Terceirização: quando, como e por que terceirizar?

Quando se fala em terceirização, várias ideias e conceitos veem à mente, alguns verdadeiros e fundamentados, outros nem tanto.

É uma tendência da qual é difícil de fugir em alguns setores e para várias empresas, especialmente em determinados cenários econômicos.

Se você e sua empresa está considerando terceirizar alguma área, mas ainda tem dúvidas, chegou a hora de esclarecê-las de uma vez por todas.

O que é terceirização?

Embora a maioria saiba o que é, terceirização é entregar a um terceiro – outra empresa – uma determinada tarefa e/ou responsabilidade que a princípio seria sua.

É uma relação entre duas empresas e, portanto, B2B ou Business-to-Business, em que a empresa contratada ou terceirizada, presta um serviço e/ou realiza uma atividade meio ou fim da empresa contratante, mediante pagamentos e um contrato com valor legal e estabelecido entre ambas.

Apesar de não ser obrigatório que aconteça dessa forma, já é comum há algum tempo, terceirizar algum departamento ou área da empresa, como a portaria e segurança, a limpeza, a manutenção, ou outra área de atividade alheia àquela considerada a principal da contratante.

Vem da crença de que tudo o que eu não sou especialista ou que não agrega valor à minha atividade principal, eu posso – em alguns casos, eu devo – entregar a um terceiro para fazer por mim

Não é de todo certo ou errado pensar assim, porém logo a seguir veremos que não é suficiente para determinar quando e o que eu devo terceirizar.

Quando é hora e o que terceirizar?

É comum encontrar o tipo de abordagem que estabelece vantagens e desvantagens da terceirização, como forma de definir quando é vantajoso e qual – ou quais – área terceirizar em uma empresa.

No entanto, não é correto ter uma visão absoluta a respeito, ou seja, em que sempre o que são defendidas como vantagens, sempre serão, bem como as eventuais desvantagens, também sejam em qualquer momento e situação.

Sendo assim, uma mesma empresa em dois diferentes momentos de sua trajetória, pode ver-se em cenários em que em um primeiro momento seja adequado terceirizar e em um segundo, não seja. Ou vice-versa.

Suponhamos a área jurídica, um exemplo comum de terceirização. Em momento no qual a empresa tenha poucos contratos para serem elaborados e analisados, poucas e eventuais ações movidas por ela ou contra ela e as demais questões legais são pouco frequentes, ter um advogado ou mesmo uma área jurídica formalmente constituída, não é justificável e aqui um terceirizado atende plenamente suas necessidades.

Mas se no futuro esse cenário sofre uma alteração radical, ter um ou mais profissionais em caráter de dedicação exclusiva, pode ser a melhor solução.

Visto assim, vantagem ou desvantagem é algo que muda com o tempo e a condição. Não é uma questão de posição absoluta.

Mais do que isso, significa avaliar uma série de variáveis para então tomar a decisão e é o que veremos a seguir.

1. Custos / investimento

É bastante comum decidir pela terceirização de serviços / atividades, baseando-se em custos, ou se é mais barato ou caro. Porém apoiar-se apenas nesse critério ou dar muito peso a ele, só faz sentido quando a diferença entre um e outro é extremamente significativa – o que nem sempre é – ou o investimento necessário o empurra no sentido contrário.

Quer um exemplo?

Digamos que sua empresa começou a vender para uma rede varejista que tem lojas em estados que você não tem filial e como parte do acordo com o novo cliente, você precise ter promotoras de vendas em suas lojas. Contratar, treinar e ter uma infraestrutura física e demais custos para manter uma equipe nessas condições, pode ser até mais caro que o lucro obtido com o novo cliente e em um caso assim, somente a terceirização pode viabilizar o negócio.

É importante notar que é uma decisão que não reside apenas em levantar números e a partir deles, tomar a decisão.

Além disso, há custos / investimentos que mudam ao longo do tempo e isso também precisa ser considerado.

2. Know-how / experiência

Ter o know-how ou o conhecimento necessário para saber fazer da melhor forma ou a mais eficiente, bem como a experiência, deve ser outro fator a ser considerado.

Quando o tempo e os valores investidos – em treinamentos, por exemplo – para obter os resultados exigidos por parte do material humano de que se dispõe, ou ainda a contratação de profissionais com as hard skills necessárias implica em uma grande diferença de remuneração, considera-se entregar a um terceiro que já disponha de ambos.

Destaca-se que apesar do fator ter uma relação com o primeiro (custo / investimento), o ponto de diferenciação aqui é o tempo. Ou seja, quanto tempo é necessário para constituir esse conhecimento e adquirir a experiência necessários, lembrando que durante esse aprendizado há os erros.

Se você não pode esperar e não pode errar, entregar a quem tem o expertise para tanto, é mais adequado.

Mas não é só isso.

Pensemos nas pequenas empresas, nas quais normalmente não há um departamento de Recursos Humanos, mas que vez por outra existem rotinas que são tipicamente de sua responsabilidade e que requerem conhecimentos e experiência específicos, como para contratar as pessoas certas e diminuir os problemas decorrentes de não o fazê-lo bem, como absenteísmo, baixo desempenho, turnover elevado, para citar apenas alguns.

Muitos gestores insistem em tentar pelas vias erradas, apesar das consequências, em vez de entregar a uma empresa especializada. Pensam que estão economizando.

3. Foco no seu talento

Pode parecer que estamos tratando aspecto anterior, mas a importante diferença, reside em focar naquilo que são os diferenciais competitivos, as maiores qualidades e os talentos da empresa.

É mais comum quanto menor for a empresa e quando os sócios e gestores têm que se ver envolvidos e responsáveis por muitas ou todas as áreas, quando o ideal seria que eles se concentrassem naquilo que traz resultados e crescimento para a empresa.

Quanto vale o tempo dessas pessoas?

Costuma-se dizer que o tempo delas é muito caro para se ocuparem e se preocuparem com determinadas atividades.

Tudo o que é feito nessas condições, é desperdício de tempo, de talento e ainda não produz o melhor resultado.

4. Resultados

Nada disso que vimos até aqui faz sentido isoladamente. É preciso sempre observar-se os resultados obtidos.

É a típica situação em que um terceiro é capaz de entregar um resultado de tal forma melhor, que baste para justificar um custo que eventualmente seja maior.

Também acaba sendo consequência de ter o know-how e o expertise e porque é o talento do terceiro e não o seu. Um exemplo clássico, são as agências de Publicidade e Marketing, uma área frequentemente terceirizada.

Aliás, os resultados apresentados, uma vez que acabam por ser uma combinação dos fatores que vimos aqui, é dos melhores fatores a serem considerados.

5. Dependência

O nível de dependência da atividade que é terceirizada, particularmente relacionado a questões estratégicas e estruturais, como vendas, por exemplo, também deve ser considerado.

Em outras palavras, o quanto a empresa depende dessa atividade para seus resultados, como é o caso de uma prestação de serviços que seja determinante na qualidade do seu produto / serviço final, ou no cumprimento de prazos, ou ainda na determinação do preço.

Pense que se houver forte dependência e por alguma razão for necessário trocar de prestador de serviços, algo bastante possível, os resultados serão impactos pelo elevado nível de dependência. Ou ainda se os resultados apresentados forem ruins, os seus também serão.

6. Parceria

E falando em resultados, tão melhor será a terceirização, quanto melhores forem os resultados e que acaba passando pelo termo que vem usando de forma banal – parceria.

Mais do que simplesmente contratar um terceiro que prestará serviços, se a relação comercial se desenvolver como uma legítima parceria, no seu sentido mais amplo, os resultados serão amplificados para ambas as partes.

Cuidados a serem observados em relação ao terceirizado

Uma vez que você tenha se decidido por terceirizar qualquer área da sua empresa, não basta pesquisar na Internet, fazer algumas reuniões e decidir-se por aquele que lhe entregar a que aparenta ser a melhor proposta comercial.

É preciso ter em mente alguns pontos e cercar-se de alguns cuidados.

1. Confidencialidade

Em alguns casos e dependendo de qual área for terceirizada, informações estratégicas da empresa serão de conhecimento dos colaboradores do parceiro, seja por estarem fisicamente nas dependências da empresa ou por terem contato com funcionários da empresa.

Isso é especialmente sensível quando o terceirizado presta serviços para outras empresas do mesmo segmento.

Não deve haver conflitos de interesses e por própria iniciativa da empresa contratada, ela deve restringir quando eventualmente isso pode ocorrer, até por uma questão ética.

2. Responsabilidade subsidiária

Para quem acredita no falso paradigma de que terceirizar é um meio não ser responsável pelos trabalhadores que prestam serviços ao terceiro, há certas questões legais que colocam esse mito por terra.

Os colaboradores da empresa contratada, devem ter registro em carteira do trabalho, jornada de trabalho legal, férias, 13º salário, FGTS e questões previdenciárias, aspectos de segurança do trabalho e tudo o mais que for determinado por acordos e convenções coletivos da categoria profissional a qual pertençam.

Em outras palavras, eles têm todos os direitos garantidos pela legislação, tal como seus próprios colaboradores.

Essa mesma legislação garante-lhes que se por qualquer eventualidade a empresa contratada ou terceirizada, não puder arcar ou cumprir com essas garantias legais, o contratante deve fazê-lo. É o que se conhece por responsabilidade subsidiária.

3. Formalmente constituída

A Lei da Terceirização – Lei 13.429/17 – que foi aprovada em 31 de março de 2017, estabelece vários parâmetros perante os quais deve acontecer a terceirização.

Entre os muitos pontos e que inclusive contribui para uma relação mais segura para ambas as partes em termos jurídicos, fica estabelecido que as empresas devem estar formalizadas com Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CPNJ) e com registro na Junta Comercial.

Além disso, há outras exigências que devem ser observadas, como por exemplo, o capital social deve estar de acordo com o número de colaboradores do prestador de serviços, havendo valores e números para tanto.

É altamente recomendável consultar a lei cujo link fornecemos acima, para não deixar nenhum ponto importante de lado.

4. Condições de trabalho

É responsabilidade da empresa contratante garantir as condições de segurança, higiene e salubridade dos colaboradores terceirizados, quando o trabalho for realizado em suas dependências ou em local por ela designado.

Mais do que uma exigência legal, deve-se ter em mente que a qualidade de vida no trabalho é uma questão intimamente relacionada com os resultados que esses colaboradores podem proporcionar.

Mesmo quando não for o caso, a preocupação com o colaborador terceirizado, deve existir. Lembre-se que especialmente nas diversas situações atendimento, o colaborador terceirizado é um representante da empresa aos olhos do consumidor. Para este, não há distinção entre um e o outro, afinal quando ele telefona para um 0800 e é atendido pelo terceirizado, ele pensa que está falando com sua empresa.

5. Referências

Busque todo tipo de referências sobre a empresa candidata. Desde outros clientes para os quais ela já prestou serviços, bem como contate-os para saber mais.

Boas empresas – de qualquer área – além de não se opor, antecipam-se e apresentam referências comerciais.

Pesquisas na Internet, também podem ser muito úteis. Avaliar como é sua reputação digital, as avaliações quando existirem, os comentários e interações nas redes sociais, as respostas aos comentários em blogs e outros tipos de sites e tudo o que for possível colher a seu respeito.

Conclusão

A terceirização de serviços / atividades pode ser um ótima alternativa para determinadas áreas e momentos de um negócio, desde que tomados alguns cuidados.