Administração

O que é Improvisação Organizacional e quais suas vantagens?

É improvável, apesar de ser possível, que ninguém ainda tenha visto algum vídeo na Web destacando a capacidade de improviso do brasileiro, sob o título “o brasileiro precisa ser estudado” ou talvez, “agora a NASA vem…”.

Embora os vários exemplos disponíveis costumem ser envoltos em boas doses de humor e até irreverência, a verdade é que essa característica aparentemente inata ao brasileiro, não é de hoje que vem sendo objeto de estudos a respeito da sua importância e aplicabilidade nas empresas.

Estamos falando da improvisação organizacional.

Quer saber como, quando e de que forma a improvisação por contribuir para seu negócio prosperar?

Então vamos conversar sobre…

O que é improvisação organizacional?

O termo improvisação organizacional pode ser definido como a capacidade dos atores envolvidos em uma determinada situação dentro da empresa, de reagirem de modo diferente do esperado ou do planejado, especialmente diante de imprevistos.

De fato, quando buscamos pela significação da palavra improviso, entre as possibilidades, descobrimos que improvisar é a ação diante do que não era previsto, ou do imprevisto. É também a reação repentina ou que acontece de repente.

Apesar de muitos defenderem que na teoria clássica de Administração, não há espaço para improviso e que tudo deve ser resultado de planejamento estudado e minucioso, desde a década de 1990 já há a corrente daqueles que defendem justamente o contrário e foi inclusive nessa época que o termo improvisação organizacional começou a ser cunhado e discutido.

Em meio a alguns desses defensores surgiram até livros a respeito, que se não inteiramente dedicados ao assunto, em algum momento tratavam-no com bastante profundidade.

Desde então, surgiram comparações e até profissionais de áreas que a princípio nada têm a ver com Administração, como música e teatro, que vem sendo convidados para falar sobre a “arte de improvisar”. Sim, porque embora sejam ramos das Artes, na música e no teatro a improvisação está frequentemente presente, ela é permitida e é até estimulada e valorizada.

O mais comum tem sido fazer um paralelo entre o Jazz e as empresas.

Isso porque no Jazz a improvisação, especialmente nas apresentações ao vivo dos músicos, é até esperada que ocorra. Por exemplo, nas “jam sessions”, músicos que não fazem parte da banda, são convidados para subir ao palco e tocar junto, sem qualquer ensaio prévio e até mesmo sem conhecer a música que será tocada.

No entanto, essa aparente “liberdade” para criar do solista, não é sem limites, os quais são determinados pelos demais instrumentistas que criam uma base sonora em cima da qual o convidado improvisa, bem como aspectos como o compasso e a melodia.

Pode parecer um tanto abstrato a princípio, especialmente para aqueles que têm fortes paradigmas estabelecidos de como as coisas devem ser e justamente por isso que recorremos aos exemplos dos “brasileiros que precisam ser objeto de estudo da NASA”.

No entanto, é importante ressaltar que defender o improviso, não é o mesmo que dizer que a administração da empresa deve ser exclusivamente baseada nele.

Quando a improvisação organizacional é aplicável?

Ao pesquisar sobre o assunto, entre as definições encontradas, há a que estabelece que é a capacidade da empresa de responder ao imprevisível.

A palavra-chave imprevisível, é a resposta.

Alguns dirão que para isso servem os planos de contingência.

Embora possa parecer que sim, na verdade o que um plano de contingência faz, é determinar o que fazer quando algo não esperado, não desejável, não planejado, mas possível de acontecer, de fato aconteça.

O imprevisível, não pode ser previsto ou antecipado. Lembra-se da nossa explicação para improviso?

Sendo assim, essa é a primeira resposta para quando improvisar. Mas há outras situações possíveis:

Planejamento falha – quando o planejamento falha, seja porque uma situação previsível não foi considerada ou esquecida, seja porque uma responsabilidade (quem faz o quê) não foi atribuída, seja por qualquer outro componente está ausente;
Tempo de resposta – quando o tempo de resposta é curto, ou quando exige uma resposta imediata e, sobretudo, quando as soluções conhecidas não são aplicáveis no tempo disponível para essa resposta;
Ideal vs possível – quando o ideal ou a melhor solução não pode ser aplicada, por qualquer razão, restando fazer o que é possível de ser feito;
Plano de contingência – naturalmente quando não há um plano de contingência, mas que deve servir como aprendizado e conscientização da sua importância;
Fatores externos / ambientais – quando fatores externos / ambientais exigem, como um novo concorrente e especialmente quando eles são responsáveis por inovações disruptivas.

É essencial fazer uma ressalva importante. Apesar de falta de planejamento frequentemente exigir improvisação, ela não o substituiu, nem tampouco justifica sua ausência.

Devemos compreender que planejamento é um dos pilares da Administração e defender a improvisação organizacional não é defender sua extinção. Não é uma questão de escolher um ou o outro, mas saber conciliar ambas as coisas. Sobretudo, saber QUANDO fazê-lo!

Quais os benefícios / vantagens da improvisação organizacional?

Se existem razões para improvisar, é de se supor que quando ela acontece, existam também benefícios.

Guardadas as ressalvas já feitas, a improvisação pode produzir as seguintes vantagens para a organização:

Evita a paralisia – os tomadores de decisão não precisam sempre e necessariamente processar imensas quantidades de dados e as respectivas análises para fundamentar todas as decisões que tomam. Há aquelas que precisam considerar a sua experiência, o seu conhecimento e até o seu instinto, a fim de evitar a paralisia da empresa;
Agir sob pressão – nem sempre é possível ter o tempo desejado para conclusões. Improvisar exige um alto grau de concentração e amplia o repertório de soluções, bem como a capacidade de aprendizagem diante das circunstâncias, desenvolvendo aprendizagem sobre o meio ambiente e sobre si próprio;
Inovação – a inovação – seja a “comum”, seja a disruptiva – e a criatividade frequentemente caminham lado a lado com a improvisação, sendo componentes necessários do desempenho organizacional. Criatividade não é fruto exclusivo do talento ou inato a poucos privilegiados. Ao contrário, pode ser aprendida e praticada;
Terceirização da culpa – aqueles que são capazes e têm autonomia para improvisar, geralmente não se detém diante das adversidades e não terceirizam a culpa por não fazerem, aos outros ou aos fatores externos;
Favorece a gestão de mudanças – a capacidade de improvisar é uma habilidade de extrema utilidade na gestão das mudanças, o que é imperativo, visto que as empresas cada vez mais têm que lidar com cenários de incerteza crescente, turbulentos e de elevado dinamismo em função da globalização;
Reestruturação / reformulação – quando o resultado da improvisação é positivo e, sobretudo, quando é melhor do que o obtido por meio de planejamento, é natural deduzir que o que era antes tido como convenção, deva ser reavaliado. Nesse sentido, a improvisação pode abrir as portas para a reformulação organizacional e a superação de velhos paradigmas.

Como promover / conduzir a improvisação organizacional?

Antes de respondermos a pergunta acima, é preciso salientar que improvisação não é sinônimo de gambiarra, nem tampouco “jeitinho”! Não é fazer de qualquer jeito.

Lembre-se que nem o ator de teatro, nem o músico de Jazz, são negligentes e descuidados quando improvisam. Ao contrário, geralmente é quando demonstram suas melhores habilidades, expertises e dedicação.

Isso precisa ficar claro, do contrário pode parecer o substituto para o planejamento atrasado, imperfeito, ou ausente, ou de outros problemas de gestão.

1. Criação de um ambiente propício

Não deve ser entendido como estimular que as pessoas improvisem em todas as situações que se apresentem. Nunca é demais reiterar que não há intenção de enterrar a Administração “tradicional”.

Mas há empresas que reprimem direta ou indiretamente o senso e a capacidade de improvisar, seja condenando o que não vem como resultado de planejamento, seja punindo os resultados da inventividade.

Lembre-se que acomodação, é também deixar que as coisas sejam como sempre foram.

Apenas reconhecer quando alguém prefere ter uma iniciativa em vez de cruzar os braços, independentemente dos seus resultados, já é uma forma de promoção.

2. Mensuração dos resultados

O segundo passo na condução adequada da improvisação organizacional, é mensurar os resultados obtidos. Somente por meio de estabelecimento de métricas e de sua avaliação, que se volta à Administração clássica e se afasta da casualidade e do acidente.

3. Sistematização

De posse de dados que comprovam o quão bom foi o resultado, o passo seguinte é sistematizar a improvisação e que é princípio da qualidade.

Essa dinâmica envolve definir procedimentos operacionais padrão, processos e métodos para se fazer as coisas. Se preferir, é um movimento em direção à organização perseguida pela Administração.

4. Refinamento

Uma vez que o improviso deu origem a um novo método, um padrão a ser seguido, bem como se tem ferramentas para medir os resultados, tem-se as condições para produzir melhorias / refinamentos sucessivos.

Em outras palavras, nessa etapa se faz a promoção da qualidade total.

5. Escuta democrática

O último, porém não menos importante, passo na promoção da improvisação organizacional, é um retorno ao princípio – criar um ambiente propício.

Consiste de saber escutar e estar atento a todos os movimentos de inovação, de criatividade e de quebra de paradigmas.

Eles podem acontecer em qualquer nível da hierarquia e não apenas por parte dos líderes e dos gestores. Aliás, é mais comum que aqueles que estão mais intimamente envolvidos nas situações quotidianas, sejam também os que conseguem enxergar novos modos de se fazer as coisas.