O que é o Onlyoffice e ele pode substituir o Office 365?

Se você acaba de desembarcar nesse post, é altamente provável que esteja procurando uma alternativa com elevada compatibilidade com as principais suítes de escritório e ouviu falar que o Onlyoffice pode ser a solução, não é?

Sendo assim, aqui vamos procurar responder as perguntas mais comuns de quem busca uma opção fora do que a maioria está acostumado, como o MS 365 (mais conhecido como Office da Microsoft).

Quer saber as principais ferramentas disponíveis, as vantagens ao escolhê-lo e porque é uma boa alternativa? Então vem com a gente!

O que é o Onlyoffice?

O Onlyoffice é um pacote de softwares de produtividade para escritório, desenvolvido pela Ascensio System SIA, uma empresa de software da Letônia, fundada em 2009 e que ao longo dos últimos anos se consolidou como um concorrente do Microsoft 365 e do Google Docs, focando em segurança, privacidade dos dados dos usuários e, acima de tudo, compatibilidade com os formatos da suíte mais usada, a da MS.

Bem, possivelmente você já soubesse o que é o Onlyoffice, certo?

Mas conhecer um pouco da sua história, logo vai nos ajudar a entender melhor algumas das suas maiores qualidades e, consequentemente, porque é um forte candidato para substituir o 365, ou até outras suítes.

Lançado originalmente em dezembro de 2009, ele não nasceu com esse nome, mas TeamLab e era apenas uma plataforma de colaboração focada em gestão de projetos e documentos, evoluindo somente em 2014 para uma suíte de escritório (editores online de texto, planilhas e apresentações), quando também foi rebatizada de Onlyoffice.

À medida que os usuários que aderiram davam um feedback positivo e registravam suas impressões na Web, o projeto dedicou mais atenção na ampliação dos recursos, na revisão de outros, além de receber mais colaboradores na manutenção e desenvolvimento da plataforma, isso porque é um projeto internacional de código aberto (open source) com funcionários e colaboradores em mais de 30 países.

Outro ponto que marcou a evolução da plataforma, foi o foco em garantir compatibilidade com os formatos de arquivo do Microsoft Office (.docx, .xlsx e .pptx) e do OpenDocument (ODF) que é um padrão internacional, aberto e gratuito baseado em XML para arquivos de escritório, incluindo texto (.odt), planilhas (.ods) e apresentações (.odp), entre outros formatos populares.

Quais as ferramentas do Onlyoffice?

Atualmente quando você abre o Onlyoffice, você tem a opção de iniciar um documento de texto (docx), uma planilha (xlsx), uma apresentação (pptx) ou um PDF (pdf).

Alguns usuários das suítes mais populares, especialmente os mais avançados, podem dizer: “Mas só isso?!”.

Quando contamos um pouquinho da história do Onlyoffice, mencionamos que ele nasceu como uma plataforma de colaboração focada em gestão de projetos e documentos e esse conceito foi mantido e ampliado com o passar do tempo, o que significa dizer que a depender da ferramenta escolhida, você tem acesso a outras, especialmente na versão DocSpace, que é a versão online (na nuvem) e que é a correspondente ao Google Workspace ou ao Office 365.

Entre os principais recursos, você terá:

• Salas de colaboração – edição conjunta e em tempo real de documentos, além de chamadas de áudio e vídeo, comentários e até recurso de versionamento;

• Salas de reunião – graças aos conectores, é possível contar com recursos como reuniões no Zoom, criando, fazendo upload, compartilhando ou armazenando documentos com diferentes permissões;

• Salas públicas – ótimo recurso para interagir com pessoas externas à empresa ou à equipe de trabalho, como clientes, parceiros e fornecedores;

• Conectores – o já mencionado conector, permite que a plataforma se conecte e troque dados com uma lista imensa de aplicações online:

  • Gestão de projetos – Trello, Monday.com;

  • Ead – Moodle, Chamilo, NEO;

  • CMS – Drupal, WordPress;

  • Armazenamento em nuvem – Nextcloud, ownCloud, Dropbox;

  • Outros – clique para ver a lista completa de aplicações via conectores.

• Agentes de IA – é possível contar com um agente de IA (OpenAI, Google Gemini, Anthropic, DeepSeek, Grok, Stability AI, etc), sendo necessária uma chave de API própria para ativar o recurso e a depender da escolha, obter ajuda do agente para resumos, traduções, análise de conteúdos e dados e até geração de imagens;

• Plugins – há também uma variedade de plugins previamente instalados (OCR, cliente de e-mail, dicionário, editor de imagem, etc).

Ou seja, existe uma variedade de recursos que combinados, ampliam muito as possibilidades do que se pode fazer nessa suíte, especialmente para tarefas em equipe.

O Onlyoffice é seguro?

Não dá para falar de segurança, sem também falar de privacidade, uma vez que se a segunda é violada ou não respeitada, a primeira será comprometida.

Pontos-chave sobre a segurança e privacidade no OnlyOffice:

• Segurança dos dados – utiliza criptografia de ponta a ponta em "Salas Privadas" e criptografia AES-256 para documentos em repouso (proteção de dados que estão armazenados permanentemente num dispositivo ou servidor) e HTTPS para dados em trânsito (em redes);

• Código aberto (open source) – o código fonte dos softwares é aberto e acessível, disponível publicamente no GitHub, sob a licença de código aberto AGPL 3.0. Todos os módulos, incluindo o Desktop Editors e DocSpace (versão comunitária), podem ser acessados e explorados pelos desenvolvedores, o que assegura a transparência e a confiabilidade;

• Controle de acesso – utiliza JSON Web Token (JWT) para proteger documentos contra acessos não autorizados e permite definir permissões de visualização/edição, pois é um padrão aberto (RFC 7519) compacto e seguro para transmitir informações entre partes, que são assinados digitalmente (via chave privada/pública), permitindo que servidores validem solicitações sem armazenar sessões;

• Conformidade – o OnlyOffice DocSpace é compatível com o RGPD (GDPR ou General Data Protection Regulation (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados), uma lei da União Europeia em vigor desde 2018) e similar à LGPD, que garante o tratamento seguro de informações pessoais;

• Senhas – você pode proteger documentos com senhas manualmente para garantir que ninguém possa acessar seus arquivos sem receber uma senha sua. Os documentos são protegidos com algoritmo de criptografia AES-256 e podem ser abertos em qualquer editor que suporte proteção por senha;

• Autonomia – a suíte permite a instalação em servidores próprios (self-hosted) ou integração com nuvens pessoais / privadas (Nextcloud ou ownCloud), oferecendo controle total sobre os dados, ao contrário das soluções baseadas na nuvem.

Observação de rastreamento (Versão App/Desktop): embora exista compromisso com a privacidade, análises indicam a presença de rastreadores (como Google Analytics e Facebook) no aplicativo móvel e para desktop, que coletam dados técnicos, operacionais e de uso para melhorias de desempenho. Já a versão self-hosted elimina essa questão.

Por que migrar do Office 365?

Essa é a pergunta inevitável que todo mundo que usa a suíte da Microsoft, faz.

A resposta mais honesta, é: Depende!

Para a esmagadora maioria dos usuários, é sim! Mas há uma pequena parcela que eventualmente utiliza recursos exclusivos do Office 365, como por exemplo as macros para automatizar recursos, que não encontrará no Onlyoffice alternativa útil.

Nesse caso específico, não há compatibilidade direta nativa para rodar o código original, exigindo a reescrita em JavaScript ou o uso de plugins de conversão que nem sempre garantem 100% de precisão.

Objetivamente e para muitos casos, a migração é possível porque:

• Formatos – é a única suíte que usa o OOXML (.docx, .xlsx, .pptx) como formato interno nativo, o que significa que você não terá problemas para criar, abrir, editar e salvar quaisquer documentos que você tenha ou que você troque com clientes, parceiros ou fornecedores. Em outras palavras, aquele documento com formatação complexa, tabelas aninhadas e estilos personalizados que você criou no Word abrirá no OnlyOffice sem perder a estrutura, algo que nem todas as suítes office gratuitas conseguem;

• Interface – uma preocupação comum é a adaptação ao ambiente, à interface gráfica, a qual lembra muito os softwares do 365, facilitando encontrar e usar as ferramentas;

• Recursos – a quantidade e variedade de ferramentas é praticamente a mesma e segue a mesma lógica de uso, ou seja, conforme adiantamos, o usuário padrão conseguirá fazer tudo o que faz parte da sua rotina;

• Idioma – além de estar disponível em português, possui corretor ortográfico nativo para português do Brasil, que sublinha erros em vermelho, e suporta verificação gramatical avançada por meio de plugins como o LanguageTool. É possível ativar a verificação automática nas configurações de idioma, como também integra IA (inteligência artificial) para revisar ortografia e gramática diretamente;

• Usabilidade – o pacote oferece uma usabilidade muito boa, seja porque se assemelha visualmente, seja porque o desempenho é melhor, sendo possível utilizar em PCs mais antigos ou com hardware mais modesto;

• Suporte – o suporte se necessário, é abrangente e suficiente para as questões mais rotineiras:

  • Assistência técnica via e-mail pela Ascensio System: support@onlyoffice.com;

  • As versões gratuitas também contam com o fórum de usuários, documentação detalhada, tutoriais do blog e formulários de contato específicos para questões gerais;

  • Oferece suporte multilíngue (incluindo português) e, para usuários corporativos, disponibiliza assistência técnica especializada e opções de suporte premium.

• Gratuito – para usuários de micro e pequenas empresas, profissionais liberais e freelancers, bem como no uso doméstico e familiar, as versões gratuitas costumam ser suficientes;

• Autonomia – a possibilidade de instalação em servidores próprios é algo que nem Google nem Microsoft oferecem em suas versões gratuitas;

• Multiplataforma – essa é uma ótima vantagem, pois oferece solução para variadas necessidades:

  • Há versões para os principais sistemas operacionais (Windows, distribuições Linux, MacOS, Android e iOS)

  • É possível instalar e rodar versões locais / offline (instaladas no dispositivo);

  • A solução em nuvem pronta (Onlyoffice DocSpace (SaaS)) é a, ideal para colaboração em tempo real sem que seja necessário configurar servidores;

  • Integração com plataformas “Self-hosted” ou em nuvem, como Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Jira, WordPress, Drupal, Moodle, etc.

Observação importante: o Onlyoffice não tem acesso ao conteúdo dos seus documentos, mas quando você usa inteligência artificial, é necessário verificar as políticas do provedor escolhido. E se preferir, pode simplesmente não usar os recursos de IA.

Recurso bônus: O "Modo de Revisão" é um importante diferencial em relação ao Google Docs, pois há dois modos de coedição: o Rápido (estilo Google Docs, você vê a letra aparecendo) e o Rigoroso (as alterações só aparecem para os outros após você salvar). Isso é ótimo para quem não quer os participantes vendo o texto sendo escrito em tempo real.

Outras dúvidas frequentes

A seguir esclarecemos outras dúvidas frequentes que aqueles que se interessam pelo Onlyoffice costumam ter.

Quais versões existem?

É importante entender que o Onlyoffice não é uma única ferramenta, mas um ecossistema com diferentes versões para diferentes necessidades:

• Desktop Editors – versão offline para Windows, Mac e Linux e são totalmente gratuitas;

• DocSpace – solução em nuvem para colaboração (similar ao Google Docs). O plano gratuito em nuvem oferece 2GB de armazenamento, sendo possível adquirir espaços maiores (pago);

• Integration Edition – para conectar a plataformas como Nextcloud e WordPress;

• Community Edition – versão gratuita para self-hosting (servidor próprio), sendo também gratuita, sem limite de usuários.

Diferentemente das versões gratuitas do Office 365 e Google Docs, não há anúncios em nenhuma versão gratuita do Onlyoffice.

Vale a observação que existe ainda a Developer Edition, que consiste de uma versão comercial (paga) destinada a desenvolvedores e empresas de software que querem incorporar os editores do Onlyoffice em suas próprias aplicações Web e oferecê-las aos seus clientes com sua própria marca, ou seja, destina-se a:

• Empresas de software que querem oferecer edição de documentos em seus produtos;

• Startups criando soluções SaaS com funcionalidades de escritório;

• Grandes corporações que precisam integrar editores em sistemas internos proprietários.

Funciona offline?

Sim! O Onlyoffice Desktop Editors funciona completamente offline. Você instala no computador e cria, edita e salva os documentos sem precisar de acesso à Internet. Quando estiver online, pode sincronizar com nuvens como Nextcloud, ownCloud ou até o próprio Onlyoffice DocSpace.

Quais as diferenças das versões Desktop e Online?

O Onlyoffice Desktop Editors (offline) e o Onlyoffice Docs (online) compartilham o mesmo núcleo, mas têm recursos exclusivos:

• Desktop

  • Assinatura digital de documentos;

  • Reprodução de vídeo / áudio em apresentações;

  • Criptografia de arquivos PDF

• Online

  • Coedição em tempo real com chat e recursos colaborativos;

  • Histórico de versões (versionamento);

  • Permissões de acesso granulares

Posso usar macros e VBA?

Conforme adiantamos, as macros da plataforma da Microsoft (Macros VBA - Visual Basic for Applications) disponíveis no Excel, não são compatíveis. No entanto, o Onlyoffice oferece:

• Um sistema próprio de macros em JavaScript (mais modernas e seguras);

• Possibilidade de desenvolver plugins personalizados;

• Para usuários avançados, é possível automatizar tarefas, mas com outra abordagem

Existem Apps para smartphones?

Também como mencionamos, o Onlyoffice tem versões para Android e iOS e, portanto, permitindo visualizar e editar documentos no celular ou tablet. Os apps sincronizam com serviços em nuvem e têm recursos de colaboração básicos.

Conclusão

O Onlyoffice prova que é possível ter o melhor dos dois mundos: a compatibilidade nativa do Office 365 com a agilidade na nuvem do Google Docs. Se você busca privacidade, controle total dos seus dados via self-hosting e uma interface familiar que elimina a curva de aprendizado, a migração é um caminho natural. É a alternativa definitiva para quem não quer mais ser refém de assinaturas caras.