O que é PDCA? Como melhorar os seus resultados?

No mundo cada vez mais competitivo em que vivemos, ser o melhor ou apenas conseguir manter-se em meio aos concorrentes, exige comportamentos profissionais bem definidos e que produzam resultados práticos. Esse tem sido o grande desafio dos profissionais de administração e gestores de empresas de todos os portes.

Uma das ferramentas mais populares e cujos resultados são comprovadamente efetivos, é o ciclo PDCA. Por isso, conhecê-lo e aplicá-lo corretamente, pode ser decisivo nos resultados de organizações maiores ou menores e segmentos de atuação os mais diversos.

Assim, ao fim desse artigo, a ideia é que você seja capaz de implantar o conceito por trás do PDCA, obtendo melhorias e resultados mais consistentes.

O que é ciclo PDCA?

Também conhecido como ciclo de Deming, em função da popularização por parte de William Edwards Deming, a partir da década de 50, da sistemática anteriormente criada por Walter Andrew Shewhart – um físico, engenheiro e estatístico – que elaborou suas bases e que muitas vezes também empresta seu nome ao método – ciclo de Shewhart.

Em termos práticos e graças a Deming, o PDCA visava obter qualidade em processos produtivos e por essa razão, há quem também o chame de ciclo da qualidade.

Gradativamente viu-se que a metodologia não se restringia a uma unidade fabril e assim atualmente a aplicação dos seus conceitos é possível em diferentes áreas de uma empresa e em negócios dos mais diferentes portes e segmentos de atuação, de serviços a bens de consumo.

O PDCA é um método de gestão de processos, dividido em quatro etapas ou fases, voltado para a qualidade.

Por que o PDCA traz resultados?

O PDCA – e você já verá porque – é um processo de melhoria contínua.

Há diferentes métodos similares, como por exemplo, o também popular Kaizen, adotado no sistema de produção da Toyota.

Da mesma forma que o Kaizen, o PDCA prevê em sua conceituação que todo processo pode ser continuamente melhorado e sendo assim, a qualidade do resultado tende a aumentar com o tempo. Mais qualidade, implica em resultados ampliados no decorrer do tempo, mais vendas, mais lucro, mais satisfação e tudo que vem como consequência.

Faz todo sentido essa ideia e que é observável não apenas nos bens de consumo produzidos na indústria. Até mesmo no esporte, constata-se que com o passar do tempo, marcas e recordes são quebrados, estabelecendo novos desafios a serem superados pelos competidores.

No mundo dos negócios, não é diferente. Quantos veículos uma montadora era capaz de produzir na década de 50? E hoje? Além disso, quanta matéria-prima era necessária? Quantos funcionários havia na linha de produção? Em quanto tempo um automóvel ficava pronto?

Aplicar a conceituação do ciclo PDCA, gera economia, amplia as margens de lucro, otimiza o tempo, melhora a qualidade e uma lista que pode ser bem extensa de benefícios.

Os números avalizam e evidenciam a evolução, bem como os produtos finais são prova material de sua eficácia.

A filosofia a ele associada, é aplicável desde as grandes indústrias, onde ele primeiro desenvolveu-se, à um bureau de Telemarketing, passando por uma equipe de vendas e suas rotinas diárias, ou até mesmo o canteiro de obras de uma construtora.

A parte prática do PDCA, tem a ver com ir mais a fundo em seu funcionamento.

Como funciona o PDCA?

A sigla que representa seu nome, vem do inglês e das palavras Plan (Planejar), Do (Fazer), Chek (Checar), Act (Agir).

Mais do que compreender a sequência de etapas que o compõem, é preciso ter em mente o significado por trás de outra palavra importante e que o distingue de outros métodos de implantação de melhorias e que é CICLO.

O PDCA é cíclico, ou seja, repete-se em ciclos permanentes.

E essa característica que garante continuidade e incrementos nas melhoras obtidas.

Plan (Planejar)

Essa é a primeira fase e é o “P” do ciclo PDCA. Nela é determinado o que precisa ser alterado, que dificuldade ou problema será resolvido, as expectativas (objetivos e metas) que se tem, porque resolver ou melhorar ou ainda mudar, entre outros.

Espera-se que o gestor ou equipe responsável pelo planejamento, saiba do que consiste isso (planejamento) e que aspectos dele devem ser levados em consideração para obtenção dos resultados previstos, desejados e/ou necessários.

As características e do que é composto o planejamento, obviamente podem variar enormemente de acordo com o tipo de negócio e por essa razão, não vamos a fundo nesse aspecto.

Mas independente do quão diferentes podem ser os detalhes do planejamento, todos eles devem estabelecer os indicadores de desempenho, sem os quais não há como saber se o objetivo final foi alcançado, bem como indicar possíveis desvios e problemas na execução da etapa seguinte.

O planejamento é também o momento de definir de forma clara e o mais detalhadamente que for possível, aspectos como: Quem faz o que? Por que fazer? Quando? Como?

É a atribuição de responsabilidades, papéis, as atuações individuais, em que momento cada ação deve ocorrer e os detalhes de como e, sobretudo, o que se espera ou o objetivo que se pretende.

No entanto, há uma sutileza – que para alguns é uma obviedade – que o objetivo é consequência e não um fim em si mesmo. O resultado é consequência de ações bem definidas, previamente planejadas e bem executadas, ou em outras palavras, os meios justificam os fins e não o contrário.

Do (Fazer)

A segunda fase ou o “D” do nosso ciclo, corresponde a começar a colocar em prática o que foi estipulado na primeira fase, ou seja, no planejamento.

Os atores ou responsáveis por cada ação estabelecida no planejamento, devem desempenhar seus papéis, de acordo com o que também foi determinado na fase anterior, de modo detalhado e claro.

Aqui é importante destacar que eventualmente ou dependendo das características da atividade, a fase seguinte (Check) pode já começar a acontecer em paralelo. Você já irá compreender.

Outro ponto de interesse, é a capacitação ou qualificação da equipe envolvida em “fazer”, afinal estamos diante de um conjunto de ações novo, ampliado ou alterado em relação ao que modelo anterior estabelecia.

Check (Checar)

A terceira fase e que corresponde ao “C” do nosso processo de melhorias contínuas, consiste em confrontar os dados colhidos, que representam os resultados das ações colocadas em prática na fase anterior, com o que foi determinado no planejamento (objetivos e metas), em termos quantitativos e qualitativos.

Quando mencionamos que eventualmente e em função das características do negócio, essa fase poderia ocorrer em paralelo, referíamos a coleta de dados, aferição e confrontação com o que consta no planejamento.

Como exemplo, imaginemos uma simples fábrica de copos plásticos. Você não precisa esperar que todo um lote de copos fique pronto, para identificar que eles têm um defeito, pondo a perder o tempo necessário para o lote ser concluído, a matéria-prima utilizada, a energia elétrica, o desgaste do maquinário, entre outros custos.

A checagem deve possibilitar identificar a(s) causa(s) do(s) resultado(s) diferente(s).

É por essa identificação, que se sabe se houve erro no planejamento, ou na execução, ou em ambos.

Em nosso exemplo, o problema pode ter sido gerado pela matéria-prima, sendo necessário um outro fornecedor ou a troca da matéria-prima por parte do mesmo, treinamento do operador, calibração ou manutenção do maquinário, ou outros fatores que a checagem deve ser capaz de responder.

Os mais astutos e que conseguem antever os desdobramentos do ciclo PDCA, enxergarão que a próxima fase também pode começar aqui.

Act (Agir)

Uma vez que as fases anteriores resultaram de acordo com o que se pretendia, é o momento de consolidar o que foi feito como padrão.

Instituir um padrão, é estabelecer a todos os envolvidos que aquele método deve ser seguido sempre. É informar e sistematizar todas as etapas de um processo, de forma que qualquer envolvido, sempre o faça igual.

Se no entanto, os resultados não foram os que constam no planejamento, é o momento de replanejar, ou seja, voltar para a primeira fase e com base na checagem, adotar as ações corretivas, ajustes, novas melhorias, ações não previstas inicialmente.

É também a etapa da avaliação crítica e da proposição de novas metas ou objetivos ou ainda ajustes nos existentes.

Assim, encerra-se uma volta do ciclo. Porém nesse ponto e ao mesmo tempo, uma nova volta dá início e por essa razão diz-se que o PDCA é uma metodologia de melhorias contínuas.

Ciclo PDCA

Como implantar o PDCA?

Naturalmente há tantas particularidades na implantação de um PDCA a uma empresa qualquer, quanto há de variedades de negócios.

Todavia, há pontos em comum que independem do tamanho e do ramo de atuação.

Vamos listar a seguir, alguns aspectos que devem estar bem claros na mente dos gestores que são responsáveis pela implementação de um PDCA, de forma a obter resultados mais consistentes na implantação de um e que processos dependem em maior ou menor grau de pessoas:

  • Mudança – essa palavra no ambiente organizacional, representa um paradigma importante. Mudanças causam resistência em função do desconhecido e do novo. Pessoas resistem às mudanças porque isso as tira de suas zonas de conforto e causam insegurança. É preciso que os gestores saibam lidar com esse fator para que os planos sejam executados adequadamente e não encontrem barreiras ou objeções;

  • Comportamento e hábitos – esses são aspectos essenciais das pessoas e que os caracterizam como indivíduos, como únicos. Instituir mudanças, invariavelmente esbarra nesses aspectos. É importante salientar que não se pretende mudar o que é individual, mas acrescentar novos hábitos, melhorar comportamentos, para obtenção de melhores resultados;

  • Conscientização – o processo de conscientização, consiste de dar ciência a todos os participantes da importância, do seu envolvimento e do seu papel na obtenção dos resultados, por meio da sua atuação na segunda fase (Do), bem como do que se pretende no próximo tópico;

  • Objetivos da Organização – não se pode saber se atingimos o sucesso, se não se sabe onde se quer chegar. Os objetivos e metas devem ser conhecidos por todos os envolvidos e que conduz ao próximo quesito de relevância;

  • Coletivo – é importante compreender que resultados são obtidos – ou não – por todos. Se um falha, o todo pode estar comprometido. Mais que isso, não atingimento dos resultados, é o não atingimento de toda equipe, bem como o inverso também é verdade;

  • Responsabilidades – o coletivo só desempenha de modo eficiente e eficaz, se cada parte que o compõem conhece seu papel e a importância de sua atuação no todo do resultado. Assumir sua responsabilidade, é meio caminho para o atingimento dos resultados;

  • Comunicação - garantir uma boa comunicação empresarial, é um dos requisitos para assegurar que as metas sejam conhecidas, os procedimentos e padrões sabidos e toda informação fundamental ao sucesso, chegue a todos os envolvidos.

Conclusão

Um ciclo PDCA é um método administrativo de melhorias contínuas aplicável a processos e produtos, que como consequência produz elevações sucessivas e permanentes nos resultados de organizações de diferentes portes e segmentos de atuação.

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