Redução de custos? Cuidado para não perder resultados!

É comum ouvirmos – especialmente em momentos de crise – que é “preciso cortar gastos na empresa”, como se essa fosse a única ou a melhor saída para os problemas da empresa. Mas será que sair reduzindo as despesas em todas as áreas, é sempre a melhor saída?

A verdade é que há uma importante diferença entre gastar menos e gastar melhor. Entender essa diferença e todos os fatores relacionados, pode ser o divisor de águas entre manter a empresa estagnada ou até encolher, ou fazê-la crescer.

Nesse post, vamos mostrar como decisões mal pensadas e adotadas, sob o disfarce de economia, podem sabotar o futuro do seu negócio. Está pronto para repensar o que é realmente é eficaz?

Qual a diferença entre corte de gastos e redução de custos?

Antes de avançarmos nesse importante tema, é preciso que fique claro que cortar gastos e reduzir custos, não são a mesma coisa.

A confusão entre essas duas medidas, é comum, mas não entender que essencialmente são bem distintas, é muito perigoso!

Há muitas maneiras de fazermos a diferenciação entre elas, mas possivelmente a mais direta e que melhor permite enxergar as diferenças, é comparativa:

Ou seja, quando a diretriz é apenas cortar gastos, as empresas saem eliminando tudo o que é possível, sem avaliar de modo refletido os impactos que ocorrerão, como por exemplo, quando se cancela o plano de saúde dos funcionários, apenas olhando apenas para a “economia” imediata que a medida acarreta.

Em casos assim, de fato haverá uma redução significativa em termos financeiros, no entanto, o impacto vem em menor motivação dos colaboradores, piora no clima organizacional, aumento do absenteísmo e da rotatividade (turnover), menor atratividade no mercado de trabalho, tendo mais dificuldade em preencher vagas e até queda na produtividade.

Em outras palavras, cortar benefícios pode parecer uma economia, mas afeta diretamente a capacidade de atrair e reter talentos, o que impacta a performance e o crescimento da empresa.

Por outro lado, imagine que uma empresa oferece plano de saúde “premium” para todos os colaboradores, com cobertura ampla, porém com custo elevado. Ao revisar os dados, identifica os seguintes aspectos:

• A maioria dos funcionários não utiliza todos os benefícios que o plano disponibiliza;

• Há opções de planos mais personalizáveis e de menor custo, porém ainda com boa cobertura;

• Alguns colaboradores preferem ter a opção de escolher seu conjunto de benefícios.

A empresa então opta por:

• Migrar para um plano mais adequado ao perfil da equipe, mantendo a qualidade e os benefícios;

• Oferecer um modelo de benefícios flexíveis (ex: colaboradores homens, solteiros e sem filhos, podem abrir mão de opções como pediatria, obstetrícia, ginecologia, etc), onde o colaborador pode optar por benefícios alinhados com sua realidade e necessidades.

Como resultado, houve a desejada redução nos custos com benefícios, os valores descontados dos funcionários também são menores, bem como houve um aumento da satisfação dos colaboradores, que agora têm mais autonomia e voz na sua escolha, além do fortalecimento do employer branding (reputação de uma empresa como lugar para se trabalhar), por mostrar cuidado e inteligência na gestão de pessoas.

Essa é a essência da redução de custos eficaz, quando se corta o excesso, mas não o valor associado. Quando bem conduzida, não só produz economia, mas melhora os resultados produzidos.

Cortes perigosos e que comprometem o futuro

É importante ressaltar que reduzir o custo operacional não é problema, mas como discutimos anteriormente, apenas sair cortando gastos em toda e qualquer área da empresa, pode ser um tiro no pé e comprometer os resultados futuros, pois podem afetar diretamente a capacidade da empresa de gerar receita e colocar em prática as suas estratégias.

1. Verbas de Marketing e Publicidade

Realizar cortes na verba do departamento de Marketing e Publicidade é algo bastante comum, mas aqueles que fazem isso não enxergam que é análogo a acabar com a vitrine da loja em uma concorrida área de comércio.

Em tempos difíceis, muitas empresas reduzem ou eliminam as campanhas, diminuem a sua presença digital e as ações de branding e de caráter institucional, são interrompidas, justamente quando deveriam reforçar a sua visibilidade perante seus concorrentes.

Sem Marketing forte e atuante, a marca perde relevância, visibilidade e alcance, a quantidade de leads diminui e o funil de vendas começa a gotejar clientes.

O impacto não é imediato, razão pela qual muitos não veem o prejuízo, o qual é profundo e demorado para reverter.

A razão é simples, afinal menos clientes conhecerão a empresa, menos oportunidades surgirão, e a concorrência ocupará o espaço deixado.

Não se esqueça, quem não é visto, não é lembrado!

2. Área Comercial

A área comercial não é apenas responsável por vender e, portanto, trazer as receitas, ou como alguns gostam de dizer, é o motor da empresa. Ela funciona também como um termômetro do mercado, um radar das oportunidades, além de constituir um elo direto com o cliente.

Sendo assim, ao reduzir as verbas dessa área, é como tentar economizar cortando as refeições do corredor na véspera da maratona que ele disputará. Desnecessário dizer qual será o resultado, não é?

Cortes comuns e perigosos, incluem:

• Redução do número de vendedores e/ou representantes comerciais;

• Diminuição no valor das comissões pagas e nas premiações pagas (ou aumento das metas correspondentes), bem como alteração nas políticas de ajuda de custo e reembolsos de despesas;

• Limitação de ferramentas de apoio e prospecção (promoção de vendas, automação e inteligência comercial (dados, análises e planejamento), pós-vendas, CRM, etc);

• Enfraquecimento da gestão comercial:

  • Demissão ou substituição de líderes experientes por profissionais menos preparados, visando “economia”;

  • Redução de autonomia, pela perda do poder de decisão sobre metas, estratégias ou investimentos do departamento;

  • Acúmulo de funções, quando por exemplo, há cortes na Administração de Vendas, fazendo com que o gerente comercial realize tarefas operacionais, sem tempo para exercer liderança de fato;

  • Falta de investimento em desenvolvimento da liderança. Sem capacitação, o líder perde visão estratégica.

Entre as muitas e mais comuns consequências diretas quando o cenário acima se confirma, temos:

• Menos alcance – com menos pessoas prospectando, a empresa fala com menos clientes e há menor “alimentação” do funil de vendas (Pipeline);

• Menos conversões – com menos incentivos, menos apoio, menos orientação e acompanhamento da gestão comercial, é natural que caia a motivação da equipe e, consequentemente, os resultados também;

• Menos inteligência comercial – nunca é demais lembrar que a área comercial é fonte importante de feedback sobre a concorrência, das principais e mais comuns objeções e das tendências e desejos dos clientes;

• Maior rotatividade – é bastante comum que vendedores desmotivados busquem empresas que valorizem a contribuição que a sua experiência pode agregar.

3. Educação corporativa

Educação corporativa não é custo. Ao contrário, é investimento em performance e em resultados continuamente melhores.

Cortar tudo que signifique mais e melhor capacitação da equipe (treinamentos, cursos, reciclagens, formação de talentos, etc), produz graves consequências no médio e no longo prazos. Em outras palavras, limitam seu próprio potencial competitivo.

Algumas consequências comuns quando se corta esse tipo de investimento:

• Estagnação do capital humano – o capital humano sem acesso a novos conhecimentos, frequentemente sde torna refém de modelos ultrapassados, têm dificuldade em superar paradigmas e se tornam menos eficientes diante das novidades e das demandas do mercado;

• Perda de oportunidades – os profissionais sem devida capacitação profissional, tendem a perder as eventuais oportunidades que se apresentam, além de serem menos propensos a inovar ou até mesmo a improvisar em cenários inesperados;

• Pouca adaptabilidade – em mercados cada vez mais dinâmicos, quem não se desenvolve, não tem a condição de acompanhar a evolução e as mudanças que surgem a todo momento;

• Queda na qualidade – menos capacitação significa também mais erros, retrabalho, menor produtividade e até insatisfação dos clientes internos e finais;

• Desmotivação interna – com o tempo, os colaboradores sentem que não há investimento em seu crescimento e diante da falta de perspectiva, buscam empresas que ofereçam isso. Na prática, há aumento do turnover e todos os custos que isso acarreta.

4. Substituição por funcionários “mais baratos”

Trocar profissionais experientes por colaboradores menos qualificados, apenas por uma folha salarial mais enxuta, é uma das decisões mais equivocadas que uma empresa pode tomar. Consiste de uma “solução” rápida e um alívio imediato, mas o custo oculto é bastante elevado e os impactos são severos.

Por que, você deve estar se perguntando, certo?

Em um primeiro momento, as justificativas são:

• Perda de bagagem profissional – os profissionais mais experientes, carregam vivências valiosas, conhecem soluções práticas e têm uma visão constituída do modelo de negócio, que não se ensina em cursos, nem constam de manuais;

• Queda no desempenho – menos qualificação significa mais tempo para executar tarefas, mais erros, ou se preferir, uma queda acentuada na produtividade;

• Piora no atendimento – o atendimento prestado aos clientes, aos parceiros e fornecedores, também será afetado negativamente;

• Impacto no envolvimento – aos que ficam, fica a sensação de desvalorização do mérito, da competência, desmotivando-os e diminuindo seu envolvimento com a empresa. A mensagem interna é clara: “a empresa não valoriza quem entrega resultado e se compromete”;

• Investimento nos novos – a curva de aprendizado dos novos é longa, e o impacto na cultura costuma ser negativo;

• Imagem interna prejudicada – os colaboradores perdem referências internas de excelência e a reputação da empresa como empregadora, aos poucos se deteriora.

5. Atendimento e suporte aos clientes

Promover cortes nas equipes de atendimento, reduzir a variedade canais ou limitar o suporte oferecido, é o caminho mais curto para uma experiência de consumo bem aquém do desejável. E se não fosse motivo suficientemente bom para pensar duas vezes, os danos acarretados podem ser irreversíveis.

Empresas que negligenciam o atendimento pós-vendas e os canais de suporte, demonstram que o único momento importante, é o da venda.

Ao agir dessa forma, as consequências mais imediatas são:

• Queda na fidelização de clientes;

• Comprometimento da reputação, da imagem da marca;

• Clientes insatisfeitos não só abandonam a marca, mas acima de tudo, compartilham sua frustração, os chamados clientes detratores da marca;

• O custo de perder um cliente é sempre maior do que o de mantê-lo bem atendido.

Em outras palavras, prestar um atendimento personalizado, um atendimento humanizado, empático e interessado, é um investimento na manutenção do maior patrimônio de qualquer empresa, o cliente.

Se você entendeu do que estamos falando, não significa que a opção de assistente virtual inteligente, não pode ser dada a quem queira, mas que o nativo analógico que não se sente muito à vontade com essa alternativa, não pode ser esquecido.

6. Tecnologia e inovação

Reduzir investimentos em tecnologia e inovação é como tentar competir na Fórmula 1, mas com um modelo da década passada.

Isso porque a tecnologia é a mola motriz da eficiência, na medida que permite automatizar rotinas e processos repetitivos, contribui para procedimentos operacionais padrão mais otimizados e acelera outros, favorece a redução dos erros, entre outros benefícios. Ou seja, pelo que vimos anteriormente, é também uma forma de reduzir custos.

Automatizar processos, integrar sistemas e usar inteligência de dados são formas de escalar operações com mais controle e menor esforço.

Na prática, as empresas que investem em tecnologia, conseguem atender mais clientes, com mais qualidade, sem precisar multiplicar equipes ou estruturas.

Já a inovação, é frequentemente o que representará o diferencial competitivo perante a concorrência, pois permitirá apresentar novas soluções, adaptar-se mais rapidamente às novas demandas e construir uma imagem positiva na mente dos clientes.

A inovação não precisa vir apenas de grandes lançamentos ou disrupções. Ela pode estar presente no dia a dia, na forma como a empresa resolve problemas, como se comunica, como testa as ideias e escuta seus clientes.

Cortar investimentos em inovação, é um meio invisível de sufocar a curiosidade e a criatividade da equipe. E sem isso, a empresa perde agilidade e se torna previsível, o que costuma ser fatal em mercados competitivos.

7. Infraestrutura operacional

Cortar manutenção, insumos ou melhorias operacionais pode parecer uma economia segura, mas só até que os problemas comecem a surgir.

Infraestrutura, como o próprio termo diz, é a base necessária e sobre a qual a operação acontece. Tem o mesmo papel dos alicerces de um edifício e, portanto, se não forem sólidos e bem dimensionados, tudo pode ruir.

Infraestrutura ruim, afeta todos os setores, da produção ao atendimento.

Alguns exemplos comuns de “economia” na infraestrutura operacional e suas consequências:

• Manutenção – equipamentos malconservados ou sem a devida manutenção, quebram com mais frequência, gerando paralisações e atrasos. Outra consequência importante, é a maior probabilidade de ocorrerem acidentes de trabalho;

• Obsoleta – equipamentos obsoletos, estão mais sujeitos a falhas e comprometem a produtividade;

• Legislação – maior risco de não conformidade com normas legais e regulatórias;

• Experiência – a experiência de consumo do cliente será comprometida, seja por um ambiente físico inadequado, seja pelo comprometimento da qualidade do produto / serviço;

• Gargalos – a empresa passa a operar no limite e as chances de imprevistos aumentam;

• Crises – quando vários dos problemas ocorrem simultaneamente, as crises e as perdas decorrentes, aumentam e o custo para resolvê-las, aumenta.

Conclusão

Cortar ou reduzir gastos sem critério, pode sair bastante caro. É preciso estratégia para obter tanto o crescimento sustentável, quanto a saúde financeira.