Ciclo PDCA: O que é e como usar na empresa?

Se você procurava por algum método de gestão capaz de incrementar os resultados e a qualidade de tudo que é feito, saiba que a sua busca terminou, porque aqui você descobrirá tudo o que o Ciclo PDCA trará de benefícios ao seu negócio.

E não, não é exagero!

No bate-papo de hoje você conhecerá uma das ferramentas mais populares e cujos resultados são comprovadamente efetivos. Mais ainda, verá como pode ser decisivo em várias áreas da empresa, seja qual for o seu porte, seja qual for o segmento de atuação.

Curioso? Então vem com a gente!

O que é ciclo PDCA?

Também conhecido como ciclo de Deming, ciclo de Shewhart, ou ainda Ciclo da Qualidade, o Ciclo PDCA é um conceito simples e intuitivo, que visa incrementar continuamente a qualidade de tudo no que for aplicado.

Parece até propaganda enganosa, não é?

Mas para compreender porque não é enganação, tampouco apenas mais uma metodologia interessante porém pouco prática, é preciso entender melhor o que ele é e para isso vamos analisar brevemente sua conceituação:

• 4 fases – ele é composto por quatro fases que correspondem a cada uma das quatro letras da sigla PDCA:

  • P (Plan) – na fase de planejar são estipuladas as ações de melhoria, de mudanças ou de correções / ajustes (conforme veremos adiante);

  • D (Do) – na fase de fazer é quando se arregaçam as mangas e as ações anteriormente definidas são postas em prática;

  • C (Check) – na fase de checar ocorre a verificação dos resultados e o acompanhamento da prática, por meio da coleta de dados diversos;

  • A (Act) – na fase de agir avalia-se comparativamente o executado e o planejado, consolidando o que funcionou bem e corrigindo o que não;

• Cíclico – é um método circular ou cíclico – como o nome sugere – e, portanto, que tem início, mas não tem fim. Ao concluir a quarta fase (A), os seus resultados servem para “alimentar” a primeira;

• Qualidade – como o foco é promover melhorias e é cíclico, frequentemente é visto como um método da boa qualidade de produtos / serviços ou de melhorias contínuas;

• Multipropósito – por ser aplicável em uma grande variedade de situações, diz-se que é multipropósito.

A história do Ciclo PDCA

Em função de ter se tornado popular graças ao físico William Edwards Deming, a partir da década de 1950, ficou conhecido como Ciclo Deming. Mas antes disso, já em 1938, Walter Andrew Shewhart – um físico, engenheiro e estatístico – já havia elaborado as suas bases e, por esse motivo, alguns gostam de emprestar o seu nome ao método – chamando-o de Ciclo de Shewhart.

Em termos práticos e graças a Deming, o PDCA evoluiu para o que conhecemos atualmente e acabou sendo integrado à estratégia de Gestão da Qualidade Total (Total Quality Management).

Aos poucos se viu que a metodologia servia para refinar todos os processos organizacionais e em muitas áreas. Assim, hoje em dia a aplicação dos seus conceitos é possível em diferentes departamentos de uma empresa e em negócios dos mais diferentes portes e segmentos de atuação, de serviços a bens de consumo.

Quais as vantagens de implantar o Ciclo PDCA?

Quando nos aprofundarmos na metodologia, ficarão evidentes as vantagens e os ganhos de resultados acima da média. Com ele, qualquer negócio experimenta um crescimento consistente e uma operação mais estável e com menos “surpresas”.

Veja a seguir os possíveis ganhos:

• Aplicabilidade – pode ser aplicado em qualquer departamento, tanto na indústria quanto no comércio, como também na prestação de serviços;

• Simplicidade – por ser simples, sua implementação não requer muitos conhecimentos, tampouco ferramentas de administração complexas e caras;

• Eficiência operacional – consequência direta do benefício anterior e pelo seu foco em melhorias, torna a empresa mais eficiente operacionalmente;

• Previsibilidade – por conceito as soluções para os mais diferentes problemas são testadas, validadas ou negadas, dando mais previsibilidade ao negócio;

• Inovação – o senso de aprimoramento constante inevitavelmente vem acompanhado de inovação;

• Redução de custos – há tendência de redução de custos diversos, seja pelo ganho em eficiência, seja pela diminuição dos custos da não-qualidade;

• Valor agregado – o ganho em qualidade, em eficiência e inovação, contribuem para a imagem positiva e da reputação da marca, aumentando o valor agregado a ela e seus produtos / serviços;

• Competitividade – todos os ganhos acima, somados aos incrementos sucessivos na qualidade de produtos / serviços, torna a empresa mais competitiva perante a concorrência;

• Clima – o clima organizacional também tende a ser positivo, seja pelos melhores resultados, seja pelo ganho em eficiência, seja ainda pela evolução dos envolvidos, seja pela redução dos problemas da não-qualidade.

Por que o PDCA traz resultados?

O PDCA – e você já verá porque – é um processo de melhoria contínua.

Há diferentes métodos similares, como por exemplo, o popular Kaizen, também elaborado na década de 50, por Masaaki Imai, a palavra vem do japonês, e significa “mudança para melhor”, conforme explicamos no post “Que lições de administração aprender com o Oriente?”.

Da mesma forma que o Kaizen, o PDCA prevê em sua conceituação que todo processo pode ser continuamente melhorado e, portanto, os resultados desses processos tendem a melhorar com o passar do tempo. Mais qualidade, implica mais vendas, mais lucro, mais satisfação, menos retrabalho e perdas, além de outros ganhos relacionados.

Ao analisarmos objetivamente e mais detalhadamente, fica mais fácil entender porque o Ciclo da Qualidade funciona:

• Na primeira etapa ou fase (Plan), tal como em todo planejamento, são definidos os objetivos que se pretende alcançar, ou se preferir, qual o problema a ser resolvido e que envolve:

  • O quê – as metas e o estabelecimento das estratégias utilizadas para alcançá-las;

  • Quando – os prazos para atingir os resultados;

  • Quem – os responsáveis envolvidos em cada ação;

  • Como – as ações para alcançar os resultados esperados, bem como os recursos necessários;

• No passo seguinte (Do) o que foi estipulado anteriormente é posto em prática:

  • Se e quando houver necessidade, os envolvidos passarão por capacitação e treinamento;

  • Os processos e procedimentos operacionais padrão (POPs) novos ou otimizados, são postos em prática;

  • Nessa etapa os gestores têm papel fundamental, seja atuando na gestão de mudanças, seja exercendo liderança com foco em resultados;

  • Nesse momento se averígua também se algo do que foi idealizado não é executável ou viável;

• Quanto mais cedo começar a fase de checagem / verificação (Check), melhor a previsibilidade dos resultados. Mas além disso, também é destinada a:

  • Identificação dos erros cometidos e possíveis imprevistos;

  • Comparar as eventuais diferenças entre o planejado e o executado;

  • Utilizar controles para confirmar o que foi projetado e o que funcionou;

  • Colher uma variedade de métricas e dados que servirão para fundamentar decisões futuras, bem como os indicadores de desempenho (KPIs);

• Ao chegar à quarta fase, com base nos dados da anterior, é possível propor os ajustes e correções. Mais ainda:

  • Os dados e métricas servirão para determinar as ações corretivas e de ajustes correspondentes da primeira fase da próxima volta;

  • Essa fase está intimamente com a fase A (nova volta ou ciclo), pois toda mudança necessária aqui identificada, resultará em um novo conjunto de ações corretivas;

  • O fim da quarta fase marca o início de um novo ciclo.

Faz todo sentido essa ideia e que é observável não apenas nos bens de consumo produzidos na indústria, mas também em diferentes departamentos da empresa, como em Vendas ou Marketing, por exemplo.

Até mesmo no esporte o ciclo PDCA é plenamente aplicável. Suponhamos um atleta que queira se destacar em sua modalidade:

• Plan (P) – aqui atleta e seu treinador definem as provas e recordes (metas) que desejam conquistar e o que é preciso para perseguir tais objetivos;

• Do (D) – a seguir iniciam um período de treinamento dirigidos, superação de eventuais deficiências e ganho de condicionamento, que são necessários para o atingimento dos objetivos;

• Check (C) – o treinador acompanha os tempos, as cargas de treinamento, o desempenho nos fundamentos, confronta com indicadores anteriores, avalia o desempenho geral nas provas e competições e compara com o que foi previamente estipulado;

• Act (A) – ao final da temporada, de posse dos resultados, bem como do conjunto de dados de desempenho do atleta, é possível ver o que funcionou e o que ainda precisa ser melhorado, servindo de subsídio para determinar um novo conjunto de ações na fase seguinte (P).

No mundo dos negócios, não é diferente. Quantos veículos uma montadora era capaz de produzir na década de 50 e quantos fabrica hoje? Além disso, quanta matéria-prima era necessária? Quantos funcionários havia na linha de produção? Em quanto tempo um automóvel ficava pronto?

Aplicar a conceituação do ciclo PDCA, gera economia, amplia as margens de lucro, otimiza o tempo, melhora a qualidade, diminui o desperdício e uma lista bem extensa de benefícios, como pudemos ver anteriormente.

Os números avalizam e evidenciam a evolução, bem como os produtos finais são prova material de sua eficiência.

Mas se há ganhos inegáveis, também é preciso atenção a alguns pontos para implementá-lo.

Pontos de atenção na implantação de um ciclo PDCA

Nesse ponto todo mundo que está convencido a eficiência do conceito, quer saber como colocá-lo em prática, não é mesmo?

No entanto, antes de tratarmos disso, é preciso ressaltarmos o que chamaremos aqui de pontos de atenção e que independem do tamanho e do ramo de atuação.

Vamos listar a seguir, alguns aspectos que exigem atenção dos responsáveis pela implementação de um Ciclo da Qualidade, sem o quê a eficiência será inevitavelmente comprometida:

• Mudança – essa palavra no ambiente organizacional, representa um paradigma importante. Mudanças causam resistência em função do desconhecido e do novo. Pessoas resistem às mudanças porque isso as tira de suas zonas de conforto e causa insegurança. É preciso que os gestores saibam lidar com esse fator para que os planos sejam executados adequadamente e não encontrem barreiras ou objeções;

• Comportamento e hábitos – esses são aspectos essenciais das pessoas e que os caracterizam como indivíduos, como únicos. Instituir mudanças, invariavelmente esbarra nesses dois fatores. É importante salientar que não se pretende mudar o que é individual, mas acrescentar novos hábitos, melhorar comportamentos, para obtenção de melhores resultados;

• Conscientização – o processo de conscientização, consiste de dar ciência a todos os participantes da importância, do seu envolvimento e do seu papel na obtenção dos resultados, por meio da sua atuação na segunda fase (Do), bem como do que se pretende no próximo tópico;

• Objetivos da organização – não se pode saber se atingimos o sucesso, se não se sabe onde se quer chegar. Os objetivos e metas devem ser conhecidos por todos os envolvidos e que conduz ao próximo quesito de relevância;

• Coletivo – é importante compreender que resultados são obtidos – ou não – por todos. Se um falha, o todo pode estar comprometido. Mais que isso, não atingimento dos resultados, é o não atingimento de toda equipe, bem como o inverso também é verdade;

• Responsabilidades – o coletivo só desempenha de modo eficiente e eficaz, se cada parte que o compõem conhece o seu papel e a importância da sua atuação no todo do resultado. Assumir sua responsabilidade, é meio caminho para o atingimento dos resultados.

Uma vez que os responsáveis por supervisionar um PDCA estejam cientes das condições acima, vamos ao que interessa.

Como implementar um PDCA?

Conforme já vimos, a sua implementação envolve um ciclo contínuo de quatro etapas: Planejar (definir metas e métodos), Fazer (executar e treinar), Verificar (monitorar resultados) e Agir (padronizar ou corrigir). Para tanto, comece com projetos-piloto pequenos, utilizando ferramentas diversas de administração que mencionaremos a cada etapa.

1. Planejar (Plan)

• Identifique o problema ou a melhoria – analise a situação atual e foque no que precisa ser melhorado ou mudado;

• Defina metas SMART – estipule objetivos Específicos (Specific), Mensuráveis (Measurable), Atingíveis (Achievable), Relevantes (Relevant) e com Prazos associados (Time-bound);

• Analise causas – utilize ferramentas como “Diagrama de Ishikawa” (espinha de peixe) ou “5 porquês” para entender a real raiz do problema;

• Elabore o plano de ação (5W2H) – baseando em 7 perguintas e respostas, como segue:

  • What (O que será feito?) – a ação, projeto ou meta a ser perseguida;

  • Why (Por que será feito?) – a justificativa, motivo ou benefício da ação;

  • Where (Onde será feito?) – as pessoas, o departamento ou área que serão afetados;

  • When (Quando será feito?) – o cronograma, com datas de início e conclusão;

  • Who (Por quem será feito?) – os responsáveis pela execução das ações;

  • How (Como será feito?) – o método, os procedimentos envolvidos, as etapas ou plano de ação detalhado;

  • How much (Quanto custará?) – o orçamento, investimento e/ou recursos envolvidos.

2. Fazer (Do)

• Treine a equipe – é preciso garantir que todos os envolvidos estejam capacitados e entendam suas funções e os novos processos;

• Execute o plano – coloque as ações em prática, preferencialmente em pequena escala primeiro (projeto-piloto) e consequentemente os processos e POPs associados;

• Dê e colha feedback – durante as ações é crucial que o gestor dê e colha feedback da equipe envolvida, afinal a eficiência da comunicação é ainda mais determinante em novos processos;

• Documente tudo – é essencial coletar e registrar as informações relacionadas às ações realizadas para análise na fase seguinte;

3. Verificar (Check)

• Monitore indicadores (KPIs) – os indicadores de desempenho são vitais e servem para comparar os resultados obtidos com as metas planejadas;

• Outras métricas – registre outras métricas e informações que estejam relacionadas e que tiveram influência no processo (ex: quebra de equipamento, perda de matéria-prima, etc);

• Avalie o progresso – verifique as ações em suas etapas (quando aplicável) e em sua totalidade, para verificar se estão aquém, além ou alinhadas às expectativas;

• Identifique desvios – na eventualidade do realizado não ser o esperado, investigue os possíveis motivos.

4. Agir (Act)

• Consolide / padronize – se a ação correspondeu ao planejado, oficialize o novo processo de forma que se torne um novo padrão e para que a melhoria seja incorporada;

• Corrija – se o resultado foi negativo, ou aquém do planejado, adote ações corretivas ou faça ajustes e reinicie o ciclo, determinando ações novas ou modificadas;

• Melhoria contínua – ao iniciar mais uma volta, o PDCA assume seu caráter cíclico e que o caracteriza como melhoria contínua.

Conclusão

O Ciclo PDCA não é uma fórmula mágica, mas um compromisso com a excelência. Ao transformar erros em aprendizado e processos em padrões, sua empresa ganha a agilidade necessária para o mercado atual. O segredo está na constância: termine um ciclo já planejando o próximo salto.

E você, já identificou qual processo da sua empresa merece um PDCA hoje? Conte para a gente nos comentários!