Transformação Digital

A importância da transformação digital nas empresas

O que a Pedra Lascada, o domínio do fogo, a Era do Bronze, o surgimento da escrita, as navegações, as máquinas a vapor e a primeira Revolução Industrial, têm em comum com a transformação digital?

Quando você entender o que é e qual a importância da transformação digital, será mais fácil ver o que torna comuns uns aos outros esses marcos históricos.

Como é de praxe em nossas abordagens de alguns assuntos, costumamos lançar mão de alguns conceitos tanto para trazer luz aos assuntos que abordamos, bem como para situá-lo em um contexto. Essa prática ajuda a entender melhor a importância de alguns temas e esse é um caso em que isso é fundamental.

Por isso, não apenas vamos voltar no tempo, mas lançar um breve olhar sobre a trajetória humana desde os seus primórdios, para poder enxergar o paralelo e a importância que esse evento tem e terá em termos históricos.

Por que a transformação digital é um marco histórico?

Quando se estuda a história da humanidade, desde a pré-história, todos os livros em algum ponto ressaltam momentos em que ocorreram descobertas e eventos específicos e que são chamados de marcos ou fatos históricos.

A Idade da Pedra, dividida entre Pedra Lascada e Pedra Polida, figura entre os marcos iniciais e os registros são essencialmente materiais, na forma de objetos encontrados e que consistem dos primeiros instrumentos que o homem criou, possibilitando a ele produzir as primeiras ferramentas e a caçar, bem como desenvolver a agricultura e a pecuária.

Posteriormente, o domínio do fogo representou um marco, por ser uma fonte de calor, de proteção e até gerou mudanças alimentares, visto que a partir daí poderia cozinhar. Mais tarde o uso do fogo também permitiria que existisse a Idade do Bronze e mais tarde ainda, a metalurgia, quando todo tipo de instrumentos de diversos metais, fizeram com que ingressássemos em uma época de grandes avanços e conquistas.

Em meio ao período anterior, o desenvolvimento das escritas antigas, foi sem dúvida um dos marcos históricos mais significativos em relação ao progresso da humanidade, na medida que permitia registrar não apenas o conhecimento adquirido, mas as ocorrências.

Costuma-se dizer, que o surgimento da escrita, é o que determina onde termina a Pré-História e começa a História, justamente porque com ela, tudo passou a ser registrado.

A bússola, o sextante e o conhecimento das estrelas, entre outros, possibilitou o surgimento das navegações e com isso, a expansão por via marítima de muitas civilizações. O comércio e a expansão geográfica tiveram um impulso decisivo desde então.

Nessa rápida e resumida viagem ao longo da trajetória humana por tantos séculos, chegamos à primeira Revolução Industrial, quando o uso do vapor para produzir máquinas que se movimentavam sem uso de força motriz animal ou humana, permitiu que se produzisse mais, melhor, em menos tempo e com menor custo, dando início à industrialização.

Todos esses fatos, bem como outros que omitimos, são suficientes para ilustrar os avanços significativos da humanidade, os quais possibilitaram o surgimento de novas eras de desenvolvimento e mudanças profundas na vida das pessoas.

Reservando a importância que cada qual teve, pode-se afirmar que a transformação digital veio para mudar em caráter permanente e de modo decisivo muitas coisas no mundo contemporâneo, como as relações de trabalho, produção, de consumo e até mesmo o comportamento das pessoas e por isso, também pode ser considerada um marco histórico.

É possível que em algumas décadas, alunos ao estudarem História, saberão que em algum momento próximo da virada do século XX para XXI, a humanidade ingressou na “Era da Transformação Digital” e com ela experimentou literalmente novas formas de viver a vida.

O que é transformação digital?

Resumidamente, a transformação digital é a mudança de formatos e métodos analógicos, para digitais.

Se você é como a maioria, esta definição não basta e não é suficientemente clara!

Mas se você olhar para o passado recente – um retorno à década de 90 – e como era a vida das pessoas e comparar com o que temos hoje, começará a entender o que é essa transformação.

Se você é mais novo que isso, da geração Z ou posterior e até alguns millenials, terá alguma dificuldade.

Por volta da virada do século, já havia Internet e computadores, mas quando se caminhava pelos departamentos das empresas, era possível ver ainda muito papel sobre as mesas, bem como lápis, canetas, borrachas, réguas, grampeadores, clipes, entre outras coisas que praticamente não existem em muitos escritórios.

Mais do que apenas um monte de objetos, muito do trabalho ainda era baseado em procedimentos manuais ou analógicos.

As pessoas usavam agendas de papel, tinham calendários sobre as mesas, aparelhos telefônicos grandes e pesados, recebiam memorandos, circulares, relatórios e vários documentos impressos, os quais circulavam levados por mensageiros. Alguns – ou muitos, em certas empresas – eram produzidos em máquinas de escrever!

Hoje, quando se observa um escritório padrão, é possível que alguns desses itens ou rotinas, ainda insistam em existir em muitas empresas, mas o que predomina é um notebook e apenas ele. É apenas uma ferramenta, mas que é meio essencial para usufruir dos muitos benefícios da era digital.

Praticamente tudo que um colaborador precisa para desempenhar suas funções de maneira eficiente, está naquele dispositivo à sua frente e um conjunto de tecnologias e serviços que transformaram o modo de se fazer as coisas.

Tudo – ou quase tudo – migrou ou está em processo de mudança para o ambiente digital.

Lá nos idos dos anos 90, as pessoas anotavam algo importante e/ou que não poderiam esquecer em um pequeno pedaço de papel colorido e adesivavam-no por toda a mesa. Eram os “post its”. O equivalente digital, é um aplicativo que nasceu com a mesma função, mas que a cumpre de forma melhor e mais completa.

A agenda de papel, os relatórios impressos, o bloquinho de notas, a caixinha com cartões de visita de clientes, o porta-retratos com a foto da família, que antes ocupavam espaço sobre as mesas e até os seus cartões de crédito e débito, os documentos de identificação, o caixa do banco, as suas músicas e vídeos preferidos, vários álbuns de fotos, pastas de arquivos e mais algumas “coisinhas”, hoje estão na palma da sua mão, mais especificamente no seu smartphone, em equivalentes digitais, acessíveis pelos apps.

O desktop environment do Linux, do Windows e dos demais sistemas operacionais, é o correspondente digital da mesa de trabalho do passado analógico.

E a transformação vai muito além, porque não envolve apenas coisas, mas processos também.

Se no passado você abria uma lista telefônica para procurar o telefone de algum serviço, contatar algumas alternativas de fornecedores, colher preços, esclarecer dúvidas, entre outras etapas, agora um aplicativo reúne tudo isso e com algumas poucas telas e cliques aqui e ali, resolve-se a questão em minutos.

E não para por aí. Até mesmo as situações nas quais não se poderia imaginar um equivalente substituto digital, já há concorrência digital, graças à realidade virtual e com isso, você praticamente viaja o universo, a partir da sala ou do quarto da sua casa, “andando” em uma montanha-russa ou fazendo um tour virtual por um imóvel.

As redes sociais são outro exemplo de como a transformação digital afetou profundamente o modo como as coisas ocorrem.

As relações que no passado se davam estritamente de forma presencial, hoje em muitos casos se dão exclusivamente em caráter virtual. É uma mudança radical de paradigma, no modo de como acontecem as coisas e muitas vezes, até comportamental.

Portanto, transformação digital ocorre quando coisas e processos são substituídos por um equivalente digital, o qual pode ser bastante diferente do originário analógico.

Os impactos da transformação digital

Basicamente, há três âmbitos nos quais a transformação digital interfere – o pessoal, o profissional e o empresarial.

Em uma avaliação de cunho sociológico, podem haver outras implicações, mas essas três são suficientes para nossa análise.

Em termos pessoais, geralmente o que se vê, são os benefícios ou vantagens que as pessoas usufruem com a mudança, já que atualmente a gama de aplicativos e serviços digitais que mudam como as coisas são feitas, é enorme.

É difícil imaginar algo que uma pessoa não possa dispor, desde que tenha a mão um smartphone ou notebook, acesso à Internet e um meio de pagamento.

Tudo é muito mais rápido, mais fácil e com mais opções, comparado aos equivalentes analógicos que existiam.

Do ponto de vista profissional, se por um lado exige que as pessoas se capacitem mais e de forma contínua, para serem capazes de lidar com as novas tecnologias, que rapidamente surgem e colocam as anteriores em processo de obsolescência, do outro as tornam mais produtivas e eficientes.

Ao mesmo tempo que esse ambiente de rápida e profunda mudança esteja associado a tecnologias que roubam empregos, faz surgir novas profissões, bem como requer novas habilidades e aptidões dos respectivos profissionais.

Por fim, as empresas devem ser cada vez mais capazes de fazer uma leitura adequada das novas necessidades do mercado, as quais vêm como resultado da transformação digital, mas acima de tudo, se querem se manter competitivas perante a concorrência, devem antever e se preparar para as tendências.

Não basta apenas serem capazes de se adaptarem aos cenários de rápida e constante mudança. A velocidade que elas ocorrem, é cada vez maior e por isso, ter a capacidade de se antecipar ao novo, será o único meio de acompanhar as demandas.

Em muitos casos, ser o agente da mudança, pode ser decisivo para o sucesso dos negócios, que é quando ocorrem as inovações disruptivas.

Em qualquer das três esferas ou âmbitos em que há influência da transformação digital, resistir a participar dela, pode literalmente significar ser excluído.

Por que as empresas precisam aderir à transformação digital?

Quando pensamos em termos das pessoas, manter-se fora da transformação, significa no mínimo deixar de aproveitar oportunidades novas e importantes.

Em termos profissionais, é ficar gradativamente fora do mercado de trabalho.

Quando pensamos nas empresas, é quase certo em 99% dos casos, o seu fim. Mas não basta fazer essa afirmação, sem justificá-la.

As 8 razões porque as empresas precisam promover a transformação digital:

Concorrência – tanto porque outras empresas se tornam mais competitivas, como porque na era da transformação digital, algumas vezes as novas tecnologias se tornam concorrentes de modelos de negócios consolidados;
Clientes – os clientes exigem produtos / serviços que incorporam características e benefícios resultantes da digitalização, especialmente as novas gerações;
Produtividade – a mudança para o digital invariavelmente significa processos mais produtivos;
Eficiência – melhoria da eficiência operacional, via automatização e otimização dos mais diversos processos internos, bem como outros benefícios que a tecnologia pode proporcionar para as empresas;
Custos – os processos digitais também costumam significar redução de custos no médio e longo prazos;
Informação – a obtenção de informações – especialmente as de caráter estratégico – é maior e consequentemente o processo de tomada de decisão, é mais rápido e preciso;
Velocidade – na era digital, a velocidade de tudo é maior, como é também da empresa e nos seus rumos, nas suas estratégias e nas ações, para atender demandas e seguir tendências do mercado;
Atuação – muitas das barreiras e limitações físicas / geográficas, deixam de existir, aumentando o alcance e sua atuação no mercado.

Como promover a transformação digital nas empresas?

É preciso ter em mente que a transformação digital tem início, mas não tem fim. Isso porque os meios digitais e tudo que isso implica, estão em constante evolução.

Também é importante compreender que apenas adotar tecnologias, não significa que a empresa transformou-se digitalmente.

Um processo pode ser analógico, ainda que se faça uso de tecnologias digitais. Em outras palavras, de nada adianta elaborar um documento no computador e circulá-lo em meio físico (impresso) aos interessados, por exemplo.

Ou seja, a verdadeira transformação envolve pessoas, processos e tecnologias.

Antes de prosseguirmos, precisamos abrir parênteses. É preciso não confundir digitizar e digitalizar.

O primeiro – digitizar – é um neologismo que se refere a ação de passar algum dado de formato ou meio analógico para o digital. Já o segundo – digitalizar – é tornar um processo digital, ou utilizando meios (processos e ferramentas) digitais.

Digitização e digitalização, são partes essenciais da transformação digital.

Por fim, é importante salientar que não temos a pretensão de apresentar um guia completo e definitivo para transformação digital de toda e qualquer empresa, seja porque cada uma tem suas próprias particularidades e diferentes modelos de negócio, seja porque podem apresentar diferentes graus de digitalização, seja ainda porque têm diferentes objetivos finais.

Com essas questões em mente, um processo de transformação digital normalmente é composto das seguintes etapas:

Diagnóstico – corresponde a avaliar a situação da empresa em termos das necessidades tecnológicas, dos processos e das hard skills das pessoas envolvidas nos processos, sendo que essa análise deve ser feita sob uma ótica macro (modelo de negócio) e micro (cada área da empresa);
Objetivos – é a etapa na qual são estabelecidas as metas (dados quantificáveis). Pode ocorrer em fases e deve prever prazos (curto, médio e longo) para que ocorra a transformação;
Processos – estudo e desenho dos novos processos, seja para atender as demandas dos clientes, seja para perseguir os objetivos propostos, seja ainda para adequar as ferramentas necessárias;
Tecnologia e Infraestrutura – há a necessidade de investimentos gradativos na adoção de tecnologias que atendam os novos processos, lembrando que tecnologia não pode ser confundida com processo. Ela constitui ferramenta ou componente do processo, como por exemplo, cloud computing e inteligência artificial;
Parcerias – busque parcerias, consultorias, startups e todos que tiverem know-how / expertise comprovados, que possam tornar o processo de transformação mais ágil e mais eficaz;
Promoção – a promoção da transformação necessariamente passa pelos gestores, que devem exercer sua liderança para mudanças, uma vez que é normal ocorrerem resistências e dificuldades ao longo da jornada;
Capacitação – lembrando que um dos pilares da transformação digital são as pessoas, é necessário capacitá-las por meio de cursos, treinamentos, palestras, workshops e tudo o que for necessário para utilizarem as novas tecnologias e conduzirem adequadamente os novos processos;
Métricas – institua métricas para medir os resultados e o atingimento dos objetivos, bem como garanta a coleta de dados necessários para tanto;
Ajustes – sendo algo permanente, a transformação digital deve ser monitorada constantemente, para identificar a necessidade de ajustes e melhorias, a fim de garantir que os objetivos sejam alcançados.