Qual é a hora certa de contratar uma Consultoria de empresas?

Já foi o tempo em que recorrer a ajuda externa de uma empresa de consultoria, era algo restrito às grandes corporações.

Contratar uma consultoria, tem sido cada vez mais comum em algum – ou mesmo em vários – momento de empresas dos mais diferentes portes e segmentos de atuação.

Compreender o que uma consultoria faz, qual sua importância e até saber qual o momento de procurar uma, é o que trataremos no conteúdo de hoje.

O que é uma consultoria?

O entendimento adequado do que é uma consultoria, passa pela avaliação do termo. Quando se pensa em uma consulta médica, as coisas começam a ficar mais claras, afinal todo mundo sabe o que é.

Ao marcarmos uma consulta, é porque pensamos ou sabemos que há um problema de saúde ou uma condição que precisa ser melhor avaliada, mas é preciso que isso seja feito por alguém especializado e conhecedor do assunto.

Afinal, mesmo que tenhamos uma ideia do que pode ser, a identificação / confirmação do problema ou mesmo a descoberta de algo que nem mesmo se imagina, passa pelo crivo profissional de quem se preparou para isso.

O médico nada mais é do que um consultor na área da saúde e que faz o levantamento dos sintomas, realiza alguns exames e solicita outros mais específicos e a partir do conjunto de dados obtidos, propõe um tratamento, remédios e até em algumas vezes, mudanças de comportamentos.

A depender do tratamento apresentado e da sua duração, novas consultas periódicas são necessárias para verificar sua eficiência, a evolução, os possíveis efeitos colaterais de alguns remédios e a necessidade de novos exames, alterações no tratamento e se for o caso, a atuação de especialistas de outras áreas.

Com a consultoria empresarial, é análogo, com a diferença que o paciente, é a empresa. As pessoas (colaboradores e gestores), correspondem aos órgãos, já que estes são responsáveis pelo funcionamento da empresa.

O(s) consultor(es) também faz inicialmente uma investigação para conhecer a origem do problema, fase que até compartilha nomenclatura com a área médica, uma vez que costuma-se chamar de diagnóstico.

Com base no diagnóstico, ele apresenta o projeto de consultoria e que corresponde ao tratamento.

Algumas das ações (medicamentos) podem produzir efeitos colaterais e que em termos concretos, pode ser por exemplo, uma restruturação na área comercial, que inicialmente afetará as vendas, mas que a médio e longo prazo, fará com que elas alcancem o patamar necessário / desejado.

Eventualmente, o consultor de Vendas, pode requerer a participação de outro consultor de Recursos Humanos (outro especialista), para ajudá-lo no processo de formação da equipe de Vendas.

E por fim, tal como nas diferentes especialidades da Medicina, em consultoria também há especialistas ou experts se a área é Marketing, Direito, Fiscal / Contábil, ou as já mencionadas Vendas e Recursos Humanos.

Por que uma consultoria é importante?

Em parte já respondemos à pergunta, pois assim como é quando procuramos um médico, a consultoria acumula conhecimento e experiência na sua área de atuação, tornando-a capacitada a tratar das “enfermidades” das empresas.

Mas a questão é um tanto mais complexa e delicada.

Recorrer à ajuda de terceiros, antes de mais nada, consiste em reconhecer que não se tem capacidade de resolver todos ou alguns dos problemas que a empresa apresenta.

Um empreendedor que ergueu a empresa a partir do zero e com seu esforço e conhecimento a trouxe até onde está, ou mesmo os sócios e os gestores que participaram do processo, resistem em admitir que eventualmente não conseguem dar o passo seguinte ou nos piores cenários, quando a empresa dá passos atrás e não conseguem frear esse movimento.

É preciso uma boa dose de maturidade e humildade para primeiro reconhecer o fato e a partir daí, buscar ajuda. Deve-se ter em mente, que ao contratar uma consultoria, não se está “assinando um atestado de incompetência”, mas que não se pode fazer tudo sozinho sempre.

Há uma série de razões pelas quais chega um momento em que é importante passar por uma consulta empresarial:

Paradigmas – é comum, é frequente, que quanto mais tempo se atue em uma área, existam paradigmas consolidados, ou se preferir, a crença de como as coisas devem necessariamente acontecer. Um consultor traz uma visão externa e diferente de como fazer;
Conhecimento – não que os gestores, os empreendedores, os sócios não tenham o conhecimento, mas tal como o médico, o consultor prepara-se para ser expert em conhecimentos estratégicos e da sua área de atuação e quando necessário, não tem pudor em recorrer a colegas que sejam especialistas em outras áreas;
Investimento – não é prático, não faz sentido e algumas vezes, nem é possível investir em profissionais especialistas em tudo o que uma empresa precisa, principalmente quando essa necessidade não é em tempo integral. Um consultor, da mesma forma que um médico, atua apenas durante o “tratamento” e que no seu caso, fala-se por projeto, tornando o investimento mais acessível;
Tecnologia – a consultoria não tem como papel fazer, mas ensinar a fazer e com isso, ela transfere a tecnologia do que aplica aos envolvidos, sejam os gestores, sejam os colaboradores da área em questão. Ao fim do projeto, o conhecimento do consultor passa a integrar o know-how da empresa, de modo que ela não fique dependente dos consultores para continuar a ter resultados;
Planejamento – tudo é feito com método e planejamento. Há prazos para tudo, metas, responsabilidades, meios e todos os indicadores de desempenho, para aferir os resultados.

Como é o trabalho de uma consultoria de empresas?

Naturalmente que forma de atuar, métodos e políticas, podem ser tão diversos de uma consultoria para outra, como é dentre os seus diversos clientes.

Mas particularidades à parte, em linha geral a cronologia do trabalho segue os princípios da consulta médica:

1. Diagnóstico

Dos relatos iniciais da empresa contratante, a consultoria inicia pela etapa conhecida como diagnóstico.

Consiste do levantamento do maior número de informações que for possível e que visam tanto confirmar a “doença” imaginada pelo empresário, como eventualmente outras e principalmente, as suas causas. Isso porque tal como nas doenças, não adianta atacar os sintomas e que é o que se vê em muitas empresas.

Tomar remédio para febre, por algumas horas resolverá, mas assim que seu efeito passar, ela retorna.

É mais comum do que se imagina, empresas que tratam suas dificuldades da mesma forma. Soluções paliativas apenas.

2. Proposta técnica

Conhecendo todas as causas do problema e o cenário em que ele ocorre, é apresentada a proposta técnica e que equivale a apresentação do “tratamento médico”.

São estipulados em termos macro, as ações que devem ser conduzidas e o que se pretende com elas.

Também é na proposta técnica que é estipulada a carga horária destinada, tanto em ações na empresa, como na preparação das ações no escritório do consultor, como por exemplo, relatórios, pesquisas, treinamentos, palestras, etc.

3. Curso do projeto

O curso do projeto, é a fase mais longa e muitos dizem que é quando se vê os consultores “pondo as mãos na massa”.

É quando:

As novas abordagens e formas das pessoas trabalharem, são colocadas em prática;
São criados novos procedimentos operacionais padrão (POPs), melhorados os existentes e eliminados os que não têm efeitos práticos, desburocratizando e tornando a empresa mais ágil;
Colaboradores são submetidos a treinamentos, reciclagens, processos de capacitação;
Gestores envolvidos, podem aprimorar suas habilidades de liderança, serem submetidos a coaching e apresentados a métodos de gestão mais modernos e eficazes;
Novas tecnologias que podem ajudar a empresa a ser mais produtiva são implantadas;
Indicadores de desempenho transformam o “eu acho” em “eu sei”;
O planejamento ganha sentido e junto com os indicadores, começam a nortear tudo o que é feito.

4. Ajustes

Não raramente é somente com o curso do projeto que algumas situações são identificadas, seja porque só o quotidiano mostra alguns problemas, seja porque há alguns “efeitos colaterais”.

Nesses casos, é necessário ajustes no que foi previamente determinado na proposta, ou quem sabe inclusão de algo que não foi anteriormente previsto.

Quando se observa o que temos até aqui, é uma típica estrutura PDCA.

No PDCA, planeja-se (P=plan), faz-se ou coloca-se em prática o que foi planejado (D=do), verifica-se tudo que é feito para saber se os resultados foram obtidos (C=check) e finalmente atua-se para implantar / consolidar o que foi feito (A=act)

Todavia, se ao final do ciclo não forem exatamente o que se pretendia, retorna-se ao “P” e replaneja, incluindo os ajustes que se mostraram necessários. Mas também voltar ao princípio de um novo ciclo pode ser por um aprimoramento e que nesse caso conduz ao que se chama de processo de melhorias contínuas ou Kaizen!

Quanto tempo demora uma consultoria?

Essa é uma pergunta frequente, mas que não tem uma resposta.

Há “tratamentos” que podem ser mais longos e demorados que outros, a depender da enfermidade.

No caso de uma consultoria, pode haver etapas mais curtas quando há um número de horas de consultoria maior. Ou seja, em vez do consultor ir duas vezes por semana à empresa, ir três.

Entretanto, a depender das ações, não há como abreviar sua duração, como por exemplo, uma campanha publicitária de uma consultoria de Marketing, ou a formação de uma equipe, que exige a definição do perfil da vaga, processo seletivo, integração (onboarding), treinamentos e acompanhamento.

Qualquer que for o caso, na etapa de apresentação da proposta técnica, consta um cronograma de ações preliminar e que permite ter uma visão antecipada de prazos previstos para cada ação, considerando que a depender da fase de ajustes, pode haver alguma variação, mas que não deve ultrapassar mais do que 10~15% do estimado inicialmente.

Os mais breves giram em torno de 6 meses e os mais extensos, de 1 ano e obviamente há exceções para menos e para mais.

Quanto custa uma consultoria de empresas?

Tanto quanto a anterior, essa pergunta não tem uma resposta objetiva.

Porém há parâmetros comuns à maioria das empresas que atuam na área e que podem ajudar a saber se os valores praticados estão condizentes com o mercado.

O valor de um projeto de consultoria, costuma referir-se à sua duração, mas pode ser pago mensalmente. Assim, um hipotético projeto de R$ 60.000,00, com duração prevista de 6 meses, significa um desembolso de R$ 10.000,00 mensais.

Outro dado que deve constar na proposta, é o número de horas empenhadas por parte dos consultores, tanto presentes no cliente, quanto nos escritórios da consultoria e que no nosso exemplo, suponhamos que conste como sendo de 240 horas.

Logo, a hora de consultoria no caso é de R$ 250,00.

Além disso, sendo que podem ser alocados consultores júnior, pleno, sênior e master e que seus valores de hora de consultoria também variam, a maior presença de consultores júniores, “encarece” a hora praticada. Na contramão, se a carga horária é majoritariamente cumprida por sêniores e masters, torna-a mais barata.

Quando é hora de contratar uma consultoria?

Esse é um tópico para o qual não existe uma só resposta. A fim de facilitar sua decisão, criamos um roteiro de situações comuns a muitas das empresas que recorrem às consultorias de empresas.

Quanto mais destas situações ocorrerem no seu negócio, mais perto você está de contratar uma:

As soluções que você imagina certas para os entraves ao crescimento ou mesmo para a competitividade no mercado, já foram adotadas, mas não surtiram os efeitos desejados ou esperados;
Não se sabe o que fazer para que a empresa prospere ou mesmo para que sobreviva diante dos concorrentes;
O empreendedor, os sócios ou mesmo os gestores, veem-se regularmente envolvidos em apagar incêndios, os quais se repetem frequentemente, de tal forma que o urgente toma sempre lugar do importante;
Pessoas cujo tempo é muito valioso, frequentemente estão empenhando-o em tarefas de baixo valor agregado e/ou sem importância estratégica;
A administração e os métodos empregados, são ineficientes, pouco produtivos, burocráticos ou obsoletos;
Não se sabe administrar o capital humano de modo eficaz;
Há crescimento da empresa, porém ele tem trazido desafios com os quais não se sabe como lidar;
Empresas familiares e que buscam a profissionalização;
Quando se quer que os meios justifiquem os fins e não o contrário.