Como criar um Relatório de Vendas que funciona?

Não importa a empresa, o seu tamanho, ou o seu ramo de atuação, a mais pura verdade é que o tema relatórios de vendas, trás dores de cabeça a quem os pede (gestores) e quem os preenche (vendedores).

Isso porque não são raros os gestores que reclamam de relatórios imprecisos, com dados questionáveis ou incompletos ou até mesmo a ausência de relatório por parte de alguns vendedores, que procrastinam o quanto for possível.

Do outro lado é muito frequente vendedores questionando a importância, a praticidade, a utilidade e o tempo empenhado em cima dos relatórios de vendas que são exigidos pela empresa.

Como resolver a questão para ambos os lados? Há como aplicar um modelo que satisfaça a todos?

O que é – ou deveria ser – um relatório de vendas?

Independentemente de ser de vendas, um relatório é – ou deveria ser – um conjunto de dados e informações que possibilita enxergar resultados parciais ou finais de uma atividade, de uma ação, ou de um projeto, por exemplo.

No caso de Vendas, pretende ser um instrumento da gerência para saber a quantas andam as vendas e fazer estimativas futuras.

De modo mais prático, um relatório de vendas deve permitir observar como estão os processos de Vendas e o que requer mudanças, melhorias e até mesmo o que está dando certo.

Assim, se os dados adequados estiverem disponíveis para coleta, pode-se saber por exemplo:

• Quantos contatos são feitos com vistas à prospecção;

• Os índices de conversão de cada etapa do funil ou pipeline de Vendas;

• Do número total de leads, quantos tornaram-se clientes;

• As vendas dos diferentes produtos e/ou linhas;

• Tempo médio entre o início e a conclusão de uma venda.

A lista acima pode crescer indefinidamente e esse acaba sendo justamente um dos problemas dos relatórios – quantidade de dados...

Os principais erros em relatórios de Vendas

Vendedores de modo geral, veem toda atividade que não seja o "corpo-a-corpo" com o cliente, como perda de tempo. Os relatórios de vendas, são segundo a maior parte deles, senão o maior, um dos maiores desperdiçadores do seu escasso tempo.

Essa visão se dá principalmente nos casos em que os relatórios são elaborados para coletar o maior número possível de informações, mesmo que muitas delas não se traduzam em efeitos práticos, nem para vendedores, nem para gestores de Vendas.

Mas não para por aí. Há outros “erros” ao criar um relatório de Vendas:

• Há as situações em que relatórios são usados com o objetivo de apontar "problemas" dos vendedores no desempenho de suas funções e isso faz com sejam vistos como verdadeiros "dedos-duros" do trabalho do vendedor. Ninguém – e não apenas vendedores – gosta de ter suas falhas e defeitos apontados;

• Qualquer pessoa, incluindo vendedores, não tem motivação em fazer algo, se não enxergam objetivos precisos e os benefícios resultantes ou o porquê daquilo. Muitas vezes o relatório é apenas imposto pelo gestor responsável e os resultados não chegam à equipe;

• O perfil de boa parte dos vendedores, é de pessoas avessas a atividades administrativas e quando não há ferramentas que possam automatizar o processo, como um CRM por exemplo, a atividade torna-se ainda mais tediosa;

• Relatórios muitas vezes são impostos e não discutidos ou mesmo criados em colaboração com as pessoas envolvidas. É outra característica comum ao ser humano, resistir ao que lhe é apenas imposto;

• Não é raro vermos relatórios que cobram atividades dos vendedores, em vez de resultados. Algumas vezes, dependendo da forma que são elaborados, parecem que têm mais o objetivo de "policiar" o vendedor, procurando verificar se ele está trabalhando;

• Longas coletas de dados, que englobam muitos aspectos distintos e sem aparente correlação, não é útil se não gera desdobramentos, como ações corretivas, melhorias, mudanças de trajetória e que para o vendedor, deve traduzir-se em mais vendas.

Tal como nossa lista anterior, essa também poderia ser mais extensa, mas já é suficiente para perceber que há muitas razões para produzir resistência e ineficiência.

Como criar e implantar relatórios de Vendas eficientes?

É papel da liderança de Vendas, mostrar de maneira concreta e prática, os benefícios que os relatórios podem produzir para os vendedores.

Assim, discuta com sua equipe e mostre em termos de números apreciáveis e compreensíveis, o que a coleta de dados dos relatórios pode trazer em termos atingimento das metas e consequentemente, de faturamento (comissão e prêmios), tempo usado pelo vendedor, visitas / contatos, etc.

Dessa maneira, o vendedor compreende que pode obter mais, fazendo o mesmo ou até menos e o relatório deixa de ser um entrave, para ser um aliado ao seu trabalho.

Esse é apenas o primeiro passo. É preciso ir além:

• Os gestores devem utilizar os dados obtidos com os relatórios, de modo a mostrar os aspectos em que o vendedor pode melhorar (potencial), os aspectos em que ele é mais forte (qualidades), as chances ainda não exploradas (oportunidades) e NUNCA use a abordagem pela ótica das falhas, defeitos, problemas, etc. Destaque o lado positivo, para motivar o vendedor;

• Compartilhe com a equipe as conclusões positivas, os ganhos obtidos e os aspectos que a empresa como um todo evoluiu, por se adotar um determinado relatório. É importante que se saiba a utilidade do que se está fazendo de maneira concreta e por meio de fatos e aspectos comprováveis;

• A supervisão de Vendas, deve ajudar o vendedor a administrar / planejar o seu tempo, fazendo com que uma determinada carga horária semanal seja destinada a ações de caráter administrativo. Nesse tempo, ele vai "encaixar" o preenchimento dos relatórios e deixará de ver o relatório de vendas como um mero desperdiçador de tempo;

• Na medida do possível, deve-se estimular a colaboração e sugestões da equipe para criar os relatórios, seja em termos do formato mais adequado, como da sua apresentação e da facilidade do seu preenchimento e utilização, lembrando que a transformação digital deve contribuir para tornar mais prática a atividade. Quando as pessoas são parte integrante de um processo decisório, elas tendem a se comprometer mais e isso não é diferente com o vendedor;

• Ao cobrar atividades, como por exemplo, número de visitas, é justamente isso que o vendedor irá lhe apresentar. Por outro lado, seria muito mais oportuno que seja solicitada a informação da conversão de visitas em vendas, por exemplo. Note que o tipo de dado que pedido e a maneira como ele é solicitado, tem que ter sentido diante do objetivo que se pretende. Você quer muitas visitas ou muitas vendas? Lembre-se que vendedores não são burros e sabem o que é conversão. Eles são os principais interessados nesse número;

• Não queira abraçar o mundo. Antes poucos dados consistentes e precisos, do que muitos dados desorganizados, que tornam até mesmo a tabulação um desafio para a gestão de vendas. Quantidade e qualidade não são sinônimos. Foco em determinados aspectos, cada qual a seu tempo, é também sinal de estratégia e planejamento dos gestores de vendas.

Devemos ressaltar que o presente artigo, não pretende resolver todas as questões relativas ao assunto, mas ser um guia inicial para mudar a forma como relatórios são tratados e encarados dentro de um departamento comercial.

Oportunamente voltaremos ao assunto, abordando de maneira mais profunda alguns dos aspectos aqui expostos e apresentando outros pontos de interesse, que podem ser levados em consideração.

Por enquanto, se você aplicar rigorosamente essas dicas, os resultados serão sensivelmente melhores.

Conclusão

O relatório de Vendas costuma um ser problema de muitos departamentos comerciais, mas algumas poucas dicas, é fácil criar e implantar um que seja eficiente.