Produtividade

Dicas para ser produtivo no trabalho

No mundo corporativo, produtividade não se resume apenas a trabalhar mais, mas sim a trabalhar de forma mais inteligente. Diante das inúmeras distrações, dos prazos apertados e das tarefas cada vez complexas, manter a eficiência é cada vez mais difícil.

Apesar desse cenário, ser produtivo de modo consistente, é possível e reside na combinação de aspectos como foco, estratégia e bem-estar pessoal, por exemplo.

Se você tem dificuldades para gerenciar sua rotina, lutando contra a procrastinação ou simplesmente buscando otimizar seu fluxo de trabalho, esse bate-papo vai ajudá-lo a ser produtivo, sem estresse.

Vamos trazer conceitos e dicas práticas, que podem transformar seu dia de trabalho e impulsionar seu desempenho profissional.

Pronto para assumir o controle da sua produtividade?

O conceito da produtividade no trabalho

Podemos dizer que a produtividade no trabalho, é a medida de eficiência com que uma pessoa converte o seu tempo, os seus esforços e os recursos disponíveis, em resultados significativos.

Ou seja, não se trata apenas de fazer mais em menos tempo, como já foi em um passado não muito distante, onde o termo era intimamente relacionado com o desempenho dos funcionários de fábricas e que se media em números, como por exemplo, quanto uma pessoa conseguia produzir por dia de algum produto.

Trata-se de fazer as coisas certas (eficácia), com o mínimo de desperdício de energia.

Em termos mais objetivos, é possível analisar a produtividade segundo alguns aspectos:

Eficiência vs. Eficácia – eficiência é cumprir qualquer tarefa do jeito certo e rapidamente e eficácia é fazer a coisa mais acertada, a que produz o melhor resultado. A verdadeira produtividade apoia-se em eficácia, mas também explora o equilíbrio de ambos;
Saída vs. Entrada – segundo esse conceito, a produtividade consiste da relação entre saída e entrada, sendo que Saída (resultados) / Entrada (tempo e recursos utilizados). É o conceito clássico, segundo o qual duas pessoas que entregam o mesmo resultado, a que leva menos tempo e iguais recursos, é a mais produtiva;
Qualidade entregue – a velocidade com que se faz algo, é pouco importante, se a boa qualidade da saída, for comprometida. Produtividade inclui boa qualidade, mas também a precisão com que cada tarefa é feita, a inovação e o valor (importância) associado.

Em outras palavras, o conceito de produtividade não é devidamente compreendido, porque geralmente se associa com estar ocupado (ex.: multitarefas, muitas reuniões, manter-se ocupado permanentemente, etc) e trabalhar por muitas horas.

Mas a realidade hoje, é outra.

Consiste entre outras coisas, em ter foco estratégico, ou seja, alinhar esforços com metas precisas e claras e já há muitos exemplos concretos e práticos, como as propostas de semana de 4 dias de trabalho, sem que haja redução na remuneração / salário (100%), mas que o colaborador em vez de trabalhar 5 dias, trabalhe 4 (80%) sem aumento da carga horária diária, além do compromisso de manter o mesmo rendimento do modelo 5x2 (100%).

Por que a produtividade pessoal é importante?

Porque pequenos hábitos diários – como priorizamos, quando focamos e até mesmo como recarregamos as energias – se transformam em resultados relevantes ao longo do tempo.

Conforme já falamos, produtividade pessoal não se trata apenas de fazer mais em um mesmo intervalo de tempo, mas de agregar mais valor ao tempo disponível, à energia usada e o uso inteligente das habilidades que você dispõe.

Em termos mais objetivos, o rendimento pessoal importa porquê:

Ajuda a superar o velho e ultrapassado paradigma de que para entregar os melhores resultados (a saída), é preciso ser um workaholic, quando na verdade o mais comum, é desencadear uma síndrome de burnout;
Ter controle sobre a produtividade pessoal, é essencial para prosperar na carreira, como resultado do reconhecimento da competência e na vida pessoal, como consequência do sucesso profissional;
Contribui para uma melhor qualidade de vida no trabalho e que tem reflexos também na qualidade de vida pessoal;
Quando se trabalha com eficiência, libera-se tempo para a família, para estar com os amigos, para os hobbies e para cuidar de si mesmo;
Bom rendimento individual, reflete-se no bom desempenho coletivo, afinal frequentemente o indivíduo é parte integrante de uma equipe;
Reduz a procrastinação, o estresse provocado pelas tarefas imprevistas e a ansiedade por conta dos prazos apertados;
Aumenta a confiança e a motivação. Ao riscar tarefas da sua lista, a satisfação e a realização sentidas, alimentam a motivação. Quanto mais produtivo se consegue ser, maior a confiança para lidar com os desafios;
Pessoas produtivas são mais capazes de se adaptar quando as prioridades mudam, seja no caso de novos projetos, seja quando há mudanças, seja quando as variáveis externas influenciam a situação;
O profissional produtivo, costuma desenvolver habilidades de organização e foco, o que é essencial para se manter resiliente em ambientes exigentes.

Como ser produtivo no trabalho?

Nesse ponto do nosso bate-papo, a pergunta que não quer calar, é como ter o rendimento que se espera profissionalmente, não é mesmo?

A resposta não é simples, mas não porque seja difícil, mas pelo fato de que apresentar um ótimo rendimento, não se baseia em apenas uma coisa ou em uma receita milagrosa.

Há uma série de fatores envolvidos e os mais atentos já devem ter percebido, que é crucial ter em mente que esse processo, entre muitas possibilidades, envolve aspectos como saúde mental, qualidade de vida e uma rotina de trabalho saudável e equilibrada com a vida pessoal.

Além disso, há fatores que estão sob o controle do indivíduo, mas há alguns que talvez não, quando o mesmo cumpre uma função subalterna, como os processos e procedimentos operacionais padrão.

Sem mais delongas, vamos ao que te trouxe aqui…

1. Atenção ao seu ritmo

A primeira dica é muito simples e ao mesmo tempo, muito eficiente, mas muita gente a negligencia e que é estar atento e respeitar o seu ritmo pessoal.

Há horas do dia nas quais o seu cérebro é mais propenso à realização de tarefas criativas. Em outras, a rotina e as atividades repetitivas saem mais facilmente. E há até os momentos em que é preciso fazer uma pausa. Esse comportamento, esse padrão, acontece com todo mundo e não só com você.

Sim, cada pessoa tem seu próprio ritmo, o seu próprio padrão de funcionamento físico e mental.

Saber reconhecer qual é o seu e como o seu corpo funciona, é um importante exercício de autoconhecimento, que é essencial para aumentar a produtividade no trabalho.

Sendo assim, se o seu período criativo é na parte da tarde, procure organizar sua agenda para alocar as tarefas que exigem essa capacidade, nesse horário e com isso, serão grandes as chances de você levar menos tempo concluí-las. O mesmo raciocínio deve ser aplicado para cada grupo de tarefas e o que elas exigem de você.

Dedicar-se a entender como você funciona diante de cada tipo de atividade, é essencial para ser produtivo.

2. Gerencie as distrações e interrupções

Vivemos em um mundo de constantes e crescentes distrações, como as notificações do celular e de outros programas, como o Slack ou do seu cliente de e-mail e que são grandes vilões da performance profissional.

Não que você deve silenciar as notificações do celular, não usar o Slack e não responder mais aos e-mails.

Porém é preciso saber gerenciar tudo que o distrai, que causa interrupções e tira o seu foco, especialmente durante as tarefas que exigem mais concentração:

Silenciar o celular e desativar as notificações de texto ou de mídias sociais, sempre que estiver debruçado em tarefas mais cerebrais;
Antes de iniciar atividades que exigem foco, esteja alimentado, tenha água à mão e vá ao banheiro, de forma que seu corpo não pedirá uma parada em momentos inoportunos;
Se você gosta de música, ritmos relaxantes e músicas instrumentais (sem letra), ouvi-las em um fone com cancelamento de ruído, ajudam a isolar de perturbações sonoras ao seu redor;
Alguns sistemas operacionais, como o Windows, tem uma função chamada “foco”, que permite estipular um tempo em minutos, ao fim do qual ele exibe um alerta. Durante esse intervalo de tempo, evita-se quaisquer distrações, como checar eventuais mensagens no seu aplicativo de comunicação interna e responder mensagens de e-mail ou do WhatsApp Business;
Organize e tenha à mão tudo o que precisará para realizar a tarefa que for iniciar. Parar para procurar algo, é contraprodutivo;
Use um navegador no qual não existem os favoritos dos sites que costuma navegar nas horas vagas, nem tampouco acesso às redes sociais ou qualquer tipo de “tentação”;
Não inicie atividades em períodos do dia que se sabe que haverá interrupções forçadas, como reuniões ou visitas;
Se é possível e se o ambiente lhe permite estar isolado dos outros colaboradores, opte por essa condição, assim se evita interrupções ou que a simples movimentação das pessoas, tire o seu foco.

3. Urgência vs Importância

Saber lidar adequadamente com as situações urgentes e importantes e que demandam sua atenção e esforços, é um bom caminho para melhorar seu rendimento profissional.

Urgente é tudo aquilo que precisa ser feito tão logo se apresente, ou se preferir, apagar todos os incêndios assim que eles surgem. Já o importante, é o que não pode ser esquecido ou o que é parte essencial das suas responsabilidades e é a razão pela qual você é pago, mas que pode ser feito em algum outro momento.

As pessoas pouco produtivas, costumam dedicar boa parte do seu tempo ao que é urgente, seja porque a solução demandou mais tempo, seja porque exigiu mais esforço, sejam as duas coisas.

Em outras palavras, muita gente passa boa parte do seu tempo, “apagando incêndios”, nem que sejam apenas pequenos focos, mas que se não tivessem sua atenção imediata, poderiam se tornar problemas maiores rapidamente.

Entretanto, outra constatação que poucos se dão conta, é que geralmente uma tarefa urgente foi em algum momento no passado, algo importante que foi procrastinado.

Logo, a dedução óbvia, é priorizar o que é importante sempre que possível e antes que se torne urgente, afinal o urgente exige sua atenção, querendo ou não, podendo ou não.

4. Saiba administrar seu tempo

Saber administrar bem o seu tempo, não é fazer mais coisas em menos tempo ou tentar espremer todas as suas atividades, dentro de um compartimento rígido e limitado, que é o tempo de que você dispõe.

Esse é um assunto que tem íntima relação com produtividade e cujo tratamento adequado, requer mais reflexão e por essa razão, temos um post dedicado ao tema, cuja leitura é altamente recomendada – “Como ganhar produtividade com administração do tempo?”.

Mas se você não quer dedicar muito tempo, embora devesse, podemos resumir bastante, concentrando-nos apenas nos aspectos que são desperdiçadores de tempo:

Proatividade – antecipe-se aos problemas. Muitas vezes o tempo necessário para resolver determinados problemas é maior do que prevenir que eles aconteçam;
Administração – é comum no ambiente empresarial ocorrerem problemas da não-qualidade, da falta de padrões (ex: ausência de procedimentos operacionais padrão) e de normas, falta de políticas claras e bem definidas e por consequência, acontecem problemas recorrentes que exigem que você se dedique a solucioná-los;
Retrabalho – outro frequente desperdiçador de tempo, é o retrabalho. Liste e avalie sempre que ocorrer, buscando identificar e tratar suas causas;
Procrastinação – outra causa frequente de problemas relacionadas com o tempo, é a procrastinação. Quem deixa para depois, tudo que não requer sua atenção imediata, fatalmente terá em algum momento que lidar com uma tarefa, independente da sua disponibilidade;
Princípio de Pareto – segundo esse princípio, às vezes chamado de regra 80 / 20, 80% dos resultados são fruto de 20% do tempo de que dispomos, ou das nossas ações durante esse tempo e por complemento, nos 80% do tempo restante, o que fazemos responde pelos outros 20% dos resultados. Logo, identifique o que é feito e como é feito tudo que produz os 80% dos resultados e replique nas situações que geram os 20%.

5. Estabeleça uma rotina

A rotina pode ser uma ótima aliada da produtividade, sempre que for possível estabelecer uma.

Se por um lado as rotinas podem ser entediantes, por outro, evitam que percamos tempo pensando no que deve ser feito.

A repetição e automatização de tarefas que ocorrem diariamente, definindo um cronograma preciso e até procedimentos padronizados, ajudam a melhorar a produtividade e evitam que esqueçamos de fazer o que é importante.

Aos poucos, as rotinas e os hábitos acabam se consolidando e você alcançará graus de eficiência melhores. Saiba que novos hábitos costumam levar cerca de 20 dias para se consolidarem.

Aspectos essenciais da rotina, devem fazer parte do planejamento diário e que veremos logo mais.

6. Use a tecnologia a seu favor

Entre as muitas utilidades e usos que a tecnologia tem nas empresas, o ganho de produtividade tem papel central, afinal não dá para dissociar a inevitável transformação digital pela qual estamos passando, da tecnologia.

Mas não se trata apenas de incluir cada vez mais tecnologia no quotidiano, mas saber tirar proveito das transformações e ganhos que ela permite.

Um exemplo prático, é a inteligência artificial, a qual pode ser usada na automatização de vários procedimentos repetitivos, na economia de tempo de outros, além de liberá-lo para tarefas de maior valor agregado e que só você pode realizar.

A tecnologia não apenas acelera o trabalho, mas também transforma a maneira como trabalhamos.

7. Aprimoramento profissional e pessoal

Outro ponto que tem relação direta com a performance, é o conhecimento e que por sua vez, tem os seguintes desdobramentos:

Treinamentos, cursos, reciclagens e tudo que contribuir para aumentar suas hard skills, significam um profissional mais capacitado, que por sua vez, tende a desempenhar melhor, cometer menos erros, depender menos de terceiros;
Conhecimento também é vetor da inovação, a qual muitas vezes também se traduz em otimização na forma de se fazer as coisas, ou maior produtividade, se preferir;
Aprimorando continuamente suas competências, você trabalha de forma mais inteligente, eficiente e produzindo resultados melhores;
Com o aprimoramento profissional, aumentam as chances de encontrar soluções eficazes e você gasta menos tempo preso na armadilha da "tentativa e erro";
Quanto mais habilidades você tiver, mais fácil e rápido será se adaptar quando as prioridades mudarem ou quando os imprevistos acontecerem.

8. Planejamento pessoal

Por fim, mas não menos importante, realizar e seguir um planejamento de trabalho diário e semanal, com base nos princípios da urgência e importância, das prioridades, do seu ritmo pessoal, é essencial para cumprir com as responsabilidades.

Não se trata apenas de elaborar uma lista de tarefas, mas criar um roteiro estratégico que transforma o caos em organização, o esforço em resultados e as metas em realidade.

Sem um plano, mesmo os profissionais mais talentosos podem acabar ocupados, improdutivos, afogados em tarefas sem progresso significativo.

Veja as razões pelas quais elaborar e seguir um planejamento, é crucial:

Otimiza o processo decisório – sem um plano, você desperdiça energia e tempo decidindo o que fazer a seguir. Por exemplo, ao usar a Matriz de Eisenhower (post sobre urgência vs importância) o processo de priorização, ocorre muito mais facilmente e evita indecisões;
Foco no que tem valor – um plano ajuda a enxergar as tarefas urgentes e as importantes. Assim, checar as suas mensagens de e-mail, pode parecer produtivo, mas uma organização prévia das suas atividades, pode apontar as atividades que entregam mais resultados e mais valor;
Evita a procrastinação – como todo planejamento, é preciso ter metas precisas. Quando elas são vagas, como por exemplo, "trabalhar no relatório", é dado o primeiro passo para os atrasos. Um plano adequado, divide as tarefas em pequenas etapas práticas e exatas (ex: "rascunhar a introdução até às 10:00h");
Protege das distrações e interrupções – isso porque ele funciona como um meio de se comprometer com o que você mesmo estabeleceu. Se e quando surgirem interrupções e distrações, ele ajudará a lembrá-lo que elas não estão inclusas nas suas prioridades para aquele momento;
Reduz o estresse – ao saber exatamente o que fazer e quando fazer, há diminuição da ansiedade e da preocupação com tarefas esquecidas ou prazos estourados. Além disso, a cada atividade concluída com êxito e dentro do cronograma, ocorre um reforço na motivação e na satisfação;
Poder de reação – mesmo os melhores planos estão sujeitos a surpresas e ajustes. Mas quando você tem um, tem também uma boa visão geral de tudo o que há para ser feito e pode encaixar as tarefas que eventualmente se apresentem de última hora.

Acima de tudo, esteja atento aos prazos definidos, bem como se comunique ativamente com os demais membros da equipe, nos casos de atividades colaborativas, sempre com foco em cumprir o que foi planejado.

Em resumo, um planejamento visando a produtividade no seu dia de trabalho, tem papel semelhante ao de um GPS, garantindo que você esteja caminhando em direção aos seus objetivos, em vez de andar em círculos ou a esmo e que na prática evita toda manifestação de trabalho reativo (ex: apagar incêndios) e o que chamamos de “produtividade superficial” e que nada mais é do que se manter ocupado o tempo todo, mas sem resultados ou aquém do desejado.

Conclusão

Produtividade é aplicar dicas, conceitos e princípios, a fim de otimizar o trabalho, tomar melhores decisões, gastando menos recurso, tempo e esforços.