Economias que diminuem o faturamento e aumentam os gastos

Todo mundo sabe que por conta do pouco fôlego financeiro, muitas pequenas e médias empresas são quase obrigadas a “economizar” sempre que o mercado aperta. Mas o que nem todo mundo vê, é que algumas dessas economias afetam o faturamento e até aumentam os gastos.

Quer entender por quais razões isso costuma acontecer, bem como os impactos que decisões pouco refletidas podem ter nos negócios?

Então acompanhe esse post.

História fictícia (mas enredo real!)

“Seu Abdala” toca há décadas o negócio de comida árabe da família. Graças ao sucesso do seu principal produto, as esfihas de carne, ele pôde criar e formar os seus três filhos.

Porém, ultimamente, uma sucessão de fatores vêm fazendo com que fechar as contas no final do mês seja cada vez mais difícil.

A solução que ele enxergou, foi cortar custos onde fosse possível, mas como o negócio já é bem enxuto, a saída encontrada foi “economizar” na carne, a sua matéria-prima mais cara.

O raciocínio que ele teve e a conta que ele fez foram simples.

Cada esfiha leva em média 30g de carne. Se ele reduzisse para 20g, gastaria 10Kg de carne a menos por dia, já que vendia em média 1000 unidades diárias. No final do mês, seriam cerca de 300Kg de carne a menos. Como ele paga R$ 30,00/Kg ao seu fornecedor, a economia total seria de R$ 9.000,00!

“Genial”, pensou ele. Não é muito, mas dado o tamanho do negócio, resolveria o problema.

No começo, tudo parecia ir bem e funcionar como planejado, mas aos poucos as coisas começaram a mudar:

• Imagem – seu carro-chefe – as esfihas de carne – agora já não era visto com o diferencial de antes e passou a concorrer com fast-foods “comuns”;

• Avaliações – as avaliações do Google e dos apps de delivery, que antes eram excelentes, pioraram muito. Isso afetou drasticamente a atração de novos clientes, que se afastavam ao ler as críticas;

• Clientes fiéis – por conta da queda visível na qualidade, mesmo os clientes mais fiéis diminuíram a frequência de visitas. Alguns deixaram de frequentar o local definitivamente;

• Margem de lucro – buscando conter a queda nas vendas, Seu Abdala realizou promoções e baixou o preço das esfihas, o que afetou a margem de lucro, além de não dar o retorno esperado;

• Custos – em outra tentativa de recuperar o movimento do passado, começou a apostar em publicidade, aumentando os custos operacionais e só trouxe alguns clientes de passagem (os que passam por acaso por perto);

• Mais “economia” – sem saber como reverter o cenário e com o movimento caindo mês a mês, Seu Abdala apelou para a demissão de funcionários. Isso gerou demora no atendimento, piorou ainda mais as avaliações e afugentou de vez os poucos fiéis que restavam.

Embora essa seja uma história fictícia e possa até parecer exagerada, infelizmente casos que guardam semelhanças com esse acontecem todos os dias no mercado.

O aprendizado que podemos tirar desse caso, é o tema do próximo tópico.

Economia não pode afetar a alma do negócio

A lição mais imediata e visível de situações similares a que Seu Abdala viveu, é que quando você interfere no que dá sustentação ao negócio, naquilo que é reconhecido como o seu principal atrativo, as consequências são muitas e severas!

Objetiva e resumidamente, os principais impactos são:

• Diferencial – quando seu negócio perde aquilo que era seu diferencial, recuperar a distinção de outrora, tem um custo por vezes elevado e requer tempo e consistência;

• Valor – consequência imediata do aspecto anterior, perde-se o valor que a marca entregava e ela passa a travar a disputa por clientes com base nos preços praticados;

• Concorrência – quando há perda de diferencial e valor, a concorrência muda. Muitos daqueles que antes não eram considerados concorrentes, agora são;

• Confiança – se entre as consequências houve perda da confiança por parte dos clientes, conquistá-la novamente nem sempre é possível;

• Carteira – além do encolhimento da carteira de clientes, a sua constituição (o público-alvo) também costuma mudar;

• Margens – quando muitos desses fatores ocorrem, mudanças diversas na operação acabam sendo necessárias, alterando os custos, os preços e, consequentemente, as margens e, no final das contas, o faturamento total;

• Modelo de negócio – a depender dos impactos em termos de quantidade e intensidade, até mesmo o modelo de negócio precisa ser repensado.

Ou seja, uma decisão precipitada e por vezes desesperada, que afeta principal razão de ser do negócio, pode arruiná-lo.

Onde não pode haver “economia” na empresa?

Não é apenas em aspectos tão evidentes quanto o recheio de uma esfiha que as falsas economias acontecem.

Rigorosamente a lista pode ser gigantesca, já que há uma variedade imensa de segmentos diferentes, portanto, vamos nos restringir a cenários mais abrangentes e genéricos.

Situações nas quais os impactos podem ser importantes:

1. Qualidade do produto – sempre que a “economia” afetar negativamente a qualidade final do produto, além das consequências que vimos, pode haver outras, como aumento do suporte, piora do NPS (Net Promoter Score), perda de clientes, etc;

2. Ambiente de trabalho – quando significar piora geral nas condições de trabalho (qualidade de vida no trabalho, política de benefícios, Marketing de Incentivo, infraestrutura e recursos, clima organizacional, etc), a perda da motivação e do comprometimento, o aumento do turnover e dos casos de síndrome de burnout, bem como queda de produtividade, serão os reflexos mais comuns;

3. Capacitação – se os cortes comprometerem a capacitação profissional, como cursos e treinamentos, programas de reciclagem, aprimoramento funcional, as consequências aparecerão na forma de aumento no retrabalho, piora da qualidade de produtos e serviços, menor produtividade, entre outras;

4. Atendimento – nada que comprometa a eficiência do contato com os clientes pode ser negligenciado, afinal são nas situações de atendimento que se resolvem os problemas, se esclarecem as dúvidas e até se fazem novas vendas;

5. Inovação e melhoria contínua – inovação é sobrevivência. Quando a empresa para de investir em pequenas melhorias, em novas receitas, em ajustes de processo ou até em acompanhar tendências do mercado, ela começa a envelhecer junto com seus produtos. Como resultado, o cliente começa a ver o produto/serviço como "ultrapassado", há perda de eficiência operacional e até fuga de talentos;

6. Manutenção preventiva – você economiza hoje, mas assume o risco de uma falha catastrófica amanhã. E quando o equipamento quebra, o sistema cai ou a instalação apresenta problema, o custo do conserto emergencial é sempre muito maior, sem contar a paralisação da operação e todos os outros problemas que isso costuma acarretar;

7. Segurança da informação – dados são ativos tão valiosos quanto estoque ou maquinário. Economizar em antivírus, backups, firewalls, treinamento de cibersegurança ou conformidade com a LGPD pode parecer irrelevante, até o dia em que uma invasão aos sistemas acontece, há um vazamento de dados, um ransomware se alastra ou uma multa regulatória é aplicada. E aí, o custo deixa de ser "economia" e vira prejuízo financeiro e reputacional gigantesco;

8. Relacionamento – ver o pós-venda como "gasto extra", é ignorar que conquistar um novo cliente custa entre 5 e 7 vezes mais do que manter um atual. Economizar no pós-venda, nos programas de fidelidade, nas pesquisas de satisfação ou no sistema de gestão de relacionamento (CRM), significa perder oportunidades de escutar o cliente, resolver problemas antes que virem críticas e, principalmente, manter o cliente.

Como identificar se uma "economia" é inteligente ou perigosa?

Diante de tantos exemplos de onde não se deve cortar, fica uma questão prática: “Como saber se aquela economia que parecia tão boa vai realmente ajudar ou vai ser mais um tiro no pé?”.

A resposta não está em fórmulas mágicas, mas em um roteiro de perguntas que todo gestor deve fazer antes de qualquer corte de gastos. Se você conseguir responder a todas com clareza e sem alertas vermelhos, a chance de acertar é muito maior.

Vamos a elas?

1. Essa economia afeta diretamente a experiência do cliente?

Essa é a pergunta mais importante de todas. Se o cliente perceber que algo piorou, seja no produto, seja no atendimento, seja ainda no prazo de entrega ou na qualidade do serviço, você não está economizando, mas desvalorizando a sua marca.

Sinal vermelho: se a resposta for "sim, o cliente vai notar", repense. O cliente não compra o que você economizou, mas compra o que ele percebe que você entrega. Isso se chama percepção de valor!

2. Essa economia compromete a capacidade de gerar receita no futuro?

Cortar gastos que alimentam o crescimento futuro é como podar a árvore pela raiz. Treinamentos, manutenção preventiva, pesquisas de mercado, inovação, tudo isso gera frutos lá na frente. Mexer neles pode aliviar agora, mas diminui a capacidade futura da empresa em ser competitiva diante das naturais mudanças do mercado em que atua.

Sinal vermelho: se o corte traz incertezas quanto a sua competitividade daqui a 6 ou 12 meses, ele não é inteligente.

3. Essa economia é reversível? Se for, a que custo?

Algumas "economias" são fáceis de desfazer, como cancelar uma assinatura, reduzir uma verba de escritório, renegociar um contrato. Outras, porém, têm custo de reversão altíssimo, como demitir um funcionário-chave ou trocar um fornecedor de longa data.

Sinal vermelho: se para voltar atrás você vai gastar mais do que economizou, o risco não compensa.

4. Existe uma alternativa menos agressiva antes desse corte?

Muitas vezes, a economia está em otimizar, não em tirar. Antes de cortar matéria-prima, revise processos para reduzir desperdício ou terminar em menos tempo. Antes de demitir, veja se há como remanejar funções. Antes de cortar treinamento, busque parcerias ou programas gratuitos.

Sinal verde: se você encontrou uma forma de economizar sem sacrificar a qualidade, a equipe ou o cliente, está no caminho certo.

5. Qual é o impacto no capital humano?

Cortar qualquer coisa que signifique dar piores condições gerais de trabalho ou ainda que implique sobrecarregar equipes, pode gerar uma onda de desmotivação que nenhum balanço patrimonial captura. Um time desengajado produz menos, atende pior e gera mais retrabalho e no fim do mês, diferentes números vão revelar o preço pago.

Sinal vermelho: se a economia gera medo, insegurança ou queda de moral, ela já está cobrando um preço invisível, mas real.

6. O que dizem os números, e não apenas a intuição?

Muitos gestores cortam por "achismo" ou porque "sempre foi assim". A economia inteligente é baseada em dados e, portanto, sempre busque amparar suas decisões em histórico, em métricas de desempenho e até na prática alheia.

Sinal verde: se você tem números que justificam o corte e projeções que mostram o impacto positivo, a decisão é mais segura.

Agora que você sabe onde é arriscado cortar custos, a pergunta seguinte deve ser: “Onde é que eu posso economizar?”.

O caminho da economia inteligente

A boa notícia é que há muitas frentes legítimas de redução de custos e que não afetam o cliente, não desmotivam o time e não comprometem o futuro do negócio. O segredo está em saber onde mirar e construir uma estratégia bem pensada.

Quer exemplos práticos e aplicáveis a quase qualquer negócio?

1. Custos fixos não essenciais

Muitas empresas acumulam despesas recorrentes que já não fazem sentido. Assinaturas de softwares que não são usados, planos de telefonia com franquias maiores do que o necessário, aluguel de espaço ocioso, seguros com coberturas excessivas, tudo isso vira "gasto invisível" que ninguém revisa.

O que fazer: faça uma auditoria de todos os custos fixos mensais. Cancele, reduza ou renegocie tudo o que não for absolutamente essencial para a operação.

2. Desperdícios operacionais

Desperdício não é custo, é dinheiro jogado fora. E ele está em todo lugar. Na energia elétrica com equipamentos ligados à toa, insumos que vencem no estoque, impressões desnecessárias, retrabalho por falta de padronização, horas extras mal planejadas.

O que fazer: mapeie o fluxo da operação e identifique gargalos, sobras e retrabalhos. Pequenas mudanças – como um controle de estoque mais rigoroso ou um treinamento rápido de equipe – podem gerar economia significativa sem sacrificar qualidade.

3. Fornecedores e condições de pagamento

Muitos gestores mantêm os mesmos fornecedores por anos sem nunca renegociar condições comerciais. Mas o mercado muda, os preços variam e novos concorrentes surgem. Além disso, condições de pagamento – prazos, descontos à vista ou por volume, formas de parcelamento – podem ser tão importantes quanto o preço unitário.

O que fazer: periodicamente, peça cotações a novos fornecedores (mesmo que não troque) e negocie com os atuais. Muitas vezes, uma simples conversa ou uma nova rodada na mesa de negociação, gera economia imediata.

4. Processos ineficientes e obsoletos

As razões de processos pouco eficientes, obsoletos e muito burocráticos, podem ser muitas, mas o mais comum é porque “sempre foi assim e funcionou”. A verdade é que soluções que deveriam ser provisórias, ou seja, as possíveis (eficientes mas não eficazes) naquele momento, tornam-se permanentes / definitivas e tomam lugar da eficácia. E muitos não se dão conta o quanto se ganha – ou se deixa de gastar – quando se é eficaz.

O que fazer: analise os procedimentos operacionais padrão mais utilizados na empresa, pois são os que mais consomem tempo e envolvem pessoas. Otimizá-los poupa tempo, recursos e libera as pessoas para outras atividades.

5. Sustentabilidade e responsabilidade ambiental

Muitos gestores ainda enxergam a responsabilidade ambiental como um "gasto extra" ou apenas um selo de pouco valor. No entanto, a verdadeira sustentabilidade empresarial está diretamente ligada à eliminação de desperdícios de recursos, o que se traduz em economia financeira imediata e ganhos futuros.

O que fazer: avalie a transição para fontes de energia mais limpas e baratas (como a solar), elimine o uso de descartáveis na empresa, digitalize processos para reduzir drasticamente o papel e otimize rotas de entrega para economizar combustível.

O ganho duplo: além de ver as contas de consumo despencarem, a empresa ganha um valioso ativo de posicionamento. O mercado e os consumidores modernos valorizam marcas com responsabilidade socioambiental – a pauta ESG. É a economia que, em vez de diminuir seu faturamento, abre portas para novos clientes conscientes e melhora a imagem do seu negócio.

Conclusão

Reduzir custos e otimizar despesas faz parte da rotina de qualquer negócio que queira sobreviver e crescer. No entanto, como vimos ao longo deste artigo, o corte de gastos precisa ser feito com a precisão de um bisturi, e não com a força bruta de um machado.

Quando o corte é feito sem critério, ele sangra a operação, afugenta o cliente e destrói o valor que a sua marca levou anos para construir. Por outro lado, quando o foco se volta para a eficiência de processos, eliminação de desperdícios, tecnologia e inteligência ambiental, a economia acontece de forma saudável.

Antes de dar o próximo "canetaço" na planilha de despesas, lembre-se do Seu Abdala: economizar alguns centavos na base pode custar milhares de reais no topo do seu faturamento.

E na sua empresa? Qual foi a última "economia" que acabou custando caro no final das contas? Compartilhe sua experiência nos comentários!