A importância da gestão de mudanças nas empresas

Em um cenário de crescentes incertezas para as empresas, pelo menos uma coisa é certa – a mudança.

Ela acontecerá, querendo ou não e por conta disso, cada vez mais se torna necessário conduzir os processos e as pessoas envolvidas, para implementá-las de modo eficiente, o que é conhecido como gestão de mudanças.

O que é, por que é importante, quais os obstáculos, são algumas das questões que abordaremos no post de hoje.

Um cenário de constantes mudanças nas empresas

A época que uma empresa podia se manter por anos e até décadas atuando exatamente da mesma forma, ficou no passado.

Já não é de hoje, que os concorrentes mudam, os clientes mudam, tudo muda, o tempo todo.

As empresas que têm dificuldades em reagir e se adaptar – ou até se reinventar, em alguns casos – às mais diversas mudanças, tornam-se obsoletas, pouco competitivas, menos produtivas, entre outras consequências e que se forem muitas ou dependendo do quão grande for sua resistência à transformação, podem inclusive abandonar o jogo.

E a lista de alterações, é imensa, como por exemplo:

• Relações de trabalho, como os regimes híbrido, o home office e até a semana de quatro dias;

• Constantes e cada vez mais rápidos avanços tecnológicos, como a inteligência artificial e a transformação digital;

• Ambiente de intensas mudanças e inovações, especialmente as de caráter disruptivo;

• Acirramento e ampliação da concorrência, seja pelo surgimento de startups rompendo com velhos modelos de negócios, seja pela globalização derrubando fronteiras geográficas, seja quando a tecnologia aparece como concorrente a um modelo antigo;

• Exigências crescentes quanto à responsabilidade social, responsabilidade ambiental e governança corporativa, também conhecida como pauta ou agenda ESG;

• As diferentes gerações no mercado de trabalho, mas também no papel de consumidores, com novos comportamentos, novas necessidades, desejos e expectativas;

• Ambientes de trabalho inclusivos, com valorização da diversidade, combate ao preconceito e velhas práticas (ex: etarismo);

• Preocupação com a qualidade de vida no trabalho e com aspectos emocionais / psicológicos dos colaboradores (saúde mental);

• O crescimento natural da empresa, o qual geralmente exige uma série de transformações internas.

O conjunto de circunstâncias acima, embora não contenha todos os fatores envolvidos, é suficiente para ilustrar o cenário no qual estão inseridas as empresas e o porquê precisam se transformar.

O que é gestão de mudanças?

Resumidamente, a gestão de mudanças – às vezes também chamada de Change Management, ou apenas CM – é saber gerenciar pessoas e processos de modo estruturado e eficaz, na condução das transformações necessárias para a empresa se manter competitiva no mercado em que atua.

Isso porque há uma série de fatores que contribuem para um cenário extremamente dinâmico em termos de mudanças e da variedade delas.

Envolve o planejamento, a execução e o acompanhamento das alterações que são feitas dentro da empresa, objetivando que elas sejam conduzidas com o menor impacto possível e vencendo os eventuais fatores de resistência e apreensão.

Sim, porque o ser humano é por natureza resistente ao novo, ao desconhecido, ao que ele não está acostumado. Ele é essencialmente regido por hábitos, por paradigmas e crenças de como as coisas devem acontecer. A incerteza que acompanha as transformações, frequentemente causa receio e insegurança.

Além disso, há outros desafios que precisam ser superados.

Quais os desafios da gestão de mudança?

Para além da natural resistência das pessoas às transformações, o gerenciamento de mudanças também precisa superar outros desafios:

• Cultura organizacional – a adoção de novos valores e práticas pode dificultar a implementação de transformações culturais;

• Tecnologia – a incorporação de novas tecnologias, envolve novos conhecimentos, além do medo que ela venha a roubar empregos;

• Infraestrutura – não é raro que a mudanças exijam alteração na infraestrutura da empresa, bem como nos recursos necessários para promover a alteração e naqueles que são utilizados quotidianamente;

• Processos – mudar processos ou o modo como as coisas são feitas, afeta diretamente como o trabalho é feito;

• Impactos – coleta e análise de dados relativos aos impactos e resultados das alterações;

• Tempo da mudança – a velocidade, o poder e o impacto das mudanças, é determinante no tempo que a mudança precisa ser implementada;

• Comunicação – requer que a comunicação entre os envolvidos e deles para com seus gestores, seja tão eficiente quanto possível;

• Liderança – a empresa precisa contar com lideranças capazes de promover as mudanças necessárias.

Cada um desses desafios serve para ressaltar a complexidade envolvida no processo de promoção das transformações na empresa.

Saber lidar adequadamente com esses obstáculos, é o que determinará o grau de sucesso do change management.

Qual a importância da gestão de mudanças na empresa?

A gestão de mudanças é essencial para assegurar que as transformações organizacionais, ocorram sem impactos severos ou que comprometam os resultados pretendidos e, sobretudo, sejam bem-sucedidas.

Em linhas gerais, sua importância se relaciona com os seguintes fatores:

• Avaliação dos riscos de não reagir adequadamente e da velocidade das mudanças, para estabelecer o que, como e quando fazer;

• Habilita as lideranças e suas equipes para antever o futuro e perceber os sinais de mudança, diante da transformação do mercado;

• Elimina ou minimiza os impactos negativos e amplia as vantagens das alterações feitas, a fim de garantir o sucesso das mudanças;

• Conscientiza, prepara e capacita os colaboradores, para o reconhecimento e superação de desafios;

• Institui novos métodos, processos e procedimentos operacionais, que é parte da execução das mudanças;

• Define os recursos necessários para promover as mudanças, constituindo a infraestrutura de apoio, como por exemplo, adoção de novas tecnologias;

• Estipula os novos objetivos que se pretende atingir uma vez que as mudanças tiverem sido implantadas.

Como promover a gestão de mudanças na empresa?

É natural que quando se compreenda o que é e a importância do gerenciamento de mudanças, que se queira saber como instituí-la na empresa, certo?

No entanto, é importante destacar que não há uma receita única e que sirva para qualquer organização.

Isso porque há uma lista razoavelmente extensa de aspectos que são determinantes, como tamanho da empresa, segmento de atuação, as alterações ocorridas no mercado, a velocidade em que estão ocorrendo, a quantidade de inovações que precisam ser implantadas, a cultura organizacional e até o modelo de negócios.

Assim, duas diferentes empresas que atuam no mesmo segmento, mas que uma tem seu negócio fortemente fundamentado em vendas presenciais e outro, em vendas na Internet, devem gerenciar as alterações de modo significativamente diferentes.

Não fosse suficiente, há uma variedade de modelos de change management bastante conhecidos, sendo que cada qual produz melhores resultados a depender do cenário no qual cada empresa se encontra.

Porém, em linhas gerais, há uma sequência macro de ações que é razoavelmente comum a qualquer cenário de empresas.

1. Avaliação da situação atual

O primeiro passo é avaliar de modo tão amplo e isento quanto possível, o cenário atual e quais os possíveis impactos, seja na hipótese de nada ser feito, seja na implantação do que precisa ser feito, bem como os possíveis obstáculos que podem surgir durante o processo.

Essa etapa consiste de reunir dados, realizar pesquisas e entrevistas, simulações, análise e emissão de relatórios e um diagnóstico geral do cenário encontrado.

2. Definição de objetivos

A partir do diagnóstico elaborado anteriormente e com base no que precisa ser feito, estabeleça objetivos e metas precisas e quantificáveis.

Entre outras coisas, ao agir assim, assegura-se que os envolvidos e responsáveis na fase seguinte, tenham compreensão do onde se quer chegar, contribuindo para o alinhamento e concentração da equipe.

3. Planejamento

A fase seguinte compreende elaborar um planejamento para tornar viável o atingimento dos objetivos e cumprimento das metas.

Isso envolve estipular os prazos (quando), os responsáveis pelas ações (quem), as ações propriamente ditas (como), os recursos necessários (o que).

4. Envolvimento

Inclua os colaboradores em todas as etapas do processo, para que compreendam desde o início que são parte importante do trabalho e que os resultados dependem deles. Escute-os, estimule-os a dar sugestões, promova o feedback.

Ao envolvê-los na gestão das mudanças, eles se sentem também como agentes da transformação e tendem a aceitar mais facilmente as mudanças e se comprometem com os resultados (motivação).

5. Comunicação eficaz

Identificar as causas e problemas de comunicação interna, também é essencial aqui. Garanta uma comunicação aberta, impessoal, transparente e eficaz ao longo de todo o processo.

Manter todos os envolvidos informados sobre os porquês, sobre os prazos, as metas, as ações e os resultados obtidos, tanto é útil para reduzir os receios, como também para eliminar suas dúvidas e preocupações. Contribui também para manter o envolvimento.

6. Monitoramento e ajustes

Monitore o progresso das mudanças implantadas, bem como o progresso e os eventuais resultados intermediários.

Além de não ser surpreendido por imprevistos ou fatores externos, ajuda a enxergar quando é necessário fazer ajustes para garantir o sucesso da implementação.

A gestão eficaz de mudanças, requer flexibilidade e a busca por melhorias contínuas.

Conclusão

Em cenários dominados pelas inovações e rápidas transformações, instituir a gestão eficaz de mudanças, é crucial para a manutenção e o sucesso da empresa.