Tudo o que você sempre quis saber sobre chat interno para empresas

Entre todas as ferramentas utilizadas nas empresas para comunicação, o chat interno da empresa está consolidado, sendo difícil imaginar alguma que não utilize alguma das muitas opções existentes.

Conhecer um pouco mais do assunto, sua história e evolução, vantagens e quais algumas das melhores opções disponíveis da atualidade, é o que trataremos hoje.

A história do chat para empresas

O chat nasceu bem antes de ser incorporado como ferramenta de comunicação interna nas empresas, mas precisar sua origem, não é tarefa simples.

Se formos rigorosos e buscar quando o termo chat foi usado pela primeira vez, somos levados ao ano de 1988 e a criação do IRC, que é a sigla de Internet Relay Chat, um dos muitos protocolos de internet, que visava substituir outra forma mais rudimentar de comunicação, baseada em texto e usada pelos usuários das BBSs, as quais por sua vez foram as precursoras dos atuais fóruns de discussão.

O IRC logo em seus primeiros passos e evoluções, já incorporou muitas das características dos chats ou batepapos modernos, como a arquitetura de cliente / servidor, em que o servidor é responsável por entregar um – ou muitos – determinado serviço aos usuários.

Através de linhas de comando e usando sintaxe própria do IRC, os usuários podiam enviar comandos para o servidor e realizar ações específicas, como criar uma sala, convidar outros usuários, banir alguém, ou conceder privilégios de proprietário da sala criada a um determinado usuário.

Apesar do tempo e das muitas ferramentas e serviços de batepapos modernos, ainda existem servidores dedicados a IRC operando.

Com a rápida adoção dos computadores com interface gráfica a partir do lançamento do Windows 3.1 em 1992, a primeira solução fazer uso dessa nova realidade, foi o ICQ e que após um breve hiato, retornou renovado e no qual é possível encontrar alguns saudosistas dos seus tempos áureos.

O nome ICQ é um acrônimo que remete ao termo “I Seek You”, uma vez que pronunciar as letras em inglês soa similar.

Pode-se dizer que alguns dos recursos que temos nos chats atuais, nasceram com o ICQ. Carinhas e alguns desenhos, bem como sons associados, podiam ser usados para expressar situações e emoções e alguns desenhos padrão escolhidos para representar o usuário. Ou seja, foram os precursores dos emojis e dos avatares.

Seu sucesso consolidou-se ao ser adquirido pelo grupo controlador da AOL (America OnLine), maior provedor de acesso do mundo na época e pela marca de 100 milhões de usuários em 2001, quando a Internet ainda estava longe de ser o que é hoje.

Já do IRC, muita coisa também derivou. Se nele áreas específicas antes chamadas de salas, nas quais proprietários e operadores tinham “poderes especiais”, nos atuais programas de mensagens instantâneas, podem ser chamados de grupos ou canais, os quais são controlados por administradores que não precisam mais conhecer linhas de comando e em vez disso, clicam aqui e ali para ações exclusivas ao seu nível de acesso.

Em outras palavras, questão de nomenclaturas diferentes, para recursos semelhantes.

Ferramentas que propunham-se a fazer o mesmo ou parecido ao que o ICQ oferecia, pipocaram em todos os cantos, como o AIM (AOL Instant Messenger) e MSN Messenger, da Microsoft, para mencionar apenas aqueles que aproximaram-se do mesmo sucesso alcançado.

O MSN Messenger, lançado em 1999 aos poucos começou a conquistar as empresas, uma vez que o nome Microsoft dava mais credibilidade para uma ferramenta que se propunha a auxiliar em algumas rotinas da empresa, além do fato de que ele era integrado ao Hotmail, vinha por padrão no Windows XP e ainda servia para trocar alguns formatos de arquivos, tornando mais prático do que usar o e-mail muitas vezes.

Desde então, o MSN Messenger foi rebatizado de Windows Live Messenger e descontinuado para dar lugar ao Skype, que havia sido adquirido pela Microsoft em 2011.

A evolução foi acompanhada por várias empresas que lançaram suas ferramentas, as quais apesar de alguma pequena particularidade e das muitas diferenças estéticas, essencialmente faziam o principal – serviço de chat.

É bem verdade que o principal diferencial do Skype e que foi responsável a alavancá-lo, foi o recurso de fazer ligações para telefônicos fixos e posteriormente para celulares. No entanto, isso requer comprar créditos e assim, o uso gratuito limita-se às funções que a maioria dos softwares de batepapo oferece.

Quais as vantagens do chat interno na empresa?

As vantagens de usar ferramentas como Windows Live Messenger e posteriormente o Skype e que fez surgir uma imensa lista de outras opções, são várias:

• Custo – como já mencionamos, em ferramentas como o Skype, fazer chamadas telefônicas poderia custar bem menos do que usando a infraestrutura da empresa de telefonia e esse foi um fator que serviu de impulso à sua popularidade. Mas também deveu-se a gratuidade da maioria dos recursos oferecidos, pelo menos para o uso mais básico e que já atende muitas necessidades;

• Produtividade – rapidamente as empresas perceberam que o chat era uma importante ferramenta de melhoria na produtividade. Se antes alguns trâmites entre dois ou mais colaboradores exigiam várias trocas de e-mail, agora poderiam ser abreviadas por meio de um comunicador instantâneo;

• Versatilidade – a incorporação de recursos, como a possibilidade de enviar diferentes formatos de arquivo, compartilhamento de tela, uso de webcam, fone e microfone, entre outros, permitiu que a comunicação e interação entre dois ou mais colaboradores fosse mais rica e fortalecesse o motivo anterior – a produtividade;

• Facilidade de uso – selecionar um usuário, digitar o que se deseja e pressionar enter, é muito cômodo e fácil. Além do que o chat sempre esteve associado a certo informalismo e inclusive as abreviações tão comuns no WhatsApp ou qualquer outro equivalente, nasceram já no IRC;

• Adaptação – antes de fazer parte do ambiente de negócios, as pessoas já usavam como meio de comunicação rápida e de baixo custo. É preciso lembrar que o valor das tarifas telefônicas no passado era elevado. Incorporar no quotidiano de trabalho algo que já fazia parte da vida pessoal, não exigiu esforço algum;

• Disponibilidade – a maioria dos serviços de chat que alcançou sucesso, sempre ofereceram um bom nível de disponibilidade e funcionamento mesmo com conexões de baixa velocidade, visto que transmissão de texto não requer largura de banda e tampouco muita transferência;

• Multiplataforma – seja porque vários oferecem versões para diferentes sistemas operacionais, seja porque podem ser acessados por um navegador web, colocou em comunicação pessoas independente do dispositivo que utilizem;

• Comunicação – boa parte dos recursos oferecidos, objetiva tornar mais eficaz a comunicação, como a certeza de que a mensagem foi recebida e lida, as reações e os emojis que emprestam mais emoção às palavras ou as possibilidades de organização dos contatos.

Que cuidados tomar ao escolher um chat interno para a empresa?

Ao pesquisar as opções de chat interno para sua empresa, é possível encontrar mais de uma centena deles, sendo alguns muito populares e outros totalmente desconhecidos.

Popularidade costuma ser confundida como critério para decidir o quão bom é algo, porém não necessariamente seja.

Logo, vamos tratar de aspectos bastante objetivos e que devem ser levados em consideração ao fazer sua escolha.

1. Segurança

Tanto para uso particular, como para uso profissional, não se deve esquecer que a segurança no mundo digital deve ser o primeiro e principal fator avaliado.

Verificar questões como:

• Criptografia de ponta a ponta;

• Uso de senhas e autenticação multifator (MFA);

• Política de privacidade;

• Política de armazenamento nos servidores;

• Proteção contra malwares para arquivos transmitidos;

• Permissões necessárias para instalação no sistema operacional (ex: geolocalização, compartilhamentos, etc);

• Uso de periféricos / hardware (microfone, câmera, dispositivos de armazenamento, etc).

Além desses e outros fatores relacionados com a segurança digital, deve-se pesquisar a empresa que desenvolveu e mantém o serviço, quanto aos protocolos de segurança e sua reputação.

Não haver incidente de ataques cibernéticos com vazamento de dados, não garante que ela esteja imune a eles, nem tampouco que vá se repetir. Todavia, caso tenha ocorrido, é possível saber o seu comportamento diante do incidente e se a empresa tem um plano de contingência para questões do tipo.

2. Recursos

Os recursos representam o conjunto de funcionalidades que o serviço e/ou software oferece, como a possibilidade de fazer videoconferências, ou um disco virtual para armazenamento de arquivos.

Tais funcionalidades devem ser observadas sob a ótica do quanto cada uma contribui para os procedimentos operacionais dos colaboradores envolvidos ou favorece sua melhoria, ou como torna mais eficiente a comunicação entre eles, por exemplo.

Mas também é preciso estar atento o quanto a aplicação e seus muitos recursos não impactam no desempenho do dispositivo no qual é instalada. Algumas podem ser bastante exigentes em termos de consumo de memória RAM e processamento.

3. Investimento

Boa parte dos chats internos mais populares, oferece tanto versões gratuitas, como pagas.

A diferença costuma residir na quantidade de usuários que são permitidos e nos recursos oferecidos.

Se e quando houver a necessidade de optar pelas versões pagas, dê preferência àquelas que oferecem versão trial, que nada mais é do que um período de testes da versão paga, antes de efetivamente haver a cobrança.

4. Segmento de atuação

Há ferramentas que se consolidaram em nichos ou segmentos de mercado e nesses casos, costumam ter recursos / funcionalidades que foram desenvolvidos para atender necessidades do nicho.

5. Integração

Tem aumentado o número de chats que contém ferramentas de integração com outros serviços, como por exemplo, com redes sociais, serviços em nuvem (cloud computing), suítes office, entre outros.

A possibilidade e a gama de softwares / serviços com os quais há integração, traz benefícios em termos de produtividade para ambos os produtos integrados.

Todavia, para se beneficiar da integração, é necessário proceder com a instalação do aplicativo.

6. Facilidade de uso

A maioria costuma ser bastante simples, no entanto, há alguns sistemas de chat que tentam “reinventar a roda”, seja porque tentam criar maneiras próprias e diferentes do que a maioria adota, seja porque querem colocar outros aspectos à frente da praticidade.

Conduzir alguns testes simulando o quotidiano e as situações que se imagina mais frequentes, antes da implantação definitiva, é altamente indicado.

7. Requisitos

Quais os requisitos mínimos e os ideais para instalação, em termos de sistemas operacionais em que pode ser instalado, memória RAM, processamento e espaço em disco.

Quando houver a possibilidade de uso no navegador, ou seja, sem a necessidade de instalação, é mais adequado, pois permite o uso em maior variedade de dispositivos.

8. Histórico

O histórico constitui o quanto de mensagens ficam armazenadas das conversas entre os usuários e os grupos.

Geralmente, a grande maioria impõe limites para as versões gratuitas e que pode ser por tempo ou por quantidade de mensagens.

É importante poder voltar no tempo e recuperar uma informação enviada ou recebida, sem que haja esse tipo de restrição.

Opções de chat interno para empresas

Na lista a seguir constam alguns dos chats internos mais usados e como adiantamos, não necessariamente são os melhores. Tampouco estão ordenadas segundo algum critério.

Também não temos o propósito de avaliar seus recursos e quais são as características principais de cada um, visto que frequentemente existem mudanças tanto em recursos, como em políticas das empresas e dos serviços. Sendo que o indicado é verificar diretamente no respectivo site.

• Bitrix24 – o Bitrix24 é uma ferramenta consolidada e que fornece mais do que simplesmente chat, sendo frequentemente usada em sua totalidade no gerenciamento de projetos;

• RingCentral – o RingCentral Team Messaging, tem como diferencial a especialização para alguns nichos e de acordo com o tamanho da empresa ou das equipes que o utilizarão;

• Slack – consagrada como uma das mais usadas por empresas de diversos segmentos e portes, o Slack pode ser usado direto no navegador, mas pode ser instalado em desktop / notebook ou app para Android e iOS;

• Skype – provavelmente o mais conhecido e disponível para todas as principais plataformas, o Skype é uma solução bastante completa sem que se tenha que pagar;

• Viber – o Viber é outra opção popular pela segurança e simplicidade, mas eficiente de uso e disponível para os mais usados sistemas operacionais mobile e desktop;

• Webex – para quem não precisa de muitos recursos e pequenas empresas, a versão gratuita do Webex pode ser suficiente, porém requer instalação;

• Google Chat – criado para substituir o Hangouts, o Google Chat tem como principal vantagem a integração com o Google Workspace.

Conclusão

Escolher a ferramenta de chat interna adequada para sua empresa, influenciará a comunicação, a produtividade e procedimentos mais ágeis da sua equipe.