Planejamento

O que é plano de contingência, importância e como fazer?

Se alguma coisa fora do normal acontecer, o quanto isso afetará sua empresa? Você já tem definido o que e como fazer? Sua empresa está preparada para lidar com problemas além daqueles que já ocorrem com alguma frequência ou que fazem parte da rotina? E se um ou mais processos internos essenciais parar?

A resposta para essas e outras perguntas semelhantes, passa necessariamente por um plano de contingências.

Entender o que é, qual a sua importância e como elaborar um, é o nosso objetivo com esse post.

O que é um plano de contingência?

Resumidamente, um plano de contingências é um conjunto de medidas que devem ser aplicadas para controlar uma situação emergencial, desvios de rotas não esperados, fornecendo alternativas, auxiliando na manutenção da operação e minimizando os prejuízos e não só aqueles de ordem financeira imediata e direta, como por exemplo, eventuais danos à imagem da empresa.

Assim, ao criar e instituir um, quando uma anormalidade ocorre e que ameace em algum nível o negócio, recorre-se a uma sequência de ações que visam restaurar ou manter o mais próximo que for possível a normalidade da área ou da operação que foi afetada pela ocorrência de um fator interno ou externo.

Como verbete, contingência é substantivo feminino que designa a possibilidade de algo ocorrer.

Assim, um plano de contingência, é a antecipação diante caso ocorram determinadas situações e que podem constituir um problema, tentando exaurir ou minimizar as suas consequências negativas.

Mas vamos a situações as quais muitos conhecem e que são bons exemplos práticos de planos de contingência:

Brigada de incêndio – a brigada de incêndio de uma empresa, é treinada segundo um conjunto de procedimentos específicos que devem necessariamente ser adotados em caso de incêndio, a fim de resguardar a segurança e a vida das pessoas dentro da empresa;
Aviação – no caso de pousos de emergência, os comissários de bordo adotam uma série de medidas e dão orientações aos passageiros, as quais são previamente conhecidas e padronizadas, também visando diminuir os riscos aos passageiros e tripulantes;
Transporte – motoristas de veículos de transporte de determinados tipos de carga, recebem treinamento tanto para os cuidados necessários para evitar acidentes, bem como proceder no caso deles ocorrerem envolvendo tais cargas, de forma a diminuir os impactos ambientais e às pessoas próximas;
Rotina de backup – a rotina de backup e o conjunto de tecnologias usadas para garantir a disponibilidade dos dados de uma empresa, bem como a restauração quando for necessário, como em um incidente com ransomware, são um exemplo de plano de contingência, normalmente sob responsabilidade da área de TI da empresa.

O que há de comum nos quatro exemplos acima, é que apesar de sempre dever-se priorizar a prevenção, ainda assim eventos de origem interna ou externa, podem acontecer e as pessoas envolvidas precisam saber precisamente o que fazer para minimizar os impactos.

Mas não são apenas situações alarmantes ou catastróficas que requerem um planejamento prévio.

No ambiente de negócios, os planos de contingência têm por objetivo fazer com que as consequências negativas sejam as menores possíveis ou até mesmo não existam, toda vez que um evento previsível e indesejável, afetar a normalidade.

Imagine uma situação extremamente crítica e sensível, como um data center, o qual não pode ficar nunca sem fornecimento de energia elétrica, o que em se confirmando, significa que a totalidade dos seus clientes ficarão sem a prestação de serviços pelo tempo em que o problema persistir.

Em casos assim, é comum que o fornecimento ocorra por pelo menos duas redes elétricas diferentes, para que no caso de uma falhar, a segunda automaticamente seja utilizada. Na eventualidade da segunda também falhar, entram as baterias e se elas não forem capazes de suprir a demanda, então há os geradores e que por sua vez, precisam de combustível a depender do tempo que funcionarão.

Nesse caso, tudo isso está planificado, de forma bem detalhada e documentada.

Situações como essa, vão além ao prever não só uma, mas várias alternativas, resultando em elevado nível de redundância, pois a falha traz consequências severas.

Por que é importante ter um plano de contingência?

Suponhamos que você tenha um cliente que seja o seu maior e que represente 30% ou até um pouco menos do seu faturamento, mas que ainda assim é um volume expressivo e em um dado mês, você tem um pedido importante que precisa ser entregue até uma determinada data, devido a uma promoção com divulgação maciça em publicidade.

O que aconteceria se a entrega atrasasse?

Pois eis que acontece, porque a transportadora responsável teve um problema e você não conseguiu a tempo outra capaz de encarregar-se da logística necessária para abastecer todas as lojas do seu cliente.

Essa situação hipotética – mas não impossível de acontecer – fez com que você perdesse o seu cliente mais importante em termos de faturamento, afetando severamente os negócios.

Mesmo que o pior não tenha acontecido e após telefonemas, e-mails, contatos, muita correria e mobilização de diversos funcionários, você tenha conseguido outra transportadora e que tendo cobrado 50% mais do que o habitual, ainda assim permitiu-lhe honrar com o pedido, mas trouxe prejuízos e provocou impactos menores na operação.

Em função da sua relevância, há quem defenda que planos de contingência, são também planos de continuidade dos negócios, visto que a sua existência pode ser a diferença entre o fim e continuidade da empresa em determinadas circunstâncias.

Por isso, antecipar-se aos possíveis problemas que podem acontecer, por meio de um plano de contingências, é importante por uma série de razões:

Minimizar as perdas e que em alguns casos, pode ser determinante até mesmo para a sobrevivência do negócio. Um exemplo real e recente, foi a pandemia e o distanciamento social, que afetou de modo decisivo todos os negócios que não tinham alternativas às relações comerciais presenciais;
Dar as diretrizes para as pessoas envolvidas sobre o que e como fazer nas situações que caracterizam a ameaça e que são incomuns e extraordinárias, na medida em que elas não estão habituadas. Com um plano de contingência devidamente elaborado e implantado, sabe-se como agir, sem ter que esperar por instruções ou mesmo experimentar a esmo alternativas não conhecidas e que também podem ter riscos associados;
Proporciona uma visão ampliada dos riscos que podem ameaçar os negócios. Envolve uma visão mais aguçada, detalhada e estratégica dos processos e do modo como a empresa atua;
Ao antecipar-se a possíveis ameaças, os muitos cenários alternativos deixam de representar risco, trazendo um ambiente de segurança e estabilidade para atuar no seu segmento de mercado;
Torna a organização menos reativa e mais pró-ativa;
A busca de soluções para os possíveis riscos, muitas vezes implica na aquisição de novos conhecimentos e tecnologias, melhores métodos para se fazer as coisas, novos e/ou melhores procedimentos operacionais padrão e até no rompimento de velhos paradigmas.

Como montar um plano de contingência?

Uma vez que você esteja convencido da importância e dos benefícios de ter um plano de contingência, o próximo passo é criar um.

Antes de apresentarmos os passos necessários, é importante ter algumas coisas em mente:

Dependendo do tamanho da empresa e da complexidade da operação, não haverá apenas um, mas possivelmente vários planos diferentes. Talvez um para cada área crítica ou sensível da empresa;
Não é necessário ter planos para tudo, mas para tudo que é essencial para o bom andamento dos negócios;
Quando um plano frequentemente tem que ser colocado em prática, é indicativo que outros fatores precisam ser reavaliados. Sendo um fator interno, possivelmente há problemas no procedimento operacional padrão associado. Sendo um fator externo, como a transportadora do nosso exemplo anterior, talvez seja o caso de buscar outro fornecedor para o serviço;
Quanto maior a dependência e influência de fatores externos e, portanto, alheios ao seu controle direto, maiores as chances do risco confirmar-se e consequentemente a importância de haver o respectivo plano de contingência;
Construa uma relação com fornecedores que também têm planos de contingências, pois serão menores os riscos de origem externa, por eles também anteciparem-se às eventuais ameaças;
Os planos devem ser dinâmicos, ou seja, precisam sofrer revisões e melhorias, da mesma forma que os processos e as operações internas são modificados e melhorados para adequação às demandas do mercado, os respectivos planos precisam estar de acordo;
O plano de contingência, dado o seu papel, deve estar atrelado ao planejamento estratégico da empresa, pois ele é o que garantirá que as metas e objetivos não sejam comprometidos por fatores previsíveis e evitáveis;
Deve-se considerar tantos níveis de redundância, quanto maior for da dependência de um fator e o seu impacto, como no citado caso do fornecimento de energia para um data center.

8 passos para criar e implantar um plano de contingências

Identificar quais os riscos / ameaças, sejam de origem interna, sejam de origem externa, que podem ameaçar seu negócio, tanto em termos de processos, quanto de insumos, de pessoas, recursos, tecnologias, etc. Ou seja, todo fator que se ausente ou que apresente um comportamento anormal, afete o resultado;
Avaliação dos impactos e consequências, caso se confirmem os riscos. Isso precisa considerar os efeitos no curto, médio e longo prazos, pois a depender da variação dos impactos em função do tempo, as soluções também precisam ser distintas;
Definir uma escala de prioridades e que muitas vezes está relacionado com os impactos e que precisa estar definido especialmente para quando dois ou mais riscos confirmam-se simultaneamente. Visa estipular qual será o primeiro ou mais importante a ser tratado, mas também determina quais planos precisam ser elaborados primeiro;
Planificar as estratégias que dão solução aos problemas, que precisam ser bem definidas e facilmente aplicáveis. Aqui ainda é um esboço do que será feito, pois ainda é necessário responder a outras perguntas que virão a seguir;
Levantamento dos recursos (infraestrutura, know-how, pessoas, tecnologia, etc) necessários para a colocação do plano em prática;
Crie o plano propriamente dito, que é um documento, com o passo a passo e as respostas às principais dúvidas que possam existir, estipulando o que fazer, como fazer, quem faz o quê e quando faz. Importante notar, que além de uma eventual versão na intranet da empresa, por exemplo, é preciso haver o documento impresso, que é a contingência de quando não há energia elétrica ou acesso à rede, por exemplo;
Teste do plano. É preciso colocar a prova, quanto a ser exequível ou praticável, bem como sua eficiência. Por exemplo, os testes de brigada de incêndio, são um exemplo da aplicação das medidas caso ele ocorra. As simulações ajudam a antever tanto a aplicabilidade das medidas definidas, bem como para aplicação de melhorias ou ajustes que forem necessários e, sobretudo, de servir para o passo seguinte;
Prover treinamento para aqueles que serão responsáveis pela aplicação do plano, já que os envolvidos precisam saber de antemão tanto da sua existência, bem como precisam saber colocá-lo em prática de forma eficaz, minimizando os impactos.

Conclusão

O plano de contingência é um recurso crucial para as empresas protegerem-se de riscos internos e externos que ameacem seus lucros e até sua existência.