a usuários determinados.

Por exemplo, por meio de recursos como o SSH, um administrador tem a qualquer momento acesso a um servidor VPS, um servidor dedicado ou outra solução que tenha sido contratada. Pode ver logs do sistema do sistema operacional, alterar configurações dele ou de aplicações, realizar instalações, programar backups ou praticamente qualquer coisa, tal como se a máquina estivesse presencialmente na empresa.

Soma-se a isso o fato do suporte técnico 24 horas por dia, 7 dias da semana, protocolos de segurança, disponibilidade, escalabilidade, uma variedade de CMSs, entre outros benefícios e que trataremos com mais profundidade a seguir.

E se já não fossem motivos suficientemente bons, ainda é possível hospedar desde o CRM ou o sistema de ponto eletrônico, juntamente com o site institucional e outros sites que a empresa eventualmente tenha e administrar tudo em um só lugar.

E por que você faria isso?

Por que há uma série de vantagens, as quais quem já faz isso, soube considerar.

Quais as vantagens do outsourcing de TI?

Antes de tratarmos das vantagens que um processo de outsourcing de TI pode proporcionar, é preciso salientar que não se deve encarar as vantagens de modo absoluto, ou seja, o que pode ser vantagem para algumas realidades de negócio, pode não ser para outras, bem como a medida do quão vantajoso é, também pode variar em escalas bastante elásticas.

Sendo assim, os responsáveis pela decisão devem refletir e avaliar cuidadosamente os prós e contras antes de uma decisão.

Redução de custos

Essa é uma das vantagens que claramente não deve ser considerada de forma absoluta. Primeiro porque o nível de redução de custos pode variar bastante, mas geralmente é proporcional ao tamanho da sua infraestrutura local, o que significa dizer que quanto maior, maior também é a redução.

Infraestrutura maior implica em mais colaboradores, mais hardware, mais espaço ocupado, mais software e mais problemas e implicações que essa grande infraestrutura tem para mantê-la funcionando como se espera.

É também dos fatores mais decisivos quando se cogita implantar o outsourcing.

Conhecimento e expertise

Tanto maior é a infraestrutura de tecnologia da informação que uma empresa necessita, maior também é a necessidade de adquirir conhecimento e desenvolver expertise.

É preciso lembrar que exceto as empresas que atuam na área de TI, seu negócio é outro. E mesmo dependendo da especialização de algumas delas, pode representar mudanças de direcionamento do negócio.

A situação complica quando a empresa não é suficientemente grande para contar com colaboradores especialmente dedicados a esse fim. Há que se dividir tempo e atribuições para adquirir o conhecimento necessário, entre o negócio e ações que são importantes, mas que não são o foco da empresa.

O ganho de expertise pode ser ainda mais crítico, pois invariavelmente passa por erros que podem custar caro na fase de aprendizado, tanto em termos de tempo, como de consequências diretas no funcionamento e na segurança das operações.

Nesses casos, contar com um terceiro cujo foco é esse, encurta caminhos, evita problemas e até reduz custos.

Manter-se atualizado

A velocidade com que novas tecnologias, novo hardware ou mesmo versões novas de softwares e sistemas são lançadas, exige atualização constante, implicando também em novos conhecimentos, substituição de hardware e manter-se a par tanto das novidades, quanto das exigências do mercado, já que algumas vezes não é mera questão de estar atualizado, mas de estar minimamente de acordo com as exigências do segmento em que se atua.

E aqui temos mais um caso que direta e indiretamente requer investimentos diversos.

Nesse caso, é quase obrigação de um terceirizado de TI, seja um hosting ou outro tipo de fornecedor, oferecer o que há de mais atual.

Segurança

Não é de hoje que a segurança da informação é um aspecto sensível.

A preocupação tanto em termos de acessos indevidos ou não autorizados, vazamentos, ataques, diversos malwares com destaque para o ransonware, perda de dados por falta de backup, são algumas das possibilidades que colocam sob ameaça os dados da empresa.

Recorrer ao outsorcing, é um meio de melhorar essa questão tão fundamental, pois as boas empresas do setor colocam esse aspecto com uma das principais prioridades.

As ameaças do mundo digital e da Internet, fez com que as empresas mais profissionais do setor de hospedagem, desenvolvessem um importante expertise em torno do assunto.

Disponibilidade

Especialmente nos casos em que a intranet da empresa é também é uma extranet, a disponibilidade esbarra e depende de fatores como link (tráfego, transferência e largura de banda), capacidade ou poder de processamento, suporte, segurança, velocidade, entre outros.

Manter uma infraestrutura em que a disponibilidade seja um fator imprescindível, é outro diferencial das empresas que têm foco em terceirização de TI, especialmente no segmento de hosting.

Flexibilidade e escalabilidade

Especialmente quanto se opta por uma empresa de hospedagem, as boas e mais experientes do setor, oferecem um leque opções que permite ajustar-se às demandas rapidamente, seja aumentando ou diminuindo os recursos.

Assim por exemplo, quando se usa soluções baseadas em cloud computing, é possível aumentar ou diminuir processamento, memória, armazenamento e outros recursos que são necessários para estar de acordo com níveis variáveis de exigências ao longo do tempo.

Qualidade de vida no trabalho

Consegue-se qualidade de vida no trabalho de muitas formas.

Pode ser por você não ter que preocupar-se mais com questões que não são da sua principal ocupação. Mas pode ser também porque você não tem que ir no final de semana até a empresa para descobrir porque o servidor no qual roda uma importante aplicação, não está respondendo.

Ao permitir que colaboradores atuem em home office ou em coworking, porque agora eles podem acessar remotamente os sistemas da empresa que estão online, a qualidade de vida deles é positivamente afetada.

Ou até quando você não tem mais que se preocupar em enviar arquivos para um serviço de armazenamento em nuvem que serão necessários na viagem de negócios, porque você pode acessar seu diretório no servidor da empresa, isso contribui para a QVT.

Quais as desvantagens do outsourcing de TI?

Nem tudo são vantagens. Aliás, desconfie de quem diga o contrário.

Conforme mencionamos anteriormente, fazer o outsourcing da sua infraestrutura de TI, pode render benefícios variáveis e que mudam de acordo com o seu segmento, seu porte, suas necessidades, sua dependência e até de acordo com qual é sua realidade.

Há naturalmente empresas que nem mesmo dependem ou dependem pouco de TI para manterem-se atuantes e competitivas. Para estas não faz nem sentido falar a respeito.

Logo, parte-se do pressuposto que a tecnologia da informação é no mínimo razoavelmente importante para o funcionamento das coisas dentro da empresa.

Custos

Ao mesmo tempo que representa uma vantagem, algumas empresas esbarram uma desvantagem inicial, porém momentânea, que é o investimento necessário para a migração para uma solução externa, já que não se pode simplesmente parar o que se tem e em um estalar de dedos, passar para o modelo externo.

É preciso haver uma transição e o novo ambiente precisa ser exaustivamente testado antes de migrar do modelo local e presencial para o remoto. Durante essa etapa, há um aumento de custos.

Mas quando a migração termina, todo o gasto que se tinha para manter servidores, sua manutenção e atualização, colaboradores, treinamento, espaço ocupado, suprimentos, cessa e o investimento pode compensar.

Soluções inadequadas

Muitas empresas ainda não realizaram o outsourcing, ou o fizeram parcialmente, porque não encontram soluções adequadas às suas necessidades.

Pode ser porque a empresa tenha algum sistema que requeira condições muito específicas para ser hospedada, ou porque está obsoleto e ainda assim atenda ao que se propõe.

Às vezes o fornecedor simplesmente não conhece o funcionamento do negócio e as necessidades do cliente.

A verdade é que em algumas situações, soluções genéricas ou pensadas em termos de maioria, não atendem 100% dos clientes ou não têm o nível de personalização necessário ou pelo menos desejável.

Segurança

Da mesma forma que pode ser uma vantagem, a segurança também pode ser uma desvantagem.

A confiança do cliente – no caso você – na capacidade de manter sob sigilo, de forma íntegra, redundante, toda a informação entregue a um terceiro, precisa ser construída em cima de muita tecnologia, know-how e políticas claras e concretas, transparência e, sobretudo, ética.

Se não for assim, a segurança pode estar sob severa ameaça.

Clima organizacional

Um processo completo de outsourcing, especialmente nos casos em que há um departamento formalmente constituído para cuidar da TI, pode significar demissões, quando não há motivos ou possibilidades de remanejar o staff antes responsável pelas rotinas internas, para outras atribuições.

Isso influencia negativamente o clima organizacional e pode produzir tensões e expectativas em outros departamentos e o receio que esse processo se expanda a outras áreas.

Nesse caso, os recursos humanos precisam intervir e conduzir ações para que o processo seja o menos traumático possível, bem como seja transparente e não contamine outros setores da empresa.

Conclusão

O outsourcing de TI de algumas empresas, é um processo que pode ser gradual, trazendo vantagens e permitindo que elas dediquem-se ao que realmente importa.