Por que é importante ter duas contas de e-mail?

É muito difícil quem não tenha nenhuma e entre os que têm, há quem tenha só uma, mas há também quem tenha duas ou até mais contas de e-mail.

Certamente quem tem apenas uma conta de e-mail, costuma resolver-se muito bem e lidar com todas as situações nas quais é necessário um endereço de correio eletrônico e devem se perguntar: “Por que é preciso ter duas…?”.

Entenda as razões e porque se você é do grupo que tem só uma conta, deve considerar mudar essa situação.

Por que o e-mail é necessário?

É desnecessário explicar para qualquer pessoa que tem um endereço de correio eletrônico, sua utilidade e importância e não é esse o nosso propósito.

Porém, quando olhamos para o momento atual ou mesmo o começo do avanço da Internet, o e-mail sempre teve papel fundamental, ainda que muitos serviços tenham surgido e que em algumas situações, seu uso parece dispensável.

Foi assim com os primeiros aplicativos de comunicação instantânea ou mensageiros (MSN Messenger, ICQ, etc), como ficou ainda mais acentuado devido às novas gerações que os sucederam (Skype, Facebook Messenger, etc) e até por conta dos que nasceram com outras propostas, como o popularíssimo WhatsApp.

Se antes – bem lá no comecinho da Internet – o e-mail era a principal forma de comunicação, esse grupo formado por um misto de software e serviço, tornava muitas das situações que antes ocorriam pela troca de mensagens de correio eletrônico, desnecessárias.

Graças a essa nova geração de programas, ficou mais prático, mais simples, mais rápido falar e até mandar arquivos. Na verdade em tempo real e com um dispositivo que agora estava com você o tempo todo!

Só que mesmo hoje e com muitas empresas adotando o Whats – ou Zap, se preferir – como alternativa de comunicação tanto com clientes, como com outras empresas, ainda não se pode aposentar as contas de e-mail.

Nem tampouco no escopo pessoal, afinal os cadastros que fazemos nos sites de comércio eletrônico exigem e as lojas de aplicativos também. Não é diferente na plataforma de jogos online, nem nos fóruns que nos inscrevemos. É necessário para o download de uma apostila ou um conteúdo rico, como é também nas muitas redes sociais.

Apesar de alguns pensarem que não, o e-mail ainda é tão importante, que é difícil lembrar de alguma coisa que se faça na Web e que em algum momento não se exija que se tenha um.

Aliás, você já se perguntou por que a Internet não começa a substituir o e-mail, pelo Whats, ou Telegram, ou ainda qualquer equivalente? Seria tão mais prático, não é mesmo?

Pode ser que sim. Mas muito menos seguro, também!

Não, não estamos dizendo que os citados ou quaisquer outros possíveis concorrentes sejam inseguros… Nem que não sejam. Mas isso é outro papo.

A segurança aqui, reside no fato de que são recursos “proprietários”, ou seja, não são uma ferramenta da Web, como é o e-mail. São serviços de empresas que podem mudar suas políticas de privacidade e termos de uso, bem como comerciais, a qualquer momento e sem nenhum aviso prévio. Podem também mudar os recursos oferecidos e até encerrar suas atividades e quando situações como essas ocorrerem, o que você faz?

Com o e-mail, não. E não estamos falando dos serviços de e-mail grátis, os quais de certa forma também estão sujeitos a algumas das possibilidades acima – e outras – imaginadas.

E-mail como serviço, não depende de Gmail, de Outlook, ou de qualquer outra empresa semelhante para existir.

Se você tem domínio próprio, você pode hospedá-lo em muitas milhares de empresas ao redor do mundo e terá sempre sua conta de correio eletrônico. Você é quem manda!

Uma vez que você tenha compreendido a sutil, mas importante diferença, que contrário aos “zaps da vida”, e-mail é característica da rede mundial de computadores e não “propriedade” de uma empresa, vamos ao que provavelmente lhe trouxe aqui…

Por que uma conta de e-mail é pouco?

Por paradoxal que pareça, sobretudo por conta de nossos argumentos finais logo acima, ter apenas uma conta de e-mail, em alguns momentos pode ser quase como ter e-mail nenhum.

Por que?

Porque há uma série de possíveis situações nais quais é preciso ter uma segunda:

• Por mais confiável que seja o hosting no qual está hospedada a sua conta, ninguém pode garantir 100%. Até mesmo os gigantes da Internet já tiveram problemas;

• Nem todo site – na verdade, poucos – é seguro e confiável. Ou visto de outra forma, em épocas que os ataques, invasões e vazamento de dados têm se tornado cada vez mais frequentes, ter uma alternativa se sua outra conta usada em um cadastro foi vulnerabilizada, é altamente recomendável;

• Entre as formas de recuperação de senhas (SMS, perguntas secretas, etc) de alguns serviços de e-mail, consta o envio de um link de recuperação para outra conta de e-mail, embora não seja algo recomendável em termos de segurança;

• Dentre outras possibilidades, a mais importante justificativa para ter pelo menos duas contas de e-mail e que trataremos a seguir: separar questões de caráter pessoal e profissional.

Por que ter uma conta pessoal e outra profissional de e-mail?

Ainda que você seja um profissional liberal, autonômo, um freelancer ou quem sabe até um nômade digital, qual você acha que é a impressão produzida ao fornecer a uma empresa que você está na fase de apresentação seus serviços, uma conta de e-mail gratuita?

Ou quem sabe você seja um fotógrafo e acabou de elaborar um portfólio online, bonito, moderno e bem ilustrativo do trabalho que faz e dos seus talentos, mas nele consta um e-mail do tipo Gmail ou Outlook.

Nesses e em outros casos semelhantes, ainda que esses serviços tenham suas versões pagas e que podem ser muito boas até, estão normalmente associados à gratuidade, pois foi assim que nasceram, desenvolveram-se e ganharam fama.

Por consequência, as pessoas são inclinadas a ver seu uso como um certo amadorismo ou até um pouco de desleixo ou falta de preocupação com detalhes, nos casos extremos. Afinal, muitos ainda que não digam, pensarão: “quem nos dias de hoje usa e-mail grátis em relações comerciais?”

Queira ou não, serviços gratuitos de e-mail, por melhores que sejam, são de uso pessoal. Não estamos falando de usar MX remoto ou externo desses serviços, sob seu domínio. Isso é outra coisa e não fica aparente.

Ter uma conta de e-mail profissional, vinculada a seu domínio e outra restrita aos assuntos pessoais, também é altamente recomendável, pelas seguintes razões:

• Ainda que você tenha criados vários e bons filtros de e-mail e tenha um bom filtro de SPAM ativado, receber conteúdos que não são de trabalho na conta profissional, é contraprodutivo. Pior ainda se for uma conta de empresa e que o setor de TI tem a possibilidade de ver pelos logs do serviço, os campos “assunto” de mensagens pessoais recebidas. Pode ser no mínimo constrangedor;

• Também nos casos da conta de e-mail profissional estar relacionada a um domínio da empresa e não seu, há a questão ética, uma vez que se trata de recurso da empresa e, portanto, que deve ser utilizado estritamente para assuntos de trabalho;

• O espaço em disco de uma conta de hospedagem e que inclui as mensagens de uma conta, é um recurso valioso e que não deve ser desperdiçado com as mensagens recebidas de amigos e parentes;

• O recebimento de conteúdo potencialmente inseguro na máquina de trabalho, pode ser um grande problema, especialmente em se tratando de ransomware, mas também de outras ameças, como phishing e malwares diversos. Ao separar o pessoal do profissional, diluem-se as probabilidades. O que eventualmente você recebe em uma, não afeta a outra e vice-versa, exceto se ambas forem acessadas no mesmo dispositivo;

• Pode haver casos em que você não deseje ou até não deva informar um endereço eletrônico de trabalho, como em alguns serviços da Web;

• Você não quer nas suas férias, na viagem durante o feriado, ver sua caixa de entrada recebendo inúmeras mensagens de trabalho, porque você só tem uma conta para tudo;

• A administração do que é de trabalho e do que é pessoal, também é mais complicada quando se tem apenas uma conta.

Enfim, a lista acima ainda pode ficar bem maior, já que a gama de situações pode variar enormemente a depender de cada pessoa, mas serve para ilustrar que há muitas justificativas para não se limitar a uma só conta, seja ela pessoal, seja profissional.

E nem tratamos das questões nas quais é preciso fornecer um endereço de e-mail em um site ou serviço desconhecido e no qual há a suspeita ou a probabilidade de um problema de segurança e/ou privacidade, é real.

Mas nesses casos, uma conta de e-mail descartável, é a solução.

Conclusão

Entender que ter e administrar pelo menos duas contas de e-mail (pessoal e profissional), está ligado à segurança, privacidade e eficácia no mundo digital.