Administração

Como o Princípio de Pareto melhora a gestão da empresa?

O que você acharia de saber que a imensa maioria dos resultados da sua empresa, pode estar vindo de uma pequena fração dos seus esforços?

Acha improvável?

Talvez, é porque você ainda não conheça o Princípio de Pareto!

Se você não sabe o que é, quais as implicações e aplicações, e como utilizá-lo para tornar a gestão do seu negócio mais eficiente, este conteúdo foi feito especialmente para você. Reserve alguns minutos e descubra como essa ideia pode transformar a forma como você administra sua empresa!

O que é o Princípio de Pareto?

Imaginemos que a sua empresa é como uma horta, uma analogia comum de ser feita quando o assunto são os resultados obtidos a partir do que se planta.

Sendo assim, você prepara o terreno, semeia várias sementes, rega todas com dedicação, mas a medida que as plantas crescem e começam a dar frutos, apenas algumas poucas plantas rendem frutos em boa quantidade e realmente saborosos.

Essa situação hipotética, mas baseada na realidade, exemplifica o que é o Princípio de Pareto: a constatação de que nem todo esforço gera o mesmo resultado.

Criado por Vilfredo Pareto, um sociólogo, teórico político e economista italiano do século XIX, o princípio surgiu da simples constatação que 80% das terras da Itália estavam nas mãos de apenas 20% da população. Com o tempo, essa proporção passou a ser observada em diversos contextos, incluindo o mundo dos negócios.

Mas cuidado, porque apesar de muitos imaginarem que essa proporção – 80% dos resultados vindo de 20% dos esforços – seja uma regra matemática, constitui apenas uma tendência probabilística.

Para os nossos propósitos aqui, o mais interessante é que esse princípio – também chamado de 80/20 – é observável em áreas tão diversas quanto Vendas, Marketing, Produção, Atendimento e até na Administração do Tempo.

Podemos deduzir que o verdadeiro valor do Princípio de Pareto, consiste em identificar quais são as causas que geram os melhores efeitos. Ao identificar esses 20% mais relevantes, você pode redirecionar seus esforços, o seu tempo e os recursos necessários, naquilo que realmente faz diferença.

Caso você não tenha atentado, há também o outro lado da moeda, ou seja, os 80% das ações remanescentes, que produzem os 20% dos resultados, estão carregados de ineficiência, desperdício, decisões erradas e uma variedade de outros problemas.

Visto de outra forma, aplicar o Princípio de Pareto é como fazer um cultivo estratégico na sua plantação, evitando as ações que acarretam plantas pouco produtivas, fortalecendo o que dá mais frutos e uma colheita mais qualificada e abundante.

Em resumo, o Princípio de Pareto não é apenas uma curiosidade estatística, mas uma ferramenta poderosa de diagnóstico. Ele nos convida a olhar com mais atenção para o que realmente gera valor, e a questionar se estamos investindo nossos esforços nos lugares certos.

Se você tem papel de liderança na empresa, entender esse princípio pode ser o primeiro passo para uma administração mais inteligente, mais enxuta, mas acima de tudo, mais eficiente.

Nos próximos tópicos, vamos mostrar como aplicar esse raciocínio na prática e como ele pode ajudar você a colher resultados mais consistentes.

Identificando os 20% que fazem diferença na empresa

Aplicar o Princípio de Pareto começa com uma pergunta simples, mas essencial: “O que está gerando mais resultado com menos esforço?”.

Aqui vão alguns passos práticos para começar:

1. Escolha uma área para analisar

Aqueles que se empolgaram, precisam se conter e evitar a tentação de aplicar a regra 80/20 em tudo, ao mesmo tempo. Escolha e comece por uma área crucial, como Vendas, Atendimento ou Suporte aos clientes, ou Recursos Humanos.

2. Colete dados simples

Suponhamos que você tenha escolhido o departamento de Vendas, afinal, quer potencializar as receitas.

Seja qual for a escolha, tenha em mente que você não precisa de um sistema dedicado e tampouco sofisticado. Provavelmente você já dispõe de muitos dados, seja do seu Sistema de Gestão de Vendas (SGV), seja do CRM, seja até das planilhas e relatórios de Vendas que utiliza. Não importa a fonte, desde que a informação seja precisa, seja fidedigna.

Responda a perguntas como:

Quais produtos vendem mais?
Quais clientes compram com frequência?
Quais tarefas consomem mais tempo no seu dia?
Quais canais de venda geram mais retorno?
Quais vendedores têm melhor desempenho?
Quais campanhas de Marketing trouxeram mais conversões?
Quais regiões ou segmentos de clientes compram com mais regularidade?
Quais reclamações ou problemas são mais recorrentes?
Quais processos geram mais retrabalho ou problemas da não-qualidade?

Se não ficou claro, ao buscar essas respostas, você está caminhando em direção aos 20% que produzem os 80%! Essas perguntas ajudam a ampliar o olhar das lideranças, sem exigir ferramentas complexas.

Nesse sentido, não é necessário responder a todas as perguntas de uma vez. Foque naquelas que fazem mais sentido para o momento atual da sua empresa. E mais, considere outras perguntas que estejam mais alinhadas ao seu modelo de negócio e estratégias, afinal, ninguém conhece melhor sua realidade do que você.

3. Organize e analise os dados

Agora que você já reuniu informações relevantes, é hora de colocar tudo em ordem e analisar os padrões.

Fique atento e seja imparcial, evitando moldar os dados para que confirmem aquilo que você já acredita. O objetivo aqui é enxergar os padrões como eles realmente são e não o seu paradigma de como eles deveriam ser. Essa etapa é essencial para começar a enxergar os “20% que realmente importam”.

Você pode usar uma planilha simples, um quadro branco ou até papel e caneta. O importante é classificar os dados em ordem decrescente de influência. Por exemplo:

Liste os produtos, dos mais vendidos aos menos vendidos;
Organize os clientes pelo volume de compras;
Classifique os canais de venda pelo faturamento gerado por cada um.

Ao fazer isso, você provavelmente vai perceber que uma pequena parte dos itens concentra a maior parte dos resultados. É o Princípio de Pareto se revelando diante dos seus olhos.

Se quiser facilitar ainda mais, use uma regra visual simples: marque os 20% do topo da lista. Esses são os elementos que merecem atenção especial. São eles que estão gerando cerca dos 80% dos resultados.

Suponhamos que os 3 produtos do topo da lista, representam 70% das vendas. Isso já é um sinal claro de Pareto em ação.

Aqui é importante destacar outro aspecto da regra 80/20, quando a proporção encontrada não é exatamente a que se espera, não significa que o princípio não é aplicável, mas que já se tem um nível de eficiência maior do que a média.

Sim, Pareto trata de médias, de aproximações, não de fórmulas exatas. O importante é entender o raciocínio por trás e usá-lo como bússola, não como régua, ok?

4. Tome decisões com base nos dados

Agora que você já organizou e analisou os dados, chegou o momento de transformar essas informações em decisões estratégicas. Essa é a etapa na qual o Princípio de Pareto se mostra aplicável e começa a gerar valor real para o seu negócio.

A ideia aqui não é fazer mudanças radicais, mas sim ajustar o foco. Sim, porque conforme tratamos nos posts sobre “Liderando mudanças nas empresas para o sucesso” e “A importância da gestão de mudanças nas empresas”, as pessoas são naturalmente resistentes às mudanças e quanto maiores elas forem, mais relutância haverá.

Concentre-se em apenas redirecionar os seus esforços, o tempo e os recursos dedicados naquilo que comprovadamente gera mais resultado.

Veja algumas possibilidades hipotéticas, mas práticas:

Produtos – reforce a divulgação e o estoque dos produtos que mais vendem. Avalie se vale a pena manter os que têm baixo giro;
Clientes – crie ações dirigidas para fidelizar os clientes mais ativos. Eles já demonstraram interesse, talvez só precisem de um incentivo extra para comprar mais;
Canais de venda – invista nos canais que trazem maior retorno. Se um canal digital está performando melhor que o físico, talvez seja hora de redistribuir as atenções e os investimentos;
Processos internos – identifique os gargalos e processos que geram mais retrabalho ou atrasos. Pequenas correções podem liberar tempo e melhorar a produtividade da equipe.

Importante: não se trata de abandonar os 80% restantes, mas de priorizar os 20% que fazem a diferença. Isso é especialmente valioso para pequenas empresas, onde tempo e recursos são limitados.

Aplicando esse raciocínio, você começa a administrar com mais inteligência e não apenas com mais esforço.

Por que o Princípio de Pareto é aliado estratégico para pequenas empresas?

Pequenas empresas enfrentam um desafio constante – fazer muito com pouco.

A realidade é que frequentemente muitos dos empreendedores dessas empresas, têm que lidar com recursos limitados, equipes enxutas e tempo escasso, seja para fazer o que precisa ser feito, seja para produzir resultados. É justamente nesse cenário que o Princípio de Pareto se torna um verdadeiro aliado.

Ao aplicar a lógica 80/20, você consegue:

Priorizar o que realmente importa, sem desperdiçar energia em tarefas de baixo valor;
Tomar decisões com base em dados, e não apenas em intuição;
Aumentar a eficiência operacional, focando nos processos mais eficientes;
Melhorar a rentabilidade, investindo nos produtos, clientes e canais mais lucrativos.

Em outras palavras, Pareto ajuda você a administrar com inteligência estratégica, mesmo diante de um cenário de escassez.

Possíveis aplicações práticas na empresa

Conforme havíamos adiantado, o Princípio de Pareto pode ser aplicado em diversas áreas da empresa.

Veja alguns exemplos:

Vendas – visando identificar os produtos que geram mais receita e assim, concentrar os esforços neles;
Marketing – permite avaliar quais campanhas resultam em mais conversões e assim, otimizar os investimentos;
Atendimento ao cliente – descobrir quais tipos de reclamações são mais recorrentes, as suas origens e, a partir daí, propor soluções para as principais causas;
Gestão de tempo – garantir a correta classificação das tarefas diárias e a priorização daquelas que realmente são importantes (o “dilema” do urgente vs importante em Administração);
Controle de estoque – para focar nos itens de alta rotatividade e redução daqueles de baixo giro;
Recursos humanos – reconhecendo os colaboradores que mais contribuem para os resultados e a partir disso, conduzir uma gestão de talentos mais efetiva.

Esses são alguns dos possíveis casos de aplicação da regra 80/20 que não exigem grandes investimentos, apenas um olhar atento, organização e ação estratégica.

Usando o Princípio de Pareto em sinergia com outras técnicas

O Princípio de Pareto ganha ainda mais força quando combinado com outras ferramentas simples de administração.

A seguir mencionamos alguns conceitos que talvez você já conheça – quem sabe até já utilize – e que aliados ao 80/20, podem potencializar ainda mais os resultados.

Os “5 Porquês”

Uma técnica de análise de causa raiz – tal como Pareto faz – conhecida como a técnica dos “5 porquês”, às vezes também chamada de 5Ws (vem de 5-Whys, onde a palavra “why” é “por que” em inglês), consiste em perguntar “por quê?” cinco vezes seguidas em relação a um problema, com o intuito de chegar à real origem de uma questão.

Exemplo: Se 80% das reclamações vêm de atrasos na entrega, os “5 porquês” ajudam a descobrir se o problema está na logística, no fornecedor ou na comunicação interna.

Diagrama de Ishikawa (Espinha de peixe)

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que ajuda a visualizar as causas de um problema, agrupando-as em seis áreas ou assuntos de interesse que integram os processos para a produção de um produto ou serviço (Máquina, Material, Mão de obra, Método, Medição e Meio Ambiente) e a partir daí, distinguir quais as possíveis causas ou origens do problema conhecido e que impedem que a qualidade pretendida seja alcançada.

Uso com Pareto: Use Pareto para identificar os problemas mais frequentes e o Ishikawa para entender as suas causas / origens.

Matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência)

A Matriz GUT é uma ferramenta de priorização que ajuda a decidir quais problemas ou ações devem ser tratados primeiro, com base em três critérios:

Gravidade – qual o impacto do problema?
Urgência – qual a necessidade de agir rapidamente?
Tendência – qual a chance de o problema piorar com o passar do tempo?

Cada critério recebe uma nota de 1 a 5, e o produto dessas notas indica a prioridade da ação. Quanto maior o resultado, mais atenção o item merece.

Integração com o 80/20: Suponha que você identificou, com Pareto, que 80% das reclamações vêm de falhas no atendimento. A Matriz GUT pode ajudar a decidir quais aspectos do atendimento devem ser resolvidos primeiro, por exemplo, demora nas respostas, falta de treinamento ou falhas no sistema.

Após identificar os 20% mais críticos com o Princípio de Pareto, aplique a Matriz GUT para priorizar a ordem de resolução. Assim, você foca no que mais impacta e age com mais eficiência.

Ciclo PDCA (Planejar, Executar, Verificar, Agir)

O Ciclo PDCA é uma metodologia de melhoria contínua, amplamente utilizada na gestão empresarial. Seu nome vem das iniciais de quatro etapas:

Plan (Planejar) – definir metas, identificar problemas e traçar um plano de ação;
Do (Executar) – colocar o plano em prática;
Check (Verificar) – medir os resultados e comparar com o que foi planejado;
Act (Agir) – corrigir desvios, padronizar acertos e recomeçar o ciclo.

Ou seja, o PDCA é uma ferramenta poderosa para implementar mudanças de forma estruturada, evitando decisões impulsivas ou mal fundamentadas. Mais do que isso, é um instrumento eficiente de melhoria contínua.

Uso com Pareto: Após identificar os 20% mais relevantes com o Princípio de Pareto, o PDCA ajuda a executar melhorias de forma organizada e sustentável.

Por exemplo, se você descobriu que 80% das vendas vêm de 20% dos produtos, pode usar o PDCA para planejar ações de reforço, executar campanhas, verificar os resultados e ajustar a estratégia conforme necessário.

Essa combinação permite que você melhore continuamente o que já funciona bem, e corrija o que precisa de ajustes, tudo com base em dados, método e foco estratégico.