Por que é importante e como construir boa relação com fornecedores?

É razoavelmente intuitivo para a maior parte das pessoas supor que a relação com fornecedores, é algo importante. Mas a prática frequentemente parece refletir uma ideia contrária.

Há muitas razões para que efetivamente as coisas não funcionem como deveriam, bem como uma lista de motivos para consolidar uma relação verdadeiramente harmônica com fornecedores.

Ao fim, seguir os princípios básicos que iremos propor, as chances de ganhos efetivos, são imensos.

Por que e quando a relação com fornecedores não é boa?

Naturalmente tal como qualquer relação entre pessoas ou empresas – as quais se dão também por meio de pessoas – os fatores que influenciam o quão boa ou ruim ela é, pode variar enormemente.

Podem ser apenas um, alguns ou todos. Na verdade, conforme avançar na lista a seguir, você notará que alguns se confundem, porque as razões que levam a tais comportamentos das empresas perante seus fornecedores, são as mesmas.

Tendo isso em mente, vamos aos principais ou mais comuns porquês de relacionamentos não muito positivos com fornecedores.

1. Exagero nas críticas e/ou críticas sem fundamento

Críticas são importantes quando acompanhadas do diálogo e da busca de soluções.

No entanto, há vezes em que elas acontecem apenas para desmerecer o trabalho que é feito, os produtos ou matérias-primas que são fornecidas, ou pior ainda quando são usados como instrumento para se conseguir descontos, maiores prazos de pagamento, ou outras vantagens.

Não é um comportamento ético quando isso acontece.

Em vez disso e quando proceder, converse com o gestor da área responsável no fornecedor, que pode fazer algo para solucionar o que motivou a crítica. Faça-o compreender as razões que levaram à insatisfação e porque é preciso encontrar uma solução.

2. Comparação com a concorrência

A concorrência existe em maior ou menor número, em quase tudo.

Se você escolheu um determinado fornecedor em meio a vários outros, é porque há uma ou várias razões em que ele se destaca no atendimento de suas necessidades, desejos e expectativas.

Nesse momento, você deve estar ciente que eventualmente estará abrindo mão de algum ponto que seus concorrentes se destacam, em detrimento de alguma vantagem ou benefício específico que aquele fornecedor oferece.

Pelo mesmo motivo do item anterior, não use jamais isso como artifício para conseguir mais do que inicialmente acordado.

Também com o mesmo objetivo, converse e tente tornar viável o que a concorrência oferece e ele não, mas não como um ultimato, mas como uma oportunidade para melhoria tanto do seu produto ou prestação de serviço, como da sua satisfação como cliente.

3. Não cumprimento de acordos, regras, prazos

Diz o ditado que “o que é combinado, não sai caro”.

Há muitas interpretações e desdobramentos possíveis desse dito popular. Mas para o tema que discutimos hoje, as implicações mais comuns, estão relacionadas a concessões e pedidos, ou ainda o mero não cumprimento do que havia sido estabelecido no início da relação comercial.

É quando por exemplo, pedem-se prazos de entrega menores, ou de pagamento maiores, ou qualquer outra condição ou situação diferente daquilo que sabida e previamente foi estabelecido por ambas as partes.

Não culpe e nem terceiriza a culpa. Ou seja, se por exemplo, um cliente seu lhe pede um prazo menor de entrega e que depende de um prazo menor também por parte do seu fornecedor de matéria-prima, o eventual não atendimento ao seu não é culpa do fornecedor que não pôde lhe atender.

Tenha um fornecedor alternativo, ou um planejamento que preveja esse tipo de situação – como um estoque estratégico – ou não comprometa-se com seu cliente, diante do que você não pode cumprir.

Naturalmente exceções podem ocorrer, mas quando se tornam frequentes, deixam de ser exceções.

4. Não seja ameaçador

“Se você não fizer isso, deixo de comprar de você!”.

Ameaças são das piores situações, tanto por parte de pessoas, como de empresas. São um forte indicador do quão frágil está o relacionamento.

O que se pede – no caso, exige-se – sob pena do não atendimento, resultar em uma ação ou represália, em condições normais deveria ser concedido ou porque foi acordado, estabelecido, ou como fruto de uma negociação posterior.

Entende-se por negociação, um novo acordo entre os envolvidos, em que se estabelecem novos moldes para que alguma coisa aconteça. Ou seja, mais uma vez com base em diálogo e comum acordo.

5. O cliente “importante”

Lembrar ao vendedor que lhe atende, ao fornecedor, há quanto tempo você é cliente, quantos pedidos já deu ou os montantes deles, ou que você efetua os pagamentos sem atraso e que nada mais é do que sua responsabilidade, não deve ser motivo para qualquer tipo de pressão, como ameaça, ou não cumprimento de acordos, ou críticas, ou seja lá o que for.

Assim como os seus clientes, todos os clientes são importantes. Você não é mais importante pela antiguidade que tem como cliente ou pelos pedidos que dá.

Qualquer tratamento diferenciado que for solicitado ou exigido em nome dessa condição de importância, é uma ameaça disfarçada.

6. Comportamento de cliente que tem razão sempre

Uma empresa em relação aos seus fornecedores, é um cliente.

E há muitas empresas que comportam-se como clientes finais, especialmente aqueles que apelam para a máxima de que o “cliente tem sempre razão”.

Colocar a relação com qualquer fornecedor sob essa situação, é o caminho mais curto para destruí-la.

Pense que sua empresa como cliente tem tantos direitos e deveres perante seus fornecedores, quanto seus clientes têm para com sua empresa. Inclusive esse tipo de comportamento, quando é extremado, costuma ser um pouco de tudo o que se viu antes.

Não faça com seus fornecedores o que não gosta que seja feito pelos seus clientes. Colocar-se em uma situação em que se tem sempre razão pelo simples fato de ser cliente, não é elegante, não é justo, não é honesto.

Qual a importância da relação com fornecedores?

Há tempos fornecedores já não são apenas fornecedores.

Em toda organização moderna, são tão essenciais como tudo, a fim de que a empresa alcance seus objetivos. Há quem diga – sem exagero – que relacionamento com fornecedores, é tão importante como relacionamento com clientes.

Isso fica razoavelmente explícito quando pensamos que integram o que se denomina por clientes internos, que inclui também e por exemplo, os colaboradores e os parceiros comerciais.

Aqui cabe uma ressalva quanto à banalização do termo parceria. Não é qualquer relação comercial que pode ser classificada como tal, quando se entende o que parceria engloba e significa.

Quando se tem a total compreensão do que é, parceria pode servir de sinônimo às ótimas ou ideais relações comerciais entre duas empresas.

Mas sendo ou não uma parceria típica, os bons relacionamentos com fornecedores, são aqueles em que há reciprocidade, respeito, ética, comprometimento mútuo, envolvimento e interesse.

De modo mais objetivo, sua importância está relacionada com:

• Melhores suprimentos, insumos, produtos, prestação de serviço por parte do fornecedor, o que afeta positivamente os produtos e/ou serviços que deles dependem;

• Maior disposição natural e espontânea de concessões;

• Diminuição na rotatividade na cadeia de fornecedores, que também afeta favoravelmente a qualidade final do que se produz;

• Menos “desvios de rota” e não cumprimento do planejamento em relação a questões com fornecedores;

• Redução no custo de aquisição de produtos, matéria-prima ou o seja lá que o fornecedor fornece;

• Maior segurança no cumprimento em termos de prazos e metas.

Ou seja, tudo o que significa ou depende de um fornecedor confiável e que entrega tudo o que se espera, tende a melhorar em algum nível.

Como construir um bom relacionamento com fornecedores?

Na contramão de tudo o que vimos até agora, construir um bom relacionamento com fornecedores, depende de:

1. Melhorar a comunicação

Invista em comunicação eficaz e ampla com seus fornecedores.

Significa em diminuir os ruídos – tudo o que compromete em algum nível o recebimento da mensagem – na comunicação interna e externa.

Não é falar mais, falar mais frequentemente, o que em certa medida é também.

É certificar-se que há compreensão mútua quanto a tudo o que é acordado, que todas as pessoas envolvidas têm ciência de tudo o que importa, que há transparência quanto às expectativas, que o que é relevante está documentado e que há abertura para se discutir qualquer ponto que de alguma forma possa causar mal estar a qualquer das partes.

2. Conhecimento mútuo

Tal como é importante conhecermos o máximo dos nossos clientes, para satisfazermos tanto quanto possível suas necessidades, desejos e expectativas, a relação com nossos fornecedores também deve ocorrer calcada nesse princípio.

Primeiro por que somos clientes deles. Segundo porque ao conhecermos tão bem quanto possível, saberemos o que poderemos esperar e até que ponto nosso fornecedor é capaz de nos atender.

Colocado em prática esse fundamento, implica em tanto conhecer mais e melhor as rotinas que o fornecedor tem para entregar o que você compra, bem como as suas por parte dele e como o produto / serviço do fornecedor se encaixa no que você faz.

Com base nesse nível de conhecimento, é possível melhorar tanto os insumos consumidos, quanto a utilização deles na produção.

3. Busque e identifique valores e princípios comuns.

Amizades são constituídas com base em compartilhamento de valores e princípios entre os amigos.

Pela mesma razão, uma relação entre empresas não prospera, não evolui, não produz o mesmo resultado, se as diretrizes que orientam as duas corporações não se assemelham.

É um tanto óbvio que se o seu produto final é caracterizado por boa qualidade quanto à construção, a matéria-prima fornecida também precisa ter um padrão mínimo condizente e do qual depende o produto final.

Ou então se sua empresa tem uma agenda ou pauta ESG, espera-se que seus fornecedores se não têm, estejam em um processo de implantação, afinal você não pode alegar ao mercado que adota práticas sustentáveis de produção, sem que seus fornecedores também façam o mesmo.

O mercado tem estado cada vez mais atento ao comportamento e às decisões das empresas, como no caso do Spotify e Joe Rogan vs Neil Young.

Mas não se resume a aspectos objetivos, visíveis e palpáveis, mas a outros mais subjetivos ou não tão aparentes, mas igualmente importantes, como ética, por exemplo.

4. Estabeleçam objetivos comuns

Isso deve ocorrer até mesmo em termos de planejamento. Em outras palavras, inclua no planejamento estratégico, metas, objetivos e os meios definidos para alcançá-los em termos do crescimento comercial da relação.

Posto de modo prático, é o quanto se compra, os valores, os produtos, o custo disso e tudo o mais que interfere naquilo que você faz e que depende do fornecedor.

Ao estabelecer objetivos comuns, fica mais fácil “cobrar”, bem como quantificar pelas métricas correspondentes como está ocorrendo a relação.

5. Busque fornecedores parceiros

Tendo como premissa que foi compreendido o amplo significado de parceria, busque fornecedores com os quais os ganhos para ambos é maior do que entre outras meras relações comerciais.

É preciso haver sinergia, cooperação bilateral, desenvolvimento de potenciais e tudo o que dissemos até aqui que é preciso trabalhar.

Um fornecedor que pode ser considerado também um verdadeiro parceiro, é o auge do relacionamento entre ambos.

Conclusão

A qualidade da relação construída com fornecedores, é fator determinante para o sucesso das empresas, tanto quanto o relacionamento com seus clientes.