O que é VOIP, como funciona e quais suas vantagens?

Desde que o telefone foi inventado, ainda no século XIX, a comunicação por voz à distância tornou-se algo essencial, para pessoas e empresas.

Por mais de um século, o telefone pouco evoluiu se pensarmos em termos da tecnologia usada para a transmissão da voz, em contraposição com o avanço dos aparelhos usados, em que os celulares são reflexo desse descompasso.

No entanto, a rápida evolução da Internet favoreceu o surgimento de uma alternativa que vem ganhando cada vez mais adeptos. Estamos falando do VoIP.

Saber mais sobre o que é o VoIP, seu funcionamento e quais as vantagens frente ao telefone convencional, pode ser decisivo na definição de implantar ou não no seu negócio.

O que é VoIP?

VoIP é a sigla para Voice over Internet Protocol, ou Voz sobre Protocolo de Internet e que diferentemente da chamada telefonia convencional e que usamos por mais de um século, faz uso de alguns dos protocolos de Internet e alguns próprios, como o SIP (Session Initiation Protocol), para transmissão de voz.

Tecnicamente há muitas diferenças, as quais para a maioria não tem efeito prático.

Basicamente para o usuário final, o leigo ou alguém que tem dúvida se deve ou não implantar em seu negócio, uma plataforma de serviços VoIP, converte a voz em um sinal digital e, portanto, em pacotes de dados semelhantes aos que são usados em uma rede de computadores empresarial ou na Internet e que são trocados usando protocolos de Internet.

No caso da ligação ser para um número de telefone convencional, esses pacotes são convertidos em um sinal de telefone normal (analógico), antes de chegar ao destino.

Disso decorre uma diferença importante – a velha telefonia é analógica e o VoIP, é digital.

Como funciona o VoIP?

O sistema VoIP funciona usando tecnologia de comutação de pacotes que converte sinais de voz analógicos em dados digitais.

Resumidamente, significa que as ondas sonoras (sua voz) são submetidas a um processo que produz dados digitais que correspondem às mensagens sonoras, para que na forma de dados, eles sejam roteados até o destino, tal como quaisquer outros dados que trafegam na rede mundial de computadores.

Em linhas gerais o processo pode ser descrito como:

• O sistema no dispositivo de quem fala (emissor), divide os dados em pacotes de informações e atribui um endereço de destino em cada pacote;

• Os pacotes de dados são então enviados pela sua conexão para o roteador do provedor de serviço;

• O roteador ao receber cada pacote, encontra o caminho mais curto para seu destino. O pacote pode passar por vários roteadores, em uma rotina que visa otimizar a rota até o ponto de contato;

• O pacote é então recebido no destino.

• O telefone VoIP ou dispositivo de quem ouve (receptor), com base nos endereços de cada pacote recebido, coloca-os na ordem correta, para que finalmente a pessoa do outro lado, receba os dados novamente convertidos, agora como fala reconhecível.

No caso de uma empresa, com vários colaboradores, em que há a necessidade de que cada um tenha seu próprio número telefônico ou ramal, usa-se um recurso para organizar os telefones dentro da rede da empresa, conhecidos como PBX (Private Brand eXchange system).

Um sistema PBX é uma rede telefônica privada que usa a rede local para se conectar à rede telefônica, permitindo que chamadas sejam feitas e recebidas, além do gerenciamento / fornecimento de outros eventuais recursos, como correio de voz, atendimento automático, programação, etc.

Por meio deles é que as chamadas são feitas usando a tecnologia VoIP e por essa razão, também podem ser chamados de IP PBX.

Um sistema com esse propósito, pode rodar em um servidor interno da rede da empresa e cuja função é justamente fornecer o serviço para os clientes, que podem ter um software em seu desktop ou notebook e com um headset, fazendo papel semelhante a um aparelho telefônico, mas podem também ter um aparelho IP e com mesma função, porém ligado via cabo (RJ-45) à rede da empresa.

O IP PBX funciona gerenciando as chamadas entre usuários locais, mas permitindo que as chamadas sejam conectadas entre usuários de VoIP e de telefonia convencional, externos.

Para que tudo isso seja possível, existe no meio um provedor de serviços, tal como seu provedor de acesso à Internet. Analogamente, é graças ao seu serviço, que você dispõe dos software usados nos processos, recebe um número – ou quantos precisar / quiser – telefônico e os dados convertidos são enviados e recebidos de outros números, sejam eles outros VoIP, telefones fixos convencionais ou números de celular.

Que tipo de dispositivos podem ser usados para VoIP?

Uma dúvida comum para quem pensa em usar o VoIP, é que tipo de aparelhos ou dispositivos são necessários.

Dependendo do que o usuário disponha, o investimento pode ser pequeno, ou até mesmo nenhum e o que você já dispõe, pode ser suficiente.

1. Adaptador de telefone analógico (ATA)

Para aqueles que preferem aparelhos telefônicos e já contam com os tradicionais analógicos, a forma mais comum é recorrer ao adaptador de telefone analógico (Analogue Telephone Adaptor ou ATA).

O ATA nada mais é do que um aparelho que permite conectar um telefone convencional à rede da empresa, em vez de ligá-lo ao fio de telefonia tradicional.

É o ATA o responsável pela conversão dos sinais analógicos produzidos pelo aparelho, em dados digitais para transmissão, primeiro pela rede da empresa e posteriormente pela Internet.

2. Aparelho VoIP

Os aparelhos VoIP são conectados por um cabo Ethernet (RJ-45) diretamente ao seu roteador, tal como os desktops, permitindo que chamadas sejam feitas e recebidas usando a Internet.

Os aparelhos VoIP já vêm configurados com todo o hardware e software necessários para fazer o telefone funcionar, bastando apenas algumas poucas configurações.

3. Smartphones

Você pode usar um smartphone para chamadas VoIP, mas para isso é necessário um app apropriado e que normalmente é fornecido pelo provedor de serviço, mas também existem vários aplicativos que permitem configurar seu celular para o sistema VoIP.

Quando preferir algum diferente do fornecido pelo provedor, é necessário estar atento às configurações para permitir que você use o VoIP mesmo quando estiver trabalhando remotamente ou fora do ambiente da empresa.

4. Desktops e notebooks

Os computadores (desktops e notebooks) também podem ser usados para fazer chamadas usando a Internet.

Na verdade muitos usuários já estão acostumados. Se alguma vez você usou o Skype no seu computador para telefonar para alguém, fez uma chamada VoIP.

Os provedores desse tipo de serviço, também fornecem aplicativos, com funções semelhantes e adicionais ao Skype, para usar o dispositivo com ajuda de um headset, para fazer e receber ligações por meio do seu computador.

Essa opção, junto com o uso do smartphone de cada colaborador, são as alternativas que exigem menor investimento, ou mesmo nenhum, no caso do smartphone. Quando se opta pelo computador, apenas um headset é necessário.

Quais as vantagens do VoIP?

A lista de vantagens do VoIP sobre os sistemas telefônicos tradicionais, é razoavelmente extensa. Aqui nos concentraremos apenas nas principais e que mais atraem quem considera uma solução de telefonia alternativa.

Muitos segmentos de negócios, independente do porte, podem se beneficiar com a implementação de soluções de comunicação de voz sobre IP. Naturalmente, dependendo das suas necessidades, algumas podem ser mais vantajosas do que outras e por essa razão, a ordem em que aparecem não refletem necessariamente maior ou menor benefício.

1. Diminuição de custos

A maior parte das soluções disponíveis no mercado, costumam apontar para uma diminuição significativa de custos operacionais, comparativamente às tarifas cobradas pelas empresas de telefonia tradicional.

Esse ganho em termos de custo, pode ser maior também quando se leva em consideração o hardware (equipamentos) necessário e aumenta na proporção direta do número de colaboradores.

Além disso, os serviços de telefonia tradicionais, cobram tarifas por minuto para chamadas de longa distância e internacionais, o que ser bem diferente nos serviços VoIP, a depender do provedor e do pacote contratado. Uma chamada local ou internacional, podem ter custos bem próximos a depender do contrato.

Embora você possa preferir comprar aparelhos telefônicos VoIP, fones de ouvido, telefones IP de mesa, tudo o que você realmente precisa para operar um sistema telefônico VoIP é uma conexão de Internet estável, com velocidade e boa largura de banda, um cabo de rede ou uma conexão Wi-Fi com o computador, o que geralmente já existe.

2. Portabilidade

Especialmente para equipes de trabalho remotas (home office), híbridas ou que façam trabalhos externos frequentes, viagens, dispor de uma solução VoIP, é altamente desejável.

Diferentemente de uma linha telefônica convencional, que é fixa em termos geográficos, os usuários podem acessar seus sistemas telefônicos literalmente de qualquer lugar em que estejam, bastando apenas uma conexão de Internet.

Lembrando que o VoIP também funciona com qualquer computador ou dispositivo móvel capaz de acessar a rede mundial de computadores, já que atualmente há aplicativos para os principais sistemas operacionais e até mesmo acesso à interface do sistema via navegador web.

3. Qualidade das ligações

Muitos dos que experimentaram o VoIP nos primeiros anos, devem se lembrar da qualidade ruim, como delay (atraso na voz), ecos, alteração na voz, interrupções e cortes no som e outros problemas, o que provocou resistência na sua adoção.

No entanto, a qualidade das chamadas VoIP atualmente evoluiu muito e na maior parte dos casos, é impossível distinguir da qualidade dos sistemas tradicionais, muito em parte pelas tecnologias adotadas ao longo dos últimos anos e pela melhoria das conexões de Internet em termos de velocidade e largura de banda, como os serviços de fibra ótica e que devem ganhar ainda mais fôlego com o avanço do 5G.

Quando a qualidade da voz é afetada, ou outros problemas na estabilidade das ligações ocorrem, geralmente se devem a problemas de conexão ruim com a rede, como aumento de latência ou consumo elevado de banda e que no primeiro caso, deve ser resolvido pelo provedor de acesso à Internet e no segundo, dimensionamento da demanda dos usuários.

4. Recursos extras

Os serviços de VoIP geralmente incluem recursos como identificador de chamadas, números virtuais, listas de contatos, correio de voz, etc. Mas todos esses recursos podem ser integrados para aumentar a eficiência da sua equipe de atendimento telefônico, por exemplo, quando ao saber o número de uma chamada entrante, um sistema recupera dados de atendimentos anteriores do cliente em questão.

Correios de voz e mensagens podem ser encaminhados para diferentes departamentos da empresa, com um único clique. Ou ainda, enviadas para uma conta de e-mail, para serem consultadas em outro momento.

O leque de recursos, varia tanto em função dos vários pacotes de provedores de serviço e dos sistemas que a empresa utiliza, sendo que geralmente os serviços trabalham com os padrões mais comuns do mercado, para tornar a integração possível e fácil.

5. Segurança

Os melhores provedores de serviço VoIP atualmente oferecem ferramentas de monitoramento remoto, alertas de segurança em tempo real e dados para relatórios e controle de acesso.

As melhores soluções fornecem recursos de segurança como:

• Autenticação de multiplos fatores (MFA);

• Bloqueio de SPAM;

• Monitoramento de rede 24/7/265;

• Criptografia de ponta a ponta (E2EE);

• Backups de dados automatizados;

• Controles de host de conferências;

• Bloqueio de chamadas;

• Logs de chamadas feitas e recebidas;

• Notificações e relatórios de segurança.

6. Escalabilidade

A escalabilidade é um dos benefícios do VoIP, na medida que incluir novas linhas ao se contratar um novo colaborador ou mesmo remover uma, quando há desligamento, é um processo bem mais rápido, simples e menos custoso.

É preciso lembrar que as instalações físicas não são necessárias, diferentemente de um telefone fixo convencional, a depender do tipo de dispositivo que se escolhe.

O mesmo se aplica aos equipamentos (hardware) e que no caso de grandes crescimentos de um negócio, podem implicar até mesmo e novas centrais telefônicas.

Conclusão

A escolha do sistema de telefonia das empresas, passa necessariamente por soluções VoIP, dadas as suas características e vantagens sobre telefonia fixa.