A procrastinação no trabalho, suas causas, consequências e as soluções

Se entre fazer aquele relatório extenso e repleto de referências externas, com montanhas de dados e intermináveis textos de análises e conclusões, mas muito importante e cujo prazo de entrega está se esgotando, você dá preferência para responder aqueles e-mails rotineiros e nada urgentes, talvez você seja um procrastinador.

Você sabe o que é procrastinação no trabalho? Quais as origens desse comportamento? Que consequências produz? Como solucionar isso?

Aqueles que frequentemente vivenciam situações semelhantes a que descrevemos e, portanto, sofrem as consequências desse tipo de comportamento, saibam que tudo pode ser diferente.

O que é procrastinação?

Naturalmente é de se supor que a maioria daqueles que estão lendo esse conteúdo, saibam que procrastinação é o ato de deixar para depois e que pode ser amanhã, depois de amanhã ou até quando for possível, a tarefa ou ação que poderia ser feita hoje.

É adiar, é protelar, é deixar para depois.

Mais do que saber o que é, nosso objetivo é lançar um olhar mais detalhado sobre a questão e que é o primeiro movimento para compreender suas origens e consequentemente as possíveis soluções.

Sim, protelar qualquer coisa, pode ter várias causas e conhecê-las faz toda diferença.

É normal que todo mundo – e não só quem deixa sempre para depois – tenha um comportamento desse tipo em algum momento. Se protelar é algo que acontece bem ocasionalmente, isso não constitui um grande problema.

Passa a ser, quando é frequente, quando é diário e especialmente em determinados cenários e produz consequências negativas quase que invariavelmente.

Saiba que essa atitude tem causas de natureza biológica, psicológica e social. Embora alguns sofram mais com ela do que outros, ninguém consegue fugir totalmente da tentação de fazer amanhã, o que não é obrigatório que seja feito hoje.

O procrastinador crônico, é o que faz disso um comportamento em todas as esferas – nos estudos ou no trabalho, nas coisas dentro de casa, na vida familiar e com os amigos e até nos relacionamentos.

Ele se vê sempre correndo, com os prazos próximos dos seus limites, deixando tudo para a última hora e devido a isso, anda sempre estressado, cansado, esperando um “dia especial” no qual ele acordará com a disposição e a energia necessárias para dar conta daquela tarefa pra lá de chata!

Pra falar a verdade, é muito bom, é bom demais, ter a agenda recheada de coisas amenas, que te fazem sorrir ou que você cumpre em poucos minutos e sem muito ou nenhum esforço, não é mesmo? Quem não gosta?

Quem pensa o contrário, deve ser masoquista, pensa quem procrastina diariamente.

A origem da procrastinação

Esse não é um estudo novo e consequência do crescente acúmulo de tarefas de todo os tipos no mundo moderno e particularmente daqueles que vivem nas grandes cidades.

Desde que o homem se dedicou a estudar a natureza humana, fala-se em procrastinação. Filósofos, psicólogos e pessoas das mais diversas áreas, têm se interessado pelo assunto.

Sabe-se que é antes de mais nada um fenômeno que tem raízes no próprio processo evolutivo.

O homem primitivo e que precisava caçar para se alimentar e sobreviver, também precisava poupar energia para fugir ou se defender, quando fosse ele a caça.

Aliás, desde essa época e ao longo de toda a evolução, nosso cérebro se acostumou a trabalhar no sentido de trabalhar o mínimo, por mais contraditória que pareça a afirmação. Isso se explica porque o cérebro funciona para encontrar padrões e respostas para situações rotineiras e assim poder se dedicar somente ao que é inédito e desafiador.

É a resposta ao hábito, cuja reação é automática e impensada. Apenas repetimos o que fizemos anteriormente e que funcionou bem. Aliás, essa é a origem e sustentação dos paradigmas. Por que fazer diferente, se sempre deu certo daquele jeito?

Há outros estímulos para esse comportamento. Esse mesmo cérebro trabalha por recompensas, dando prioridade ao que é prazeroso, o que é recompensador e, sobretudo, aquelas recompensas que vêm no curto prazo ou imediatamente.

Logo, é compreensível que aquilo cuja execução não produz os mesmos níveis de dopamina, também conhecida como hormônio da felicidade, e por consequência não gera prazer e satisfação, seja preterido e dê lugar a navegar pelas redes sociais e se render aos vários estímulos que elas utilizam para prender nossa atenção.

Especialistas no assunto, têm chamado a esses elementos, de facilitadores da procrastinação. As redes sociais são apenas um exemplo.

A tecnologia em algumas das suas manifestações, favorece o ato de deixar o que não é tão recompensador para depois, quando as configurações do smartphone estão ajustadas para exibir notificações de tudo o que acontece.

Podem ser as postagens nas quais você foi marcado, ou as mensagens nas quais foi citado. Quem sabe os likes / curtidas àquele texto bacana e criativo que você publicou, ou ainda as novas músicas disponíveis no Spotify ou no Deezer. Sem esquecer que tem a previsão para o final de semana no app de meteorologia e que exige que você confirme a presença no rolê com a galera ou até os e-mails que chegaram na sua caixa postal e que podem exigir sua resposta imediata.

É assim também no Windows e nos outros sistemas operacionais. Você finalmente conseguiu algum tempo – e disposição – para dedicar àquele documento que precisa ser entregue ainda hoje, mas uma janelinha de alerta ou um ícone piscando do Slack, do Teams, do Zoom ou quem sabe do Skype, teimam em aparecer a todo momento e “obrigam” você a dar uma olhada, afinal pode ser o chefe, não é mesmo?

A tecnologia mantém todos conectados no mundo em tempo real e o tempo todo. E todas são ótimas “desculpas” para você parar o que está fazendo e se ocupar com aquilo, que nem é importante e menos ainda urgente, mas é mais leve do que aquilo que você estava fazendo.

Parecem razões bastante boas para deixar para depois, mas há também as causas de cunho psicológico / emocional.

Inclui aqueles que se sentem inseguros diante dos resultados, das avaliações e julgamentos que sofrerão, mas também os ansiosos e os que sofrem de depressão e buscam alívio imediato em outras coisas. E até os que sofrem com o transtorno de déficit de atenção (TDAH), os quais já se sabe, são ainda mais propensos a se desviarem do que faziam.

Acredita que é suficiente? Tem também a procrastinação causada pelo que é simples. Sim, aquelas classes de coisas que adiamos, porque são tão extremamente simples e tomam tão pouco tempo, que acreditamos que podem ser feitas a qualquer momento, logo não precisam acontecer agora.

A questão é que às vezes elas se acumulam e pior ainda quando coincidem com as que são inadiáveis.

E para piorar, alguns ainda dizem com convicção que agem assim, pois funcionam melhor sob pressão!

Quais os sinais / sintomas de um típico procrastinador?

Há quem ache que a vida do procrastinador é fácil e que ele é apenas um preguiçoso, desocupado ou quem sabe um negligente em relação ao que é sério e importante.

Não, na maioria das vezes não é nada disso, nem de outros rótulos comumente atribuídos a ele.

Ele pode até acordar mais cedo, passar mais tempo em deslocamentos de casa para o trabalho e ainda entrar mais cedo e sair mais tarde do trabalho do que a maioria, além de estar sempre correndo e ocupado. Sim, porque ele adia frequentemente o que precisa e preenche sua agenda pessoal e profissional com uma série de outros compromissos rápidos e fáceis, mas que somados, formam listas imensas de coisas.

Justamente porque ele tem essa agenda lotada, ele precisa acordar às 04:00 h da manhã, mesmo tendo ido dormir depois da meia-noite e como resultado, está sempre com sono, cansado e sem disposição física e mental, além de ser pouco produtivo no que faz, consumindo mais tempo do que a maioria.

O nível de procrastinação, está intimamente relacionado com a ocorrência dos sinais a seguir. Quanto mais deles estiverem presentes, mais severa é sua condição:

• Desculpas / justificativas – quando é frequente encontrar desculpas / justificativas para adiar as tarefas;

• Poucas consequências – dedicar apenas alguns “minutinhos” àquilo, não comprometerá o resultado;

• Coisas imprevistas – as coisas imprevisíveis ocorrem em grande quantidade e, sobretudo, tomam lugar do que deveria ser sua ocupação naquele momento;

• Organização – não costuma ser uma pessoa organizada em termos do seu cronograma ou quando parece que é, tem agendas nas quais não é possível encontrar janelas para se fazer mais nada;

• Ainda dá tempo – nunca é tarde demais. Se é possível esperar mais um pouco, é muito provável que será adiado;

• Ainda não – “ainda não” é uma resposta frequente quando questionado se o trabalho encomendado já está pronto;

• Urgências – a quantidade de situações urgentes é acima da média comparativamente aos outros que desempenham a mesma função;

• Armadilha do procrastinador – a medida que os prazos vão se esgotando, o consequente mal-estar provocado pela correria, pela tensão e até pelo resultado abaixo do possível, acabam por reforçar sua percepção inicial de que era algo desagradável e que ele estava certo em protelar;

• Consequências – as consequências negativas e os problemas decorrentes dos atrasos, dos resultados comprometidos pelo estresse e correria, não servem para fazê-lo mudar de atitude;

• Falta de foco – se vê diariamente fazendo diversas coisas ao mesmo tempo e não consegue dar prioridade a nenhuma;

• Atrasos – não apenas atrasos na entrega dos trabalhos que foram adiados, mas nos seus compromissos, sempre justificando que o atraso ocorreu porque precisava terminar e entregar um trabalho inadiável;

• Confiabilidade – as outras pessoas deixam de atribuir tarefas e responsabilidades por não confiarem no seu cumprimento dentro dos prazos, bem como na garantia da qualidade do resultado;

• Administração do tempo – não conhece e/ou não aplica princípios de administração do tempo, seja porque acredita que não funciona com ele, seja porque ele não consegue colocar em prática.

Quais as consequências da procrastinação no trabalho?

Como é de se imaginar e como deve ter ficado aparente em nossas reflexões a respeito, a procrastinação na vida profissional, produz uma série de consequências:

• Resultados individuais – naturalmente que a primeira consequência aparente se reflete no desempenho individual e que costuma ser abaixo da média ou quando não é, é inferior ao seu potencial;

• Resultados da equipe – é esperado que as tarefas em que há colaboração ou interdependência, com outras pessoas na equipe de trabalho, sejam afetadas em algum grau. Tem ainda maior impacto quando é uma condição do gestor e, portanto, várias das situações da sua equipe dependem das suas decisões e delegações;

• Retrabalho – não raramente tarefas que foram concluídas, precisam ser ajustadas, corrigidas ou refeitas, gerando retrabalho, para ele próprio ou pior, por parte de quem tem funções interligadas;

• Clima organizacional – a depender do comprometimento que os atrasos e os resultados aquém do possível geram nas pessoas em seu entorno, bem como uma comunicação geralmente permeada de cobranças, ruídos e desculpas, ou a constante necessidade de gerenciar crises, o clima organizacional também é comprometido em algum nível;

• Comprometimento de planejamentos – os planejamentos nos quais o procrastinador é parte integrante, costumam estourar em termos de prazos e podem até mesmo ter seus objetivos não completamente atingidos;

• Importante vs Urgente – costuma-se dizer em administração, que tudo que é importante ser feito, mas que não é tratado no seu devido tempo, em algum momento se tornará urgente;

• Qualidade de vida no trabalho – os aspectos acima que se relacionam e que são alguns dos requisitos para uma boa qualidade de vida no trabalho, como o clima organizacional, terão contribuição negativa;

• Crescimento profissional – o crescimento profissional de quem adia sempre que é possível, é frequentemente prejudicado, tanto porque os resultados do que faz também são, como porque ele também adia questões relacionadas com sua formação e capacitação;

• Motivação – compromete ou mesmo acaba com a motivação própria, mas também das pessoas com as quais se relaciona;

• Emocional – por fim, mas não menos importante, o profissional que adia o quanto pode, inevitavelmente tem o emocional abalado, estando sempre irritado, estressado, ansioso, frustrado e algumas vezes evolui para situações mais críticas, como por exemplo, desenvolvendo a síndrome de burnout.

10 dicas para acabar com a procrastinação

Bem, se você chegou aqui, parabéns!

Na verdade você já deu o primeiro passo para deixar de deixar para depois, por mais redundante que essa afirmação tenha soado.

Sim, porque não adiou mais essa decisão!

Não queira mudar radicalmente, nem encontrar o “remédio milagroso” para procrastinação. Não, não existe “fórmula mágica” também.

Antes de tudo, reconheça o problema. Ninguém deixa de fumar enquanto acredita que o cigarro faz algum mal, mas não é tão ruim como dizem. Ou que seu sobrepeso é mais uma questão de enquadramento em padrões, do que da sua própria saúde e bem-estar pessoal.

Assim, primeiro você precisa concordar que deixar para mais tarde lhe traz mais problemas e infelicidade, do que fazer agora. Se não for desse jeito, você pode encerrar a leitura nesse exato ponto!

1. Deixe de buscar desculpas / justificativas

Nenhum comportamento é sem razão. O que fazemos, especialmente o que é rotineiro, tem um motivo de ser.

No entanto, quem habitualmente procrastina busca sempre desculpas para o ato, tanto para diminuir seu sentimento de culpa, como também nos casos em que é cobrado.

2. Use a tecnologia a seu favor

Tanto o Android, como o Windows e outros sistemas, têm atualmente recursos do tipo “NÃO PERTURBE” e que servem justamente para que não tenhamos as distrações e tentações que nos tiram o foco e principalmente, deixando para depois o que precisa ser feito agora.

Entenda que os algoritmos das redes sociais são pensados justamente para aprisionar a atenção da pessoa e levá-la aos mais “diferentes cantos”, clicando aqui e ali. Quando se percebe, de clique em clique, começamos no assunto A e terminamos no Z e nem mais nos lembramos o porquê e onde tudo começou.

Mas esse é o objetivo das redes, que é capturar a sua atenção, a qual vale muito para eles.

Até a invasão da privacidade é instrumento que intensifica a procrastinação, porque os cookies vão trazer sempre a publicidade daquilo que em algum momento você se interessou, bem em meio ao texto que você estava lendo para fazer o trabalho que precisa. Que belo convite a um clique!

Como resolver? Com um navegador que respeite sua privacidade ou com um bloqueador de anúncios.

3. Identifique as armadilhas

O estresse provocado pela tarefa que foi realizada próximo do final do prazo, provoca uma experiência ainda pior do que a expectativa inicialmente imaginada e acentua a resistência que o procrastinador tinha por ter que realizá-la.

Quando a ação é cumprida dentro do prazo estabelecido. Apenas concluir o que era preciso, cria a falsa sensação de dever cumprido. Porém a que custo? Qual o resultado obtido? Era possível fazer melhor se tivesse sido no momento certo?

4. Busque as recompensas

Pense na satisfação de “se ver livre” do que é chato! Lembre-se que mesmo sendo chato, uma hora precisará ser feito. Se o “sofrimento” é inevitável, então que seja agora!

Será comum perceber que às vezes o “bicho não é tão feio quanto parece”. Isso serve como estímulo para as situações futuras.

Alterne entre tarefas que lhe dão “recompensas” e as que são “tediosas”. As mais agradáveis funcionam como um prêmio para as que você deixaria para depois.

5. Não queira resolver sozinho

Quando possível, compartilhe e envolva outras pessoas. Significa que você assumiu um compromisso e responsabilidades perante alguém.

Se o procrastinador arca sozinho com as consequências daquilo que não faz, ao compartilhar uma tarefa, ele não pode tomar sozinho a decisão de adiar, desde que o outro também não seja um adiador.

Tenha consciência também, que há casos em que só uma ajuda profissional é o caminho. Psicólogos são uma ajuda valiosa nos casos em que a pessoa não consegue se desvencilhar de algo que a acompanha por toda uma vida.

6. Fracione

Divida projetos em partes menores e intermediárias e seus respectivos prazos.

Prazos longos são um convite à procrastinação, porque sempre será possível esperar mais um dia.

Por outro lado, ao dividir em etapas, as iniciais também têm prazos mais próximos, criando uma linha do tempo e o senso de urgência para entregar aquele resultado intermediário.

7. Planeje

Falta de planejamento, onde o quando não está claramente definido ou mesmo não existe, é um convite para deixar para mais tarde.

Por outro lado, ao planejar, você é obrigado a ver com mais clareza o que precisa ser feito, de que modo fazer e, portanto, quando fazer, sob pena de não chegar onde precisa.

Também é essencial para colocar em prática a dica anterior – o fracionamento da tarefa.

Lembre-se de que quando for possível, o mais difícil deve vir primeiro, por conta da quarta dica (recompensa).
Além de contribuir para derrubar o mito de que se trata de um desafio ou sacrifício. Quando você se livra daquilo que dá mais trabalho, anima-se para a próxima etapa, já que se o pior já foi, o que vem a seguir será mais fácil.

8. Priorize

As coisas podem ser classificáveis segundo seu grau de urgência e importância.

Há alguns conceitos práticos a respeito e um deles é conhecida como Matriz de Eisenhower e que comentamos com mais profundidade no post sobre o dilema do urgente e do importante.

Quem procrastina geralmente se encontra dividido em situações do quadrante vermelho (muito urgente e muito importante) e do amarelo (pouco importante e pouco urgente). Em outras palavras, está sempre apagando incêndios e fazendo coisas desnecessárias e que desperdiçam seu tempo.

Seu objetivo deve ser se concentrar no quadrante verde (muito importante e pouco urgente).

9. Conheça quando é mais produtivo

Há quem diga que não funciona antes das 10 da manhã. Outros que só esquentam quando todo mundo já parou.

Conhecer-se e identificar os horários em que se é mais produtivo e quando possível reservá-los para o que normalmente é procrastinado, é uma boa forma de cumprir mais rapidamente o que não lhe agrada.

É também essencial para organizar a agenda e o planejamento, reservando os períodos de menor produtividade para o que é mais leve, fácil e agradável.

10. Aja com naturalidade

Como mencionamos, procrastinar por si só, não é um defeito, nem um problema grave. Todo mundo em algum momento adia algo. Com isso em mente, saiba que a ideia não é se converter radicalmente e tampouco promover a mudança de um dia para o outro.

É um processo que leva tempo e como as demais questões, envolve adquirir novos hábitos e comportamentos, o que requer paciência e repetição para que se consolidem e façam parte do novo você!

Conclusão

Procrastinação é um comportamento que produz uma série de consequências pessoais e profissionais negativas, mas cujas soluções são práticas e acessíveis.