Como contratar a pessoa certa para a empresa?

Vai contratar pessoas para sua micro ou pequena empresa? Como você faz isso? Como ter a certeza de quem está contratando um bom colaborador? Teve más experiências em situações anteriores? A rotatividade ou turn over é elevado?

Essas são algumas perguntas cujas respostas e desdobramentos, colocam os micro e pequenos empresários em situações complicadas, afetando os resultados e o negócio, de forma indireta ou direta.

Contratar pessoas não é fácil. Contratar bem, é menos ainda.

Para resolver e responder essas e muitas outras perguntas, que preparamos o presente artigo. Vamos ao trabalho?

Por que é importante contratar bem?

Contratar bem, ou fazer uma boa escolha da pessoa que irá ocupar um cargo na empresa, é importante porque a participação de qualquer pessoa na empresa por um período de tempo, tem uma série de implicações diretas e mesmo indiretas.

Diminui os custos

Tanto os financeiros, quanto outros que às vezes são difíceis de quantificar.

Financeiramente falando, ao fazer uma contratação errada, você terá novamente os custos que teve anteriormente para contratar, bem como os salários e a rescisão de alguém que não lhe deu o retorno necessário e/ou esperado.

Indiretamente e a depender do desempenho apresentado, fatores como erros na realização de suas atividades e respectivas consequências desses erros, aparecem como um aspecto de influência financeira.

Influi no clima organizacional

Construir um clima organizacional positivo e favorável, é algo que exige tempo, investimento e invariavelmente passa pelas pessoas que fazem parte do quadro funcional.

Um colaborador com um perfil inadequado e mesmo negativo, pode contaminar o ambiente e exercer uma influência negativa sobre outros colaboradores.

No caminho inverso, uma boa contratação pode trazer benefícios, como revigoração do ambiente, senso de colaboração, mais experiência, entre outros benefícios e a depender do perfil do novo membro da equipe.

Desperdício de tempo

Contratar mal, exigirá dispender novamente tempo em treinamentos, bem como dedicar tempo na contratação de alguém para substituí-lo.

Mas há outras consequências que envolvem tempo, como o retrabalho e que caracteriza-se por refazer tudo o que não foi bem feito da primeira vez, isso para não falar dos possíveis impactos gerados, como um atendimento de má qualidade a um cliente.

Afeta a qualidade

A qualidade de produtos e serviços, depende de muitos fatores, mas um essencial, é a mão de obra envolvida.

Assim, bons colaboradores constituem uma engrenagem essencial para entregar aos clientes bons produtos e uma boa prestação de serviços.

Interfere na produtividade

Naturalmente ainda na fase logo após o treinamento, quando a aplicação dos conceitos ainda está sendo colocada em prática, é normal que não haja a mesma produtividade daquela apresentada por funcionários experientes. Isso deve mudar conforme o novo colaborador adquire experiência.

Mas contratações de colaboradores que não reúnem as aptidões necessárias, bem como características essenciais ao desempenho das funções, trará prejuízos à produtividade.

Determina o futuro da empresa

O futuro da empresa depende entre muitas coisas do capital humano. Tudo o que vimos até aqui, em diferentes graus tem parcela de contribuição e influência nas perspectivas de futuro. Acertar ou errar nas contratações, pode acelerar ou retardar e nos casos extremos, até mesmo impedir um futuro promissor.

Mais que isso, especialmente em tempos nos quais a rotatividade de funcionários é cada vez maior, formar profissionais que adiram a um plano de carreira e que desenvolvam-se e ajudem a empresa a desenvolver-se, constitui um diferencial de suma importância.

Cientes da importância que uma equipe constituída por talentos tem no futuro da empresa, que cada vez mais as organizações têm um dos pilares do seu desenvolvimento nos recursos humanos.

Formação da imagem da empresa

Da mesma forma que o futuro, a imagem de empresa perante seus clientes, tem um estreito vínculo com os aspectos já discutidos.

Mais do que isso, parte considerável do conceito que formamos de uma marca, passa pelo que vemos dos seus colaboradores e que são de certa forma a cara da empresa.

Dessa forma, um colaborador que é linha de frente nas relações com os clientes e que presta um mal atendimento, sugere que a empresa negligencia tal aspecto.

Os colaboradores são os representantes da empresa. Quando eles dizem algo, é a empresa que está dizendo. Quando eles fazem algo, é a empresa que está fazendo.

Diminui o Turnover

Empresas que contratam bem, observam diminuição na rotatividade dos funcionários (turnover), o que por sua vez contribui para diminuir custos, melhora o clima organizacional e formação de equipes, traz ganhos de produtividade e qualidade, entre outros.

Colaboradores que permanecem mais tempo nas empresas, criam perspectivas de crescimento para si próprios e para as empresas, conhecem melhor a cultura da empresa e por isso têm maiores chances de se envolverem de modo mais profundo com seus objetivos.

Quando contratar pessoas?

O momento certo de contratar pessoas em micros e pequenas empresa, é das dúvidas mais comuns, uma vez que os impactos são mais severos, mesmo quando o mercado está aquecido e os negócios prosperam. Mas torna-se especialmente mais representativa em momentos econômicos mais difíceis.

Acertar, é ainda mais importante!

Mas há alguns indicadores que tornam a decisão de contratar, algo mais seguro:

Tempo dos gestores em funções não estratégicas

Não é raro especialmente nas micro empresas, as quais são bem enxutas, que os gestores envolvam-se em papéis administrativos básicos ou em funções que não exigem especialização, qualificação ou mesmo experiência.

O problema é que o tempo do gestor é muito caro!

Sim, um gestor deve alocar boa parte – senão todo – do seu tempo nas funções que agregam valor para empresa, onde o seu talento produz resultados e gera negócios.

O tempo que um sócio ou gestor fica arrumando caixas no estoque, custa o mesmo de receita que ele consegue produzir nessa mesma hora, negociando com um possível novo cliente, por exemplo.

Sobrecarga de colaboradores

Quando os colaboradores de uma área estão sobrecarregados, é hora de considerar contratar.

A sobrecarga observa-se quando há um aumento do trabalho e que não é correspondido na mesma proporção nos resultados.

Toda equipe tem um limite. Quando esse limite é alcançado, além das possíveis consequências diretas no trabalho, há outras que afetam o lado pessoal, como stress, desgaste, desmotivação e até problemas de saúde.

Continuar a exposição a demandas superiores ao que são capazes, pode ter impactos difíceis de lidar.

Assim, em vez de aumento do faturamento, constatam-se problemas como atraso nos pedidos, retrabalho, aumento de reclamações e pós-vendas, devoluções, cancelamentos e outros problemas da não qualidade de produtos e serviços e que é o próximo ponto.

Não qualidade de produtos / serviços

Se em um dado momento a qualidade no atendimento ao cliente e a qualidade dos produtos e serviços foi uma característica da empresa, mas atualmente não é mais, sem que tenham ocorrido mudanças nas matérias-primas, nos processos, os colaboradores ainda são os mesmos e ainda atuam como antes, é provável que a equipe precise ser ampliada.

Uma equipe submetida a elevadas cargas de trabalho, é mais suscetível a falhas diversas o que acaba por refletir na qualidade dos produtos e serviços. Quando isso acontece, é momento de contratar.

A empresa está estagnada

Quando a empresa está estagnada porque não tem condições de atender mais e melhor ou pelo menos com os mesmos padrões de qualidade de sempre, é hora de contratar.

Recusar trabalho, não poder investir em vender mais, não poder ampliar a linha de produtos / serviços, simplesmente por não ter condições de entregar mais, de produzir mais, de atender mais, porque falta capital humano, não pode ser a justificativa.

Investir em pessoas, é dos menores investimentos e o que produz retornos mais rápidos.

A empresa precisa de especialização

Se a empresa precisa de alguém com um know-how específico e/ou experiência em áreas-chave, sem o que seus resultados atuais ou futuros e mesmo a competitividade perante os concorrentes pode estar ameaçada, contratar é importante.

Em um mundo em que cada vez mais o conhecimento é chave para o sucesso, ter uma equipe de especialistas em áreas estratégicas, não é um custo, mas um investimento.

Um profissional com conhecimentos específicos, tem condições de entregar melhores resultados, investindo menos tempo, menos recursos, na área em que ele é especialista.

Além disso, ele capacita a empresa a enfrentar novos desafios, ingressar em novas áreas, oferecer novos produtos, ser mais competitiva.

Você não tem tempo

Mesmo que você tenha o tempo que é exigido para fazer o seu papel como gestor, como sócio, desempenhando bem e alcançando os resultados que são esperados, mas lhe falta tempo para outras questões e até mesmo para sua vida privada, pode não ser apenas uma questão de administração do tempo.

É importante discernir quando seu tempo é consumido com funções que poderiam ser delegadas a um colaborador, sem qualquer tipo de prejuízo ao negócio, ao faturamento, ao crescimento. Nesse caso, contratar é preciso.

Como contratar pessoas para minha empresa?

Você já sabe a importância, sabe que precisa, sabe que pode, mas ainda não sabe como contratar, porque por exemplo, não teve boas experiências anteriores, porque tem algumas dúvidas, ou porque simplesmente “não é a sua praia”.

Para essa última, existem alternativas boas e acessíveis. Se você pode, não hesite em pedir ajuda.

Há boas empresas de assessoria em recursos humanos que oferecem uma gama de serviços, desde situações mais simples, como fornecer nomes (currículos), elaborar e realizar entrevistas, determinação do perfil e dos requisitos da vaga, aplicação de testes de perfil, enfim tudo o que envolve a contratação de um profissional adequado.

Aqui vale o princípio já comentado da especialização. A empresa ou o profissional da área, terá condições de fazer melhor aquilo que é seu dia-a-dia, seu expertise, mas que não é o seu.

Aqui na HostMídia, por exemplo, nós contamos com uma assessoria ampla e que nos provê todo um arsenal de ferramentas para administrarmos tão bem quanto possível o nosso capital humano e que é a PSISEG.

Mas suponhamos que estritamente por um orçamento muito enxuto, você não possa recorrer a uma ajuda externa. Diante desse cenário, você deve seguir o seguinte roteiro:

• Determinação do perfil – determinação do perfil, refere-se a características e habilidades pessoais e de cunho social e comportamental – chamadas também de "soft skills" – que o candidato deve apresentar e que são necessárias para ocupação do cargo. Assim, um profissional de atendimento deve ter uma boa capacidade comunicativa empresarial com seus clientes, bem empatia, simpatia, entre outras características;

• Requisitos profissionais – profissionalmente também devem ser exigidos requisitos para o bom desempenho das funções, como que experiências anteriores ele teve, quais conhecimentos ele tem, ou as chamadas "hard skills". É importante salientar, que ocasionalmente, treinamentos para especificidades da função precisam e devem ser aplicados;

• Atribuições e responsabilidades do cargo – determinar o que o ocupante do cargo deve fazer, é importante tanto para informá-lo no processo seletivo, quanto para adequação do perfil e dos requisitos profissionais;

• Remuneração e benefícios – estipular o salário e os benefícios deve naturalmente levar em consideração as possibilidades da empresa, mas também o mercado, baseando-se no que é praticado por empresas do mesmo segmento e de mesmo porte;

• Buscar nomes – os nomes ou os candidatos podem ser obtidos por uma série de vias. Desde sites especializados, redes sociais, indicações, banco de currículos da própria empresa, sendo que neste caso a empresa tem em seu site institucional uma página “trabalhe conosco”;

• Realização das entrevistas – após a triagem dos currículos, em que se busca identificar ao menos o atendimento aos requisitos profissionais necessários e se as pretensões salariais estão conformes ao que é oferecido pela empresa, vem a fase de entrevistas, a qual requer alguns cuidados.

Formulário de entrevista

Tenha as perguntas feitas, impressas e com espaços para preencher nome, cargo, data, horário e anotações dos pontos relevantes de cada resposta, bem como eventuais anotações que se fizerem oportunas;

Isso permite que se siga um roteiro igual para todos os candidatos, que não se esqueça de fazer perguntas relevantes, de anotar pontos de interesse, observações, não confiar apenas na memória e posteriormente no processo de seleção, ter elementos para decidir corretamente.

Conteúdo do formulário de entrevista

As perguntas devem objetivar identificar o perfil e os requisitos profissionais. Procure formular perguntas que indiretamente revelam – ou não – as características procuradas.

Se por exemplo, você busca alguém que precisa demonstrar habilidades de planejamento, apenas perguntar “onde você pretende estar em 5 anos?”, pode lhe render uma resposta já planejada. Nesse cenário, pedir para detalhar o que o candidato está fazendo para viabilizar esse plano de 5 anos, vai apontar a diferença entre um sonho ou desejo, de um plano concreto.

Mesmo perguntas de aparente cunho profissional, podem revelar aspectos de perfil.

Assim, alguém que hipoteticamente lhe revela que no futuro quer trabalhar com comércio exterior, mas que atualmente não aprende um segundo idioma, não tem conhecimentos na área alfandegária, entre outras formações que são necessárias, tem apenas um desejo, mas não é alguém que se planeja e coloca em execução um plano visando tornar o sonho uma realidade.

Estereótipos, rótulos e paradigmas

Esse é possivelmente o ponto que requer maior atenção e cuidados!

É da natureza humana considerar o que se vê e se deixar influenciar por isso. Aparência é importante, mas o que se deve considerar do candidato, não são os aspectos que são subjetivos e que influenciam de diferentes formas e graus, diferentes pessoas.

Sendo assim, a aparência deve traduzir se o candidato tem zelo consigo mesmo e não se ele usa marca “A” ou “B”. Se ele está na moda, como é o seu corte de cabelo, a cor da sua pele, ou seu peso corporal, ou qualquer outro aspecto físico.

Lamentavelmente e com consequências negativas as mais diversas, alguns estereótipos são criados e que acabam caracterizando as mais diversas manifestações de preconceito.

Não é raro empresas basearem suas contratações em características como gênero, orientação sexual, biotipo, etnia, crença religiosa, entre outros que não são determinantes nas capacidades profissionais e pessoais de um candidato.

Nessa linha, há quem não contrate mulheres jovens, casadas e sem filhos, pois elas podem engravidar. Na contramão desse pensamento, mas com as mesmas consequências negativas, algumas não contratam as que têm filhos pequenos, pois isso pode representar mais faltas no trabalho.

Há quem só contrate jovens, pois creem que eles têm mais disposição em aprender, estão mais atualizados com a tecnologia e pela falta de experiência, aceitam receber menos. E há até quem não contrate obesos, justificando a decisão das mais diferentes maneiras.

Todos são exemplos de paradigmas que estão arraigados no mercado e que além de serem difíceis de serem superados, muitas vezes acabam com uma oportunidade de contar com um bom profissional e do outro lado, são no mínimo desrespeito ao ser humano que se candidatou.

Inclusive se alguma situação discriminatória ficar caracterizada, a empresa pode ser acionada e responder em diferentes âmbitos legais.

Por isso, não se deixe influenciar por rótulos, preconceitos, estereótipos e paradigmas.

Um dos melhores e mais capacitados analistas de suporte técnico que já trabalhou na HostMídia, tem uma grave doença degenerativa que lhe impõe uma gama de limitações físicas, mas que nunca o impediu de ser avaliado com alguns dos melhores índices de satisfação por parte de nossos clientes.

Venda sua empresa honestamente

Por fim, a entrevista também é momento da empresa se apresentar ao candidato.

Geralmente essa apresentação leva em consideração apenas os aspectos positivos e qualidades da empresa. Não é errado falar das virtudes da empresa. Mas até mesmo as melhores, também têm seus “pecados”.

Portanto, é importante também apresentar os desafios que o candidato deverá superar no desempenho de suas funções.

É preciso ser honesto e realista, do contrário da mesma forma que no caso de uma contratação equivocada, a empresa realiza a dispensa, candidatos saem das empresas que não atendem suas expectativas.

Por isso, seja transparente e sincero ao dizer o que a empresa precisa do serviço daquele profissional, as dificuldades que ele terá que enfrentar e as soluções que ele precisará apresentar.

Conclusão

Contratar pessoas é uma situação que envolve um conjunto de aspectos de extrema relevância, influenciando de maneira decisiva os resultados e até mesmo o sucesso dos negócios. Por essa razão, é um processo que deve ser conduzido com razão e profissionalismo.