E-mails e SMTP ilimitados? Tudo que você precisa saber

Ainda que variadas alternativas de comunicação digital tenham surgido e até se popularizado bastante nos últimos anos, como é caso do WhatsApp Business, para muitas situações da comunicação empresarial, o e-mail ainda é ferramenta essencial.

E justamente por sua importância, que um aspecto relacionado e que o mercado trata como envios ilimitados ou SMTP ilimitado, que precisamos conversar mais a respeito.

Entender o que é isso, quais as suas consequências, bem como as demais questões envolvidas e que você deve conhecer, é o foco desse conteúdo.

O que são e-mails ilimitados ou SMTP ilimitado?

É essencial esclarecer o que são “e-mails ilimitados” e “SMTP ilimitado”, porque o próprio mercado de hospedagem costuma usar ambos os termos, mas em outro contexto, acarretando dúvidas a respeito.

No caso, quando se encontra qualquer uma das ocorrências em um conteúdo de uma empresa de hosting (outro termo para hospedagem), geralmente seu uso se refere à quantidade de contas de e-mail sob o domínio.

Em outras palavras, significa que se houver a necessidade, pode-se criar tantas contas de e-mail profissional quantas forem necessárias.

A ideia é que ao estipular um limite de 20 contas, por exemplo, para um plano de hospedagem qualquer, uma empresa com a necessidade de 21 ou 22 contas, já não se adequaria àquele plano de hospedagem, por uma pequena diferença e teria que aderir a um plano superior.

Na prática, o impacto ou influência para o serviço em ter 20, 21 ou mais contas, é imperceptível. E por isso que geralmente não faz muita diferença estabelecer um limite para esse recurso.

No entanto, é comum se imaginar que o envio de mensagens também seja livre, já que muitas empresas também não costumam limitar – pelo menos explicitamente – a quantidade de mensagens enviadas, o que é feito pelo protocolo de Internet, conhecido como SMTP, o que acaba por sugerir que esse aspecto também seja ilimitado.

A razão, acaba seguindo o mesmo princípio do número de contas e se apoia no envio médio diário.

Afinal, quantas mensagens um usuário envia por dia? Não mais do que 20 ou 30. Alguns mais e outros menos e que em termos de média, constituem volumes absolutamente normais, que em nada afetam o ambiente de hospedagem e estão perfeitamente de acordo com a proposta do serviço.

E a confusão aumenta ainda mais, pelo fato que ao pesquisamos no Google pelos termos “e-mails ilimitados” ou “SMTP ilimitado”, encontrarmos nos resultados da busca, tanto empresas que vendem o serviço de e-mail Marketing e sistemas de envios de mensagens, como também serviços de hospedagem ilimitada.

Em meio a variedade de resultados, há até os que prometem envios de grandes quantidades de e-mails ou mesmo formas questionáveis de usar um serviço de e-mail vinculado à hospedagem compartilhada.

A grande verdade é que isso acaba dando a sensação de que tudo é permitido, o que não pode ser confundido com ausência de limites para alguns recursos.

O que são os planos ilimitados de hospedagem?

É essencial também entender o que são os populares planos ilimitados de hospedagem, porque essa nomenclatura que tem forte apelo comercial, também é responsável por induzir as pessoas a conclusões equivocadas.

Em linhas gerais, os planos ilimitados são aqueles que não estabelecem de forma explícita valores para as principais características do serviço, como espaço de armazenamento em disco, quantidade de bancos de dados e seu tamanho máximo, número de domínios e/ou subdomínios hospedados e consequentemente o respectivo número de sites associados a eles, assim como o número de contas de e-mail e a quantidade de mensagens enviadas por meio delas.

O propósito desse tipo de plano foi de atender um grande contingente de micro e pequenas empresas, cujas necessidades para esse tipo de serviço, em 99% dos casos são muito semelhantes e que é extremamente raro que exerçam elevada demanda sobre o ambiente de hospedagem.

Não importa muito que uma conta de hospedagem tenha 4 ou 5 domínios, 2 ou 3 bancos de dados, 20 contas de e-mail e envie 150 ou 200 mensagens / dia e com tudo isso, ocupe 3 Gb de espaço em disco.

Mesmo qualquer variação de 50% ou 60% nesses números hipotéticos, para cima ou para baixo, também não representa desequilíbrio ou influência significativa no servidor no qual uma conta esteja hospedada.

No entanto, essa ausência de parâmetros máximos não pode ser encarada como liberdade para hospedar absolutamente qualquer projeto Web, como por exemplo, um site gigantesco e com milhares de acessos por hora, nem tampouco um que necessite realizar o envio de centenas de milhares de mensagens de e-mail por hora ou mesmo por dia.

Quem quer ou precisa efetuar esse tipo de envios, geralmente são as grandes empresas ou negócios fortemente baseados na Internet, como por exemplo, sites de comércio eletrônico (e-commerce), que precisam se comunicar com seus clientes, mas também com uma imensa cadeia de parceiros e fornecedores.

Esse é um exemplo de necessidades que não se enquadram no modelo de hospedagem compartilhada, que é o ambiente comum e que prevalece nesse tipo de plano.

Por que hospedagem ilimitada não é para todo mundo?

Para além do fato que já mencionamos, que envolve o perfil da empresa e as suas necessidades prioritárias, há outras razões.

Tal como em qualquer outra situação, na hospedagem de sites também há serviços pensados para atender necessidades particulares.

Um só modelo de carro, não atende toda a gama de consumidores existentes. É assim com roupas, com assistência médica, com alimentos, serviços financeiros, com o que você conseguir se lembrar. Logo não deveria ser também com esse tipo de hospedagem e com os nichos que pretende atender.

Por considerar o atendimento dessa variedade de necessidades, que existem os planos personalizados, as hospedagens WordPress, os VPSs, os servidores dedicados, os servidores em regime de colocation e até as variadas soluções de cloud computing.

Por que envios ilimitados não são permitidos?

Você já se perguntou por que há tantos serviços especialmente dedicados aos chamados envios em massa ou para as mais variadas necessidades de e-mail Marketing? Por que as empresas simplesmente não utilizam seu próprio serviço de e-mail?

A resposta objetiva e direta é: “porque fazer envios em grandes quantidades (ilimitados) prejudica o serviço de e-mail e o ambiente de hospedagem”.

Como assim, você deve estar se perguntando, não é mesmo?

Há um conjunto de razões para que esse tipo de envios não seja permitido, conforme segue.

1. Sobrecarga

Ambientes compartilhados de hospedagem, são como condomínios residenciais ou empresariais, nos quais há uma série de serviços e recursos de uso comum, como por exemplo, elevadores, sala de eventos, piscina, academia, funcionários, etc, e que o uso muito acima do normal ou da média por parte de um condômino, afeta todos os demais e pode até causar indisponibilidade nos casos mais extremos.

No ambiente de hospedagem, em termos práticos, a utilização do serviço de e-mail muito acima do padrão e, sobretudo, se o volume de envios for frequente ou de muitas mensagens, causará lentidão, demora na entrega das mensagens e até esgotamento de recursos como memória RAM, processos do PHP e MySQL e elevada ocupação do processamento.

2. Serviços de e-mail populares

Em função do crescente volume de SPAM circulante na Web, cada vez mais os grandes serviços de e-mail (Gmail, Outlook, Yahoo!, etc), bem como as empresas de hospedagem e data centers, têm investido em ferramentas que têm por objetivo, senão acabar com essa prática, reduzi-la a níveis tão baixos quanto possível.

A motivação por trás desse controle em relação ao que se recebe e que é tratado como lixo eletrônico, deve-se ao grande tráfego de dados que isso representa, sobrecarregando a rede, como também pelos riscos que alguns conteúdos podem acarretar e na melhor das hipóteses, a perda de tempo gasto na filtragem do que é útil, contra o que não é.

É uma verdadeira guerra, em que de um lado estão os que enviam as mensagens e do outro, os populares serviços de e-mail anteriormente citados.

Os serviços de envios prometem tecnologias e infraestrutura capaz de entregar literalmente milhões de mensagens e os filtros dos serviços de e-mail tem o desafio de saber reconhecer o que é legítimo e bloquear tudo o que você não quer receber.

Os três maiores serviços de e-mail (Gmail, Outlook e Yahoo!) contam com ferramentas, critérios e políticas próprias para controle e determinação quanto ao recebimento ou bloqueio de mensagens.

Por questões estratégicas e de eficiência das ferramentas, algumas das políticas e critérios não são abertamente divulgados. Mesmo os pontos que são informados, às vezes não são objetivamente claros, como por exemplo, os números de mensagens recebidas por intervalo de tempo.

Assim, sabe-se por experiência, que os três barram mensagens que excedam um determinado limite – o qual é desconhecido – em intervalos de horas, dias, semanas e até meses e que chegam por parte de endereços IPs e domínios. Quando algum desses limites é atingido, as mensagens excedentes são automaticamente devolvidas.

Particularmente no caso dos serviços de e-mail da Microsoft (hotmail.com, outlook.com, live.com e msn.com), também há uma ferramenta de reputação, a qual pode acarretar o bloqueio permanente de um IP, inclusive por reputação de vizinhança.

Justamente pelo fato de serem os maiores e mais populares serviços de e-mail gratuitos, o impacto que bloqueios por parte deles tem, é grande nos demais domínios que compartilham o mesmo endereço IP.

3. Atribuição de reputação

Entende-se por reputação como sendo o conceito ou imagem que algo ou alguém tem dentro do cenário em que está inserido.

No contexto da Internet, aos domínios e endereços IPs também é feita atribuição de reputação, mais propriamente em relação a serviços que têm como propósito justamente determinar o quão íntegro é ou não, um remetente.

A ideia por trás do conceito de reputação, é: “Se você tem boa reputação, aceitarei tudo o que vem de você. Por outro lado, se sua reputação não é boa ou se há dúvidas (neutralidade), não receberei nada”.

Mas reputação, assim como na vida real, é algo que se constrói ao longo do tempo e assim são os serviços que fazem a análise de reputação, acumulando um histórico de todas as ações associadas a um domínio ou IP.

Dessa forma, se é identificado que um domínio frequentemente dissemina SPAM, a sua reputação tende a ser negativa, ou é rebaixada a cada ação identificada como não conforme com boas práticas.

Embora a atribuição de reputação considere prioritariamente o tipo de conteúdo e a frequência com que esse conteúdo seja enviado, há outros pontos, como por exemplo, vizinhança. Da mesma forma como é comum – e preconceituoso – assumir que se você mora em um bairro considerado ruim, você também seja ruim, a reputação na Internet também é construída com base na vizinhança de IPs e domínios

Por conta disso, maus domínios e endereços IPs com reputação baixa ou ruim, propagam essa má reputação para outros em sua vizinhança, ou se preferir para os IPs adjacentes do range do qual ela faz parte.

Alguns exemplos de serviços que medem a reputação, são o Sender Score, o TalosInteligence, a Trend Micro, Symantec e a Barracuda Central.

4. Listas negras (blacklists)

Ao contrário da reputação, a qual pode variar em uma escala razoavelmente ampla de notas (ex: 1 a 5 ou 0 a 10) ou de classificações (péssima, ruim, neutra, boa, ótima), o sistema de blacklist simplesmente separa um IP ou domínio entre bons e maus.

Na prática, se um domínio ou mais frequentemente um endereço IP, é incluso em uma blacklist – também chamada de lista negra de SPAM – todos os serviços de e-mail que consultam tal blacklist, bloquearão as mensagens oriundas do domínio e/ou endereço IP listado.

Por exclusão, se um domínio ou IP não consta de uma lista negra, automaticamente as mensagens procedentes deles, serão recebidas pelo serviço de e-mail do destinatário.

Os critérios para inclusão nas blacklists variam de uma ferramenta para a outra.

No entanto, mesmo havendo formas automáticas de detecção e inclusão, o mais comum é a inclusão por meio de denúncia, ou seja, exige que alguém que tenha recebido um conteúdo tido como malicioso ou não desejado, forneça à ferramenta dados da mensagem recebida.

Da mesma forma que os requisitos para inclusão variam de acordo com a ferramenta, o delist – remoção da lista negra – varia também conforme o serviço em questão e em alguns casos pode exigir até mesmo o pagamento de uma taxa para que o delist seja feito.

Exemplos de blacklists populares, são a Spamhaus, a Spamcop, Uceprotect e Sorbs, entre algumas outras dezenas.

Como a hospedagem compartilhada é afetada pelos envios em massa?

No modelo de hospedagem compartilhada, é comum que vários usuários, representados por seus respectivos domínios, estejam sob os mesmos IPs ou hospedados nos mesmos servidores, que por sua vez têm seus IPs e que fazem parte de um range (intervalo) de IPs, constituindo assim uma vizinhança com endereços comuns ou compartilhados.

Se por alguma razão, um domínio que esteja hospedado nesse ambiente compartilhado, faz um envio de mensagens que seja identificado como SPAM ou mesmo envio em massa, isso vai fazer com que o IP pelo qual o envio ocorreu, tenha sua reputação rebaixada ou seja incluído em uma blacklist.

Seja no caso da reputação ruim, seja na inclusão em blacklist, todos os domínios que compartilham o ambiente serão afetados, pois todos os domínios de destinatários que usam o serviço de reputação ou blacklist, devolverão mensagens provenientes daquele IP.

No caso de reputação, se a queda de reputação tenha sido tal que acarretou uma mudança para ruim ou inferior e em alguns casos neutra, as mensagens enviadas por todos os domínios sob o mesmo IP, serão devolvidas aos respectivos remetentes.

Ou seja, o impacto negativo pode ser significativo, bem como as perdas associadas a uma mensagem de negócios – ou várias – que não pôde ser recebida por um cliente, parceiro ou fornecedor.

É por essas razões que geralmente as boas empresas de hospedagem exercem controle sobre o contingente de mensagens que são enviadas pelos usuários hospedados, a fim de que os servidores, IPs e domínios que integram a rede, tenham boa reputação e estejam fora das blacklists.

Sem esse tipo de controle, uma massa significativa de domínios pode ser impedido de usufruir de um dos serviços mais importantes da Internet.

Uma maneira de minimizar os impactos que tais práticas podem acarretar ao ambiente compartilhado, é atribuir um IP dedicado a cada domínio hospedado.

No entanto, se vários IPs adjacentes efetuarem envios sem critérios e sem seguirem boas práticas, rapidamente eles poderão ter sua reputação afetada e constituírem uma má vizinhança perante as ferramentas de reputação e serviços de e-mail.

Conclusão

Envios ilimitados de e-mail se não são feitos da forma adequada, afetam de modo significativo todos os usuários na hospedagem compartilhada.