Administração

Qual a importância, quando e como delegar tarefas?

Entre tudo o que um líder precisa ser e fazer, há a missão de tornar sua equipe um time no mais completo significado da palavra e para tanto, uma questão é fundamental – delegar tarefas.

Por que é importante delegar? Quando delegar? Como delegar tarefas aos colaboradores?

Essas são perguntas frequentes que os gestores que ainda não têm essa prática, fazem.

Se você compartilha das mesmas dúvidas, chegou a hora de colocarmos um ponto final nesse assunto.

Por que delegar tarefas?

A importância da delegação de tarefas aos colaboradores, por parte de um líder, deve-se não apenas a uma, mas um conjunto de razões:

Diminui a dependência – na ausência ou na impossibilidade do líder realizar uma tarefa, a equipe tem autonomia e conhecimento para desempenho da respectiva atividade;
Aumento da produtividade – consequência direta da razão anterior, a produtividade não fica atrelada ao gestor. Além disso, o líder da equipe também tem mais tempo para dedicar-se à tarefas nas quais ele é essencial, aumentando a sua própria produtividade;
Valorização da equipe – a delegação de tarefas aos membros da equipe implica na valorização da mão de obra ou do capital humano correspondente;
Motivação – profissionais que são incumbidos de atividades, percebem que há confiança na sua capacidade de produzir os resultados esperados, bem como são apresentados a novas rotinas, o que aumenta sua motivação;
Reconhecimento – atribuir constantemente novas responsabilidades e desafios aos colaboradores, é uma forma de demonstrar reconhecimento por suas habilidades, aptidões, conhecimentos, experiência e empenho;
Prepara a sucessão – delegar tarefas é parte do processo de preparação para a sucessão, ou seja, integra a formação de um futuro gestor para substituir o atual em caso de promoção;
Formação de novos líderes – outra razão que decorre da anterior, parte do processo de desenvolvimento e crescimento de uma empresa, depende da formação de novos líderes e ao delegar, pode-se avaliar quais reúnem as condições e características necessárias;
Ganho estratégico – o tempo do líder é muito valioso e deve ser destinado às atividades de caráter mais estratégico para a empresa.

Por que há pouca delegação?

Quando há pouca ou nenhuma delegação de tarefas, a principal razão, é a falta de confiança no capital humano e que por sua vez, pode ter uma ou mais das justificativas a seguir:

Baixa qualificação – a qualificação necessária e/ou desejada dos colaboradores é baixa;
Contratações erradas – não contratar as pessoas certas para o desempenho de uma determinada função, implica que ela não tenha a qualificação necessária, ou o perfil adequado, ou a experiência desejável, ou ainda um pouco disso tudo, afetando os resultados e a confiança do que ela pode oferecer;
Rigidez administrativa – não são raras as empresas que são muito rígidas administrativamente, com processos pouco flexíveis, engessados e sem margens de manobra ou para erros, fazendo com que o gestor assuma exclusivamente para si as responsabilidades e consequentemente as tarefas relacionadas;
Cobrança por resultados – em qualquer empresa os resultados são cruciais, mas em algumas a cobrança ou mesmo a necessidade extrema, impedem as tentativas ou qualquer ação que não seja 100% segura.
Perfil do líder – as justificativas anteriores baseiam-se no ambiente, mas há vezes em que a falta de confiança é inerente ao próprio líder, cujo perfil é de acreditar que somente ele é capaz de entregar os resultados que são necessários ou ainda porque é de sua índole ser centralizador.

Naturalmente as soluções passam por qualificar por meio de treinamentos e educação corporativa o material humano, contratar melhor, flexibilizar e modernizar a administração, perseguir resultados como consequência e não fim em si mesmo e ter gestores com outros perfis.

Como delegar tarefas?

Uma vez que esteja evidente a importância, os porquês dela não estar acontecendo, chegou a hora de saber como delegar tarefas de modo eficaz aos colaboradores.

É preciso ter em mente que é preciso haver um ambiente propício, ou seja, se por exemplo, o gestor de uma determinada área é centralizador, são pequenas as chances de acontecer adequadamente no seu departamento.

Se em outra, a qualificação é baixa, é preciso prover um aprimoramento profissional, bem como passar a contratar melhor.

1. Desenvolver liderança

Tudo começa com o principal responsável, que são os líderes (supervisores, subgerentes, gerentes, diretores) e a própria cúpula da organização, ficando mais fácil e orgânico quando é parte da cultura empresarial.

Desenvolver liderança sobre esquipes de trabalho, significa que o líder tem um perfil flexível e versátil, capaz de desempenhar seu papel de acordo com a equipe, com as exigências, com as situações e com os objetivos da empresa, mas com particular destaque para aqueles que são os chamados líderes facilitadores e que entre outras coisas, preparam, orientam e delegam poderes para os mais talentosos, os que são mais comprometidos, os mais responsáveis, bem como apresentam maior potencial a ser desenvolvido.

2. Conhecimento da equipe

Conhecer o time ou a equipe, significa ter profunda ciência das habilidades, aptidões e conhecimentos que cada colaborador tem.

Aliás, é somente dessa forma que também a empresa consegue fazer uma autêntica gestão de talentos, com conhecidos benefícios para todos envolvidos.

É por esse meio que o gestor está apto a atribuir responsabilidades aos mais indicados, aprimorar os que apresentam maior potencial, incentivar os mais promissores, estabelecer metas justas e alcançáveis, bem como identificar possíveis futuros líderes.

Mas independente do quão bom ele cumpre seu papel de líder, é vital que os Recursos Humanos atuem ativamente usando de ferramentas e das suas atribuições para gerir o capital humano da melhor forma.

3. Orientação e formação adequadas

Por mais capacitada que se suponha ser uma equipe, os delegados devem receber orientação e formação.

O primeiro significa receber instruções de como proceder, possíveis dificuldades, caminhos e alternativas, dicas e conselhos. O segundo, consiste em investir em treinamento, aperfeiçoamento, reciclagem, educação continuada e que só faz produzir ainda melhores resultados.

Não é possível esperar bons resultados no desempenho de qualquer tarefa, se não houver antes o provimento de uma qualificação mínima e informações que podem fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso.

Isso é responsabilidade do gestor e da empresa prover, exceto nos aspectos que já constituem as hard e soft skills do cargo que ocupam.

4. Follow up

O follow up ou o acompanhamento das tarefas, é outra exigência para o sucesso das delegações de tarefas.

Determinar etapas e como elas estão ocorrendo, é essencial para que eventuais correções e mudanças de rota possam ser feitas antes da obtenção do resultado final.

Também é importante para garantir que os prazos sejam cumpridos, que todas as orientações foram compreendidas, que os objetivos serão atingidos.

Dependendo tanto da extensão da tarefa, quanto da sua importância, é bastante recomendável usar uma ferramenta para acompanhamento, como por exemplo, o Trello ou o Runrun. Há muitas boas alternativas, cada qual com características mais adequadas para um tipo de situação.

Só deixe de supervisionar, quando com o tempo, os resultados são os esperados, os prazos são cumpridos e não há retrabalho.

5. Invista na comunicação

Comunicação empresarial eficaz é essencial para todas as áreas e para todos os propósitos de uma empresa e não é diferente no processo de delegar tarefas.

Garantir comunicação clara, sem ruídos, ágil e permanente, é requisito fundamental.

É também por uma comunicação de qualidade, que se conhece bem a equipe, suas carências, suas qualidades e expectativas.

Sobretudo, tenha em mente que comunicação é um caminho de mão dupla e, portanto, é crucial dar feedbacks durante todo o processo, como no acompanhamento (follow up).

6. Saiba escutar

Embora escutar – e não apenas ouvir – seja parte da comunicação, aqui esse ato ganha uma dimensão mais ampla.

Não é apenas estar atento a tudo o que o delegado lhe comunica, as dúvidas que manifesta, as dificuldades que encontra, mas também as sugestões que lhe dá.

Ser líder não é saber de tudo e impor sempre as mesmas maneiras de se fazer as coisas.

Podem haver – e muitas vezes há – caminhos diferentes para alcançar os resultados.

Exceto quando um procedimento operacional padrão (POP) for absolutamente necessário ou até por uma questão legal exigir, esteja aberto a que a equipe faça as tarefas delegadas da maneira que julgar adequada.

7. Institua gradativamente

Especialmente se é algo novo na empresa, não dê logo de cara uma grande e importante tarefa.

Comece aos poucos e vá gradativamente incrementando, tanto a complexidade, quanto o nível de responsabilidade.

É importante haver essa gradação, até porque os demais requisitos também devem ser incorporados.

Conclusão

Delegar tarefas aos colaboradores, não apenas desafoga o gestor e permite-lhe atuar no que ele é mais caro, como também produz vários outros benefícios.