Administração

O que é, qual a função e importância do comprador profissional?

Existem profissões, ocupações ou cargos dentro das empresas, que não contam com a “fama”, o prestígio e a importância dada a outras, como é o caso dos vendedores.

Estamos falando de um profissional que nem mesmo existe formalmente em muitas empresas e que de certa forma exerce papel complementar ao de vender – o comprador profissional.

O que é um comprador profissional? O que ele faz e quais suas responsabilidades?

É sobre essas questões que trataremos no nosso encontro de hoje com você.

O que é comprador profissional?

Especialmente para as empresas que não têm um, pode parecer meio óbvia a resposta e que normalmente é definida como ter a função de realizar as compras da empresa aos menores preços possíveis e com isso, aumentar seus lucros. Essa é a crença comum.

Inclusive, muitas das empresas que não têm um profissional dedicado a compras, acreditam que sua necessidade só justificável para aquelas que compram muito ou talvez atuem na área do grande varejo, por exemplo.

De fato, uma rede de supermercados e que é o exemplo mais comumente lembrado, tem não apenas um, mas diferentes compradores para diferentes classes de produtos e até mesmo contam com um departamento completo.

Mas não precisa ser necessariamente assim e apenas em condições semelhantes.

Esse conceito muitas vezes limitado e regido por paradigmas, é comum.

Há até quem defina a necessidade ou não de ter um cargo formal no organograma, considerando os eventuais custos empregatícios, versus as possíveis economias feitas comprando-se mais barato.

Na maioria dos casos, isso ocorre por desconhecimento dos possíveis papéis desempenhados pelo profissional da área de Compras e o que ele pode agregar em termos de valor ao negócio.

Qual a função do comprador profissional?

Naturalmente que é fazer as compras que produzam os maiores ganhos possíveis para a empresa, ou se preferir, lucros.

É aí que os mitos ou o desconhecimento da função começam a cair por terra, porque como já mencionamos, em um primeiro instante a maioria associa com pagar menos por algo. Mas ganho para a empresa não é restrito ao valor monetário que se deixa de desembolsar na compra de qualquer coisa.

E nem está relacionado com pagar menos, afinal quantas vezes e com quais produtos / serviços, compramos apenas os mais baratos?

É claro que sempre que possível, queremos o melhor produto / serviço em termos de qualidade, pagando o menor preço praticável.

Da mesma forma que o vendedor tenta justificar o preço pelo valor associado ao que ele vende, o comprador profissional deve também observar o valor agregado daquilo que ele compra.

Mas não fica só nisso.

No caso de um comprador técnico, por exemplo, cuja responsabilidade inclui comprar matérias-primas para uma indústria, ele precisa estar atento a uma série de especificações mínimas exigidas pela área de engenharia / desenvolvimento, especificações da ABNT, Inmetro e outros órgãos que eventualmente regulem o setor.

Quando ele compra insumos e recursos para uso dos colaboradores, como mobiliário, equipamento de escritório, dispositivos de informática e software e tudo o mais que é usado no desempenho das atividades da empresa, ele também precisa estar atento a uma lista de variáveis que pode ser bastante extensa e que pode incluir ergonomia, segurança, qualidade de vida no trabalho, durabilidade / vida útil, manutenção, assistência técnicas, etc.

Na prestação de serviços que a empresa utiliza (telefonia, internet, seguros, transportes, eventos, alimentação, etc), o profissional de Compras, além das características ofertadas pelos concorrentes de cada tipo de serviço, é sua função observar as condições dos termos de uso ou contratos, as garantias, direitos e deveres.

Tudo isso acima, bem como outras compras que estejam sob sua responsabilidade, ainda envolvem prazos, formas de pagamentos, taxas que eventualmente incidam sobre os pagamentos, impostos e tributos, normas técnicas, legislações específicas, para citar apenas o que é mais comum.

Imagine um produto que será lançado e no qual a empresa investiu muito em seu desenvolvimento e prepara um grande lançamento, mas o comprador comprou uma matéria-prima visando apenas o menor preço, mas que não atende os padrões exigidos pela área técnica.

Mais do que possíveis perdas com recall, assistência técnica, a imagem / reputação da marca pode ser duramente afetada e produzir muitos clientes insatisfeitos / detratores.

Ou seja, nesse ponto, aqueles que ainda não tinham a dimensão do alcance do seu trabalho, já conseguem perceber que sua função não é apenas pagar o mínimo possível pelo que existe de melhor.

Quais as responsabilidades do comprador profissional?

O conjunto de responsabilidades de um comprador profissional pode variar enormemente a depender tanto do porte da empresa, do seu segmento de atuação e até da existência de um departamento de Compras formalmente constituído ou não.

Sendo assim, no caso da existência de um grande departamento, podem haver pessoas com a função de avaliar contratos, os responsáveis apenas por compras destinadas aos clientes internos, os financeiros, um gestor e sob ele compradores júnior, pleno e sênior, assistentes, analistas, além de outros possíveis cargos com suas respectivas funções, exatamente como outras áreas da empresa.

Porém de modo geral e amplo, um comprador profissional pode ter sob suas responsabilidades / atribuições, as seguintes situações:

Fornecedores – constituir uma carteira de fornecedores, bem como estabelecer um relacionamento com esses fornecedores e que fruto dessa relação, algumas das situações a seguir sejam obtidas;
Contingência – é sempre seu papel ter um plano de contingência para recorrer nos casos de problemas com fornecedores habituais e constituídos de tal modo que a cadeia produtiva e a operação da empresa não sejam afetadas por interrupções ou quaisquer problemas no suprimento de qualquer item comprado;
Oportunidades de mercado – estar atento a novos fornecedores que entreguem matérias-primas, componentes e recursos novos, mais modernos e/ou com novas tecnologias, que representam uma oportunidade de inovação ou simplesmente mais acessíveis e que podem tomar lugar daqueles já constituídos. Também é adequado para não gerar acomodação naqueles que já trabalham há muito tempo com a empresa;
Recursos – adquirir recursos e insumos para uso dos colaboradores e que estejam de acordo com as políticas internas, as exigências de cada área, aspectos relacionados com segurança do trabalho, legislação trabalhista e orçamento / centro de custo da empresa e das respectivas áreas;
Regulação / legislação – certificar-se que o que é comprado atende eventuais legislações existentes (ex: software legal), órgãos reguladores / controladores / fiscalizadores (ex: Anvisa ou SIF), que as matérias-primas ou produtos finais para revenda / distribuição, como no caso de um supermercado, estejam em conformidade com legislação eventualmente existente, bem como cumprimento com Código de Defesa do Consumidor (CDC);
Agenda ESG – tudo que é adquirido pela empresa pode em algum nível influenciar aspectos ambientais (Enviromental), sociais (Social) e das ações de governança (Governance) e, portanto, deve atender à pauta ou agenda ESG, cuja importância cresce continuamente;
Compliance – com alguma relação com a responsabilidade acima e apesar de ser um conceito que está amadurecendo no país, o compliance deve ser uma preocupação das organizações, justamente porque envolve a transparência, o compromisso ético com a sociedade, bem como garante mecanismos anticorrupção na cadeia de fornecimento;
Negociação – calcular e avaliar condições comerciais (parcelamento, prazos, descontos, frete, consignação e cortes, embarques livre de débito, etc), as quais influenciam diretamente o preço;
Fiscal – conhecimento e cálculo de impostos / tributos que incidem sobre cada produto / serviço adquirido, pois também têm importância no preço final, além de manter a empresa regular fiscalmente;
Jurídico – análise de contratos, termos de uso, responsabilidades e garantias e como sua relação com os fornecedores pode impactar os produtos / serviços da empresa no mercado, já que a depender do caso pode acarretar responsabilidade solidária ou outras consequências de ordem jurídica;
Parcerias – construir p arcerias e alianças estratégicas com fornecedores que podem ser essenciais para as áreas de Marketing / Publicidade e Vendas;
Planejamento – participação no planejamento estratégico da empresa, especialmente nos aspectos relacionados com compras vitais, insumos e matérias-primas, orçamento e serviços essenciais;
Sazonalidade – um comprador profissional precisa ter conhecimento e estar atento às sazonalidades, variações de mercado (oferta e demanda), escassez, variações de preço e tudo associado, de tal modo que disponha de fontes alternativas de suprimentos e manutenção dos níveis de estoques, para que a empresa não sofra perdas nesses movimentos e oscilações do mercado.

Qual a importância do comprador profissional?

Para a maioria conhecer em detalhes o que pode ser responsabilidade de um comprador profissional, conduz ao entendimento do qual importante ele pode ser em uma empresa.

Todavia, ainda assim ele pode ser dispensável, especialmente nos negócios muito pequenos ou nos quais o volume e frequência de compras de quaisquer naturezas, sejam baixos a tal ponto que mesmo assumindo todas as responsabilidades listadas anteriormente, ele fique ocioso frequentemente.

Com base em tudo o que vimos, ainda é essencial fazermos algumas perguntas e a depender das respostas, decidir se esse tipo de profissional é importante para o negócio:

Quanto vale o seu tempo? Frequentemente a função de comprador é desempenhada por sócios e gestores, pessoas cujo valor do tempo empenhado, pode ser caro. Tendo em mente isso, tente saber quanto tempo essas pessoas-chave destinam às atividades que poderiam ser delegadas a alguém especializado;
Da última palavra do item acima, há outra consequência direta. Um profissional experiente na área de compras – portanto, especializado – tende a fazer mais rápido e com melhores resultados do que aqueles que têm que se desdobrar entre responsabilidades e “quebra-galhos”;
Considere sempre mais do que o custo financeiro do profissional comparado com as eventuais “economias” que ele proporciona ao comprar melhor, pois como vimos, há situações que podem sair bem caras para a empresa quando o trabalho feito na área não é eficaz;
Embora não existam cursos de graduação especialmente destinado a formá-los, compradores profissionais são geralmente administradores, engenheiros e outros profissionais de áreas que podem dar outros tipos de contribuição para o negócio;
Avalie o quanto a contribuição de um trabalho feito de forma profissional em sua área, pode significar de sinergia ou potencializar outras áreas, ou mesmo tornar possível algo que não é atualmente, como adquirir coisas que se pensava não serem possíveis, mas agora são, só porque há alguém que está atento às oportunidades.

Conclusão

Um comprador profissional é bem mais do que aquele que compra “barato” o que se precisa, sendo decisivo até para o funcionamento eficaz de uma empresa.