O que é Business Intelligence e sua importância?

Diante da concorrência, nas crises ou mesmo nos momentos e cenários favoráveis, empresários, gestores e profissionais dos mais diferentes setores e tamanhos de empresas, quando buscam informações e conhecimento para prover crescimento para o seu negócio e superar as adversidades, deparam-se com uma enxurrada de terminologias que soam distantes, abstratas e até incompreensíveis muitas vezes.

Business Intelligence é um exemplo típico.

Uma breve pesquisa, revela invariavelmente que o Business Intelligence é condição quase que indispensável para o crescimento, o sucesso e o bom desempenho das empresas. Mas os mesmos resultados dessa pesquisa, fazem uso de uma linguagem inacessível e, portanto, pouco prática do que é.

Se o que você busca a respeito, é uma abordagem mais simples, clara e direta sobre o que é Business Intelligence e se é aplicável ao seu negócio, veio ao lugar certo!

O que é Business Intelligence?

Também usualmente chamada de BI ou menos frequentemente por sua tradução, de inteligência de negócios, é o processo pelo qual são coletados dados, são trabalhados e analisados, para servirem de base para a tomada de decisões.

Essa é apenas uma possível definição entre muitas possíveis e existentes e para quem gosta ou precisa de uma.

Mas não se preocupe demasiado com definições. O que importa é que você compreenda o que é, quando então você será capaz de criar sua própria e melhor do que isso, se serve para você.

Para começar, uma das dúvidas mais comuns entre aqueles que pesquisam sobre, é que Business Intelligence é conceito. Não é software ou sistema. Software é ferramenta que facilita e ajuda na viabilização da aplicação do conceito.

Sim, você vai encontrar muitas empresas que vendem “soluções” de BI e muitas delas, caras e com abordagens bem complexas, o que acaba criando medo e afastando possíveis interessados, especialmente os que tem pouca capacidade de investimento.

O que a maioria conclui, é que “não é para mim ou para a realidade do meu negócio”.

Mas ao tentar compreender a nossa resumida definição, as coisas começam a ficar mais claras.

Parte-se do princípio que qualquer pessoa para tomar decisões, elas precisam ser baseadas em informações. Quanto mais informações de qualidade, maiores as chances de decisões melhores e mais acertadas.

Assim, tudo começa na coleta de dados que são importantes para o negócio.

Para que esses dados não sejam apenas um amontoado de dados, eles precisam ser organizados, relacionados e cobrirem áreas de interesse da empresa. É a partir disso que se pode ter relatórios, gráficos, estatísticas, históricos e outras análises, que devem servir para que o decisor enxergue com base em fatos – e não achismos ou intuição – o que está acontecendo, bem como possa até antever possibilidades futuras.

Enxergar é palavra-chave. Ver valor e utilidade na informação é crucial. De nada adianta um sofisticado relatório que não consegue ser interpretado por quem deveria beneficiar-se dele.

Ao ter uma visão mais realista, clara e ampla do negócio, calcada em realidade, o seu processo decisório é mais simples, seguro e eficiente.

Simplificadamente, é isso que a inteligência de negócios pretende – dar condições de tomar decisões acertadas com base em informação boa, segura e clara.

Por que o Business Intelligence é importante?

Embora já tenha ficado razoavelmente implícita a resposta, apenas dizer que prover aos decisores elementos mais concretos e precisos para que possam tomar decisões, isso não é tudo.

Se no passado e mesmo na presente realidade de alguns poucos negócios, a experiência, a vivência e até perspicácia e intuição dos gestores por vezes possam contar e funcionar, a prática tem demonstrado que uma abordagem mais profissional e sistematizada, é não apenas decisiva, como necessária.

A compreensão correta e ampla do que isso significa, passa necessariamente por conhecer e entender do que é composto ou no que se apoia o BI.

Como é composto ou quais são os pilares do Business Intelligence?

O conceito de Business Intelligence apoia-se nos seguintes pilares:

• Coleta de dados – estipula-se quais dados são úteis para o negócio, de onde e como são obtidos e qual o objetivo que se deseja alcançar com eles. A origem desses dados pode ser as mais diversas, como departamento comercial, Marketing, suporte / atendimento a clientes, sites da empresa, redes sociais, etc;

• Análise de dados – é quando são definidas as métricas produzidas a partir dos dados, bem como as diferentes formas de apresentar as análises possíveis, como por exemplo, gráficos, relatórios, estatísticas, etc. É a partir daí que se tem informação utilizável por aqueles que tomam as decisões;

• Compartilhamento – informação por si só não produz nada. Primeiramente ela precisa estar disponível e acessível a quem ela interessa e que não necessariamente são apenas os gestores de cada área na empresa. Determinadas informações podem úteis e mesmo fundamentais para os vendedores e na outra ponta, para os compradores, realizarem um melhor trabalho, por exemplo;

• Ação – aqui se tem a materialização e a razão de ser do BI, quando boa parte do que foi feito é refletido nas ações que o decisor toma baseando-se nas informações existentes;

• Monitoramento – não apenas no sentido de verificar a ação ou execução, mas também de medir os resultados provenientes das decisões. Mais do que isso, essas informações retornam para a etapa de coleta e servirão de histórico e mais dados para análise. Pode-se dizer que os dados com tal objetivo, encerram um ciclo PDCA.

Mas para que seja de fato um conceito e não apenas um software ou sistema, como mencionamos anteriormente, é preciso mais.

Antes de tudo, todas as pessoas da organização precisam ter compreensão do conceito, consciência dos seus papéis e participarem de acordo.

Em outras palavras, todos que respondem direta ou indiretamente de prover dados, precisam fazê-lo adequadamente. Se por sua vez aqueles que devem avaliar e interpretar as informações obtidas, não produzem as ações correspondentes, também torna-se sem sentido tê-las.

Afinal, quantas empresas não dispõem de uma série de relatórios gerenciais, mas que apenas contribuem para burocratizar a rotina do respectivo departamento, mas não se traduzem em respostas dos responsáveis por recebê-los?

Ou ainda, se há falhas na administração das pessoas, ao não delegar, ao não dar autonomia para a tomada de decisões, entre outros erros comuns, a execução e consequentemente os resultados também estarão ameaçados.

Se a consciência e aplicação do conceito não acontece, então só o que se tem é um sistema. Pior do que isso, um custo a mais e a burocratização de procedimentos.

Para que serve Business Intelligence?

Tal como a pergunta anterior, essa também já foi parcialmente respondida.

Mas para que não pairem dúvidas, ela não é para vender mais, vender melhor, ou para a empresa crescer, ou ainda questões relacionadas.

Como o nome faz supor, é para fazer negócios de maneira mais inteligente! Vender mais ou crescer, é consequência!

E não são apenas negócios do ponto de vista comercial.

Serve sim e também para identificar a quantas andam o relacionamento com clientes e melhorá-lo, mas também com parceiros e fornecedores. Desde que naturalmente existam dados que permitam concluir a respeito e decidir.

Uma série de áreas da empresa pode se beneficiar, desde que a solução implantada permita, bem como exista o envolvimento e participação correspondentes.

Que empresas ou negócios podem usar Business Intelligence?

Grosso modo, qualquer uma.

Naturalmente que implantar “soluções” de ponta requer investimento pesado e, portanto, inacessível do ponto de vista financeiro para a maioria. Mas também um pequeno negócio não precisa delas e nem há muito sentido em utilizá-las.

Mas aqui é importante reiterar que antes de um software, é um conceito.

E implantar o conceito, antes do software, é proporcionalmente mais simples nos pequenos negócios.

Se já existe a cultura de colher dados, mesmo que seja em planilhas Excel, ou qualquer outra ferramenta, porque há o entendimento que a informação visível e disponível é importante para realizar o trabalho. Se há preocupação com a informação que vem do suporte ao cliente e do pós-vendas, porque se sabe que a área de Vendas produz melhores resultados. Se a comunicação interna é eficaz, bem como com parceiros, fornecedores e clientes, como premissa para bons relacionamentos, essa empresa já pratica importantes fundamentos de BI.

Para além dos sistemas caros, sofisticados e complexos, há alternativas gratuitas e open source, por meio das quais já se pode experimentar os primeiros passos nessa área.

Há algumas que são modulares e escaláveis, o que significa dizer que podem ser implantadas por módulos conforme se avança na implementação e permitem crescer conforme também cresce o negócio, sendo que o investimento necessário acompanha também esse crescimento.

Quem sabe agora você tenha mudado de ideia e diga que serve sim para você!

Conclusão

Business Intelligence é o conceito pelo qual há informação de qualidade para tomar decisões e assim produzir resultados melhores em várias áreas da empresa.