Como escolher o melhor cliente de e-mail?

Especialmente para uso comercial e em muitas das rotinas internas de uma empresa, o cliente de e-mail é uma ferramenta essencial e cujo funcionamento pode influenciar muitas rotinas e por isso, escolher o mais adequado requer uma avaliação criteriosa.

Quais as vantagens de usar um programa de e-mail e quais características avaliar, ao escolher um, são algumas das questões que abordaremos nesse no post de hoje.

O que é um cliente de e-mail?

Cliente de e-mail é todo programa que é instalado no seu dispositivo (notebook, desktop, smartphone, etc) e que destina-se ao gerenciamento de uma ou mais contas de e-mail.

Mas por que cliente de e-mail? Por que não programa ou software de e-mail?

O modo de referir-se – cliente ou programa de e-mail – a ele, é uma questão de preferência. Diferentemente de muitos outros programas que instalamos, esse costuma ser chamado de cliente de e-mail, especialmente pelo pessoal de TI, porque seu funcionamento baseia-se no modelo de cliente / servidor.

Explicando melhor, um servidor como o nome sugere, serve serviços, por mais redundante que pareça a afirmação. E e-mail é um dos muitos serviços que podem estar disponíveis aos usuários, os quais por sua vez desempenham o papel de clientes, usando para isso um programa.

Assim, se em vez de e-mail, o serviço for por exemplo, FTP, diz-se que usamos um cliente de FTP para transferir arquivos.

Quando se opta por não instalar um software, mas usar aquele disponibilizado pelo serviço e que está instalado no próprio servidor, chamamos de cliente de webmail, tanto porque ainda baseia-se no mesmo modelo de servidor e clientes, como porque sua interface está acessível na web.

Para que serve um cliente de e-mail?

Pode parecer simples responder essa pergunta, mas um cliente de e-mail serve para bem mais do que ler e enviar mensagens de e-mail, especialmente a depender dos recursos que oferecer e de como você pode configurá-lo.

O correto é dizer que um cliente de e-mail, é um programa destinado a gerenciar contas de e-mail e tudo o que isso significa.

Por exemplo, se você o configura usando IMAP, tudo – ou quase tudo – o que fizer localmente, refletir-se-á no servidor no qual a conta está configurada. Assim, ao apagar uma mensagem, ela será apagada diretamente na conta, bem como a criação de uma pasta, representa a criação também na conta.

Em outras palavras, o que você faz está afetando diretamente a conta no servidor.

Se em vez disso, configura-se uma determinada conta de e-mail como POP3, a cada conexão com o serviço de e-mail, as novas mensagens são baixadas para o dispositivo e são armazenadas localmente. Quaisquer alterações após o download, não afetam o conteúdo existente no servidor.

Seja usando IMAP, seja usando POP3, o processo criar pastas, de mover mensagens, configurar filtros de e-mail, marcar como não lidas, ou qualquer outra ação, constitui o gerenciamento das contas de e-mail configuradas no programa.

O quão bom ou simples é esse gerenciamento, é o que se deve buscar ao escolher um cliente de e-mail, já que tudo que envolver e-mail na rotina de trabalho, será influenciado.

Quais recursos / características avaliar em um cliente de e-mail?

A escolha de um cliente de e-mail deve levar em considerações fatores bastante objetivos, observando o conjunto que se segue.

1. Interface

A interface gráfica de um programa é mais do que simplesmente o conjunto de elementos estéticos, formas, cores e como isso tudo se combina em um layout.

Naturalmente que deve ser agradável visualmente e isso é bastante subjetivo. No entanto, a forma também deve cumprir função, ou seja, a utilização precisa ser fácil, intuitiva e prática.

Tamanho, cores e imagens dos ícones precisam remeter a identificar rapidamente o que um clique sobre ele produz. Além disso, recursos mais utilizados devem ser acionados por eles, sem necessidade de uso de um menu de navegação, o qual sempre representa mais cliques e cuja localização pode exigir mais trabalho.

Redimensionamento de áreas como o painel de visualização da mensagem, que elementos delas são exibidas, fontes padrão e seus tamanhos, são alguns dos aspectos que contribuem para fluidez no uso.

Portanto, mais do que ser bonito visualmente, um bom programa de e-mail deve proporcionar um uso produtivo.

2. Personalização

A possibilidade de personalização é outra característica muito importante.

Significa que tanto pode-se mudar algumas coisas relativas à interface para que ela fique mais adequada às preferências pessoais do usuário, como que se introduza algum grau de automatização para tarefas repetitivas e desnecessárias.

Um exemplo concreto, é a possibilidade de criação de filtros de e-mail, com os quais pode-se fazer com que mensagens de um determinado contato, sejam automaticamente movidas para uma pasta, em vez da caixa de entrada. Ou ainda que mensagens mais velhas, sejam automaticamente movidas para uma “pasta de arquivamento”.

3. Facilidade de uso

A facilidade de uso está relacionada aos dois fatores anteriores, mas também como as ferramentas funcionam e até como as configurações são feitas.

Como é incluir destinatários ocultos para que cada um não saiba que os demais foram copiados? Ou como exibir o cabeçalho de uma mensagem recebida, para investigar uma mensagem suspeita de e-mail spoofing? Ou ainda então, como configurar uma nova conta de e-mail?

Especialmente nos casos em que se tem duas ou mais contas de e-mail configuradas no mesmo cliente, o quão fácil o acesso e uso dos recursos e configurações, interferirá na sua produtividade.

4. Variedade de recursos

Variedade de recursos refere-se a diversidade de funções que o software oferece para facilitar ou ampliar o gerenciamento das mensagens.

Por exemplo, é possível importar uma lista de contatos que você obteve ao participar de um evento? Ou é possível criar respostas automáticas para mensagens recebidas que atendam a determinados critérios?

Uso de guias / abas, mecanismos de busca interna, arquivamento de mensagens, gerenciamento de arquivos, são alguns exemplos de recursos que os melhores clientes oferecem.

Mas não é só.

Em uma época em que cresce o número de aplicações usadas para diversos fins, o cliente de e-mail oferecer integração com seu serviço de videoconferência, seu armazenamento na nuvem, seu calendário / agenda, entre outros, representa facilidade no uso, amplia seu poder e melhora a produtividade.

5. Multiplataforma

Ser multiplataforma, significa que ele pode ser usado em diferentes sistemas operacionais, como o Linux ou Windows, Android ou iOS.

Há pessoas que porque gostam ou porque precisam, acessam seus e-mails em mais de um diferente dispositivo, como no notebook no horário de trabalho e no smartphone durante deslocamentos, em reuniões externas, ou a noite e finais de semana.

Um cliente que pode ser usado em qualquer plataforma, garante que você não tenha que se adaptar a diferentes interfaces e formas de usar para cada diferente dispositivo quando acessa.

6. Segurança

A segurança no mundo digital passa necessariamente pela segurança do e-mail e, portanto, certificar-se que o cliente escolhido oferece opções para torná-la mais robusta, é essencial.

Entre as principais ameaças relacionadas com e-mail, constam o phishing, o spoofing e o SPAM. Já há programas que oferecem filtros capazes de identificar alguns níveis de ameaça e encaminhá-las para uma pasta suspeita ou de lixo eletrônico, de modo que o usuário possa fazer uma avaliação mais cuidadosa antes de abrir.

Bloqueio de anexos potencialmente perigosos, criptografia de ponta a ponta, rastreamento remoto (privacidade), gerenciamento e uso de senhas seguras, certificação digital, entre outros, são importantes diferenciais.

Vantagens de usar um cliente de e-mail

Para quem está acostumado a usar o webmail ou o ambiente de um serviço de e-mail gratuito, como o Gmail ou Outlook, mesmo que em suas versões pagas, pode se perguntar: por que usar um cliente de e-mail?

Há um conjunto de vantagens ao se optar por instalar um programa destinado a gerenciar suas contas de e-mail:

• Mais de uma conta – quando se tem mais de uma conta de e-mail, o que é uma prática recomendável, centralizar o gerenciamento em apenas um lugar, torna mais prático e fácil o trabalho. Sempre os mesmos passos para fazer qualquer coisa, os mesmos recursos, a mesma aparência e não é necessário alternar entre diferentes janelas;

• Conectividade – especialmente quando se configura o cliente com POP3, se é necessário acessar conteúdo anteriormente enviado / recebido, não é necessário conectividade com a Internet. Ou seja, é possível o acesso offline, pois todas as mensagens enviadas / recebidas até a última conexão, estarão no dispositivo;

• Backup – não é um backup típico e nem deve ser considerado como, porém quando configurado como POP3 e marcada a opção para manter uma cópia no servidor, tem-se uma cópia de cada mensagem no dispositivo e no servidor. Se é usado em mais de um dispositivo, há cópia adicional para cada dispositivo adicional;

• Personalização – caso tenha optado por um cliente que oferece bom nível de personalização, tem-se à disposição um ambiente adaptado para seus gostos e necessidades, o que boa parte das plataformas online não permite, ou quando o faz, é em nível limitado;

• Liberdade – ao fazer uso de um cliente local, não importa qual ou quais serviços de e-mail você escolhe usar. Sempre terá a mesma interface e suas mensagens sempre no mesmo lugar;

• Segurança – todos os programas antimalwares (antivírus) “enxergam” os clientes de e-mail e seu conteúdo e sendo assim, são capazes de barrar malwares eventualmente identificados. Mas nem todos são tão eficientes na detecção de conteúdo web, que é o caso de do acesso via webmail.

Desvantagens de usar um cliente de e-mail

Nem tudo são só flores. Como qualquer coisa, também há algumas desvantagens ao se optar por gerenciar localmente suas contas de e-mail.

• Espaço em disco – se você tem necessidade de manter boa parte das mensagens enviadas e recebidas e o volume delas é grande, pode haver consumo importante de espaço em disco, especialmente no caso de um smartphone ou de novos notebooks de entrada, cujos SSDs não costumam ser de grande capacidade;

• Conexão – dependendo da quantidade de mensagens e da natureza, pode haver grande consumo de dados em termos de tráfego e transferência, pois todas as mensagens são necessariamente baixadas para o dispositivo, mesmo que você não as abra, leia ou seus eventuais anexos. Ao acessar pelo webmail, só o que é aberto é transferido para o cache do dispositivo ou caso você faça o download;

• Recursos do dispositivo – é comum – apesar de não ser uma regra – que um cliente de e-mail consuma mais memória e processamento do dispositivo, se comparado ao webmail, cujo acesso se faz pelo navegador;

• Ferramentas – alguns recursos que o cliente de webmail oferecer e seu cliente local, não tiver. É menos comum, pois geralmente os clientes locais são mais completos do que os de webmail.

Conclusão

Escolher o melhor cliente de e-mail, é mais do que baixar o campeão de downloads ou visual mais moderno, mas aquele que reúne características bem precisas.