E-mail

POP, IMAP e SMTP: O que é, quais as diferenças entre cada um e qual usar?

Quando se pensa na utilização de uma conta de e-mail profissional, particularmente quando é necessário configurá-la em um dispositivo (notebook, smartphone, tablet, etc), algumas poucas escolhas têm que ser feitas e entre elas as configurações de POP3, IMAP e SMTP.

Você sabe o que são POP, IMAP e SMTP? Para que servem? Quais as diferenças entre cada um? Qual eu escolho para usar?

Se a resposta para tudo isso, é não, chegou a hora de mudar tal situação.

O que são POP (ou POP3), IMAP e SMTP?

POP ou mais especificamente POP3, IMAP e SMTP são protocolos de internet usados pelos usuários para gerenciar uma conta de e-mail e por sua vez, entende-se por gerenciamento, o envio e recebimento, a organização das mensagens enviadas e recebidas e outras ações que podem ocorrer.

Mas o que são protocolos, você pode estar perguntando-se, certo?

Seja no âmbito da tecnologia, seja em outras esferas ou áreas, um protocolo pode ser definido como um conjunto de regras e etapas precisas e que devem ser rigidamente cumpridas. Em outras palavras, estabelece como um procedimento deve ocorrer.

Em termos de informática, um protocolo rege as relações entre dispositivos (desktops, servidores, smartphones, etc), ou serviços, ou ainda aplicações que se conectam e trocam dados mutuamente e no caso, o protocolo determina como esta “conversa” entre dispositivos, serviços e aplicações, deve ocorrer, garantindo que exista organização, compreensão e até mesmo segurança na troca de dados.

Vale destacar que frequentemente todos esses aspectos citados estão presentes.

Ou seja, quando um usuário quer apenas receber uma mensagem, ele precisa de um dispositivo (smartphone, desktop ou notebook) e de uma aplicação, também chamada de cliente de e-mail (ex: Outlook), mas que pode ser também um cliente de webmail (ex: RoundCube ou AfterLogic).

Supondo que a verificação seja feita por um cliente de e-mail, haverá uma conexão com o servidor – portanto, outro dispositivo – onde sua conta está configurada e que ao identificar por qual porta está sendo feita a autenticação, terá lá o serviço de e-mail para atender as requisições que serão feitas.

Rigorosamente, há outros serviços que podem estar envolvidos, como o TLS (responsável por criptografia), mas que fogem ao escopo desse post.

Nesse ponto, muitos podem querer saber se há mais alguma coisa que pode ser interessante saber, afinal a maioria envia e recebe e-mails e no máximo tem contato com esses nomes no momento de configurar uma conta. Às vezes, nem isso, já que há softwares atualmente que se autoconfiguram quase 100% e que basta informar o endereço de e-mail e a respectiva senha.

Mais para frente, aqueles que têm algumas necessidades mais específicas, precisarão entender um pouco melhor sobre, particularmente sobre as diferenças entre POP3 e IMAP.

Quais as diferenças entre POP (POP3), IMAP e SMTP?

Em termos mais práticos, não está de todo errado dizer que o SMTP é usado no envio de mensagens de e-mail e o POP e IMAP, são usados quando se quer ler as mensagens recebidas.

Aqui cabe destacar uma sutileza, já que não raramente, muitos explicam que POP e IMAP são usados para o recebimento de mensagens.

O correto é o acesso às mensagens para sua leitura, já que elas já foram recebidas pelo servidor responsável por sua conta de e-mail.

Tudo isso ficará mais claro conforme explicarmos melhor cada um dos três protocolos.

O que é SMTP?

Quando se pensa em uma mensagem eletrônica (e-mail), a coisa toda começa com a geração dessa mensagem e o seu envio. Neste ponto entra em ação o primeiro protocolo, que é o SMTP, sendo um acrônimo para Simple Mail Transfer Protocol, que em português significa Protocolo de Transferência de Correio Simples.

A primeira diferença importante, além do fato de que todo envio de mensagens de correio eletrônico ser feito usando o SMTP, é que existem duas instâncias diferentes: envio por um usuário final (você e sua conta) e envio por um servidor de e-mail.

Quando você configura sua conta em um programa qualquer (o cliente de e-mail), orienta-se a informar a porta 587.

Uma porta associada a um endereço IP ou nameserver, é uma implementação necessária para que o sistema operacional “compreenda” que aquele dispositivo que solicita conexão pela porta 587, é um usuário e não outro servidor.

Aqui entra a importância dos protocolos.

O serviço que está associado a essa porta, é o serviço de e-mail e o conjunto de regras (protocolo) para permitir a conexão é ligeiramente diferente do conjunto de regras de outro servidor que tenta conectar-se para entregar mensagens e que compreende as verificações que precisam ser feitas, como usuário e sua respectiva senha e até em quais arquivos de logs do sistema operacional que serão registradas as ações executadas.

Já no padrão entre servidor, que faz uso da porta 25 em vez da 587, o servidor que recebe uma mensagem, checa DNSs e DNS autoritativo, IP reverso, filtros e regras de SPAM e registra tudo em outros arquivos de logs. Logo, há diferenças no respectivo protocolo ou conjunto de regras, se preferir.

Ainda no âmbito do serviço de e-mail ocorrendo entre um usuário e o servidor responsável pelo envio das mensagens (porta 587), o SMTP determina que o emissor da mensagem deve efetuar a autoidentificação (usuário e senha), além de informar o endereço de e-mail do remetente, destinatário(s), campo assunto, corpo da mensagem e outras informações relativas à mensagem que está sendo enviada, como anexos ou uma solicitação de recebimento e leitura.

Em resumo, ainda que nas duas instâncias o propósito seja o mesmo (envio de mensagens), a depender da porta e consequentemente, se é um usuário ou outro servidor, há variações do protocolo.

O que é POP ou POP3?

POP nada mais é do que a sigla de Post Office Protocol e assim como o SMTP, é também um protocolo, mas que rege como o dispositivo do destinatário – usando um cliente de e-mail – deve conectar-se ao servidor no qual sua conta está hospedada, para efetuar a transmissão (download) da mensagem para o dispositivo.

Quando você encontra POP3 em vez de apenas POP, deve-se ao fato de que se trata da versão 3 do POP. Ou seja, dependendo da consulta e da fonte pesquisada, referem-se à mesma coisa, pois não há atualmente quem faça uso da versão inicial do POP.

Da mesma forma que o SMTP, ao configurar o POP (ou POP3), é preciso informar a porta, que originalmente utiliza a porta 110. No entanto, a medida que as preocupações com a segurança na Internet tornam-se cada vez maiores, atualmente todos os serviços têm usado a porta 995, o que significa que além do protocolo padrão, a troca de informações entre dispositivo e servidor, será por conexões criptografadas via SSL (Secure Sockets Layer) ou TSL (Transport Layer Security).

Via de regra, as mensagens são apagadas do servidor quando a transferência para o dispositivo de destino é concluída, no entanto, geralmente os programas de gerenciamento de e-mail (MS Outlook, Thunderbird, Apple Mail, etc) permitem habilitar uma opção pela qual uma cópia da mensagem é mantida no servidor.

Essa característica tem desdobramentos importantes e que voltaremos a comentar quando falarmos de qual protocolo utilizar para a leitura das suas mensagens.

O que é IMAP?

Como dito anteriormente, o IMAP (Internet Message Access Protocol), que significa Protocolo de Acesso a Mensagem de Internet, é outra forma de leitura das mensagens e, portanto, seria a alternativa ao POP3.

Porém a grande diferença é que ao se acessar uma conta de e-mail usando IMAP, ocorre a leitura da estrutura de pastas e do conteúdo – as mensagens – existentes nela, em tempo real, ou seja, há a sincronização entre o programa usado e a conta. Não se faz download do conteúdo da conta para o dispositivo do usuário, como ocorre com o POP3.

Por meio do IMAP, o que se está fazendo é acessar o servidor e tudo que é feito no cliente de e-mail, afeta diretamente o conteúdo do servidor.

Assim, se são criadas pastas, seus conteúdos são movidos ou removidos, ou talvez renomeadas, constituindo ações que refletem diretamente no que existe na conta.

A segunda diferença importante e que na verdade é uma decorrência disso, é que se não houver conectividade com o servidor, não há acesso ao seu conteúdo, diferentemente do POP3, que faz o download para o dispositivo.

POP3 ou IMAP, qual protocolo usar?

Deve ter ficado claro que entre os três protocolos, você sempre usará o SMTP, restando decidir entre POP3 ou IMAP no caso da leitura das mensagens.

No passado, quando as pessoas não tinham mais do que um desktop ou no máximo um notebook para acessar seus e-mails, era comum que as contas fossem configuradas para se usar POP3, pois as mensagens eram acessadas apenas e sempre do desktop ou notebook.

Com a proliferação de dispositivos e o aumento da dependência em relação ao e-mail como ferramenta de comunicação e negócios e até mesmo o aumento de disponibilidade de conexões com boa velocidade com a internet, como é o caso do 4G e 5G, uma pessoa pode acessar uma mensagem de casa, do trabalho, viajando, etc.

Mas não é só isso que determina qual protocolo de e-mail é o mais indicado.

Podem existir necessidades e desejos da atividade e uso que se faz, que privilegiem um ou outro e que podem ser satisfeitas quando se conhecem as características de cada um.

Características do POP3

A forma como o protocolo POP3 opera junto ao servidor e clientes de e-mail, proporciona as seguintes características:

Todo conteúdo que tenha sido feito o download para o dispositivo, está nele e, portanto, mesmo sem conectividade com a conta / servidor, ele pode ser acessado;
Se ativada a opção no cliente de e-mail pela qual o usuário opta por “manter uma cópia das mensagens baixadas no servidor”, isso produz alguns desdobramentos:
- Pode-se configurar outros dispositivos nos quais as mensagens também podem ser baixadas;
- Tem-se uma “espécie de backup”, já que se algum conteúdo for acidentalmente removido, pode-se recorrer ao servidor para recuperá-lo. Vale destacar que não constitui um verdadeiro backup em sua concepção;
- Com o passar do tempo e especialmente nos casos de usuários que recebem muitos e-mails, sua conta pode acumular muitas mensagens e consumir muito espaço em disco da conta;
- O gerenciamento da conta para por exemplo, remover mensagens muito antigas, desnecessárias, ou por outra razão, exige o acesso via Webmail ou painel de controle;
Ao não habilitar a opção de “manter uma cópia no servidor”, tudo que for baixado, estará apenas no dispositivo e em apenas um;
Pode-se ter estruturas de pastas e de mensagens diferentes no dispositivo e no servidor, porque a estrutura e administração no cliente de e-mail não afeta o servidor e vice-versa;
Menor consumo de dados (tráfego e transferência) em relação ao IMAP;
Menos demanda do serviço de e-mail do servidor.

Características do IMAP

Comparativamente ao POP3, o IMAP caracteriza-se por:

Administração mais eficiente do conteúdo presente no servidor, já que o que se está visualizando, bem como todas as alterações (criação, remoção ou renomeação) das pastas e de seus respectivos conteúdos, são feitas diretamente na conta / servidor;
Se dois ou mais dispositivos – ou mesmo usuários – acessarem a conta, tudo o que fizerem afeta o que é visualizado no outro dispositivo e pelo segundo usuário;
Maior consumo de dados (tráfego e transferência) em relação ao POP3;
No caso de muitos usuários com contas de e-mail sob um domínio, é preciso configurar com maior intervalo as verificações de novas mensagens, do contrário pode haver uma sobrecarga de conexões ao serviço, acarretando bloqueio no firewall, por exemplo, que pode interpretar que o excesso de conexões partindo de um mesmo IP, pode ser uma tentativa de ataque;
Qualquer tipo de ocorrência que impeça a conexão com o servidor, também impede o acesso de todo o seu conteúdo, como a simples leitura de uma mensagem;
Permite que o usuário tenha literalmente todas as suas mensagens disponíveis em quase qualquer situação e a qualquer momento, porque está sempre se acessando o servidor. Assim, no caso de um novo dispositivo, não há necessidade de preocupação com migração de conteúdo.

Mas e o Webmail? Qual protocolo ele usa?

O webmail nada mais é do que uma aplicação que gerencia uma conta de e-mail, exatamente como qualquer cliente de e-mail que você utiliza no smartphone ou notebook, mas que está instalada no servidor onde sua conta está hospedada.

Realiza-se o seu acesso por um navegador web, geralmente digitando-se algo como: http://www.meudominio.com.br/webmail.

O tipo de protocolo que o webmail utiliza para acessar o conteúdo da conta, é IMAP, portanto, o webmail tem as mesmas características de um programa que você configurou usando o IMAP, ou seja, com suas vantagens e desvantagens.

Mas o webmail também tem suas próprias particularidades, sendo que muitas delas variam em função de quais clientes seu provedor de hospedagem oferece.

Entre as muitas possíveis vantagens, destacamos:

Desnecessário preocupar-se com configurações. Ele sempre estará pronto para uso, não importando quais e quantos dispositivos você utilize para acessar a conta;
A administração do conteúdo da conta, dispensa a preocupação em fazer o mesmo nos diferentes dispositivos, pois quaisquer alterações são feitas diretamente na conta;
Não é necessário ter um cliente de e-mail em cada dispositivo, poupando espaço em disco e recursos do sistema operacional;
É multiplataforma, já que basta um navegador para acesso.

Mas nem tudo são flores. A maior parte dos clientes de webmail não lidam muito bem com dispositivos mobile, visto que são muitos elementos para exibir em uma tela pequena, tornando pouco prático o toque e em alguns casos a legibilidade de alguns elementos visuais. Logo o seu uso é recomendado mais em desktops e notebooks.

Sendo assim, com base nestas características de cada protocolo, agora você já tem condições de optar por aquele que é mais adequado ao seu perfil de uso.