E-mail

O que é webmail? Vantagens e desvantagens!

Dá para apostar que você usa diariamente ou já usou algum, mesmo que não saiba que esse modo de acesso ao correio eletrônico recebe esse nome. Estamos falando do Webmail.

Se você veio até aqui, é muito provável que queira entender melhor como ele funciona, se é mais vantajoso usá-lo ou se é melhor optar por um programa no desktop ou notebook. Aos muito curiosos, já adiantamos que depende do momento e da situação.

Vamos ao que interessa?

O que é webmail?

Resumidamente, webmail é a interface exibida em um navegador web que permite gerenciar uma conta de e-mail.

O significado de webmail – correio na web – é uma redundância, afinal todo serviço de e-mail depende da Web para ser 100% funcional. No entanto, ele foi batizado assim, pois nem sempre o acesso ao serviço de e-mail foi igual. Houve um tempo em que acessar uma conta de e-mail exigia que houvesse um programa destinado especificamente a esse fim, conhecido como cliente de e-mail.

Ainda que rigorosamente o webmail seja também uma aplicação, em vez de ser instalado nos dispositivos do usuário, é executado no servidor do serviço de e-mail – ou na nuvem – e é acessível de modo semelhante a um site qualquer.

Sempre que você se cadastra em qualquer serviço de e-mail gratuito, automaticamente após o cadastro, a definição de usuário ou conta, senha e alguma camada adicional de verificação (MFA), você é direcionado para a caixa de entrada, a qual é uma interface no navegador. Portanto, esses serviços já apresentam o webmail logo no primeiro uso.

Sintetizando, eis o que caracteriza um webmail:

Aplicação Web – tal como vários serviços Web, a aplicação está disponível e é executada apenas no servidor ou na nuvem (cloud computing);
Interface – apesar de alguns serviços oferecem algum nível de personalização, a interface costuma ser sempre a mesma;
Acesso – o acesso é feito por intermédio de uma URL / endereço preenchido fornecido ao navegador;
Autenticação – embora os principais navegadores tenham o recurso de salvar os dados de acesso, é necessário fornecer usuário (endereço de e-mail) e senha a cada acesso;
Disponibilidade – o acesso à conta de e-mail exige que haja conectividade com a Internet;
Ferramentas – a interface além de facilitar a visualização das mensagens, reúne um conjunto de ferramentas que permitem gerenciá-las adequadamente.

Um pouco de história...

O e-mail nasceu em sistemas de mainframe e redes experimentais como a ARPANET, ou seja, é anterior à Internet como a conhecemos, às páginas Web e também aos primeiros navegadores.

À medida que a Internet foi se desenvolvendo e os primeiros browsers foram criados, ainda na década de 90, as primeiras implementações de webmail começaram a ser desenvolvidas.

Mas foi somente com o lançamento e a rápida popularização de dois grandes serviços de e-mail gratuitos lançados em 1996 – o Hotmail e o RocketMail – e que eram acessíveis por uma interface via navegador, que o conceito de webmail ganhou aceitação.

A partir daí, com o sucesso alcançado, que fez a Microsoft pagar a surpreendente quantia de 400 milhões de dólares para adquirir o Hotmail, vários outros nasceram. O conceito se difundiu, seja pelo imenso nível de adoção da novidade, seja pela gratuidade e facilidade de uso.

Webmail e hospedagem

Se você tem um domínio próprio, também tem um webmail disponível para acessar suas contas de e-mail profissional.

Atualmente, em todo serviço de hospedagem de site, as contas de e-mail do seu domínio são acessíveis por meio de um ou mais webmails e o acesso é quase tão simples como acessar seu próprio site.

Geralmente é possível acessar digitando algo como:

Pasta ou diretório – uma pasta ou diretório do seu domínio, como https://www.seudominio.com.br/webmail ou https://www.seudominio.com.br/mail;
Subdomínio – uma alternativa comum, é o acesso por meio de um subdomínio, como https://webmail.seudominio.com.br;
Porta – a terceira maneira comum em algumas hospedagens, é por meio de uma porta do servidor que dá acesso exclusivo ao serviço de e-mail, como https://www.seudominio.com.br:2096.

As variações dependem da empresa de hospedagem, do serviço de e-mail usado e das configurações do ambiente de hospedagem, portanto, é importante verificar junto ao suporte do seu hosting quais opções são aceitas.

Qualquer que for o caso, da mesma forma que acontece nos serviços de e-mail gratuitos, como Outlook ou Gmail, haverá uma aplicação cuja função é reunir em uma interface todas as ferramentas para o gerenciamento eficiente das contas de e-mail criadas sob o domínio.

O que é um cliente de e-mail?

Cliente de e-mail é um software / app, instalado no seu dispositivo, que acessa e permite gerenciar sua conta de e-mail.

Chama-se cliente de e-mail, porque se baseia no modelo cliente / servidor. Ou seja, o servidor é responsável por servir os serviços – outra redundância – e o cliente, aquele que é servido.

Diferentemente do webmail, ele precisa ser instalado e a depender de como for configurado, mantém no mesmo dispositivo todas as mensagens enviadas e recebidas.

Quais as vantagens de usar o webmail?

Agora que você já sabe tudo – ou pelo menos o que importa – sobre webmail, talvez você queira saber o que é melhor: ter um programa instalado no seu dispositivo ou usar o webmail?

A resposta honesta a essa pergunta é: depende. Depende mais precisamente do tipo de usuário que você é, ou como você usa o serviço de e-mail e assim, o que pode ser vantagem para uns, pode não ser para outros.

Mas vamos aos pontos que objetivamente não dependem tanto do seu uso do serviço e das suas necessidades:

Acessibilidade – a principal vantagem é que a partir de qualquer computador com acesso à Internet, você tem acesso à sua conta. Assim, se você viaja muito ou está em diferentes localidades, com frequente necessidade de acessar seus e-mails por diferentes computadores, o webmail é uma ótima opção;
Dispensa licenciamento – não exige a instalação de nenhum programa e configuração da(s) conta(s) e, consequentemente, a depender do software, efetuar o pagamento de licenças;
Desempenho no acesso – o acesso às mensagens é direto, diferentemente do cliente de e-mail, que a cada abertura efetuará o download das novas mensagens recebidas desde o último acesso;
Preservação do conteúdo – no caso de perda, roubo ou avaria no dispositivo de acesso, não há risco de perda das mensagens, pois elas estão no servidor do serviço de e-mail e não no dispositivo;
Migração do conteúdo – pelo mesmo motivo do fator anterior, se você troca de equipamento, não tem que realizar a migração do conteúdo para um novo dispositivo, processo que dependendo do volume de mensagens e do cliente de e-mail usado, pode consumir várias horas, sem contar que exige algum conhecimento técnico do qual nem todos dispõem;
Armazenamento – todo o conteúdo ocupa espaço apenas no servidor de e-mail, não consumindo armazenamento do dispositivo;
Disponibilidade – quem tem dois ou mais dispositivos diferentes (ex: notebook, tablet e smartphone), as mensagens são acessíveis por parte de qualquer um;
Uso de recursos – alguns clientes de e-mail mais sofisticados são mais exigentes em termos de recursos e em determinados hardwares, podem apresentar lentidão, sobretudo quando se tem muito conteúdo. Já a maior parte dos webmails, é leve e consome poucos recursos.

Quais as desvantagens de usar o webmail?

Como tudo na vida, nem tudo são flores. Não podemos dizer que são problemas, mas conforme dissemos anteriormente, em alguns casos as vantagens não são tão evidentes:

Perfil de uso – se o seu perfil de usuário não exige que o acesso se dê além do ambiente de trabalho, o webmail e a possibilidade de acesso de qualquer lugar deixa de ser uma grande vantagem. No caso de contas de uso profissional, geralmente o cliente de e-mail é melhor opção;
Política de TI – no escopo corporativo, questões relacionadas às políticas de TI, como por exemplo, termo de confidencialidade, ter um cliente de e-mail instalado na máquina do usuário, com controle de senha, garante que o conteúdo só pode ser acessado dentro da empresa;
Disponibilidade – conforme mencionamos, o acesso ao webmail pressupõe conectividade com a Internet. Já um cliente de e-mail, se configurado como POP3, todas as mensagens previamente baixadas podem ser acessadas mesmo que não haja acesso à Web. Alguns clientes de e-mail modernos usando IMAP também mantêm um cache local das mensagens baixadas, permitindo a leitura de e-mails antigos offline;
Uso de dados – se o cache do navegador é limpo (arquivos temporários da Internet), o uso / consumo de dados é maior, pois a cada novo acesso cada mensagem visualizada precisa ser novamente transferida para exibição no dispositivo;
Compatibilidade – alguns navegadores para smartphone não são 100% compatíveis com todos os recursos de alguns webmails. Além disso, nem todos têm uma interface mobile ou nem mesmo são responsivos, o que prejudica a visualização e navegação;
Interface – mesmo quando há uma versão mobile do webmail, geralmente o uso das ferramentas e das mensagens não é tão prático como em clientes de e-mail;
Grandes anexos – diante da necessidade de envio de mensagens com grandes anexos, primeiramente é preciso aguardar o upload do anexo para o servidor, para só então efetuar o envio. Na maior parte dos clientes de e-mail, o programa se encarrega do envio do anexo e da mensagem, liberando o usuário para outra atividade enquanto a mensagem é enviada;
Redundância – erros, como por exemplo, o apagamento definitivo por engano de uma mensagem, são irreversíveis no caso de uso de webmail, a não ser que haja um backup, pois a ação é diretamente realizada sobre o conteúdo. Quando se usa um cliente de e-mail configurado para manter uma cópia no servidor, sempre haverá a cópia para se recorrer.

Então qual o melhor?

Independentemente de qual o seu perfil de uso, tenha em mente que você não precisa ficar restrito só ao webmail, ou só ao cliente de e-mail. Pode – e deve – saber tirar o melhor de cada um, combinado ao uso consciente dos protocolos de Internet para gerenciamento do serviço de e-mail e que detalhamos no post “POP, IMAP e SMTP: O que é, quais as diferenças entre cada um e qual usar?”.

Eis alguns exemplos:

Integração – alguns clientes de e-mail, como o Outlook, além de ferramentas que contribuem para a produtividade, têm integração com suítes office (de escritório). Usar um cliente nas rotinas de trabalho pode ser mais cômodo;
Recursos – se você não precisa de todos os recursos que os clientes de e-mail mais completos oferecem, a leveza e funcionalidade do webmail requer menos recursos (processamento e memória) do dispositivo;
Praticidade – se você precisa alternar entre diferentes abas do navegador enquanto trabalha, ter uma exibindo o webmail, pode ser mais prático;
Apoio de IA – alguns navegadores como o MS Edge têm um assistente de inteligência artificial (Copilot) durante a navegação, o que pode auxiliar em algumas tarefas que envolvem o correio eletrônico e, portanto, fazendo uso do webmail;
Acessibilidade – configurar o cliente de e-mail em diferentes dispositivos, para realizar a sincronização usando IMAP, garante que o conteúdo será sempre o mesmo independente do dispositivo usado, incluindo os acessos via webmail;
Mobile – as interfaces dos apps de e-mail (clientes de e-mail) para smartphones, costumam ser melhores para uso nesse tipo de tela;
Múltiplas contas – se você administra duas ou mais contas de e-mail, centralizar a administração de todas em um cliente, certamente é mais fácil e prático.

Portanto, não há uma resposta absoluta para todo mundo, devendo prevalecer uma escolha de momento e de preferência pessoal. Dispor de um bom cliente de e-mail e saber quando é melhor o webmail, dá poder e flexibilidade a esse serviço ainda tão importante.

Conclusão

A escolha entre webmail e cliente de e-mail depende da sua rotina. O webmail oferece praticidade e acesso de qualquer lugar, enquanto os aplicativos locais trazem recursos avançados e trabalho offline. O ideal é usar o protocolo IMAP para integrar ambos e aproveitar a flexibilidade de acessar suas contas profissionais onde e quando precisar.