Introdução
Mais da metade do tráfego de e-mail global, foi constituído de SPAM em 2019, segundo dados do site Statista. Esse número já foi maior e representou mais de 70% do total, em 2014, segundo as mesmas informações.
Mesmo diante de um cenário significativamente melhor, o SPAM ainda é um problema sério a ser combatido, visto que ele representa perdas importantes a todos os envolvidos, exceto a quem o envia.
Portanto, desde que identificou-se o quão danoso e no mínimo inconveniente é a disseminação do SPAM, ferramentas e procedimentos multiplicaram-se no sentido de senão acabar com ele, minimizar tanto quanto possível os impactos negativos que o seu recebimento acarreta, filtrando e barrando as mensagens que são classificáveis como tal.
Há atualmente uma grande barreira defensiva atuando em serviços de e-mail gratuitos, empresas de hospedagem e até mesmo em servidores corporativos e cujo rigor na detecção e bloqueio de mensagens, tem aumentado a tal ponto de barrar até mesmo algumas mensagens legítimas, tudo em nome de um ambiente livre do incômodo que o seu recebimento representa.
Assim, não é raro que eventualmente uma mensagem comercial rotineira ou mesmo uma mensagem pessoal, não cheguem ao seu destino. O que fazer quando isso acontece? Em alguns casos, não há uma solução que seja 100% dependente de suas ações, mas felizmente há um conjunto extenso de medidas que podem reduzir drasticamente as chances disso ocorrer.
No entanto, vale ressaltar que a classificação de uma mensagem como sendo lixo eletrônico ou SPAM, depende exclusivamente do conjunto de filtros e ferramentas que o destinatário utiliza. Estamos tratando de possibilidades e não certezas.
No caso de um cliente de e-mail local (MS Outlook, Windows E-mail, Apple Mail, Eudora, Tunderbird, etc), não há como garantir que uma mensagem seja entregue na caixa de entrada, isso porque "quem decide" quanto à possibilidade ou não da mensagem ser SPAM, é o filtro de SPAM do programa, que avalia uma série de critérios para definir se a mensagem é provável SPAM ou não. Não tem nada a ver com os recursos da hospedagem ou do usuário de e-mail.
Pré-requisitos para evitar que suas mensagens sejam classificadas como SPAM
Não há uma lista definida de condições para evitar a classificação como SPAM dos e-mails que você envia. Alguns dependerão das medidas que você escolher adotar, como por exemplo, a contratação de um endereço IP dedicado ou ajuda do suporte técnico do seu hosting.
Passos para diminuir as chances de suas mensagens serem classificadas como SPAM
Antes de entrarmos nas medidas que são indicadas para diminuir a possibilidade de um e-mail ser classificado como SPAM, devemos ressaltar que cada item a seguir não constitui exatamente um passo e sendo assim, não precisam ser adotados em uma ordem sequencial e um não depende do outro necessariamente, mas que quanto mais itens forem seguidos, melhores os resultados.
A seguir alguns aspectos da mensagem que podem contribuir para que uma mensagem seja classificada como SPAM ou não:
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Antes de mais nada, verifique se o IP que você utiliza para envio de e-mail não está listado em nenhuma blacklist ou com reputação neutra ou negativa em serviços correspondentes;
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Evite tanto quanto possível, endereçar uma mensagem para múltiplos destinatários, seja incluindo-os todos no campo “para” ou “com cópia” ou mesmo “com cópia oculta”. Incluir dezenas ou mesmo centenas de destinatários em uma só mensagem, como as vezes ocorre, aumenta significativamente as chances dos filtros de SPAM classificarem uma mensagem como provável lixo eletrônico;
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Assinaturas eletrônicas, embora não sejam critérios de muito peso, ajudam a aumentar as chances de bloqueio;
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Imagens no corpo da mensagem ou mesmo na assinatura (ex: um logo), bem como a quantidade delas, também é fator que é levado em consideração para classificação de SPAM;
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Mensagens cujo corpo seja elaborado usando HTML, contribuem com um peso negativo importante. Assim, evite ao máximo uso de mensagens formatadas com HTML;
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A presença de links, bem como a quantidade que eles aparecem na mensagem, é outro fator que aumenta as chances de classificação de uma mensagem como SPAM;
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Usar um endereço IP compartilhado, embora não seja decisivo, pode ter um peso importante, principalmente se outros domínios que compartilham o IP, realizam envios em massa e/ou tem uma reputação neutra ou negativa. Sendo assim, contratar um IP dedicado pode ser favorável, além de propiciar a instalação de um SSL junto ao domínio, que também contribui favoravelmente em questões de SEO;
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Envios em massa ou frequências elevadas de envios de mensagens pode afetar a reputação do domínio e do IP utilizado, negativamente. Isso é mais comum por parte de serviços de e-mail gratuitos, embora não seja um critério exclusivo deles;
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Não ter SPF, DKIM e DMARC configurados ou com erros. Atualmente alguns serviços de e-mail chegam a condicionar o recebimento de qualquer mensagem, à presença da configuração de SPF no domínio do remetente e vem aumentando a exigência do DKIM e do DMARC. Solicite ao suporte da sua empresa de hospedagem que verifique tais configurações;
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Fazer relay não autorizado, ou seja, efetuar envios de e-mail por servidores que não estão configurados no SPF;
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Evite configurar e-mails de respostas automáticas, especialmente se você tem alguma conta que recebe elevados volumes de mensagens, afinal a cada mensagem recebida, ao menos uma será enviada sempre com o mesmo conteúdo, o que pode ser falsamente interpretado como sendo SPAM;
Note que os itens que listamos acima, são as ações que cabem ao remetente adotar para diminuir as chances de suas mensagens irem parar no lixo eletrônico de algum destinatário, porém há o lado do destinatário, que você não tem como controlar.
Assim, filtros como greylisting, tira-teima, blacklist e uma série de outros recursos que são configurados pelo destinatário ou pelo serviço que ele usa, podem ser mais ou menos rigorosos na interpretação de provável SPAM quanto a uma mensagem enviada pelo remetente.
Conclusão
Embora em muitos casos a classificação de uma mensagem como SPAM seja atribuída independente de sua vontade e controle, há algumas medidas simples e ao seu alcance, que se adotadas podem melhorar significativamente as chances de suas mensagens serem entregues normalmente aos seus destinatários.